Что такое задолженность подотчетных лиц

Нередко возникают ситуации, при которых сотруднику требуется свершать какие-либо денежные траты, напрямую связанные с его рабочими обязанностями.

Именно поэтому предусматривается специальный приказ, на основании которого из кассы или же безналичным путем выдаются средства на погашение данных расходов.

При этом следует помнить, что необходимо соответствующим образом отражать данную процедуру в бухгалтерской отчетности предусмотренными для этого проводками.

Содержание

• Общие моменты
• Задолженность подответных лиц в балансе (актив или пассив)
• Взыскание с уволенных

Средства данного типа могут также выдаваться авансом. В таком случае может возникать задолженность перед предприятием.

Общие моменты ↑

Сегодня определенный перечень лиц, обозначенный в специальном приказе, имеет право на получение определенного средств от организации для погашения различного рода служебных расходов.

При этом достаточно часто сотруднику организации некоторые суммы выделяются авансом, причем в несколько большем количестве, чем то требуется.

В таком случае необходимо в обязательном порядке за данные суммы специальным образом отчаиваться.

Задолженность подотчетных лиц отражается по статье, указанной в действующем законодательстве. Необходимо помнить, что налоговая сфера постоянно реформируется.

Потому лицу, непосредственно отвечающему за сформирование бухгалтерской и налоговой отчетности, стоит в обязательном порядке следить за всеми изменениями и реформами.

Также предварительно бухгалтеру, кассиру и иным ответственным должностным лицам стоит максимально подробно ознакомиться с:

• основными определениями;
• правовым регулированием.

Определения

Чтобы избежать допущения различного рода ошибок при формировании отчетности рассматриваемого типа, стоит в обязательном порядке заранее ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством.

Но во всевозможных нормативно-правовых документах, связанных с вопросом рассматриваемого типа, используется достаточно обширный перечень самых разных определений.

Только при наличии понимания данных терминов ответственное лицо сможет разобраться со сложной нормативной базой.

К основополагающим понятиям сегодня можно отнести следующее:

• задолженность;
• подотчетные лица;
• аванс;
• дебиторская задолженность;
• кредиторская.

Согласно действующему на сегодняшний день законодательству, организация обязана выделять некоторое количество средств на осуществление соответствующих трат собственным работникам.

При этом они выдаются непосредственно из кассы предприятия или же иным образом. В некоторых случаях остаются излишне выплаченные средства – таким образом, возникает задолженность.

Её работник должен непременно вернуть в бюджет предприятия. Под термином «подотчетные лица» понимается перечень сотрудников, которые имеют право на получение средств из кассы организации или же на банковскую карточку для свершения трат.

Данный перечень должен быть утвержден специальным приказом о подотчетных лицах. «Аванс» — некоторое количество средств, которое полагается получить подотчетному лицу заранее, на нужды организации.

Под термином «дебиторская задолженность» понимается некоторая сумма задолженности, которая накапливается с течением времени по различным операциям получения средств.

Понятием, обратным обозначенному выше, является «кредиторская задолженность». Она представляет собой некоторую сумму денег, которая представляет собой долг предприятия перед конкретным сотрудником.

Необходимо помнить о том, что обозначенные выше суммы должны быть с точностью до копейки отражены различным образом в бухгалтерском учете.

Образец положения о подотчетных лицах смотрите в статье: образец приказа о подотчетных лицах.

Как осуществляется выдача в подотчет, читайте здесь.

Задолженность организации перед подотчетным лицом должна быть не только отражена, но также погашена в установленный законом срок. Данный момент также закреплен в действующем на территории РФ законодательстве.

Правовое регулирование

Сама необходимость погашения задолженности кредиторской перед сотрудником, а также множество иных важных моментов полностью отражаются в действующем законодательстве.

При этом необходимо помнить, что все процедуры следует осуществлять согласно нормативно-правовым актам. Основополагающим документом, на основании которого осуществляются все наиболее важные действия, является

Приказ Минсельхоза №68 от 29.01.02 г. «Об отверждении методических рекомендаций».

Обозначенный выше нормативно-правовой документ дает максимально подробные рекомендации по ведению бухгалтерского учета – по счету №71.

Он позволяет соответствующим образом отразить все положенные, согласно действующему законодательству, операции по подотчетным средствам.

При этом не допускаются какие-либо расхождения с обозначенным выше нормативно-правовым документом.

Задолженность подответных лиц в балансе (актив или пассив) ↑

Следует помнить, что каждая строка в балансе должна отражать соответствующую операцию. Ведение бухгалтерского учета необходимо осуществлять с учетом очень большого количества самых разных сложностей.

Правильное выполнение всех требуемых операций требует не только хорошего знания действующего законодательства, но также определенного опыта.

