Рубрики

Как правильно оформить выписку из приказа

Бухгалтерия Онлайн
Выписка

Предыдущая статья:

Следующая статья:

Большинство действий работников регулируют приказы. В некоторых случаях нужны выписки из соответствующих приказов. Они отражают суть распоряжений руководства.

Но как составить выписку из приказа верно? Выписка из приказа это краткая выдержка из наиболее важной части основного документа.

Содержание

В нем отображаются самые существенные распоряжения, касающиеся деяний ответственных работников. Выписка может потребоваться для предоставления в пенсионный фонд либо другие инстанции.

Необходимые сведения ↑

На практике выписка из приказа готовится, когда основной документ обладает большим объемом. При этом требуемые сведения занимают только небольшую часть.

Также выписка составляется, когда требуется частично сохранить конфиденциальность приказа. Издаваемые по организации приказы могут относиться к основной деятельности либо касаться личного состава.

Точно также различаются и выписки из приказов. Основными отличиями при этом становятся следующие моменты:

Выписка из приказа по личному составу Содержит всю распорядительную часть основополагающего документа
Выписка из приказа относительно основной деятельности Включает в себя констатирующую часть распоряжения

Приказы по предприятию могут быть весьма пространными. Это не удивительно, поскольку нужно детально рассмотреть все нюансы и подробно регламентировать каждую мелочь.

Это необходимо для предотвращения возникновения в будущем недопонимания, претензий и неясностей со стороны причастных работников.

Иногда работнику требуется официальный документ, чтобы подтвердить сведения из приказа в сторонних инстанциях. При этом предоставление копии приказа не всегда целесообразно.

Во-первых, нужная информация может содержаться всего в паре предложений и изучение нескольких листов приказа не требуется.

Во-вторых, в приказе может содержаться конфиденциальная информация, не предназначенная для третьих лиц. Потому наиболее рациональным считается составление выписки из приказа.

Что это такое

Выписка из приказа является официальным документом, который выдается по поступлении запроса. Он содержит информационный фрагмент из функционирующего приказа.

Например, субъекту может понадобиться выписка для доказательства стажа в процессе исчисления органами соцзащиты положенной трудовой пенсии.

Также потребоваться выписка может для предъявления оной в вышестоящие структуры либо при информировании государственных органов.

Документ дозволяет частично передать сведения из приказа, сохранив недоступность прочей части распоряжения. Выписка это акт, который содержит лишь те тезы приказа, каковые непосредственно требуются адресату.

В основном такой документ состоит из единственного пункта. Например, о назначении лица на должность, предоставлении отпускного периода или об увольнении.

Выписка является полноценным подтверждающим документом. Независимо от того как пишется текст документа, выписка обладает такой же юридической силой как и сам приказ.

С какой целью делается

Важнейшим предназначением выписки из приказа является сохранность служебной конфиденциальной информации.

Документ должен отражать только те пункты основного документа, какие прямо относятся к решению конкретных вопросов. Выписка содержит сведения о конкретном сотруднике.

Таковые могут потребоваться для предоставления в государственные или муниципальные органы. Выписки могут потребоваться для разных служб организации, которые связаны процессами деятельности.

К примеру, для начисления сотруднику зарплаты бухгалтерскому отделу требуется приказ об основной деятельности.

Отделу кадровой службы, для оформления личного дела, надобна выписка из приказа о приеме на работу. Может в кадровый отдел обратиться работник, утерявший трудовую книжку.

В доказательство своей трудовой деятельности ему могут понадобиться выписки из приказов о приеме на работу и об увольнении.

Выписка из приказа должна быть представлена в трехдневный срок после запроса. Довольно часто выписки требуются для предоставления в контролирующие или вышестоящие организации.

При потере документов могут потребоваться выписки для представления в органы МВД или в суд. Выписки из приказов позволяют получить надобную информацию, подходящую по случаю.

Для чего бы ни понадобилась выписка из приказа, главной целью документа становится предоставление необходимых сведений относительно конкретного работника.

Из приказа берется определенная цитата и оформляется надлежащим образом. Новый документ получает название «выписка из приказа».

Правовая база

ФЗ №197 от 30.12.2001 ст.62 ч.1 Трудового Кодекса РФ гласит, что работодатель обязан предоставлять работнику по его запросу копии всех документов, каким-либо образом связанных с его трудоустройством.

