Что такое книга покупок и продаж

Что собой представляет Книга покупок и продаж, какое ее назначение и перед кем возникает обязательство ее формировать, а также каких правил стоит придерживаться при ее заполнении?

Сведения о такой отчетности пригодятся не только юридическим лицам, но и индивидуальным предпринимателям, которые уплачивают НДС.

Для того чтобы Книгу покупок и продаж вести правильно, стоит знать определенные правила, указанные в нормативной документации Российской Федерации.

Содержание

• Общие сведения
• Особенности формирования книги покупок и книги продаж
• Часто задаваемые вопросы

Но все ли лица, что ведут предпринимательскую деятельность, должны заполнять такой документ? В каких случаях он необходим, что в него входит и нужно ли сшивать книгу?

Общие сведения ↑

Сначала разберемся, что такое Книга покупок и книга продаж, когда и зачем используется. Перечислим основные законодательные акты, которыми регулируется порядок составления отчетности такого типа.

Определения

Покупатели-налогоплательщики обязаны вести учет счетов-фактур. Все приобретенные товары, работы, услуги отражаются в

Книге покупок – специальной форме отчетности. А учет оплаты покупки и других затрат нужен для того, чтобы получить величину НДС, что может компенсироваться.

Таким же налоговым регистром является и книга продаж, в которой лица фиксируют счета, выписанные предприятием в налоговом периоде.

Если в такой документ не будет включен счет-фактура, по которому нужно платить НДС, то фирма понесет ответственность в виде штрафа.

Кто ведет отчет?

Книга продаж ведется:

Книга покупок ведется всеми налогоплательщики НДС, кроме таких лиц:

• что освобождены от обязательств плательщиков НДС;
• которые ведут операции, что не облагаются данным видом налога, даже в тех случаях, когда место продажи располагается за пределами страны.

Книга покупок и продаж ведется компаниями или ИП, что платят налоги в соответствии с ОСНО для расчета сумм налога на добавленную стоимость, которые начислены и принимаются к вычетам.

Для чего нужна книга?

При составлении декларации плательщики будут использовать данные, что отражены в Книге покупок и продаж, а также сведений регистра бухучета лица (Приказ Министерства от 7 июля 2006 года № 136н).

По всем налоговым периодам в Книге покупок и продаж стоит провести итоги по пунктам, что используются при оформлении отчетности по НДС. Что попадает в книгу продаж?

Продавцам она необходима, чтобы осуществлять регистрацию счетов-фактур, лент кассовых устройств, бланков строгой отчетности, что составляются в хронологическом порядке в определенном налоговом периоде:

• при осуществлении операций, что облагаются налогом;
• при совершении операций, по которым не возникает обязательства уплачивать НДС.

Покупатель должен вести Книгу покупок, в которой осуществляется регистрация счетов-фактур, выставленных продавцом. Она необходима для расчета суммы НДС, что предъявляется к вычетам в соответствии с правилами ст. 171 – 172 НК.

То есть, такие книги используются исключительно в целях использования налогового вычета по налогу на добавленную стоимость, а также оформления отчетов по такому виду налога. А значит, такие документы нужны для осуществления налогового учета.

Действующая нормативная база

Составлять Книгу покупок и продаж стоит каждый квартал (ст. 163 НК), так как такой период является налоговым в соответствии с правками, внесенными документом от 27 июля 2006 г № 137-ФЗ.

По истечению налогового периода стоит определить налоговую базу, а также исчислить сумму платежа, которую нужно внести в государственный бюджет (п. 1 ст. 55 НК).

Сервис онлайн-записи на собственном Telegram-боте

Попробуйте сервис онлайн-записи VisitTime на основе вашего собственного Telegram-бота:
— Разгрузит мастера, специалиста или компанию;
— Позволит гибко управлять расписанием и загрузкой;
— Разошлет оповещения о новых услугах или акциях;
— Позволит принять оплату на карту/кошелек/счет;
— Позволит записываться на групповые и персональные посещения;
— Поможет получить от клиента отзывы о визите к вам;
— Включает в себя сервис чаевых.

Для новых пользователей первый месяц бесплатно.

Зарегистрироваться в сервисе

Платить НДС следует до 20 числа по истечению налогового периода, а в уполномоченный орган предоставляется в те же сроки отчетность в виде налоговой декларации (ст. 174 НК).

Книга может вестись в электронном формате. В таком случае в конце налогового периода (не позже 20 числа по его окончанию) необходимо распечатать книгу покупок и продаж, пронумеровать страницы.

При ведении электронной книги стоит ориентироваться на правила приказа налогового органа от 5 марта 2012 года № ММВ-7-6/138.

