Как заполняется бланк расходного кассового ордера КО-2

Статья раскроет основные моменты, касающиеся расходного ордера кассы. Для чего он необходим, как выглядит, каким образом его заполнять – далее.

Содержание

• Общие моменты
• Как формируется унифицированная форма КО-2 – расходный кассовый ордер
• Возникающие нюансы

Выплата из кассы организации денег в наличном виде сопровождается определенными документами. Расходный ордер – один из них. Как правильно его заполнить, чтобы в дальнейшем не возникло проблем?

Общие моменты ↑

Выдача финансов из кассы возможна несколькими путями:

• с помощью расчетно-платежной ведомости;
• при помощи платежной ведомости;
• используя расходный кассовый ордер.

Выдавать деньги из кассы с помощью ордера можно не только сотрудникам (при выплате заработной платы), но и работнику кассы для передачи им денег в банк.

Оформление кассовых операций в организации и их учет оформляются с помощью ордеров – расходных и приходных. Расходный ордер необходим для выплаты наличности из кассы. Форма его – КО-2.

При его использовании выдача денег происходит в следующих ситуациях:

Выдача финансов одному человеку	Сотруднику предприятия или нештатному работнику
При выданной единой суммы	Посредством платежного документа или расчетного счета
Выдача средств кассиру	Чтобы внести их в банк или на счет организации

Для получения финансов по ордеру получателю необходимо предоставить паспорт или другой документ, который подтверждает его личность. После получения средств пишется расписка.

Если при оформлении кассового ордера расписки не обнаружится, то выплаченные деньги считаются недостачей. С кассира взимается вся сумма полностью.

Также по расходному ордеру можно получить наличные средства по доверенности. При этом необходимо указать личные данные доверенного лица (полностью).

Доверенность прилагается к бланку ордера. Если операций несколько, то к документу прилагается ксерокопия доверенности.

Сумма для выдачи не может быть больше 100 тысяч рублей. В противном случае оформляется безналичный расчет. Расходным ордером можно регистрировать несколько операций хозяйственного типа.

Типы операций, которые сопровождаются оформлением кассового ордера:

• оплата за услуги поставщика;
• операции иного характера;
• выдача финансов сотруднику предприятия под отчет;
• сдача средств в банк.

Расходник разрешено вести в электронном формате. Перед тем как выдать наличные средства, бланк ордера необходимо распечатать.

Деньги выдаются как в российской валюте, так и в иностранной. Расходный кассовый ордер не разрешено выдавать на руки получателю. Он всегда остается в кассе организации.

При составлении кассового ордера необходимо помнить следующее:

• оформляет документ бухгалтер организации, а не кассир;
• выписывается ордер в одном экземпляре;
• при заполнении использовать чернила черного цвета;
• исправления недопустимы. Если обнаружится ошибка, необходимо составить новый ордер;
• выплата финансов в наличной форме возможна только в день составления расходного ордера;
• выдавать на руки документ нельзя;
• кассовые ордеры необходимо пронумеровать, прошить и хранить на предприятии.

Выписывать расходный ордер кассы разрешено на один день. Это и будет являться сроком его действия. Наличку нужно будет получить в этот же день. За сохранность ордера отвечает назначенное ответственное лицо.

Хранить нужно в сейфе или в кабинете, который охраняется. Если необходимо взять документ, то нужно письменное разрешение от руководящего лица компании или старшего бухгалтера.

Документ разрешено брать только на время работы, в конце дня его необходимо положить на место. Кассовый ордер хранится 3 года. Если счета отсутствуют – 75 лет.

При выдаче финансов под отчет необходимо указать следующую информацию:

• выдаваемая работнику сумма;
• срок;
• подпись руководящего лица учреждения;
• дата получения средств работником.