То есть касается данное правило и приказов о приеме на работу, увольнении и прочих действиях относительно сотрудника.

После письменного запроса нужный документ должен быть предоставлен в течение трех дней. В случае, когда приказ сводный, то есть касается сразу нескольких сотрудников, то оформляется выписка из приказа.

Это необходимо в целях соблюдения корпоративной этики, сохранения персональных данных других работников и экономии времени.

Выписка из приказа обладает такой же юридической силой, как и основной документ. Выписка должна быть надлежаще оформлена и заверена. Выдается оный документ работнику совершенно безвозмездно.

Как написать выписку из приказа ↑

Выписка из приказа это отрывок основного приказа, но вместе с тем и самостоятельный документ. Как делать выписку из приказа?

Непременное условие при составлении выписки это написание правильных первоначальных реквизитов приказа:

  • наименование организации;
  • дата и номер основного документа;
  • место составления;
  • заголовок;
  • необходимая часть приказа.

Прежде всего, нужно найти нужный приказ. Сделать это можно посредством журнала регистрации приказов. Нужно скопировать все первичные реквизиты документа. Далее указывается название – «Выписка из приказа».

Оформляя текст выписки нужно следовать следующим требованиям:

При изложении констатирующей части таковая цитируется в полном объеме Как правило, эта часть начинается словом «Приказываю»
Из распорядительной части документа изымается отдельный пункт Который и касается темы выписки

Неукоснительно в выписке нужно указать «подписные» реквизиты:

  • указать должность субъекта, подписавшего отправной документ;
  • за место росписи писать «Подпись»;
  • расшифровать подпись нужно как в приказе.

Неизменным реквизитом выписки считается заверительная надпись. Состоит таковая из слова «Верно» (без кавычек), должности заверителя документа, личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

Выписка, готовящаяся для внешнего предоставления, должна быть заверена печатью организации.

Как правило, печать ставится между наименованием должности заверителя и личной его подписью. Внутренние выписки могут заверяться печатью кадровой службы.

О приеме на работу

Различается два типа приказов, касающихся приема на работу – по основной деятельности или по личному составу.

Оформление зависимо от того, из какого именно приказа цитируется выдержка, но при этом расхождения совсем незначительные.

Оформление выписки из приказа о приеме на работу осуществляется таким образом:

«Шапка» готовящегося документа аналогична самому приказу Точно также в центральной верхней части бланка находится товарный знак или эмблема организации. Обязательно указывается наименование работодателя в полном виде, соответственном учредительным документам. Нельзя использовать сокращения, если только аббревиатура не является утвержденной. При наличии вышестоящей организации полное или сокращенное наименование ее пишется выше названия организации-автора документа
Регистрационный номер идентичен номеру основного приказа Дата документа указывается аналогично приказу. Название «Приказ» замещается на «Выписка из приказа». Название документа прописывается заглавными буквами по середине и точка не ставится
При наличии в приказе констатирующей части Таковая пишется полностью. Приказы по личному составу оной не содержать, потому пишется лишь «Приказываю»
При изложении распорядительной части цитируется пункт Касающийся работника, на какового составляется выписка
В заключение пишется фамилия и инициалы лица Подписавшего приказ и название его должности. Личной подписи заверителя приказа не требуется

Об увольнении работника

Выписка из приказа об увольнении хранит информацию из основного документа в сокращенной форме.

В бланк заключаются такие данные:

  • дата визирования приказа;
  • фамилия, имя и отчество уволенного сотрудника;
  • вводная часть документа и пункт, затрагивающий сам факт прекращения трудовых отношений;
  • должность и инициалы руководителя, заверившего приказ.

Неизменным требованием к выписке является наличие печати организации, подписи ответственного кадровика и надписи «Верно».

Выписка из приказа об увольнении может потребоваться для предоставления сторонней организации, принимающей на работу уволенного работника либо для иных официальных структур.

О назначении на должность

При составлении выписки из приказа о назначении на должность, документ оформляется согласно общим правилам.

В качестве основного текста документа указывается тот пункт приказа, который содержит распоряжение о назначении на должность.

Точно так же производится указание должности и расшифровки подписи лица, завизировавшего документ.

Примечательно, что при составлении выписки из приказа о назначении директора на должность, в качестве заверителя указывается сам директор.

Это объясняется тем, что приказ действительно издается самим директором в первый день своего вступления на должность.

