Образец заполнения выписки из книги продаж в 2020 году

Книга продаж выступает важным сводным бухгалтерским документом, используемым для регистрации счетов-фактур, по которым товары отпускаются покупателям.

Он служит основанием для начисления НДС, поэтому проверяется сотрудниками налоговой службы. В частности, при проведении встречной налоговой проверки ИФНС запрашивают у предпринимателя выписку из книги продаж.

Содержание

• Что нужно знать
• Выписка из книги продаж по контрагенту (образец)

Целесообразно более детально разобраться в вопросах составления этой важной бумаги в 2020 году.

Что нужно знать ↑

Фирмы регистрируют в книге продаж все счета-фактуры, которые составляются по итогам реализации товаров, работ или услуг контрагентам. При этом, сводный бухгалтерский документ составляют, как организации, так и ИП.

Даже если компания не платит в казну НДС, являясь субъектом специального режима налогообложения (УСН, ЕНВД, ЕСХН), она обязана вести книгу продаж (ст. 145 НК РФ).

Кроме того, с 2020 года несколько изменился порядок заполнения и представления налоговым органам этого сводного бухгалтерского документа, в частности (Приказ ФНС № ММВ-7-3/558@, 2020):

• основная информация, которая в дальнейшем служит основанием для начисления НДС прописывается в разделе 9;
• вносить в сводный отчет корректировочные счета-фактуры, которые связаны с увеличением цены поставленных товаров и услуг теперь не потребуется;
• ведение книги в электронном виде становится обязательным условием (именно в Excel образец выписки из книги продаж теперь должен представляться в налоговое ведомство).

В случае представления сведений книги продаж по старой форме ИФНС будет облагать ИП и организации штрафом до 30 000 рублей.

Основные моменты

Организации и ИП, которые действуют в рамках УСН, ЕНВД или ЕСХН освобождены от обязанности вести книгу покупок, поскольку они не вносят в казну НДС.

В то же время книгу продаж обязаны, как упоминалось выше вести все без исключения субъекты предпринимательства (Постановление Правительства РФ №735, 2020).

Обычно в книгу продаж заносятся реквизиты и основные сведения таких документов, как:

Счета-фактуры	Отражающие предоставление покупателям товаров, работ или услуг
Бланки строгой отчетности и ККМ	Которые служат отражением аналогичных операций

Следует подчеркнуть, что регистрация бумаг в книге осуществляется в том периоде, когда возникает обязательство по внесению в казну НДС (в хронологическом порядке).

Обычно на квартал для регистрации счет-фактур заводится одна книга продаж. По окончании отчетного периода ее листы нумеруются, она подшивается, заверяется подписью директора фирмы и ее печатью.

После этого хранят документ на предприятии ещё 5 лет и в случае необходимости направляют выписки из него в ИФНС.

Зачем это нужно

Книгу продаж можно рассматривать, как весьма значимы сводный бухгалтерский документ, в котором отражаются такие сведения, как:

• отгрузка товара, осуществление работ или предоставление услуг;
• получение авансовых платежей от контрагентов;
• возвращение отгруженных ранее товаров;
• передача иным лицам и организациям имущественных прав;
• проведение хозяйственных операций, которые по закону не облагаются налогом, но связаны с основной деятельностью фирмы.

Многие предприниматели, главным образом те, которые работают в рамках льготных налоговых режимов и не платят НДС задаются вопросом — зачем вести этот сводный отчет?

Однако у книги, помимо функции учета операций, которые становятся основанием для уплаты налога на добавленную стоимость имеются и иные направления использования, в частности:

1. В книгу продаж заносятся сведения обо всех неоплаченных сделках компании, что позволяет в оперативном режиме отслеживать дебиторов и дебиторскую задолженность.
2. Сведения, содержащиеся в сводном документе являются основанием для принятия управленческих решений по поводу наращивания или сокращения выпуска отдельных видов товаров и услуг, будущих денежных поступлений и т.д.
3. Книга позволяет отследить тенденции, имеющие место на рынке, в разных регионах, в отдельные периоды года и т.д.

Что же касается пользы документа, для налоговых органов, то это, безусловно, начисление НДС и контроль за политикой ценообразования отдельных предприятий (этот косвенный налог включается в стоимость товара).

Законные основания

Необходимость ведения книги продаж для регистрации счетов-фактур, выписанных контрагентам установлена статьей 161 НК РФ.

Здесь же прописана необходимость формирования любого рода документов первичного учета (чек, квитанция, лента ККМ, счет-фактура, накладная).