Правила ведения документа утверждено нормативным актом от 26 декабря 2011 года № 1137, в соответствии с которым происходит регистрация:

• счетов-фактур, что составляются фирмами при необходимости исчислить НДС;
• контрольных лент кассовых машин, что составляются при увеличении цены отгруженного товара;
• счетов, которые являются основанием для принятия НДС к вычету, при восстановлении НДС (ст. 170 п. 3 НК);
• справок-расчетов, когда восстанавливается налог (ст. 171 п. 6 НК);
• счетов, составленных налоговым агентом.

Регистрацию можно осуществлять как каждый день, так и раз в квартал – выбор остается за плательщиком.

Стоит ориентироваться на такие документы, в которых отражено порядок ведения учета:

• п. 3 ст. 169 Налогового кодекса;
• пункт 5.1 ст. 174 НК;
• закона от 29 ноября 2014 года № 382-ФЗ;
• пункт 8.1 ст. 88 НК;
• пункт 3, ст. 76 НК.

Особенности формирования книги покупок и книги продаж ↑

Если на фирме было передано нематериальные активы, права на имущественные объекты, что закреплено вложениями в уставные капиталы, сопроводительную документацию стоит отражать в книге покупок.

Какого размера ставки страховых взносов смотрите в статье: таблица ставок страховых взносов.

Какая предельная база для начисления страховых взносов в 2015 году, читайте здесь.

Документ заполняется руководством компании или назначенными лицами. Если предприятие покупает товар по импорту, то НДС ей платит таможенная инстанция.

Счета-фактуры не будет, а значит, в книгу стоит зарегистрировать только таможенную декларацию на импорт продукции и документацию, что подтвердит уплату сумм налога таможенным структурам.

В книге стоит регистрировать документы, которыми оформляют передачу в уставные капиталы имущественных объектов, прав, нематериального актива.

При получении средств (полностью или частично) в счет ожидающейся поставки, плательщик фиксирует счета-фактуры, которые регистрируют в книге продаж в момент отгрузки продукции. При этом отражается сумма НДС.

Командировочные затраты регистрируются. Основание для этого – бланки строгой отчетности, что прилагаются к отчетной документации по служебным командировкам, где отдельными строками выделяется НДС.

Регистрировать счет-фактуру не нужно в таких ситуациях:

• если осуществляется безвозмездная передача покупателям продукции, работ;
• если продукция передается от комитентов для продажи комиссионерам;
• если совершается сделка купли-продажи акций, иностранной валюты брокерами.

Формирование книги за прошедший период начинается после сверки с контрагентами и проверки, все ли счета плательщик внес в систему.

Из чего состоит документ?

Оформление журналов осуществляется на титульной странице, где отражают:

1. Название предприятия.
2. ИНН.
3. Сроки ведения документа.

Далее заполняют 12 граф в таблице книги покупок (второй лист). Стоит указать:

• номер документа;
• дату, когда книга составляется;
• номер счетов-фактур;
• дату, когда оплачено товар в соответствии с платежной документацией;
• дату, когда продукция принята на учет;
• название продавца, его ИНН и КПП;
• страну, в которой произведен товар (если это РФ, то так и пропишите это, если иное государство, то стоит указывать номера таможенных деклараций);
• средства за приобретенный товар, учитывая НДС;
• ставку налога;
• сумму продукции без налога и величину НДС.

Далее ставится подпись. Книга продаж имеет 9 пунктов, в которых прописывается:

1. Дата, номер выставленных счетов-фактур.
2. Название организации, ИНН, КПП.
3. Дата, когда произведено оплату.
4. Стоимость продукции.
5. Ставка.
6. Сумма приобретенного товара без учета налога на добавленную стоимость.
7. Величина налога.
8. Подведение итога.
9. Подпись.

Какой срок хранения?

Согласно ст. 17 ч. 1 документа от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, компании должны сохранять архивную документацию. Это касается и документации по личному составу.

Хранить документы необходимо в течение срока, указанного в нормативных актах – ч. 3 статьи 6 и ч. 1 статьи 23 закона об архивном деле.

Существует список документов, в отношении которых стоит руководствоваться указанными правилами, что были утверждены 25 августа 2010 года № 558.

В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК плательщик должен на протяжении 4 лет сохранять данные налогового и бухучета, а также документов, что необходимы для проведения расчетов сумм платежей в бюджет и перечисления.

Это касается и документов, что могут подтвердить доходы и затраты. Все документы необходимы налоговым представителям для проведения контроля о соблюдении законов о налогах и сборах.

В законах о бухучете установлено минимальные сроки – 5 лет, о чем говорится в акте № 402-ФЗ, утвержденном 6 декабря 2011 года.

