Когда и как выдаются денежные средства подотчет? Характеристика операций подобного рода – это та информация, которую должно знать руководство каждой компании.
Если вы отправляете работников в командировку, собираетесь выдать средства для выполнения поручения, есть необходимость в оформлении выданных средств под отчет такого лица.
Но не все знают, как такие операции должны проводиться, что стоит учитывать. Обратимся к законодательным положениям.
Наверняка вы слышали выражение «сумма под отчет». Что же это такое и когда она может выдаваться?
Руководителям компаний необходимо выдавать денежные средства работникам:
На такие расходы выдаются деньги подотчет. Правила выдачи наличности подотчет установлены на базе действующих нормативных документов.
Цель – упорядочить выдачу денежных средств работникам из кассы фирмы. Это предусмотрено локальными актами, что должны исполняться в обязательном порядке.
Разберемся, какая ожидает ответственность работника, получившего подотчетные средства, если имеется долг. Существует 2 варианта.
1 Вариант
Признается полученная и невозвращенная подотчетная сумма. Работник налогового органа начислит налог на доход физического лица и страховые взносы.
Актуальные судебные решения – Постановление ФАС СЗО от 4 июня 2007 № Ф04-3478/2007 (34785-А46-43), ФАС ЗСО от 14 ноября 2005 № Ф04-8038/2005 (16759-А27-25).
Есть также мнение, что полученные средства являются подотчетными, и права собственности на них не переходит. Деньги такого плана считаются прибылью работника, пока есть возможность вернуть их в кассу добровольно.
2 Вариант
Налоговики могут оформить нарушения правил ведения кассовых операций. Об ответственности говорится в ст. 15.1 КоАП. Сумма штрафа составляет 4 – 5 тыс. для должностного лица, 40 – 50 тыс. – для ООО.
Правила ведения кассовых операций с банкнотой и монетой российского банка в пределах страны корректировался несколько раз. Новый порядок утвержден 11 марта 2014 № 3210-У.
Упрощен порядок ведения кассовых операций ИП, юрлицами. Получатели средств из бюджета должны руководствоваться вышеуказанным нормативным документом.
Его зарегистрировали 23 мая 2014 года (№ 32404), опубликовали в «Вестника БР» № 46 (1524) от 28 мая 2014.
Подотчетные операции рассматриваются в Порядке ведения кассовых операция РФ (решение директорского совета Банка РФ от 22 сентября 1993 № 40).
Средства выдаются под отчет или путем возмещения перерасходованных сумм по авансовым отчетам из кассы. Сумма не должна превышать лимит по бюджетным обязательствам по решению руководства.
Условие – подотчетное лицо должно представить отчет по полученному авансу. Передавать подотчетные средства одно лицо другому не может.
Назначение платежа:
На хозяйственно-операционные затраты лицо может получить средства под отчет в крайнем случае:
В качестве суммы возмещения затрат, понесенных из дохода работника, подотчетные средства выдаются, если отсутствовала возможность выдать деньги на такие расходы:
Можно получить подотчетные деньги на период до 3 дней с момента выдачи. Выдаются средства после подготовки разрешения руководства или другого должностного лица в письменном виде.
Аванс выдается уполномоченным лицам для перечисления денежного довольствия, заработка, иных выплат, если нет возможности их обеспечить безналичными.
Основание для перечисления работникам перерасхода по авансовой отчетности или передачи в кассу неиспользованных авансов – авансовая отчетность, что утверждается руководством предприятия.
Для этого нужен расходный кассовый ордер, подготовленный на базе документации и отчетностей.
Выдаются деньги по расходным кассовым ордерам или заявкам на кассовые расходы на лицевые счета в банковских учреждениях, что открыты для внесения заработанных средств по заявлению сотрудников.
Подотчетное лицо должно отчитаться по использованным средствам по форме ОКУД 0504049.
Прилагаются документы, что подтвердят затраты, в такой срок:
| О затратах по служебной командировке | В течение 3 дней после того, как лицо вернется из командировки |
| О затратах на перечисление денежных довольствий, зарплаты, иных сумм персоналу | В течение 3 дней после получения авансовых сумм |
| Об иных затратах | В течение 3 дней после окончания сроков, на которые выдавались подотчетные деньги |
Сроки выдачи денег под отчет могут быть различными. К примеру, от 3 до 300 дней. Ограничения устанавливает руководитель. Но стоит помнить, что новые суммы не могут выдаваться. Пока лицо не отчитается по выданным деньгам.
Образец договора подряда на выполнение ремонтных работ смотрите в статье: договор подряда на ремонт.
