Особенности составления актов

Акт является документом, подтверждающим установленные факты или определенные события. Формируется бланк несколькими уполномоченными лицами с соблюдением утвержденных правил. В чем особенности создания актов?

Содержание

• Общие аспекты
• Как правильно составить акт
• Возникающие нюансы

Ситуации, требующие детального документирования, могут возникать в различных сферах деятельности. Это и обуславливает огромное разнообразие видов актов. Они могут отличаться как назначением, так и содержанием. Каковы особенности формирования актов?

Общие аспекты ↑

В широком понимании понятием «актов» характеризуется обобщающее название документов, обладающих правовым значением и оформленных в определенном порядке.

Специфика актов в том, что применяться они могут в самых разных системах документации – проектно-конструкторской, финансово-бухгалтерской, организационно-распорядительной и т.д.

Понятие «акт» широко применяется и в области права. Здесь документ с таким названием используется при обозначении действий, решений или документов юридического значения.

В данной области «акт» это не обозначение разновидности документа, а родовое понятие касательно группы документов.

Если рассматривать акт с точки зрения хозяйственного использования, то для экономических субъектов данный документ становится подтверждением.

Посредством акта фиксируется определенное событие на конкретный момент времени. Это необходимо для обеспечения достоверности учета. Также наличие акта важно и в иных случаях, например, при определении объема обязательств сторон или установлении ответственного лица.

Что это такое

Акт это документ, составленный группой лиц для подтверждения четко установленного факта. При этом комиссия, формирующая акт, может быть как постоянно действующей, так и созванной для конкретного события.

Составляются акты при обследованиях и ревизиях, инвентаризации, передаче ценностей и документов, сдаче объекта в эксплуатацию или аренду, проведении испытаний оборудования и т.д. Что содержит в себе стандартный акт?

Независимо от своего предназначения акт состоит из трех основополагающих частей:

• заголовок;
• основная часть;
• заключение.

В заголовочной части отображаются идентифицирующие сведения, а именно реквизиты организации-составителя, название акта, дата и место его составления.

Когда документ составляется для передачи в иные организации, обязательно указывается юридический адрес организации, сформировавшей внешний документ.

Основная часть акта включает в себя заголовок и текстовую часть. В заголовке отображается, о чем именно свидетельствует документ. Сам текст делится на введение, констатирующую часть и вывод.

Во введении отражается период проведения работ по проверке или обследованию, состав комиссии, цели и задачи. Здесь же указывается основание для создания акта.

Если присутствуют сторонние или привлеченные лица, во введении их перечисляют с указанием Ф.И.О. и должностей. Далее оформляется констатация установленных фактов.

Приводятся используемые методы, их результаты. Данные могут оформляться списком, таблицей или посредством приложений к акту. По итогам поверки комиссия делает вывод.

При необходимости здесь же могут отображаться рекомендации или иные комментарии комиссии, составившей акт. «Мы нижеподписавшиеся составили настоящий акт с целью … и определили …, потому считаем …», как пример вывода комиссии.

Завершает акт итоговое оформление. Все члены комиссии и участвовавшие в процедуре лица должны проставить свои подписи в знак достоверности акта.

Если кто-то из ответственных лиц не согласен с актом, он вправе написать о своем несогласии с актом или его частью перед своей подписью. Подробное обоснование несогласия также прилагается к акту.

Любой акт составляется в количестве экземпляров по числу заинтересованных лиц. В самом документе обязательно указывается, сколько экземпляров составлено и где сохраняется каждый из них.

Некоторые акты применяются только во внутреннем документообороте и имеют силу только как приложения к иной документации.

Другие акты получают юридическую силу после утверждения их руководящими лицами и могут выступать в роли самостоятельного документа. Отдельные акты требуют заверения печатью, например, по финансовым и материальным вопросам.

Назначение документа

В организационно-распорядительной системе документации акт являет собой документ, которым комиссия подтверждает проведение проверки определенного факта или события.

Чаще всего акт формируется с целью объективной фиксации фактов – аварии, хищения, состояния объекта и подобное. Иногда акт составляет уполномоченное лицо, например, инспектор или ревизор.

Оформляют акты при испытании оборудования, передаче дел, приеме объектов в эксплуатации, уничтожении какого-либо имущества и т.д. Оформленный акт становится основанием для последующих действий.

В зависимости от заключения комиссии устанавливается, что именно следует предпринять организации относительно объекта проверки.

Поскольку применяют акт для документирования самых разных событий, то единого бланка не существует. В каждой конкретной ситуации оформление акта имеет свои особенности.

Для некоторых разновидностей акта существуют унифицированные формы, определенные нормативными правовыми актами или методическими документами и не подлежащие изменению.

Действующая нормативная база

Правильное оформление актов экономическим субъектом крайне важно как для бухгалтерского учета, так и для налогового. В бухучете большинство актов выполняет роль первичных документов.