О сроках хранения документации упоминается и в Постановлении № 1137. В соответствии с таким документом Книга покупок и продаж, а также дополнительные листы, что формируются, должны храниться не меньше 4 лет с момента внесения последних записей.

Нужно ли прошивать книги?

Если в книге нет номеров страниц, то их необходимо проставить. Проверьте, чтобы не было пропущено ни одной страницы. Затем листы скрепляются. Как сшивать книгу? – Для этого стоит взять нитки и иголку.

Нельзя скреплять документ другими держателями. Концы нитей сшитой книги должны быть не слишком короткими, чтобы на них можно было приклеить лист бумаги таким образом, чтобы концы выглядывали.

Здесь же стоит поставить подпись руководителя, указать количество страниц и дату, когда документ сшито. Печать ставится так, чтобы ее часть находилась на листе, а часть – на самой книге.

Прошитый документ стоит заверить в налоговом органе и только после этого приступать к регистрации счетов в ней.

В том случае, когда документация велась в электронном формате, по истечению налогового периода распечатайте ее и сшейте аналогичным образом. Затем документ относится в отделение налоговой для проведения проверки.

Часто задаваемые вопросы ↑

Есть определенные нюансы, в которых стоит разобраться плательщикам НДС. К примеру, какие особенности заполнения книги в программе 1С, должны ли компании-упрощенцы вести такую документацию и как быть с восстановлением НДС.

Если документ заполняется в 1С

При создании книги продаж стоит ориентироваться на такой порядок:

1. С помощью документа «Отражение продажи товара и услуг для налога на добавленную стоимость» формируются выданные счета, что не создавались в первичной документации. К примеру, реализацию в системы было отражено документом «Операция БУ и НУ», то есть не автоматически.
2. Осуществление обработки – «Регистрация счета-фактуры на авансы».
3. Реализация обработки «Регистрация счетов на суммовую разницу». Используется, если суммовая разница отражена как сумму, что связана с расчетом по оплате (ст. 162 НК).
4. С помощью документа «Подтверждение нулевой ставки налога». Используется при продаже по ставке 0%.
5. С помощью документа для формирования записей в книге. Данные затем попадут в книгу по продажам.

При формировании документации Книги покупок стоит руководствоваться таким порядком:

1. С помощью документа, что отражает поступившие товары и услуги для налога, формируются счета, что не создавались в первичной документации.
2. Документом для проведения регистрации оплаты поставщику НДС.
3. Формирование документа для начисления налога по СМР осуществляется, если в квартале проводилось СМР своими силами.
4. С помощью документа для регистрации оплаты налога в госказну.
5. Документа для распределения налога по косвенным затратам.
6. Осуществление восстановления НДС. Документ актуален при необходимости налог восстановить.
7. С помощью документа для формирования записей.

Книга по купленным товарам – это отчетность, что должна формироваться, основываясь на факты отражения результата финансовой хозяйственной деятельности организации. Рассмотрим детальнее.

Зайти можно в главном меню, найдя закладку «Покупка», а далее – «Ведение книги покупок». Можно найти документ и на панели, где отражаются функции. Формировать книгу в 1С можно несколькими способами.

Записи, что основаны на документе «Поступление товара и услуг».

Заполняется закладка по счетам-фактурам так — ставится галочка «Предъявлены счета-фактуры», после чего будет активной информация счетов, коды вида и операции, а также появится возможность отразить вычет в книге.

Помните, что таким методом не получится создать отдельные документы по счетам-фактурам. Отражаются только их реквизиты.

 Формирование записи по документу «Полученный счет-фактура».

1. Создавать стоит с помощью документа «Поступление товара и услуг» — сначала он заполняется, а затем нажимается ссылка «Ввести счета-фактуры».
2. Затем появляется документ, отражающий полеченные счета-фактуры, где стоит проставить номер и дату.
3. Основание, коды вида осуществляемых операций, суммы будут скопированы из документа по поступившей продукции.
4. Поставьте галочку «Отразить вычеты налога на добавленную стоимость.
5. Вы увидите строку, что создается на основании полученных счетов-фактур.

При формировании записей в книге приобретений стоит выбрать соответствующий документ. Операция проводится в последний день отчетного периода.

Видео: Книга покупок и продаж в Небе

Заполняют, используя сведения документации о фактах покупок, что не попали в книгу. Доступ к документу – из журналов «Регламентные документы НДС», что располагаются там же, где и книга покупок.

Чтобы добавить какой-либо документ, стоит кликнуть на соответствующую кнопку, выбрать необходимое из списка. Чтобы осуществлялось автоматическое заполнение, стоит нажать «Заполнить». Появятся необходимые строки.

