Как выглядит образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет

Сегодня большинство различного рода денежных операций реализуется безналичным путем – при помощи банковских, почтовых и иных переводов.

Но в некоторых случаях необходимо осуществить выдачу денег из кассы именно наличными. Данная денежная операция, как и все другие, должны в обязательном порядке отражаться в бухгалтерском и налоговом учете.

Именно поэтому при выдаче денег через кассу необходимо будет сформировать специальный расходный ордер – под отчет.

Содержание

• Что нужно знать
• Выдача расходного кассового ордера под отчет
• Возврат от подотчетного лица приходно-кассового документа

Процедура составления данного документа имеет некоторые важные нюансы, именно поэтому при отсутствии должного опыта необходимо будет в обязательном порядке ознакомиться с верно составленным образцом.

Что нужно знать ↑

Сегодня кассиру любой организации, выдающей средства наличными на руки работникам или же иным лицам, необходимо обязательно уметь составлять специальный документ – РКО (расходный кассовый ордер).

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет (бланк 2020 года) можно легко найти в интернете.

Но при этом необходимо использовать только максимально надежные источники – наличие каких-либо ошибок попросту недопустимо. Присутствие может привести к излишнему интересу со стороны ФНС.

Чтобы избежать типичных недочетов и неточностей, составляющему данный документ сотруднику необходимо будет в обязательном порядке разобраться, прежде всего, со следующими вопросами:

• основные определения;
• назначение документа;
• правовое регулирование.

Основные определения

Чтобы разобраться с действующим по рассматриваемому вопросу законодательством, необходимо будет в обязательном порядке ознакомиться со всевозможными терминами.

Это позволит избежать неверной трактовки каких-либо нормативно-правовых актов, законодательных документов, актов.

К основополагающим понятиям, знать которые строго необходимо, можно отнести следующее:

• кассовые операции;
• инвентаризация денежных средств;
• расходный кассовый ордер №КО-2;
• журнал регистрации кассовых ордеров.

Под термином «кассовые операции» понимается какое-либо действие, непосредственно связанное с выдачей или же получением денег.

Именно их отображает документ под названием расходный кассовый ордер – также достаточно часто используется аббревиатура РКО.

Нередко в нормативных и правовых актах можно встретить термин «инвентаризация денежных средств». Под ним понимается ведение учета поступивших, а также впоследствии выданных денег.

«Расходный кассовый ордер» либо РКО подразумевает под собой специальный документ, который формируется в единственном экземпляре при выдаче наличных денег через кассу.

При этом следует помнить о достаточно обширном перечне правил и особенностей составления данного документа. Выполнение их строго обязательно.

«Журнал регистрации кассовых ордеров» — специализированный реестр, который включает в себя перечень всех кассовых ордеров (расходных и приходных).

В данном журнале в обязательном порядке обозначаются все характеристики РКО – дата формирования, назначение, а также иные важные.

Также при возможности стоит ознакомиться с иными терминами, встречающимися в законодательстве по этому поводу.

Назначение документа

Максимально подробно основное назначение расходно-кассового ордера в подотчет генеральному директору оглашается в Постановлении Госкомстата Российской Федерации №88 от 18.08.98 г. в редакции от 03.05.00 г.

В данном нормативно-правовом документе имеется отдельный раздел под названием «Расходный кассовый ордер» (Форма №КО-2).

Документ рассматриваемого типа используется для оформления выдачи наличных:

• при осуществлении традиционного способа обработки данных;
• при обработке с использованием средств вычислительной техники.

При этом следует помнить, что документ рассматриваемого типа в обязательном порядке подписывается достаточно обширный перечнем лиц.

Например, расходный кассовый ордер в подотчет обязательно должен быть заверен директором. Одними из наиболее важных разделов документа рассматриваемого типа являются следующие:

«основание»	Обозначает содержание хозяйственной операции
«приложение»	Обозначаются все прилагаемые к РКО документы

Фактически, в поле «основание» и прописывается назначение документа в каком-либо конкретном случае. Формирование РКО требуется практически во всех случаях при выдаче наличных денег из кассы организации.

Правовое регулирование

Следует помнить, что формирование документа данного типа должно обязательно осуществляться в рамках действующего по этому поводу законодательства.

Наиболее важными нормативно-правовыми документами по этому являются следующие:

Постановление Госкомстата №88 от 18.08.98 г. в редакции от 03.05.00 г.	Следующие его разделы: унифицированные форматы учетных документов; расходный кассовый ордер по форме №КО-2; книга для учета кассовых операций – по форме №КО-4
Журнал регистрации	—

Следует знать, что непосредственно с 01.01.13 г. все обозначенные в упомянутом выше постановлении форматы документов не обязательны к употреблению. Это означает возможность не использовать стандартные формы.

Все организации на основании действующих законодательных актов, а также собственных внутренних нормативных документов могут подготавливать свои собственные образцы.

Но в то же время необходимо помнить, что данное правило не действует по отношению к различной первичной учетной документации.

Причем касается это, в первую очередь, именно кассовых документов – в том числе расходного кассового ордера.

Потому при формировании РКО не стоит ни в коем случае отклоняться от установленного в действующем законодательстве образца. В противном случае велика вероятность возникновения проблем.

Выдача расходного кассового ордера под отчет ↑

Следует помнить, что не только процедура составления, но также выдача расходного кассового ордера в обязательном порядке регламентируется действующим на территории РФ законодательством.