Ими подтверждается выполнение определенных мероприятий, и констатируются отдельные факты хозяйственной деятельности. На основании актов вносятся записи в бухгалтерские документы, и корректируется учет.

Поэтому малейшее нарушение при оформлении актов грозит признанием их недействительности, а значит и определением ошибочности учета.

В бухгалтерской сфере оформление актов как разновидности первичной документации требует соблюдения определенных правил. В частности документ должен составляться на утвержденном в организации типовом бланке и содержать необходимые реквизиты.

Перечень обязательных реквизитов приведен в ФЗ №402. Организация вправе применять как унифицированные формы актов, так и разработанные самостоятельно.

Главное это соблюдение требований к оформлению и утверждение используемого шаблона документа в учетной политике или распоряжении руководителя.

Относительно составления актов и налогового учета законодательство РФ еще более строго. Определенные виды актов позволяют учесть отдельные расходы при налогообложении, получить вычет НДС и прочее.

В некоторых случаях неправильно оформленный акт может рассматриваться налоговыми органами как попытка сокрытия доходов или уклонения от налогов. Для организации это чревато не только доначислением налогов, но и штрафными санкциями.

Как правильно составить акт ↑

При всем разнообразии актов существует ряд общих правил, которых надлежит придерживаться при оформлении:

Какие бывают виды

Перечислить все виды актов практически невозможно, поскольку составляться такой документ может по любому факту, требующему документированию.

Среди наиболее часто используемых разновидностей можно отметить акты:

Нужно учитывать, что для отдельных актов предусмотрены унифицированные формы. Хотя с 2013 года использование унифицированных форм не является обязательным, но применение собственного шаблона чревато игнорированием указания важных сведений.

Потому многие субъекты не торопятся отказываться от типовых форм.

Образец акта об оказании транспортных услуг смотрите в статье: акт оказания услуг.

Как создать образец акта ревизии, читайте здесь.

Выяснив наличие утвержденной формы акта, нужно также иметь в виду, что для некоторых видов актов имеется специально утвержденные инструкции и правила, нарушение каких грозит признанием недействительности акта.

Основания для формирования

Обязательное требование к любому виду акта это наличие основания для его формирования. Таковое непременно указывается в заголовочной части акта и позволяет достоверно отнести документ к определенному факту или событию.

Что может становиться основанием:

Необходимые данные

Рассматривая содержание любого акта нужно различать необходимые данные и дополнительные. К необходимым относятся сведения, которыми располагает абсолютно любой вид акта:

• название документа;
• номер акта (если такой документ составляется не впервые и периодически);
• дата и место составления;
• реквизиты составителя;
• состав комиссии;
• ответственные лица;
• заголовок текста (с упоминанием объекта проверки);
• текстовая часть (результаты, заключение);
• подписи комиссии и ответственных лиц;
• гриф утверждения (при необходимости).

К числу дополнительных данных относятся рекомендации членов комиссии. При необходимости могут составляться дополнительные приложения или прилагаться отдельные документы, их наличие непременно указывается в акте.

Возникающие нюансы ↑

Под нюансами оформления акта следует понимать перечень мероприятий, предшествующих составлению документа и его конечное предназначение.

Так при проведении испытания оборудования предварительно проводятся пробные пусковые работы, осматриваются основные составляющие объекта и прочее.

По итогам процедур составляются промежуточные акты, и уже на их основании составляется итоговый акт. Если проводится освидетельствование сооружения, то обязательной проверке подлежат все предусмотренные нормативами характеристики.

В случае, когда проводится проверка материально-ответственного лица, обязательным является его присутствие при составлении акта. Практически для каждого вида акта существуют свои нюансы, и учитывать их нужно в обязательном порядке.

При освидетельствовании ответственных конструкций

Проверка ответственных конструкций является обязательной на промежуточных этапах монтажа. Зачастую такие конструкции оказываются скрытыми последующими работами.

Поэтому определить их состояние по завершении выполнения всего комплекса работ не представляется возможным. По мере окончания возведения ответственных конструкций специальная комиссия выполняет проверку их качества и пригодности к последующей эксплуатации.

По итогам проверки составляет акт промежуточной приемки ответственных конструкций. Форма его приведена в приложении №7 к СНиП 3.01.01-85.

В процессе проверки ответственных конструкций проводятся различные мероприятия, позволяющие достоверно определить состояние проверяемого объекта.

Для этого выполняются такие работы как:

• геологическое и геодезическое наблюдение;
• лабораторные исследования физических свойств;
• проверка специальной обработки и т.д.

Все выполняемые проверочные работы оформляются в соответствии с нормативными требованиями. На основании полученных результатов и составляется акт.