Расторжение договора подряда по инициативе подрядчика, читайте здесь.
Нельзя включать в авансовые отчеты затраты по первичной документации, что оформлены в соответствии с правилами 3 раздела.
Бухгалтер проверит авансовые отчеты с представленной документацией, и определит:
Когда проверка отчета завершится, он будет визирован должностными лицами и передан на утверждение руководству.
Если авансовый отчет не будет представлен, невозвращенные подотчетные средства будут удерживаться в соответствии с положениями законодательства.
Правила выдачи:
Размер подотчетных средств ничем не ограничивается. В пункте 1 Указания центрального банка России от 20 июня 2007 № 1843- У говорится, что сумма по одному договору не может превысить 100 000.
Подотчетные деньги можно перечислить на счет, куда перечисляется зарплата. Но стоит делать отметку о назначении (на командировку, на хозяйственные нужды).
Представим пошаговую инструкцию, как списать подотчет директора или работника:
Дальше списание осуществляется с заработка при использовании проводки Дт 70 Кт 94. в том случае, когда недостача не может возмещаться, остатки средств списывают на Дт 91.2
При аудите кассовых операций могут быть выявляться нарушения по учету операции с подотчетным лицом. Неприятные последствия могут быть при расчетах с работниками, что имеют затраты за свои средства, а потом получают от компании компенсации.
На многих предприятиях подотчетное лицо не является таковым. По факту деньги не выдаются под отчет. Производится оплата ценностей из личных средств.
А после подачи авансовых отчетов производится компенсация затрат. Такая операция не может называться подотчетом, ведь нет операции, по которой стоит отчитаться. Здесь имеет место кредитование компании.
То есть, осуществляется подотчет «наоборот». Но такие операции не запрещаются законом. Но считается, что это будет противоречить нормам Трудового кодекса.
Инспекторы считают, что подотчет «наоборот» — это займы или купля-продажа (составляется акт приема товара на подотчет продавцу), так как осуществляется кредитование компании работником.
При этом могут возникнуть трудности с уплатой налога на прибыль (если документы оформляются на компанию).
Если же документация оформляется на работника, то считается, что он приобретает ценность для личного пользования, а затем ее перепродает фирме. В таком случае возникнет необходимость уплатить НДФЛ.
Придется также сдавать декларацию по итогам года, даже если будет иметь место налоговый вычет по имуществу (ст. 220 НК).
Избегайте проведения операций подотчет «наоборот». Если же это не удается, проверьте, чтобы все документы были оформлены без ошибок. В документах должны отражаться реквизиты фирмы.
К примеру, не было в срок возвращено неиспользованные суммы, что выдавались подотчет. Иных нарушений не зафиксировано. Какая ответственность ожидает руководителя и бухгалтера?
Нарушитель в такой ситуации – подотчетное лицо. Обычно устанавливается срок возврата – 3 дня после того, как выполнено поручения. В приказе фирмы должны отражаться правила удержания сумм, что не возвращены.
Если такое правило нарушено, то подотчетные средства будут включены в совокупную годовую прибыль сотрудника осуществляется налогообложение.
Если возврат не осуществлен, должностные лицо должны будут ответить по закону. Может также возвращаться вся выданная сумма в день выдачи. Лицо должно представить отчет независимо от того, использовались ли средства.
Если такого отчета не будет, компания получит штраф. Если работник не отчитался по расходам, но возникает необходимость в выдаче новой подотчетной сумме, оформляются приходные кассовые ордера на возврат неизрасходованной суммы и расходные ордера на новые суммы.
Это можно сделать в один день. Тогда сверхлимитные остатки не образуются
Есть некоторые правила выдачи подотчетных сумм, о которых не все знают, и из-за этого возникают проблемы. Разберемся, на что стоит обратить внимание.
С сотрудником, что принят на работу, руководство заключает договор о том, какая материальная ответственность ожидает такое лицо.
Либо включается соответствующее положение в трудовой договор, либо составляется приложение к нему.
Если человек не трудоустроен в компании, а работает в соответствии с гражданско-правовым договором, такие соглашения о материальной ответственности не заключаются.
То есть, подотчетные средства могут выдаваться только тем лицам, что работают в организации.
В ст. 1112 ГК говорится, что не может входить в состав наследства обязанность должника – она прекращается при наступлении смерти, если выполнение не может осуществляться без участия такого гражданина (ст. 418 ГК).
Обязанность представить отчет по подотчетным деньгам – обязанность, что связана с личностью умершего человека.
А значит, не может удерживаться дебиторская задолженность. Нельзя также требовать родственников умершего требовать возвратить средства.
