Но без знаний, как составить такой документ, можно столкнуться с неприятными последствиями не только для бухгалтерии, но и для всей деятельности предприятия.
Чтобы не возникло вопросов от налоговых органов, стоит наряду с декларациями и другой отчетностью подать и форму 2-НДФЛ.
Что она собой представляет, для чего нужна? Кому может понадобиться такой документ? К чему стоит быть готовым и как оформить отчет без единой ошибки?
Что это такое?
Вся прибыль физических лиц, что облагается по ставке 13%, отражается в документации для отчетов.
Действует регламентированная форма, которая должна быть подана работодателями в налоговые органы в установленный срок.
Получение справки возможно при письменном запросе на адрес администрации организации. В документообороте справка 2-НДФЛ подтверждает размер прибыли работников.
Необходимы такие данные и для получения вычетов, что могут быть оформлены при покупке недвижимого имущества, для медицинских нужд или обучения.
При желании получить кредит также нужно заполнять такую справку, что позволяет рассчитывать на снижение процентов по кредитным договорам.
Кто сдает
Предоставить сведения по форме 2-НДФЛ должен налоговый агент, который на протяжении года выплачивал оплату работникам.
Подается справка при оплате дохода не только сотруднику, но и тому физическому лицу, которое на предприятии не работает.
Выплаты производятся по зарплате и другой прибыли, даже не в денежном эквиваленте (приз или подарок). Иногда налоговыми агентами подаются несколько бланков по одному работнику.
Это возможно в том случае, когда работнику выплачивалась зарплата по различным налоговым ставкам. Заполняют справку с указанием 13 и 9 процентов отдельно.
Та же ситуация с разделенной отчетностью ожидает руководителя, если его сотрудник работал в текущем году не в одном подразделении компании в отдельных регионах. Справок будет несколько – по каждому филиалу.
Назначение справки
Документ необходим физическому лицу для того, чтобы:
предоставить в иностранное консульство, посольство – для разрешений выезда в другую страну;
предоставить в банки для получения кредита.
Многие банковские учреждения не сотрудничают с силовыми и налоговыми органами, и информация им о плательщике не доступна. Поэтому заполненная справка 2-НДФЛ позволит получить данные о доходах граждан.
Юридическое лицо должно проводить отчет о своей деятельности, поэтому также предоставляют такой документ в Налоговую.
На кого сведения не сдаются
Есть несколько случаев, при которых составлять документ не потребуется.
Случаи
Разъяснения
Проведено выплаты, которые являются необлагаемыми подоходным налогом
Прибыль, что по законодательным актам освобождается от НДФЛ, в справке не указывают. Это алиментные начисления, выплаты по беременности и под (ст. 217 НК)
Работнику выдавался подарок или оказано материальную помощь женщине в декретном отпуске
Если сумма выплаты или подарка не превысит 4 тыс. рублей на протяжении 1 года, налог оплачивать не нужно (п. 28 ст. 217)
Осуществлено покупку имущества у физических лиц
К примеру, предприятием у работника было куплено компьютер. Налог не будет начислен согласно ст. 226 п. 2. Физическим лицом должно быть подготовлено самостоятельный отчет и оформлена декларация по форме 3-НДФЛ (ст. 228 НК)
Проведя выплату выигрыша физическому лицу, что принимало участие в игре, основанной на рисках
Это касается предприятий, что зарегистрировались, как организаторы тотализаторов или лотерей. Оплата НДФЛ не потребуется, так как это должен сделать участник игры самостоятельно (п. 1 ст. 228 НК)
Выплачено средства индивидуальному предпринимателю
Налог с выплаты, которая сделана ИП, удержанию не подлежит. Им должно самостоятельно быть проведено расчет и уплачено подоходный налог. Данные в налоговую не нужны, но предприятию следует потребовать все сопутствующие справки у работника (ОГРНИП, ИНН, кассовый и товарный чек и под.)
Форма регламентирована законодательством. Заполняют справку согласно установленным правилам, используя для отображения информации коды и цифры. Как в этом всем разобраться?
Состав справки
В бланке документа есть несколько разделов, в которых отражается:
информация о налоговых агентах;
вписываются данные о физических лицах, что являются получателями прибыли;
информация о прибыли, что облагается налогом;
данные о вычете налога;
общая сумма прибыли;
суммы налогов по отчетному периоду.
Признак 2 в справке
Признак 2 – документ, что заполняется согласно требованиям, прописанным в п. 5 ст. 226.
