Утверждена
Главархивом СССР

ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ГСДОУ)

СБОРНИК ПЛАКАТОВ И УЧЕБНЫЕ ФОРМЫ ОСНОВНЫХ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Альбом плакатов иллюстрирует основные положения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), разработанной в нашей стране Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главархива СССР. Одновременно в альбоме даны учебные образцы унифицированных форм наиболее распространенных организационно-распорядительных документов.
Альбом форм предназначен для обучения и повышения квалификации работников аппарата управления государственных и общественных организаций, а также создания на их основе отдельных документов в конкретных организациях.
В подготовке издания принимал участие ВНИИДАД.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) разработана на основе Конституции СССР, законов СССР и союзных республик, актов высших органов государственного управления, с учетом государственных стандартов, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, а также передового практического опыта.
ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в организациях в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления.
На основе ГСДОУ разрабатываются нормативные и методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления в организациях:
- состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается;
- издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, в области планирования, производства, капитального строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы, социально-экономического развития, охраны окружающей среды, а также в случае доведения до сведения подведомственных организаций документов вышестоящих организаций и решений коллегиальных органов;
- ГСДОУ устанавливает единые требования к оформлению документов, содержит примерный перечень документов, подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая печать. На основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны разрабатывать и применять унифицированные формы документов, обеспечивающие возможности использования средств механизации и автоматизации управленческого труда;
- регистрации подлежат все документы (плановые, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), требующие учета, исполнения, поиска. Документы регистрируются один раз: издаваемые - в день подписания (утверждения), поступающие - в день поступления. Организации составляют перечни регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Правила регистрации и индексирования документов, информационно-поисковые массивы на различных носителях, классификаторы, правила оперативного хранения документов составляют информационно-поисковую систему организации;
- документы передаются на рассмотрение и исполнение в зависимости от их назначения и содержания и в соответствии с компетенцией и функциями подразделений и должностных лиц. Руководству передаются документы партийных, советских, правительственных и вышестоящих органов, а также содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организаций;
- подсчет количества документов производится ежегодно в целях обоснования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления, при этом учетной единицей считается каждый экземпляр документа, в том числе машинописный и размноженный;
- контроль исполнения документов включает постановку документов на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнения и хода исполнения, учет, обобщение и информирование о результатах контроля. Контролю подлежат все документы, содержащие поручения. Типовые сроки исполнения устанавливаются актами органов государственной власти и управления, индивидуальные сроки устанавливаются руководителями и изменяются только по их указаниям;
- автоматизация документационного обеспечения управления внедряется на этапах: создания документов, копирования и оперативного размножения документов, контроля исполнения, экспедиционной обработки и транспортировки, оперативного хранения и поиска документной информации в целях повышения эффективности труда работников аппарата управления, сокращения трудозатрат на создание, обработку, передачу и использование документной информации, упорядочение документооборота. Введение новых технологий работ с документами на базе средств автоматизации должно обосновываться социальной и экономической целесообразностью их внедрения;
- документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного и несущего ответственность за состояние всей (плановой, бухгалтерской, распорядительной, отчетно-статистической и др.) документации, в том числе машинограмм, выходящих из вычислительных центров. В организациях, не имеющих службы документации, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо;
- руководители структурных подразделений и сотрудники службы документации несут ответственность за сохранность документов. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения независимо от способов создания документов и видов носителей информации.
ГСДОУ разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1973).
Наиболее распространенные документы управления: устав, должностная инструкция, приказ, протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, заявление, кадровая анкета входят в унифицированную систему организационно-распорядительной документации и должны оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и на основе представленных в альбоме образцов документов.
Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности (собственность советских граждан, кооперативная, государственная, совместных и арендных предприятий), а также союзов, концернов, консорциумов, ассоциаций и других объединений; преподавателей и студентов вузов, слушателей институтов и курсов повышения квалификации, работников методических кабинетов, лекторов общества "Знание".

"Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов" (утв. Главархивом СССР) {КонсультантПлюс}