Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2020 году

Перед командировкой работник должен приобрести билеты, забронировать гостиницу, произвести другие расходы. Для этого ему выписываются под аванс деньги из кассы фирмы.

По возвращении из служебной поездки работник обязан отчитаться в бухгалтерии по осуществленным расходам.

Содержание

• Что нужно знать
• Как оформить авансовый отчет по командировке
• Возникающие нюансы

Для подтверждения обычно предоставляются чеки и квитанции, на их основании формируется авансовый отчет.

Что нужно знать ↑

Авансовый отчет заполняется на специальном бланке, форма которого утверждена Федеральной службой государственной статистики и называется № АО-1.

Организации вправе доработать эту форму – дополнить новыми графами или убрать лишние.

Рекомендации по составлению авансового отчета представлены в Постановлении Госкомстата №55 от 01.08.2001 г.

Основные определения

Авансовый отчет рассматривается как первичная учетная документация, подтверждающая использование выданных средств.

Авансовый отчет подает подотчетное лицо – т. е. тот, кому выписали деньги, после чего документ подается в бухгалтерию и там проходит проверку. Проверенный бухгалтером документ подписывает директор организации.

Выдача наличных из кассы осуществляется по расходному кассовому ордеру, где прописываются цели расходования денег.

В бухгалтерии обычно имеется приказ, в котором перечислены лица, имеющие право на получение подотчетных средств.

Данным приказом определяется и период, на который предоставляются деньги (сроки выдачи законодательством не ограничены).

Основанием для выдачи денег в командировку может послужить командировочное удостоверение, либо приказ руководства о направлении сотрудника в служебную поездку.

Деньги не могут быть выданы работнику, за которым числится долг по предыдущему авансу, также не допустима передача подотчетных средств другому человеку.

Утверждение бланка документа

Бланк отчета представляет собой форму № АО-1 и включен в альбом унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств.

Данная форма определена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55. Бланк представлен в виде двухсторонней унифицированной формы и подлежит обязательному заполнению в единичном экземпляре командируемым и бухгалтером.

Законодательная база

С 01.01.2013 г. формы первичной документации не являются обязательными к использованию, однако обязательными остаются документы, применяемые для первичного учета.

Они также установлены уполномоченными органами согласно действующему законодательству (например, кассовая документация).

Об этом говорится в Информации Министерства финансов РФ № ПЗ-10/2012. Для ведения бухучета могут применяться формы первичной документации и учетных регистров.

Они разработан хозяйствующим субъектом самостоятельно, а также другие рекомендованные документы (например, бланки, внесенные в альбомы унифицированных форм первичной документации).

В соответствии с ч. 4 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, документы первичного учета, используемые для подтверждения хозяйственной деятельности организации, должны быть утверждены руководством этой организации.

Таким образом, для формирования авансового отчета можно использовать:

1. Форму № АО-1.
2. Электронную форму, подписанную квалифицированной электронной подписью (письмо от 12.04.2013 г. № 03-03-07/12250).
3. Самостоятельно составленный бланк, утвержденный руководством организации и содержащий предусмотренные законодательством реквизиты.

Что касается последнего пункта, то отсутствие обязательных реквизитов (перечень определен п. 2. Ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ) может привести к проблемам с налоговыми органами.

Неправильное заполнение собственной формы приведет к тому, что налоговая откажется принимать указанные в документе затраты.

Согласно ст. 252 НК РФ, расходами считаются аргументированные и документально удостоверенные траты, произведенные налогоплательщиком.

Это же условие применимо к удостоверяющим документам, прилагаемым к авансовому отчету. Постановление Госкомстата содержит рекомендации по использованию и заполнению формы авансового отчета.

В постановлении сказано, что отчет может быть составлен в бумажном или электронном виде.

На обратной стороне командируемое лицо прописывает список документов, подтверждающих затраты во время служебной поездки (квитанции, билеты, чеки и т. д.), и отмечает суммы затрат.

Бухгалтер просматривает целевое расходование денег, комплект удостоверяющих документов, правильность оформления, производит расчет сумм.

Правило касаемо сроков сдачи отчета определено п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У.

В письме Минфина РФ от 12.04.2013 г. №03-03-07/12250 говорится, что если документ оформляется в электронном виде, необходимо его заверение простой или усиленной квалифицированной ЭЦП (письмо Министерства финансов РФ от 20.08.2015 г. № 03-03-06/48232).