О премировании

Поскольку работник может потребовать копии любых приказов относительно трудовой деятельности, то затребован им может и приказ о премировании.

Но поскольку такой документ может включать сведения о других работниках, то сотрудник может получить только выписку.

Работодатель должен выдавать документы по требованию работника, если таковые хранят его индивидуальные данные.

Ст.62 прямо указывает на документы, содержащие личную информацию. В то же время работодатель должен блюсти ТК РФ.

Ст.68 гласит, что в процессе передачи личных данных работодатель должен следовать следующим правилам:

  • не передавать сведения третьей стороне без согласия работника;
  • не сообщать данные в коммерческих целях;
  • при передаче данных официальным органам требовать соблюдения конфиденциальности сведений.

Таким образом, работник может получить выписку из приказа о премировании. Но только с изложением пункта, что содержит данные непосредственно касающиеся работника.

Если сотрудник не упомянут в конкретном приказе о премировании, то в выдаче выписки отказывается.

Основанием при этом становится отсутствие данных о работнике в приказе и невозможность предоставления персональных данных других сотрудников.

Об учетной политике

Выписки из приказа об учетной политики составляются в основном для целей бухгалтерского учета либо для целей налогового учета.

В зависимости от предназначения различается оформление основной части документа. Для бухгалтерского учета потребуется указание таких данных как:

  • фактической себестоимости поступивших средств и материальных ценностей;
  • затрат на ремонт и обслуживание производственного оборудование;
  • общепроизводственных и общехозяйственных расходов организации;
  • объем незавершенного производства;
  • количество готовой продукции.

Для целей налогового учета потребуются такие сведения как:

  • распоряжение руководства об утверждении учетной политики;
  • указание методов и способов начисления;
  • учетные цены материально-производственных запасов;
  • оценка сырья и материалов;
  • порядок оценки незавершенного производства;
  • расходы на ремонт основных средств, страхование имущества;
  • начисленные по долговым обязательствам проценты.

О командировке

В выписке из приказа о командировке указывается констатирующая часть основного документа. То есть излагается пункт, который непосредственно начинается со слова «Приказываю».

Например, «Приказываю направить в командировку Ф.И.О. (название должности) в г. ______ сроком на __ календарных дней, с 00.00.00 г. по 00.00.00 г. для исполнения служебного поручения». Оформляется выписка в обычном порядке.

Об отпуске

Любой отпуск предоставляется работнику на основании надлежащего приказа. При этом основанием становится:

В отдельных случаях отпуск работнику может предоставляться на основании предъявления:

Больничного листа Декретный отпуск
Свидетельства о рождении ребенка Отпуск по уходу за ребенком
Справки-вызова Отпуск на время обучения
Выписки из личного дела Отпуск за стаж работы

При составлении выписки из приказа об отпуске следует указать не только распоряжение относительно ухода работника в отпуск.

Следует изложить и ту часть приказа, которая содержит основания для предоставления отпуска и перечень сопутствующих документов.

Например, «приказываю, предоставить Ф.И.О. (должность) отпуск с 00.00.00 г. по 00.00.00. г. Отпуск предоставляется в соответствии с утвержденным графиком отпусков».

По основной деятельности

Приказ организации по основной деятельности издается в целях совершенствования работы на предприятии.

В нем содержится информация о том, каким образом следует осуществлять трудовую деятельность и чем при этом руководствоваться.

Выписка из приказа может потребоваться как для сторонних организаций в качестве подтверждения основной деятельности предприятия, так и для структурных подразделений как изложение основных принципов работы.

В выписке из приказа по основной деятельности должна быть указана цель составления основного документа, а затем констатирующая часть.

Например, «в целях усовершенствования работ с документацией в организации и обеспечения ее сохранения, приказываю всем работникам с 00.00.00 г. следовать Правилам работы с документацией, зафиксированными в Инструкции по делопроизводству».

Пример документа (образец)

В качестве наглядного образца может быть рассмотрена выписка из приказа по личному составу.

Образец из приказа о приеме на работу выглядит следующим образом:

Оформить выписку из любого приказа вовсе не так сложно, как может показаться. Главное соблюсти все требования к документу и использовать только актуальные сведения.

Важно помнить, что выписка из приказа это официальный документ и подходить к его составлению нужно со всей ответственностью.

Предыдущая статья: Следующая статья:
На ту же тему
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Бухгалтерия Онлайн © 2017 ·   Войти   · Все права защищены Наверх