Такой документ стоит использовать, если не автоматизировано создание записей документом по поступлениям продукции или полученным счетам-фактурам. Иначе не возникнет оснований для заполнения «Формирование записи в книге покупок».

Как осуществляется сверка?

В соответствии с документом от 28 июня 2014 года № 134-ФЗ с начала 2015 года в декларации по НДС стоит отражать информацию из Книги покупок и продаж, а также журнала учета счета-фактуры, что выставлялся и был получен.

Налоговый орган проводит сверку всех данных. Если будет выявлено неточности и несоответствия в информации, отраженной контрагентами, которые станут свидетельством занижения сумм налога на добавленную стоимость, или завышения сумм к вычетам, то будет затребовано:

• счета-фактуры;
• первичную документацию;
• другие справки (п. 8.1 статьи 88 НК).

Плательщик получит требование о подаче пояснений, ответить на которое необходимо на протяжении 5 дней.

Если ответ своевременно не поступает, то будет поднят вопрос о неправомерности использования вычета и взимается штраф (ст. 126 пункт 1 НК).

Чтобы не допустить этого, плательщики имеют возможность самостоятельно провести сверку с помощью специальных программ, например Контур НДС+ (Сверка).

Осуществляется анализ открытой информации о фирмах, с которыми вы сотрудничаете. Присвоенные статусы позволят определить, с какими компаниями могут возникать проблемы и нужно ли проводить сверку.

Вам стоит ввести данные о контрагенте, а сервис разошлет предложение об осуществлении сверок. Те результаты, что компания получит, можно будет обработать и исправить несоответствия до момента сдачи отчетности.

Нюансы при восстановлении НДС

В соответствии со ст. 171 НК, плательщики НДС могут уменьшать размер налога, что исчислен согласно ст. 166, на налоговые вычеты.

Если изменяется стоимость товара, что был отгружен, прав на имущество, что переданы в сторону уменьшения, при уменьшении стоимости, количества вычету подлежит разница сумм налога, рассчитанного с учетом стоимости отгруженной продукции, прав на имущество, что передается.

Отражается ли возврат от покупателя в Книге покупок и книге продаж?

Если компания вынуждена восстанавливать НДС единовременно (в соответствии с нормами ст. 170 п. 3 НК), то счета-фактуры, которые являются основанием для принятия налога к вычетам, следует регистрировать в книге по продажам на размер налога, что восстанавливается.

В том случае, когда налог восстанавливают равномерно на протяжении 10 лет (пункт 6 ст. 171 НК), в книгу продаж вписывают бухгалтерские справки-расчеты.

Это стоит сделать в конце года на сумму налогов, что должна восстанавливаться в отчетном году.

Как вести книги при УСН?

В соответствии со ст. 169 п. 3 гл 21, обязательство составлять счета-фактуры возлагается на налогоплательщиков НДС при заключении сделок, что являются объектом обложения налогом, а также тех, что таким налогом не облагаются согласно правилам ст. 149 НК.

Так как упрощенцы не являются плательщиками НДС (кроме тех случаев, когда товар импортируется в пределы таможенной территории РФ), то выписывать счет-фактуру нет необходимости (ст. 346.11 п. 2 НК).

А значит, и ведение книги покупок и продаж не осуществляется. В документе от 30 сентября 2014 года № 03-07-14/48815 отражены нюансы, о которых стоит знать компаниям упрощенцам.

Например, комиссионеры на УСН покупают товар от своего имени для комитентов. Правила оформления счетов-фактур комиссионером отражены в нормативном акте № 1137.

Как производится расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное страхование узнайте из статьи: расчет страховых взносов.

Как производится уплата страховых взносов, читайте здесь.

Все о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды в 2015 году, смотрите здесь.

Такое лицо должно составлять для своих комитентов счета-фактуры по купленной продукции, основанием для чего служит счет-фактура, выставленный продавцом. Исключений для комиссионера нет.

Комитенты могут принимать входные налоги с цены товара к вычетам, основываясь на счета-фактуры, что составил комиссионер. Обязательства по ведению книги по покупкам и продажам не будет возникать.

При этом комиссионеры, что используют упрощенку и не выступают в качестве плательщиков НДС, должны вести журнал учета по полученным и выставленным счетам. Осуществляется также регистрация в нем документации, что поступила и оформлялась при выполнении роли посредника.

При регистрации сведений в книги, плательщики обязаны придерживаться установленного законодательства, при нарушении которого у налоговых структур возникнут дополнительные вопросы.

Поэтому придерживайтесь общих рекомендаций: регистрируйте счета, сшивайте книгу и храните ее по истечению налогового периода максимальные сроки.