Как осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.

Содержание

• Общие моменты
• Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
• Часто задаваемые вопросы

Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.

Общие моменты ↑

Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.

В некоторых случаях это позволяет существенно сократить сроки исполнения обязательств по договору.

Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.

Подобная практика присуща каждой организации. Выдача денег через кассу предприятия обычно происходит при выплате заработной платы или во время премирования сотрудников.

Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.

Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.

Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:

1. Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
2. Список лиц, которые могут получать деньги.
3. Размер подотчетной суммы.
4. Сроки возврата денег.
5. Сроки подачи отчета о расходовании средств.
6. Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
7. Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
8. Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.

Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.

При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.

Если говорить о расчетах с подотчетными лицами, то обычно организации создают отдельный участок учета.

На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:

Бухгалтерский учет	Это непрерывная фиксация и анализ данных, которые позволяют получить необходимую информацию о состоянии имущества, обязательств и активов предприятия. Сюда также относятся любые изменения, возникающие в ходе хозяйственной деятельности организации
Подотчетные лица	Должностные лица, которые обязаны представить письменный отчет о том, как ими были использованы выданные средства
Учет расчетов	Документальное отображение операций по расчетам с контрагентами
Синтетический учет	Учет итоговых сведений бухучета о разновидности имущества, обязательствах предприятия и хозяйственных операциях, который создается на основании конкретных экономических признаков
Счет 71	Служит для отображения суммы задолженности перед предприятием. На этом счету также указывается сумма невозмещённого перерасхода
Аудитор	Физическое лицо, которое занимается проверкой финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Кто осуществляет расчет

Выдачу подотчетных сумм осуществляет кассир на основании распоряжения руководителя предприятия. При этом кассовые документы должны быть заверены директором и главным бухгалтером учреждения.

При выдаче подотчетных средств организация должна придерживаться Порядка ведения кассовых операций. Наличные деньги выдаются из кассы предприятия на основании расходного кассового ордера.

Что касается составления кассового документа, а также его последующей регистрации в журнале регистрации, то этим занимается сотрудник, который отвечает за ведение подобных операций.

И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.

Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.

Нормативное регулирование

Базовым нормативным документом, регулирующим трудовые правоотношения, является ТК РФ. Бухучет хозяйственных операций предприятия осуществляется на основании ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для органов государственной власти разработан Единый план счетов бухучета (приказ Минфина №157). Инструкция по его применению утверждена распоряжением Минфина №162.

При осуществлении кассовых операций организациям и предпринимателям необходимо учитывать Указания Центробанка № 3210-У.

Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.

В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:

1. О выдаче наличных денег.
2. О служебных командировках.
3. О выплатах компенсационного характера.

При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.

Степень детализации разновидности выплат в локальном документе предприятие определяет самостоятельно. Аналогичная правовая позиция изложена в письме Минфина № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет производится исключительно по распоряжению директора предприятия. Основанием для перечисления средств является заявление подотчетного сотрудника.

Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.

В рамках одного соглашения сумма платежа не должна превышать 100 тыс. руб. (Указания Центробанка №3073-У).

При покупке товаров черед подотчетных сотрудников также нужно учитывать ФЗ от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной…».

На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.

Поэтому предприятие должно контролировать на протяжении календарного года размер отчислений. Для этого нужно утвердить документ, определяющий порядок закупок через подотчетных работников.

В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.

После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.

Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).

Форма документа утверждена постановлением Госкомстата № 55. Если сотрудник не отчитался в срок, то деньги ему не выдаются.

Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.

Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.

После их истечения подотчетный сотрудник обязан представить авансовый отчет об использовании денег и документы, подтверждающие то, что полученные деньги оприходованы на приобретенные материалы.

Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ↑

Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.

Выдача денег должна сопровождаться служебной запиской, с отображением следующих данных:

• цель расхода;
• сроки;
• сумма аванса.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.

На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.

Основные проводки

Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:

Дт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»	Кт 50 «Касса»
Дт 44 «Издержки на продажу»	Кт 71 «Расчеты с ответственным работником»
Дт 50 «Касса»	Кт 71 «Расчеты с ответственным лицом»

Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.

По подотчетным суммам организация делает такие записи:

Дт 71 «Расчеты с ответственным работником»	Кт 50 «Касса»
Дт 25 «Общепроизводственные издержки»	Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»
Дт 50 «Касса»	Кт 71 «Расчеты с ответственным работником»

Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:

Дт 94 «Недостачи и…»

Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»

Удержание обозначенных сумм фиксируется так:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по зарплате»

Кт 94 «Недостачи и потери…»

Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:

Дт 0 208XX 560	Наращивание дебиторской задолженности
Кт 0 20134 610	Выданы деньги из кассы предприятия
Кт 0 20135 610	Выбытие финансовой документации из кассы
Кт 0 20111 610	Списание денег со счета в казначействе
Кт 0 20121 610	Выбытие денег в банк
Кт 1 30405 XXX	Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.

Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.

При выполнении обязанностей необходимо руководствоваться должностной инструкцией бухгалтера.

Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:

Дт 1 21003 560	Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам
Кт 1 30405 000	Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.