Как оформить авансовый отчет по командировке ↑

Оформление отчета осуществляется по приезду работника из командировки. Сотрудник получает бланк в бухгалтерии и начинает самостоятельно, либо с помощью бухгалтера заполнять форму.

Далее необходимую информацию вносит бухгалтер, после чего проверяет отчет с приложенными к нему документами и подает его на подтверждение руководству.

Необходимые данные

Авансовый отчет заполняется на основании подтверждающих документов, которые также подаются в бухгалтерию.

Если работник производил расчет наличными, к отчету прикладываются:

• кассовые чеки;
• квитанции к приходному кассовому ордеру или бланки строгой отчетности.

При безналичном расчете (например, банковской картой), отчет составляется на основании:

Оригиналов слипов	Документов, оформляемых при оплате покупок картой
Квитанций	От операций банкоматов и терминалов

К документам, подтверждаемым затраты сотрудника, также относятся билеты на поезд, счета на оплату жилплощади и т. д.

Порядок формирования документа

Авансовый отчет заполняется на бланке формы № АО-1. Документ состоит из трех листов:

Сначала заполняется шапка документа	Указывается остаток по ранее выданным авансам (включая задолженность), далее указывается фактически израсходованная сумма по чекам и итоговый остаток в виде разницы данных сумм. Бухгалтер делает запись по дебету 26, кредиту 71 — подотчетное лицо отчиталось по командировке, проводка
Второй лист представляет собой расписку	С подотчетной суммой, подтверждающей проверку отчета бухгалтером
Третий и другие листы включают детализацию затрат	Номера и даты подтверждающих документов, на что израсходованы средства (суточные, билет и т. д.). Здесь расписывается подотчетное лицо
К авансовому документу прикрепляются	Все предоставленные работником дополнительные документы

После того, как бухгалтер проверит целевое расходование денег и наличие подтверждающих затраты документов, авансовый отчет подается руководителю.

Здесь важно отметить то, что неподтверждение отчета руководителем является поводом к тому, чтобы налоговые органы отказали в принятии расходов.

Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой проведения внереализационных и других затрат считается дата ратификации авансового отчета.

Если средства были перерасходованы, бухгалтер выдает из кассы сумму перерасхода. При этом оформляется расходный кассовый ордер на перерасход.

Если деньги были потрачены не полностью, остаток возвращается в кассу. Такая процедура подтверждается приходным кассовым ордером.

На основании ратифицированного авансового отчета бухгалтер осуществляет списывание подотчетной суммы.

Пример заполнения

В заполнении авансового отчета участвуют командируемое лицо и бухгалтер. В первом случае сотрудник начинает заполнение с указания на лицевой стороне основной информации.

Как составить и что прописывать:

• название учреждения;
• дата заполнения;
• ФИО;
• специальность (должности);
• табельный номер;
• цели аванса (хозяйственные или представительные затраты);
• на лицевой стороне слева также заполняется таблица, содержащая информацию о ранее предоставленном авансе, выданных в настоящий момент деньгах и их расходовании (перерасход или остаток).

На оборотной стороне в графах с первой по шестую перечисляются удостоверяющие расходы документы, здесь же отмечаются потраченные суммы.

Документы пронумеровываются в соответствии с очередностью их перечисления. В первой графе командируемое лицо прописывает порядковый номер подтверждающего документа.

Во второй и третьей графе отмечаются дата составления и номер документа. В четвертой графе отмечается тип расхода (например, оплата за жилье).

В пятой графе прописывается сумма произведенных трат (если расход произведен в иностранной валюте – в шестой графе). Итоговая сумма затрат отмечается в строчке «итого» в пятой или шестой графе.

Бухгалтер при принятии заполненного отчета и удостоверяющих документов ставит свою подпись, указывает номер и дату отчета, итоговую сумму трат и количество представленных документов.

В расписке ставится дата подачи отчета, после чего она вручается работнику.

После проверки всех внесенных работником сведений бухгалтер приступает к заполнению на обратной стороне седьмой и восьмой графы (размеры затрат, подлежащих учету) и графы девятой (номера счетов бухучета).