Задолженность умершего будет считаться нереальной к взиманию (Письмо Министерства финансов РФ от 24 февраля 2009 № 03-02-07/1-87).
Долг списывается после того, как истечет срок давности по искам (3 года). Но списание – это не аннулирование. Она отражается на счете 04.
Есть и другая позиция, согласно которой у работодателя есть право обратиться к близким умершего работника и потребовать возврата подотчетных средств.
Как уже говорилось выше, подотчетные средства учредителю будут переквалифицированы в займы при подотчете «наоборот», если лицо оформит документы на компанию.
Нюансы судебной практики на строительные работы без договора подряда узнайте из статьи: образец искового заявления по договору подряда.
Порядок передачи гарантийных обязательств по договору подряда, читайте здесь.
Образец заполнения договора подряда, смотрите здесь.
Какие правила при этом стоит учитывать? Проще проводить удержание невозвращенных средств из заработка. Так у руководства не возникнет дополнительного обязательства.
А при переквалификации в договора беспроцентных займов руководитель получит материальную выгоду (экономятся проценты), что является объектом обложения налогом на доход физлица.
Применимы правила, прописанные в Налоговом кодексе – в подпункте 2 п. 2 ст. 212 НК.
Выдать подотчетные средства работнику вы имеете право. Но вот при этом стоит придерживаться определенного порядка.
Ведь при наличии ошибок в составленной документации или неправильном отражении кассовой операции вас ожидает ответственность. Учитывайте рекомендации, описанные выше, и тогда не возникнет неприятных последствий.
Как выглядит образец заявления на подотчет в 2020 году
Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры? Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию. Споры о...
Какие проводки отражают операции по авансовому отчету
Сегодня на предприятиях, где выдаются деньги на руки лицам для погашения каких-либо расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей, в обязательном порядке должен формироваться специальный приказ о подотчетных лицах. При этом денежные средства из кассы какой-либо организации в большинстве случаев выдаются именно...
Как оформить перерасход по авансовому отчету
Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица. По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании...
Произведение выдачи денег подотчет на карту сотрудника с расчетного счета в 2020 году
Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями. Но следует помнить, что данная процедура имеет достаточно большое количество самых разных нюансов. В первую очередь...
Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2020 году
Перед командировкой работник должен приобрести билеты, забронировать гостиницу, произвести другие расходы. Для этого ему выписываются под аванс деньги из кассы фирмы. По возвращении из служебной поездки работник обязан отчитаться в бухгалтерии по осуществленным расходам. СодержаниеЧто нужно знать Как оформить авансовый...
Порядок оформления авансового учета в 2020 году
При выдаче подотчетных денежных сумм на предприятии работнику возникает необходимость в составлении авансового отчета. Рассмотрим, каков порядок оформления такого документа действует в 2020 году, чтобы не нарушать законодательства и не нарваться на претензии от проверяющих структур. Обязанность подотчетного работника –...
Что такое задолженность подотчетных лиц
Нередко возникают ситуации, при которых сотруднику требуется свершать какие-либо денежные траты, напрямую связанные с его рабочими обязанностями. Именно поэтому предусматривается специальный приказ, на основании которого из кассы или же безналичным путем выдаются средства на погашение данных расходов. При этом следует...
Как выглядит образец приказа о подотчетных лицах (положение) в 2020 году
Сегодня все лица в организации, которые имеют право на получение денежных средств, должны быть вписаны в специальный приказ о подотчетных лицах. Именно это является основанием, на котором можно будет осуществлять выдачу наличных через кассу конкретным сотрудникам. Подобного рода документ должен быть сформирован...
Как выглядит образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет
Сегодня большинство различного рода денежных операций реализуется безналичным путем – при помощи банковских, почтовых и иных переводов. Но в некоторых случаях необходимо осуществить выдачу денег из кассы именно наличными. Данная денежная операция, как и все другие, должны в обязательном порядке отражаться в бухгалтерском...
Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2020 году
Что такое выдача денег подотчет, и какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2020 году. Какие могут быть основания для этого, а также что о подотчетных средствах говорит законодательство. Ни одна организация не обходится без выдачи средств сотрудникам для различных целей. Это могут быть командировки или...
Как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются. СодержаниеОбщие моменты Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами Часто задаваемые вопросы Поэтому возникает необходимость разобраться, что...
Порядок расторжения договора подряда
При расторжении договора подряда составившим его лицам стоит опираться на установленные законодательством России или самим соглашением правила. На что же нужно обратить внимание при возникновении обстоятельств, при которых сделка может быть прекращена? В каком случае расторжение контракта возможно, какие документы...