Важно помнить, что если по какой-то причине выданные работнику средства или же, наоборот, потраченные им излишне не будут обозначены, то налоговая служба при проверке может воспринять это как доход, заем.

Что, соответственно, влечет за собой необходимость уплаты налогов. Предприятие их, соответственно, не уплачивало. Как следствие, будет наложен достаточно серьезный штраф.

Следует заранее разобраться, какой счет необходимо использовать для отображения конкретных проводок. Также особую важность имеют назначения платежного поручения.

С ними также следует ознакомиться заранее, в противном случае велика вероятность появления всевозможных сложностей.

Имеется достаточно обширное количество самых разных вопросов, которые непосредственно связанны с тем, куда следует записать операцию — в дебет или кредит.

Бухгалтеру или же иному должностному лицу, непосредственно ответственному за свершение различного рода операций по учету средств, следует также заранее ознакомиться со следующими важными вопросами:

• дебиторская задолженность;
• кредиторская задолженность;
• порядок списания;
• погашения в регламентированном учете 1С.

Особое внимание необходимо обратить на то, каким образом списывается задолженность как перед предприятием, так и перед работником.

Дебиторская

Дебиторская задолженность возникает на различного рода предприятиях достаточно часто. Она представляет собой некоторую сумму, которая излишне выдается сотруднику и впоследствии не расходуется на какие-либо нужды.

Видео: подотчет и наличные расходы

Работник обязан соответствующим образом отчитаться по данной задолженности. Именно по этому поводу формируется специальный документ, деньги должны быть возвращены в кассу.

Если по какой-то причине работник средства возвращать не желает, они могут быть вычтены из его заработной платы.

При этом следует помнить, что необходимо в обязательном порядке отражать как процедуру вычитания, так и погашение задолженности дебиторского характера специальной проводкой.

Причем делать это необходимо согласно действующим рекомендациям, обозначенным в законодательстве.

Кредиторская

Под кредиторской задолженностью понимается некоторая сумма, которая остается в качестве долга в случае, когда по какой-то причине работнику потребовалось свершить траты, несколько превысившие запланированные.

В таком случае необходимо будет сохранить все платежные документы. Именно на основании них в дальнейшем осуществляется возмещение всех свершенных свыше аванса затрат.

Впоследствии для получения денег необходимо будет оформить РКО – расчетно-кассовый ордер.

При этом следует помнить, что кредиторская задолженность должна быть в обязательном порядке погашена перед работником в установленный срок. Данный момент также обозначается в действующем законодательстве.

Следует знать — номер счета при формировании отчетности по кредиторской задолженности отличается от аналогичного при отчете по задолженности дебиторской.

Данный момент ответственному лицу необходимо будет в обязательном порядке прояснить для себя заранее. Это позволит избежать большого количества самых разных сложностей.

При формировании проводок опять же необходимо заблаговременно ознакомиться со всеми счетами, а также обозначениями операций.

В противном случае неизбежно допущение каких-либо ошибок, приводящих к штрафу и иным санкциям со стороны ФНС.

Порядок списания

Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности имеет свои особенности. При этом в каждом конкретном случае проводки достаточно существенно отличаются, и какой-либо типовой не существует.

Пример списания убыточной задолженности:

При этом при списании задолженностей рассматриваемого типа необходимо правильно использовать следующие счета:

Погашение в регламентированном учете 1С

Проще всего отразить погашение в регламентированном учете автоматизированной программы 1С: Бухгалтерия.

Данная операция осуществляется практически полностью в автоматическом режиме:

• открываем документ «Корректировка долга» (покупки-продажи);
• необходимо создать новый документ и выбрать тип операции «Списание задолженности»;
• далее в ячейке «Списать» следует указать нужную цифру;
• нажимаем на «Заполнить»;
• далее выбираются нужные счета списания – они индивидуальны в каждом случае.

Взыскание с уволенных ↑

Нередко возникает вопрос — каким именно образом можно взыскать задолженность с уволенных работников? Данная операция должна осуществляться именно в момент их расчета, задолженность вычитается из заработной платы.

Как оформить приходный кассовый ордер при возврате от подотчетного лица смотрите в статье: образец заполнения расчетно-кассового ордера в подотчет.

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет, читайте здесь.

Порядок расчета с подотчетными лицами, смотрите здесь.

Если это по каким-то причинам было не сделано, то можно будет обратиться в суд. Но далеко не всегда задолженность больше судебных издержек.

Процедура списания задолженности подотчетных лиц, а также иные операции, связанные с данными суммами, имеют очень много различного рода нюансов.

Именно поэтому необходимо заранее максимально подробно ознакомиться со всеми ними.