Лишь после того как качество ответственных конструкций будет подтверждено актом, исполнитель вправе перейти к следующему этапу работ.

Контрольного замера расхода топлива

Большинство организаций в своем распоряжении имеют транспортные средства. Таковые являются имуществом субъекта и отображаются в учетной документации.

Подлежит строгому учету и весь расходный материал, применяемый при обслуживании автомобилей, в том числе и топливо. Количество используемого топлива определяется в соответствии с установленными в организации нормами исходя из особенностей деятельности.

Для сверки показателей истинного расхода топлива и расчетных данных проводится кот рольный замер расхода топлива, оформляемый актом.

Составляют акт установки расхода топлива компетентные сотрудники организации, из которых формируется комиссия.

В комиссионный состав могут входить водитель авто, экономист отдела по учету затрат на содержание транспортных средств, инженер или механик по автомобильным средствам организации. Для каждой отдельной машины формируется индивидуальный акт.

Составляют акт контрольного замера расхода топлива в свободной форме, отображая в нем следующие данные:

• дата проверки и состав комиссии;
• тип авто, его марку и регистрационный номер;
• общий пробег и пробег маршрута;
• общий объем топливного бака;
• объем топлива на начала проверки и по ее завершении;
• показания спидометра на начало и конец процедуры;
• фактический расход топлива;
• расчет конечного показателя топливных затрат на сто километров пробега автомобиля;
• подписи комиссии.

Контроль замера топлива может проводиться при поступлении нового ТС, когда транспортные нормы неизвестны. При этом проверка позволяет установить нормы расхода.

Также проводится проверка, когда установленная норма не соответствует действительному расходу. В качестве образца типовую форма и пример акта контрольного замера расхода топлива можно скачать здесь.

По поводу опрессовки

Опрессовка это гидравлическое испытание. Его суть в проверке герметичности системы. Специалистами создается высокой давление в отопительной системе, максимально приближенное к предельному показателю.

Таким образом создается ситуация, когда происходит гидравлический удар. По итогам оценивается состояние готовности системы к возможным аварийным ситуациям.

Процесс проверки подтверждается документально. Комиссия составляет акт опрессовки системы. Проводиться опрессовка может перед началом отопительного сезона или по его завершении.

Также проведение гидроиспытаний необходимо при выявлении неисправностей для обнаружения конкретного поврежденного участка. Сразу после проведения опрессовки составляется акт, в котором указывается:

• дата и время проведения испытаний;
• показатели относительно опрессовочного давления;
• временной период выдержки повышенного давления;
• итоги испытаний.

Составляется акт в свободной форме. Бланк акта опрессовки можно скачать здесь.

При уничтожении печати

Уничтожение печатей подразумевает их полное физическое разрушение. Форма и печатающая поверхность должна быть уничтожена с невозможностью последующего восстановления или использования.

К примеру, печати из резины, каучука или полимеров разрезаются на мельчайшие кусочки, а затем сжигаются. Металлические изделия перепиливаются несколькими перекрестными линиями.

По завершении уничтожения печатей составляется акт с указанием:

• времени и места уничтожения;
• состава комиссии;
• основания процедуры;
• перечня уничтоженных печатей;
• способа уничтожения;
• заключения комиссии о невозможности последующего восстановления и использования;
• подписей всех членов комиссии.

В качестве примера акт об уничтожении печатей. На основании акта заносится отметка в специальный журнал учета печатей об уничтожении.

О расторжении договора оказания услуг

При оказании услуг между субъектами документальным оформлением взаимоотношений становится договор. В нем оговариваются условия сотрудничества, но не всегда стороны их соблюдают. По этой причине договор может быть расторгнут.

Для признания договора недействительным необходимо документальное подтверждение его расторжения. Таковым становится акт о расторжении договора оказания услуг или как его чаще называют соглашение о расторжении.

Составляется такой документ, когда стороны мирно урегулировали возникшие проблемы и решили разорвать договор по согласованию сторон.

Как правильно составить акт об отсутствии работника на рабочем месте узнайте из статьи: акт об отсутствии на рабочем месте.

Что такое акт рекламации, читайте здесь.

Образец акта обследования объекта, смотрите здесь.

Соглашение составляется в произвольной форме. В нем указывается:

• названия участвующих сторон;
• дата и место составления;
• реквизиты основного договора;
• суть соглашения (расторгнуть договор полностью или в отдельной его части).

Важно! Если изначальный договор был заверен нотариально, то заверение нотариусом необходимо и для составленного акта (соглашения).

Если договор заключен по сделке, требующей госрегистрации, то и акт надлежит зарегистрировать в уполномоченных госорганах.

Каждый из видов актов имеет свои особенности, какие должны учитываться наряду с общими требованиями. От того насколько правильно составлен акт напрямую зависит законность последующих действий субъекта, основанных на содержании акта.