Используется по истечению налогового периода, в котором налоговыми агентами оплачивались доходы физлицам, и для информирования в письменном виде плательщика и налогового органа по месту регистрации.
Признак налогоплательщика в 2-НДФЛ представляет собой справку со сведениями о невозможности удерживать НДФЛ и сумму налога, а обязанности налоговых агентов считаются выполненными в полной мере.
Согласно пп. 4 п. 1 ст. 228 НК физлицом, имеющим доходы, получая которые не удерживались налоги налоговым агентом, расчет и выплата налогов проводится самостоятельно.
ОКТМО
В справках 2-НДФЛ код ОКТМО указывается по определенным правилам и зависит от той местности, где зарегистрировано налогового агента. В полях следует поставить код территории.
В том случае, если сотрудникам было выплачено доходы головными отделениями предприятия, то в документе проставляется ОКТМО в зависимости от местонахождения этих отделений.
Когда доход оплачивается обособленным подразделением, то нужно указать код местности этого филиала.
В ситуации, когда сотрудниками было получено доходы на протяжении года в разных филиалах с отличительными кодами, то составляется количество справок, равное им.
Код региона ОКТМО можно узнать в местной инспекции или на официальной интернет-площадке ФНС. Во втором случае следует зайти на страницу и найти раздел для налоговой отчетности.
Пункты 2.2 и 2.3
Пункт 2.2 содержит ФИО физлица, что является плательщиком налога. Не допускается сокращений. Если плательщик – иностранец, то можно использовать латинский алфавит.
Если документы, удостоверяющие личность, были изменены (при смене фамилий и т. д.), то следует проинформировать налоговые структуры, и тогда вопросов с их стороны не будет.
В том случае, если этого не сделать, представителем будет выявлена нестыковка, и тогда нужно предъявить копии документов для исправления ошибок. Своевременно подготовьте копию паспорта работника.
Пункт 2.3 содержит информацию о статусе налогоплательщика:
Для физических лиц – налоговых резидентов РФ.
Для лиц, что не являются таковыми.
Определить статус можно, основываясь на документацию, что подтвердит пребывание на территории страны определенное время.
Это возможно при наличии:
паспорта с отметками о регистрации по месту жительства в РФ;
свидетельства о проведении регистрации, что выдано уполномоченными структурами по месту жительства;
Резидентом считается то лицо, что было в России не меньше 183 дней. В 3-м разделе справки 2-НДФЛ для резидента будет поставлено 13%, а для нерезидента – 30%.
Код документа
Пункт 2.6 предназначен для внесения кода документов, что являются удостоверением личности.
Пункт 2.8 содержит информацию об адресе работника согласно его регистрационным данным в документе, удостоверяющем личность. Адреса временной регистрации ставить в документе 2-НДФЛ не следует.
При оформлении 2-го раздела по доходам нерезидента (как русского гражданина, так и иностранного), достаточно заполнять пункт 2.9.
Здесь нужно указать адрес проживания физического лица в своем государстве, вписав соответствующий код. Пункт 2.8 можно оставить не заполненным.
Раздел 3 и 5
В том случае, когда на протяжении года к прибыли работника применялись различные ставки, справку стоит подготовить только одну.
Например, предприятием выплачено физлицу доход по ставке 13% и 9%. Нужно будет заполнить по очереди 3-й и 5-й раздел по ставке 13%, а затем – по ставке 9%.
Бывает, что записи не могут поместиться на одном бланке – заполняйте столько листов, сколько понадобится. Но графа «Налоговый агент» должна заполняться на всех страницах, которые нумеруются.
Для отражения зарплаты используют 3-й раздел, не зависимо от того, выдавалась она или нет. Налоги считаются удержанными с момента начислений.
Пункт 5.3 должен содержать суммы за отчетный период НДФЛ, а 5.4 – суммы удержанных налогов при получении средств на руки.
Если компанией было начислено зарплату в 2014 году, но к 1.04.2015 года она не выплачивалась, тогда ее переносят в 2015 год для отчета в следующем периоде.
Отпускные и другое
Если работник находился в отпуске, что начался с декабря 2014 г., а закончился в конце января следующего года, то отпускные будут считаться полученными в день их начисления.
Такие средства не будут определены, как доходы за труд (согласно ст.223 НК). Это значит, что в состав прибыли включаются отпускные, что выданы в декабре.
При оформлении справки разделения суммы в январе не потребуется. Но при начислении в 2014 г., а выплате отпускных в 2015 г., в справку 2-НДФЛ такая информация не будет включена.