Данная процедура имеет очень большое количество самых разных особенностей. Поэтому стоит в обязательном порядке ознакомиться с ней заранее максимально подробно.

Также стоит изучить предварительно следующие основополагающие вопросы:

• кто именно должен заполнять?
• инструкции по составлению ордера;
• основание при выдаче.

Пример заполнения потребуется обязательно при отсутствии опыта составления документов данного типа.

Несколько облегчить данную задачу может специализированное программное обеспечение от компании 1С. Вся документация подобного типа, в том числе кассовая (РКО и иная), уже включена в базу данных.

Видео: выдача денег в подотчет из кассы, как отразить документально в кассе РКО

Для оформления и последующей распечатки достаточно будет лишь заполнить соответствующими данными поля. Что очень удобно – вероятность допущения какой-либо ошибки будет минимальна.

Кем заполняется

Процедура составления расходного кассового ордера может осуществляться следующими должностными лицами:

• кассиром;
• бухгалтером.

Если по какой-то причине обозначенные выше должностные лица отсутствуют или же не имеют возможности осуществить формирование данной документации, то составить РКО может иное лицо.

Следует лишь помнить, что оно должно иметь соответствующие полномочия на это. Например, данный документ может составить директор, главный бухгалтер.

При этом вне зависимости от должности сотрудника требуется обязательно соблюдать все правила составления расчетного кассового ордера.

Инструкция по составлению ордера

Важно заранее изучить инструкции для заполнения ордера. Таким образом, можно будет существенно сократить время, требуемое для формирования документа данного типа.

Процедура составления РКО на сегодняшний день выглядит следующим образом:

В заголовке расчетно-кассового ордера следует указать название организации, а также наименование конкретного структурного подразделения	При его наличии (при отсутствии следует сделать прочерк)
В разделе «код» необходимо проставить цифровую комбинацию из специальной справки Госкомстата	ОКУД 0310002
«Номер документа»	В обязательном порядке требуется обозначить номер по порядку (он также указывается непосредственно в журнале регистрации)
В поле «дата»	Требуется указать дату фактической выдачи средств через кассу (дд.мм.гггг)
«Дебет»/«кредит»	Данный раздел в обязательном порядке заполняется работником бухгалтерии
Раздел под названием «дебет, код структурного подразделения»	Заполняется в случае, если передача средств осуществляется непосредственно в конкретном структурном подразделении, в противном случае необходимо просто вычеркнуть строку
«Дебет, корреспондентский счет»	В обязательном порядке должен содержать номер счета, а также при необходимости и субсчета
«Код аналитического учета»	Опять же обозначается только в случае, если использование данных кодов имеет место в конкретной организации
«Кредит»	Обозначается номер счета, именно по нему в обязательном порядке осуществляется выдача счета
Вся подлежащая выдаче сумма	Указывается в специально предназначенной для этого графе под названием «сумма, руб.»
«Код целевого назначения»	Заполнение данного раздела требуется только в том случае, если конкретная организация используется специальную систему кодирования
Раздел «выдать»	Обозначается в дательном падеже Ф.И.О. лица, на имя которого оформляется рассматриваемый документ
«Основание»	Обозначается содержание денежной операции рассматриваемого типа
«Приложение»	Заполняется далеко не всегда, требуется обозначить перечень прилагаемых к расчетно-кассовому ордеру документы

Следует помнить, что данный документ в обязательном порядке должен быть зарегистрирован в специально предназначенном для этого журнале. Он составляется по форме №КО-3.

РКО является действительным только лишь при наличии подписей следующих лиц:

Руководителя предприятия	Генерального, исполнительного директора или же иного уполномоченного
Главного бухгалтера	—

После проставления всех необходимых подписей РКО передается кассиру. Данный сотрудник в обязательном порядке осуществляет проверку правильности заполнения документа данного типа.

После выполнения всех обозначенных выше операций требуется заполнение графы «получил». В ней указывается прописью вся денежная сумма. Причем с заглавной буквы, при этом копейки должны быть обозначены цифрами.

Основание при выдаче

Следует помнить, что непосредственно при выдаче денег из кассы получатель обязан будет предъявить документ, который удостоверяет личность. Это может быть паспорт гражданина РФ, водительское удостоверение или же нечто иное.

Также может быть использован любой другой документ, где имеется печать организации, фото обращающегося и обозначение его Ф.И.О.

При этом реквизиты документа должны быть указаны вне зависимости от того, кто именно является получателем – физическое лицо или организация.

Пример заполнения

Если возможность использовать автоматизированное программное обеспечение для формирования рассматриваемого документа по какой-то причине отсутствует, стоит воспользоваться примером РКО.

При этом все же предварительно стоит ознакомиться с соответствующим постановлением Госкомстата. Это даст возможность избежать различного рода ошибок.

Возврат от подотчетного лица приходно-кассового документа ↑

Сегодня оформление приходно-кассового документа является обязательным при поступлении любых сумм денег непосредственно в кассу организации.

Данная процедура также имеет достаточно обширный перечень самых разных особенностей и нюансов.

При этом следует помнить, что возврат ПКО необходимо будет отразить в специальном журнале. Соблюдение данного момента строго обязательно.

РКО и ПКО – документы, оформление которых следует осуществлять при реализации выдачи или же приема наличных денежных средств через кассу организации.

Формат их утвержден в действующем по этому поводу законодательстве. Соблюдение его строго обязательно.