Определения

Ордер кассы	Одна из главных форм движения финансов по кассе
Расходный кассовый ордер	Первичный документ учета операций кассы, согласно которому выдаются деньги
Журнал регистрации ордеров	Книга, применение которой необходимо при регистрации приходных и расходных ордеров из кассы, ведомостей и заявлений
Кассовая книга	Документ, имеющийся в организации, и применяемый для учета средств, которые поступают в кассу и выдаются ею. В организации она должна быть одна. В книгу кассир обязан ежедневно записывать сумму, которая осталась в кассе. Подпись книги руководителем и главным бухгалтером обязательна

Какова роль документа

Расходный ордер кассы необходим для учета выплат наличных средств из кассы организации. Он является основанием для выдачи финансов.

Законодательная база

В соответствии с Указанием № 3210-У Центрального банка (принято 11 марта 2020 года), во время выдачи средств из кассы оформляется расходной ордер.

Согласно Решению №40 Совета директоров Центрального банка (принятое 22 сентября 1993 года), заполнение формы КО-2 обязательно при выдаче средств из кассы.

На основании 14 статьи Решения выдача налички возможна и по другим документам (расчетно-платежные ведомости, счета). Но на них должен быт штамп ордера.

Унифицированная форма ордера была разработана Постановлением Государственного комитета статистики № 88, принятым 18 августа 1998 года, «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету кассовых операций».

В соответствии c положением банка №373, форма КО-2 заполняется в таких случаях:

• при сдаче выручки для перечисления на счет;
• во время выдачи финансов под отчет;
• при выдаче сотруднику организации для личных нужд – командировочные, больничные;
• для нужд организации.

Порядок ведения операций кассы был утвержден Советом директоров Центрального банка Российской Федерации.

Согласно статье 15.1 Кодекса административных правонарушений, при неправильном оформлении расходного ордера организации грозит штраф.

Для предприятий он составляет 50 тысяч рублей, для руководящих лиц – 5 тысяч рублей. Налоговый кодекс также устанавливает штраф размером 10 тысяч рублей за неправильное оформление и ведение кассовой документации.

Исправлять данные в расходном кассовом ордере недопустимо – об этом гласит Указание №3210 банка. Подпись руководителя организации обязательна – пункт 4.3 Указания.

Как формируется унифицированная форма КО-2 – расходный кассовый ордер ↑

Форма ордера КО-2 формируется в специальном журнале первичной документации предприятия.

Сотрудник отдела бухгалтерии формирует документ в единственном экземпляре, руководитель организации и главный бухгалтер его подписывают. Далее происходит его регистрация в журнале ордеров.

Когда документ поступает к кассиру, проверяется следующее:

• наличие необходимых подписей;
• правильно ли оформлены документы;
• имеются ли прилагаемые справки.

Порядок составления

Существуют требования к процессу оформления расходного ордера:

• личные данные получателя не должны отличаться от тех, которые указаны в ордере;
• сумма наличных не может быть выше 100 тысяч рублей;
• необходима личная подпись получателя денег;
• если финансы выдаются по доверенности, то ее необходимо прилагать к бланку ордера.

Заполнить ордер нетрудно, важно знать, как правильно составить документ. Для этого существует определенный порядок. Сначала необходимо в верхней части указать название организации.

Если имеется структурное подразделение, указать его, а также код. Узнать код организации можно в Государственном комитете статистики.

Дата в документе проставляется та, когда выдавались деньги из кассы. В расходном ордере необходимо обязательно указать такие разделы:

Название организации	Полное; того учреждения, из кассы которого выплачиваются финансы в наличной форме
Код фирмы	Присваивается во время регистрации предприятия
Номер ордера и дата составления	Номер должен соответствовать тому, который указан в регистрационном журнале документов

Выделяют следующие этапы в составлении РКО:

1. Бухгалтер оформляет документами осуществление хозяйственной операции в тех случаях, когда – выдается заработная плата или премия, наличные под отчет и прочее.
2. Осуществление самоконтроля денег, которые были внесены.
3. Передача ордера главному бухгалтеру для подписи.
4. Подтверждение цели выдачи средств, поступление документа в кассу.
5. Проверка кассиром на правильность составления и наличие подписей.
6. Сверка данных получателя, выдача финансов.