Ее нужно использовать при подготовке отчета за 2015 г. Касается это и дивидендов, премий, других выплат. В справку не вносятся данные об отпускных, если работника было отозвано с отпуска ранее.
Коды доходов
Каждый вид доходов отображается с помощью определенного кода. Перечислим:
Код
Соответствующая операция
2000
Зарплата
2012
Отпускные
4800
Другие доходы
Например, при выплате компенсация за отпуск, что не был взят в текущем году, нет кода, который отобразит ее. И здесь не будет большой ошибки, если будет указано код 4800 или 2000.
Относительно премии к празднику или юбилею – ее нужно будет отразить в 3-м разделе, как другой доход.
Для определения кода примените такой принцип: при начислении премии в качестве вознаграждения за успехи в работе, то используйте 2000, а при выдаче в качестве поздравления с юбилеем – 4800.
По вычетам
Не стоит путать вычеты в разделе 3-м и 4-м. Они отличаются и дублирование не допустимо, иначе возможно ошибочное проведение расчетов налоговой базы в пункте 5.2.
Справка имеет графы в 3-м разделе, в которых отражают коды вычетов и суммы. Их не нужно путать с теми, что указываются в 4-м разделе.
При заполнении 3-го раздела следует вписывать те вычеты и суммы, что частично освобождаются от НДФЛ согласно ст. 217 НК.
Например, при вещественной помощи в рамках 4 тыс. руб. или при подарке, стоимость которого не будет превышать этот лимит.
Раздел 4-й содержит информацию о стандартных, социальных и имущественных вычетах налога. Если их указать и в 3-м разделе, то не избежать задвоения. Налоговую базу тогда будет рассчитано с ошибками.
Как выглядит справка 2-НДФЛ для кредита, узнайте здесь.
Как быть с вычетами на детей? Действуют они, если доход плательщика, что исчислен с начала нового периода, не превышает 280 тыс. рублей.
Условие
Сумма
Вычеты на 1-го ребенка (код 114)
1,4 тыс. руб.
На 2-го (115)
1,4 тыс. руб.
На 3-го (116)
3 тыс. руб.
На несовершеннолетнего инвалида (117)
3 тыс. руб
Из указанных сумм можно будет вернуть 13 процентов налогов в каждом месяце.
Сумма НДФЛ
Исчисленную, удержанную и перечисленную сумму вписывают в пункты 5.3, 5.4 и 5.5 соответственно. Размер сумм может отличаться.
Например, удержанная сумма может быть большей, чем начисленная, при взятии с сотрудника избыточных, что потом перечислены.
Когда предприятие не укладывается в сроки зачета работнику суммы, что излишне удержаны по НДФЛ, то пункт 5.6 должен содержать данные о незачтенной сумме НДФЛ в момент предоставления документа в органы.
После проведения итогового расчета по доходу сотрудника, следует подать уточненный вариант справки.
В заголовке стоит указать дату, год и номер документа, который не должен совпадать с теми, что вписывались ранее в журнал документации.
Признак 1 или 2 в соответствующую графу вносится согласно ст. 230 НК.
Необходимо указывать и коды налоговых структур (в разделе ИФНС).
Код
Описание
1.1
ИНН, коды КПП
1.2
Название предприятие, вписывают согласно регистрационному, указывая форму хоз.деятельности
1.3
Коды ОКАТО, необходимы для того, чтобы можно было идентифицировать административное территориальное образование, где компанией ведется деятельность
1.4
Контактные данные (номер телефона)
Следующий раздел предназначен для отображения данных о физических лицах:
Код
Описание
2.1
ИНН физлица
2.2
Фамилия, имя, отчество
2.3
Статус резидента/нерезидента
2.4
Дата рождения
2.5
Наличие гражданства с указанием кода, если физлицо – нерезидент
2.6, 2.7
Информация из документации, что удостоверяет личность
2.8, 2.9
Место жительства и регистрация согласно данным паспорта
В раздел о доходах нужно вносить информацию о налогооблагаемых суммах за конкретные периоды. Раздел о налоговых вычетах нужен, чтобы можно было расшифровать доходы. Разделение осуществляется согласно кодам.
Заполнение пунктов доступно только доверенному предприятием лицу. Пример того, как выглядит справка 2 НДФЛ для банка:
Как сделать справку в 1с?
В программе для отображения зарплатных выплат выберите пункт «Налоги», затем «Справка…» для указания доходов работников.