Затем бухгалтер возвращается к лицевой стороне документа и отмечает:

1. Оставшиеся средства (или перерасход) по ранее выданному авансу.
2. Размер выданного из кассы аванса.
3. Размер потраченных денег.
4. Оставшиеся средства (перерасход) авансовой суммы.
5. Бухгалтерскую учетную запись.

Данные для заполнения таблицы бухгалтерских записей берутся из девятой графы с оборотной стороны отчета.

Проанализированный отчет подписывается директором фирмы (ФИО и роспись с расшифровкой), либо заменяющим его лицом. Для этих целей вверху лицевой стороны отведена специальная строчка.

После заверения руководством отчетный документ принимают к учету с целью списания подотчетных сумм. Такой образец написания авансового отчета по командировке в 2020 году наиболее распространен.

Возникающие нюансы ↑

При заполнении авансового отчета могут возникнуть некоторые трудности. Обычно это происходит в ситуации, когда сотрудник отправляется в служебную командировку за границу или сразу по возвращении из командировки выходит в отпуск.

На самом деле, ничего сложного в этом нет – в первом случае может лишь потребоваться перевод некоторых строк, а во втором достаточно уложиться в установленные сроки сразу после выхода из отпуска.

Как быть при загранкомандировке?

Сотрудник, возвратившийся из командировки, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выдавались средства.

Данное правило закреплено п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У и действует для заграничных служебных командировок.

Реквизиты, отнесенные к иностранной валюте (строчка 1а на лицевой стороне бланка, графы шестая и восьмая на обратной стороне), заполняются в случае предоставления работнику денег в иностранной валюте, согласно определенному российским законодательством порядку.

Если часть документов, удостоверяющих затраты во время заграничной командировки, составляется на иностранном языке, по мнению контролирующих органов, на отдельном листке нужно выполнить построчный перевод этих документов на русский язык.

Как сделать перевод? Это можно сделать самостоятельно, либо с помощью специализированной фирмы переводов.

Для билетов на самолет и иных транспортировочных документов на иностранном языке Министерство финансов требует перевод одних реквизитов, необходимых для подтверждения затрат (ФИО пассажира, место назначения, рейс, дата вылета и прилета, сколько стоит билет).

Перевод сведений, не имеющих особого значения для удостоверения затрат (например, условия применимости тарифа, правила авиаперелета и провоза багажа и т. д.) выполнять не нужно.

По мнению налоговиков, необходимость в переводе электронного билета на самолет полностью отсутствует.

Данный билет является унифицированной международной формой документа, поэтому большинство реквизитов заполняется согласно Единому международному кодификатору.

Вместе с тем, переводить другие подтверждающие документы (счета из отеля, счет за аренду автомобиля или такси и т. д.) все же придется. Это необходимо для установления целевого характера расходования средств.

Если перевод осуществляется сотрудником специализированной компании, расходы на перевод можно отнести к прочим расходам.

Если из командировки в отпуск

Если сотрудник по возращении из командировки сразу отправляется в отпуск, ему не обязательно идти на работу и предоставлять авансовый отчет. Срок сдачи документа в такой ситуации нарушен не будет.

В соответствии с п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749, срок подачи авансового отчета отсчитывается в рабочих днях, поэтому заполнением документа можно заняться по выходу из отпуска.

Каковы сроки предоставления

На сдачу отчета работнику отводится три рабочих дня с момента:

1. Истечения срока предоставления средств. Данный срок прописывается в заявлении сотрудника на выдачу денег под отчет.
2. Возвращения из служебной поездки.
3. Выхода на работу из отпуска или с больничного, если срок предоставления средств закончился в этот период.

Таким образом, на составление и подачу авансового отчета работнику дается три рабочих дня с момента выхода на работу после командировки или окончания срока предоставления денег.

Составление авансового отчета обычно не вызывает трудностей у сотрудников. В бланке четко указаны все графы, которые требуется заполнить, в случае неясностей можно обратиться к бухгалтеру.

Никаких проблем не возникнет, если на руках имеются все документы, подтверждающие расходование подотчетных средств.

Также важно соблюдение сроков (сотруднику дается три рабочих дня на подачу документа). Если по возвращении из поездки подотчетное лицо уходит в отпуск, авансовый отчет подается после выхода из отпуска.