Кроме того, отдельные вопросы формирования и представления в налоговые органы этого важного документа прописаны в таких нормативно-правовых актах, как:

Норматив	Содержание
ФЗ-134	Определяет внесение изменений в НК РФ, касающихся обязательного использования электронного формата книги продаж и ее выписок ИП и организациями
Приказ ФНС № ММВ-7-3/558@	Устанавливает важность заполнения раздела 9 в новой форме книги продаж (именно ее сведения впоследствии находят отражение на выписке)
Постановление Правительства РФ №735	Указывает на то, что вести книгу продаж обязаны все без исключения ИП и организации, включая и тех субъектов, хозяйствования, которые применяют льготные системы уплаты налога в бюджет (ЕСХН, УСН, ЕНВД)

Выписка из книги продаж по контрагенту (образец) ↑

Как уже упоминалось выше, при проведении встречной налоговой проверки ИФНС может запросить у предпринимателя выписку из книги продаж.

Если налоговое ведомство не видит необходимости в проверке всего сводного отчета, то оно просит фирму предоставить ей сведения, касающиеся:

• конкретного периода времени (квартала, полугодия, года);
• отдельных видов товаров и услуг;
• определенных контрагентов компании.

В выписном листе обязательно приводятся сведения о контрагентах, которые вступали в сделки с данной фирмой, а также по какой ставке облагались такие операции.

Образец выписки из книги продаж:

Как ее формировать

Следует уточнить, что выписка из книги продаж формируется исключительно по запросу налогового ведомства и потребность в ней существует далеко не всегда.

Видео: книга покупок и книга продаж, декларация по НДС

Чаще всего ИФНС хочет проверить порядок уплаты НДС конкретным контрагентом фирмы.

Существуют несколько важных правил, которые следует учитывать при составлении выписного листа из книги продаж, в том числе:

1. Заполнять бланк следует сразу в электронном и бумажном виде. При этом отдельный экземпляр документа должен остаться на предприятии на случай утери оригинала.
2. В правом верхнем углу документа прописываются Ф.И.О. руководителя конкретного отделения ИФНС (из которого, по сути поступил запрос), а также полное наименование организации, ее ИНН и КПП.
3. Если налоговые органы запросили сведения сразу относительно нескольких контрагентов, то желательно оформить их на отдельных листах.
4. Если выписка включает более одного листа, то на каждом из них должны проставляться подпись руководителя компании и ее печать.
5. Все листы документа должны иметь нумерацию и прошнуровываться.
6. Ответственность за правильность составления выписки несет руководитель фирмы и ее главный бухгалтер.

Выписка отправляется в ИФНС заказным письмом (в этом случае на почте следует составить опись бумаг – всех листов документа, предлагающихся к письму) либо лично представить в ведомство.

Пример составления

Ранее уже упоминалось, что желательно составлять выписной лист на конкретного контрагента: так можно детально отразить все сделки, которые были совершены с ним за определенный период (обычно год или квартал).

Соответственно при запросе из ИФНС, касающемся нескольких партнеров, будет составлено несколько листов, оформление которых абсолютно одинаково:

Во-первых	Правом верхнем углу пишется полное наименование отделения ИФНС, Ф.И.О. ее руководителя, наименование фирмы, ее ИНН и КПП
Во-вторых	Далее указывается, за какой именно период составляется документ в месяцах (например, за 3 календарных месяца, а не за квартал)
В-третьих	Ниже прописываются дата и место составления документа, а также наименование фирмы контрагента

Вся интересующая налоговое ведомство информация приводится в виде таблицы, которая имеет следующие поля:

• месяц, в который была осуществлена сделка;
• ее общая сумма;
• указание, какая именно часть представленных контрагентом средств, затрагивает НДС по ставке 18%, 10% и 0%;
• часть товаров (в стоимостном выражении, которая освобождена от уплаты НДС).

Данные всех столбцов таблицы подытоживаются и заверяются подписью руководителя и главного бухгалтера (если речь идет об организации), а также печатью.

Распространенные ошибки

Для налогового ведомства выписной лист из книги продаж позволяет осуществлять верное начисление НДС на конкретного контрагента.

Однако бухгалтера и руководители организаций нередко допускают ошибки при формировании этой важной бумаге.

Наиболее распространенными неточностями являются:

Привязка сделок, совершенных в одном квартале, к датам другого	Это приводит к тому, что НДС на контрагента начисляется не в момент совершения сделки, а раньше или позднее
Неверное распределение товаров, являющихся объектом сделки по ставкам налогообложения	Такая неточность приводит к занижению или завышению суммы налога

Если эти оплошности были обнаружены до отправки выписки из книги продаж в ИФНС, то следует незамедлительно исправить. Ошибки выявленные ИФНС грозят штрафами и отправкой документа на доработку.

Таким образом, выписка из книги продаж представляет собой важный документ, содержащий информацию об операциях, которые конкретная фирма совершила с отдельными контрагентами в течение определенного промежутка времени.

Составляется эта бумага только по запросу ИФНС в ходе проведения встречной проверки.

При этом сведения могут быть запрошены за период в пять последних лет. Следует помнить, что номера счетов-фактур в выписной лист из книги продаж не переносятся.