Можно поступить и так: выберите пункт для отображений заработной платы по предприятию, затем – для налогов и взносов, справки о прибыли (2-НДФЛ) работникам.
Необходимо создание нового документа, выберите предприятие, работника и год. Справка будет заполнена в автоматическом режиме, вам потребуется перепроверить данные.
Сумма прибыли и вычета сверяется с расчетным листком, а общая сумма налогов пересчитывается при умножении облагаемой базы на 13 процентов.
Обратите внимание на графу для удержания и перечисления, поскольку часто в них отображены неправильные суммы. Найдите причину таких ошибок или исправьте самостоятельно.
Вкладка для расчета заработка имеет галочку для исчисления НДФЛ и принятия налогов к учету, как удержанных.
Если есть такая отметка, то суммы налога будут зарегистрированы документацией начислений выплат, а если она отсутствует – документацией, по которой проводятся выплаты.
Во втором случае часто бывают отличия, если документация проведена неправильно (начиная с выплат, а завершая начислениями).
Сумма перечисленных НДФЛ будет зарегистрирована документом для отображения перечислений в бюджетные структуры, которые можно найти на вкладке «Налоги».
Можно ли получить 2-НДФЛ с предыдущего места работы?
Если вам необходимо получить справку 2-НДФЛ уже после увольнения.
В том случае, если предприятие приостановило свою деятельность, за документом можно обратиться в Налоговую инспекцию, где сохраняются все данные за последний год деятельности организации.
Чтобы получить справку, следует выяснить ИНН ликвидированного предприятия. Для этого достаточно проверить печать в трудовой.
Затем стоит уделить время определению номера налоговых органов, которые осуществляли контроль за деятельностью фирмы. Зайдите на страничку ФНС, где вы можете получить такую информацию.
Составьте заявление, в котором укажите желание получить справку. Необходимо иметь пару копий, одну из которых оставьте у себя.
Знайте, то такая услуга должна быть оказана в обязательном порядке, иначе вы можете привлечь структуры при отказе к ответственности. Выдать 2-НДФЛ вам должны в течение 3-х дней.
Как получить справку безработному?
Безработным считается то физическое лицо, что разорвало трудовой договор с работодателем, или работник, что не оформлен на предприятии официально.
В первом случае вы можете обратиться к бывшему работодателю или в Налоговую. Второй же вариант – признак отсутствия трудового стажа, и соответственно, отсутствия платежей в налоговый фонд.
Нюансы для ИП
Важный момент при работе со справкой – актуальность. Форму обновляют почти ежегодно, поэтому стоит внимательно следить за нововведениями. Если предъявить старый бланк, Налоговая может его не принять.
Законодательством не регламентировано порядок, по которому инспекция выдает справки. Из-за этого часто возникают неприятные ситуации.
Но ИП идут на хитрые решения. Форма доступна в онлайн-сетях, что гораздо упростит процесс оформления. Для государственных структур это риск, поскольку нет контроля потока и количества НДФЛ.
Какая характеристика налога на добавленную стоимость смотрите в статье: НДС.
Как осуществляется выездная налоговая проверка по НДС, читайте здесь.
Сколько длится камеральная проверка по НДС, узнайте здесь.
Индивидуальному предпринимателю стоит знать срок действия справки. Законодательство имеет пробелы и по этому вопросу.
Как долго действителен документ, будет определено, в зависимости от особенностей места предоставления. Такими предприятиями самостоятельно устанавливается период, в котором можно подать 2-НДФЛ.
Предоставить справку ИП должен не только в уполномоченные структуры, но и физлицу по требованию.
Есть ли 2-НДФЛ за 6 месяцев
Довольно часто для решения о выдаче кредита банки запрашивают заполненный бланк с отображением налога на доход с физических лиц не за год, а за 6 месяцев. Определяется перечень документов самой организацией.
За такой справкой вы можете обратиться к работодателю, более того, за тот период, который вам нужен. Бухгалтерия должна выдать документ с подписью руководства и печатью.
Отказ в предоставлении формы 2-НДФЛ за 6 месяцев возможен при отсутствии соответствующей программы у бухгалтеров. Нет ничего страшного, если вы предоставите банку бумаги за год, а не за полгода.
Видео: документ справка о доходах 2-НДФЛ
При заполнении формы 2-НДФЛ есть много нюансов, которые стоит знать. В 2015 году изменений не много, поэтому проблем возникнуть не должно.
Главное – внимательно проверяйте себя и только затем сдавайте отчет.