Какой указать код целевого назначения

Код целевого назначения указывается в том случае, если финансы поступили в кассу в порядке целевого финансирования.

Для выдачи зарплаты коды целевого назначения в расходном кассовом ордере указываются следующие:

02	Выдача заработной платы и премий
03	Выдача депонированной зарплаты
05	Командировочные или нужды хозяйственного типа
06	Выплаты иного характера
16	Заработная плата выдана
15	Выданы средства под отчет

Коды целевого назначения в расходном кассовом ордере в бюджете следующие:

250	Выплата безвозмездного характера
230	Обслуживание долга государству
260	Средства, которые были переданы в фонд социального обеспечения

Образец заполнения

Для бланка расходного ордера кассы существует унифицированная форма – КО-2.

Инструкция по заполнению:

Указать название учреждения	Которое выдает документ
При наличии структурного подразделения	Указать
Номер документа	Обязателен
Проставить дату	Выдачи денег из кассы
В поле «Дебет» указать код структурного подразделения	Из которого выдаются финансы – номер счета и субсчета
В графе «Кредит»	Проставить номер счета бухгалтерии
Сумму, которая выдается	Прописывается цифрами
В графе «Выдать»	Указываются личные данные получателя
В поле «Основание»	Написать содержание хозяйственной операции, например, аванс
Написать реквизиты первичной документации	Которая прилагается к ордеру

Подписи (руководящего лица организации и старшего бухгалтера) и их расшифровки обязательны.

После этого идут поля, которые должен заполнить получатель денег:

• указывается сумма полностью (буквами), копейки – цифрами;
• дата получения и личная подпись.

Возникающие нюансы ↑

При ведении расходного кассового ордера имеются нюансы, о которых важно знать. Заполнять документ нужно в тот день, когда выдаются деньги.

Сумму прописывает получатель, а не кассир. Дубликаты кассового ордера не разрешены, документ создается в единственном экземпляре.

Также не разрешены исправления или прочие помарки, такой ордер будет считаться недействительным. Этот документ является официальным, поэтому наличие штампа организации обязательно.

Если расходный кассовый ордер предназначен для выдачи заработной платы сотрудникам, то для каждого рабочего создается отдельный.

Бывают исключения – составлять ордер можно на несколько сотрудников, но сумма при этом указывается для каждого из них отдельно. Из этого ордера формируется специальная ведомость.

Особое внимание при заполнении ордера необходимо уделить графе «Основание». Часто ее не заполняют и оставляют пустой. Так делать нельзя.

Это обязательный для заполнения раздел. Основание считается учетным элементом использования финансов. От его заполнения зависит правильность выплаты.

Например, при выдаче заработной платы нужно будет выплатить конкретную сумму и оплатить налоги. Заполнять расходной ордер можно от руки или используя современную технику для печатания.

Если передается контроллером в кассу

Прежде чем попасть в кассу, расходный ордер необходимо зарегистрировать в специальном журнале формы КО-3. Ордер необходимо погасить и приложить к кассовой книге.

При передаче контроллеру для проверки

Обязанность контроллера состоит в проверке расходного ордера из кассы.

Получив документ, он проверяет следующее:

• имеются ли подписи уполномоченных лиц организации, также устанавливается их подлинность;
• правильно ли оформлен ордер и все ли реквизиты указаны;
• прилагаются ли необходимые приложения и справки.

Если обнаруживается хотя бы одно нарушение, контроллер возвращает документ на исправление.

Таким образом, без наличия расходного ордера кассы выдача наличных средств недопустима. Заполняется бланк в соответствии с требованиями, подписи руководителя организации и бухгалтера обязательны.

Прежде чем поступить в кассу, документ необходимо тщательно проверить. Кассовую дисциплину нарушать нельзя.