Первая:

Дт 0 20123 510	Поступление денег в банк
Кт 1 30405 000	Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Вторая:

Дт 1 21003 560	Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам
Кт 1 20123 610	Выбытие денег в банк

Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:

Дт 1 208XX 560	Увеличение дебиторки ответственного работника
Кт 1 21003 660	Уменьшение задолженности при осуществлении операций с фин. органом по наличным деньгам

После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:

Дт 0 10500 340	Увеличение цены материальных запасов
Дт 0 10600 000	Оплата нефинансовых активов
Дт 0 30200 000	Расчеты по взятым обязательствам
Дт 0 40120 000	Издержки текущего года
Дт 0 30403 830	Сокращение кредиторской задолженности по удержаниям из зарплаты
Дт 0 10900 000	Издержки на изготовление товарной массы
Кт 0 208XX 660	Снижение дебиторской задолженности ответственных сотрудников

При возврате денег запись делается так:

Дт 0 20134 510	Поступление денег в кассу
Кт 0 208XX 660	Сокращение дебиторской задолженности подотчетных работников
Дт 0 20111 510	Поступление денег со счета в казначейства
Дт 0 20121 510	Поступление денег в банке
Дт 1 30405 000	Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом
Кт 0 208XX 660	Сокращение дебиторской задолженности ответственных сотрудников

Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.

Отражение в балансе (актив или пассив)

Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».

В активе баланса указывается дебиторская задолженность. Тогда как актив баланса служит для фиксации кредиторской задолженности.

Документальное оформление расчетов

Документы по учету расчетов можно поделить на три вида. Первичная документация оформляется в бухгалтерии на основании служебной записки.

Второй вид документов работник подготавливает самостоятельно в процессе реализации производственной задачи. Сюда относятся:

1. Проездные документы.
2. Товарные чеки.
3. Накладные.
4. Счета-фактуры.
5. Квитанции к приходным кассовым ордерам.

После выполнения поставленной задачи оформляется итоговая документация. Работник должен подготовить авансовый отчет относительно израсходованной суммы денег и сдать его в бухгалтерию.

Параллельно нужно будет представить руководителю отчет о результатах выполнения служебного задания.

Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.

Проверка расчетов

Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:

1. Распоряжение об учетной политике.
2. Авансовые отчеты.
3. Журналы регистрации.
4. Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
5. Сметы представительских издержек.
6. Заявления о выдаче денег.
7. Оправдательные документы.

Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.

Аудиторское заключение состоит из трех частей — вводной, аналитической и итоговой. Последняя из них подтверждает достоверность бухгалтерской отчетности предприятия.

Часто задаваемые вопросы ↑

При проведении учета расчетов с подотчетными работниками могут возникнуть следующие вопросы:

1. Какие существуют особенности расчетов в бюджетных учреждениях.
2. Может ли кассир выступать в качестве подотчетного лица.
3. Основные проблемы при инвентаризации.
4. Что делать при выдаче аккредитива.
5. Как поступать при выявлении фальшивых документов.

Нюансы в бюджетных учреждениях

Общий порядок учета расчетов с подотчетными работниками в бюджетных учреждениях такой же, как для коммерческих организаций.

Видео: подотчет, на сколько можно выдать подотчетному лицу на наличные расходы

Однако Минфин рекомендует государственным предприятиям максимально сократить обращение наличных денег и перечислять их на банковские карты сотрудников.

Заявление на выдачу подотчетных денег пишется в произвольной форме (см. подзаголовок «Нормативное регулирование»). Деньги могут выдаваться на следующие цели:

• заработная плата;
• коммунальные услуги;
• покупка материалов, основных средств;
• закупка горюче-смазочных материалов;
• издержки, связанные с командировкой.

Может ли кассир быть подотчетным лицом

Кассир предприятия является тем лицом, с которым работодатель имеет право заключать соглашение о материальной ответственности (постановление Минтруда №85).

Типовая форма документа находится в приложении №2. Поэтому при формировании списка работников, которые будут выполнять функции подотчетных лиц за основу можно взять перечень должностей, предусмотренных постановлением.

Сюда входят кассиры, контролеры, кассиры-контролеры и т. д. Исключением при заключении договора о материальной ответственности являются лица, младше 18 лет (ст.242 ТК РФ).

Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.

Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?

Проверка состояния расчетов является частью инвентаризации, которая проводится накануне составления годовой отчетности (п.27 Положения).

При описи могут возникнуть следующие проблемы:

1. Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
2. Невыплаченные суммы по оплате труда.
3. Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
4. Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
5. Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
6. Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
7. Недостача оправдательных документов и др.

Как быть, если выдан аккредитив

Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.

На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.

Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:

Дт 0 201 06 510 «Поступление денег на аккредитивный счет»

Кт 0 201 06 610 «Выбытие денег с аккредитивного счета»

При предоставлении фальшивых документов

Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.

Обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• код формы;
• дата составления;
• название организации, выдавшей документ;
• суть операции;
• наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
• подпись уполномоченного сотрудника.

При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.

Подбивая итог обзора учета расчетов с подотчетными лицами нужно выделить несколько ключевых моментов. Получать подотчетные суммы могут материально ответственные работники предприятия.

Выдача денег осуществляется на основании приказа руководителя организации. Наличные деньги выдаются на основании расходного кассового ордера.

Денежные средства должны быть израсходованы исключительно на цели, предусмотренные служебной запиской.