Какие проводки отражают операции по авансовому отчету

Сегодня на предприятиях, где выдаются деньги на руки лицам для погашения каких-либо расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей, в обязательном порядке должен формироваться специальный приказ о подотчетных лицах.

При этом денежные средства из кассы какой-либо организации в большинстве случаев выдаются именно авансом.

Содержание

• Основные моменты
• Бухгалтерские проводки по авансовому отчету
• Работа в 1С – оплата штрафа

Необходимо помнить, что данный момент должен в обязательном порядке отражаться в бухгалтерской и налоговой отчетности специальными проводками.

Основные моменты ↑

На данный момент существует практика, когда работники за собственный счет осуществляют приобретение материалов, а также свершают иные траты.

При этом, впоследствии, осуществляется возмещение через кассу или же безналичным расчетом.

Также следует помнить, что допускается предоставление работнику, который в дальнейшем будет осуществлять какие-либо траты, аванса.

Но подобного рода операции, как и любые иные, должны в обязательном порядке отражаться соответствующим образом в отчетности.

Необходимо помнить, что операции рассматриваемого типа также должны быть подтверждены и утверждены документально – утвержденным авансовым отчетом.

Проводка по нему осуществляется специальным образом, она является типовой. При наличии специальных автоматизированных систем ведения бухгалтерского учета сложностей при формировании отчетности возникнуть попросту не должно.

Если же учет ведется вручную, то необходимо будет в обязательно порядке учитывать все нюансы. Директора предприятий должны в обязательном порядке ставить подпись на документах рассматриваемого типа.

Необходимо помнить, что все операции, свершаемые с подотчетными средствами, должны быть в обязательном порядке свершены в соответствии с действующими по этому поводу законодательными нормами.

При их нарушении полагаются достаточно серьезные штрафы. Также налоговая инспекция почти всегда, в таком случае, назначает камеральную проверку.

Во избежание различного рода проблем и сложностей стоит в обязательном порядке, как бухгалтерам, так и иным лицам, имеющим непосредственное отношение к налоговой отчетности, максимально внимательно ознакомиться с действующим по этому поводу законодательством.

Перечень нормативно-правовых документов, затрагивающих данный вопрос, достаточно обширен. Также не следует по возможности рассмотреть следующие вопросы:

• определения;
• назначение документа.

Определения

Чтобы иметь возможность разобраться с регламентирующим данный момент законодательством, необходимо будет в обязательном порядке ознакомиться с основными понятиями.

В перечень таких терминов входит следующее:

• подотчетные лица, аванс, средства;
• приказ о подотчетных лицах;
• аванс;
• РКО;
• бланк авансового расчета.

Под термином «подотчетные лица» обозначаются сотрудники предприятия, которые имеют право на получение средств из кассы организации на свершение каких-либо трат.

Они в обязательном порядке должны быть включены в специальный «приказ о подотчетных лицах».

Данный документ представляет собой полный перечень работников, обязанных отчитываться за свершение всех трат средств, принадлежащих непосредственно предприятию-работодателю.

«Подотчетные средства» — денежные суммы, выдаваемые в конкретном случае для свершения различного рода трат при выполнении работниками каких-либо обязанностей.

По ним сотрудник должен в обязательном порядке отчитаться в обозначенный в специальных документах срок.

«Аванс» — в рассматриваемом случае представляет собой некоторую сумму денег, которая выдается с учетом вероятности возникновения в дальнейшем необходимости каких-либо трат.

«РКО» — расчетный кассовый ордер. Представляет собой специальный документ, на основании которого осуществляется выдача некоторого количества средств сотруднику на руки.

Также является основанием для формирования бухгалтерской/налоговой отчетности. «Бланк авансового расчета» — специальный документ, который представляет собой формат отчетной документации.

Необходимо помнить, что документ рассматриваемого типа должен в обязательном порядке быть соответствующим образом оформлен.

Назначение документа

Сегодня все финансовые операции (приобретение основных средств, иное) в обязательном порядке должны быть максимально подробно отражены в соответствующих документах. Причем касается это также различного рода авансов, в то числе подотчетных.

Именно поэтому специальным Постановлением Госкомстата №55 от 01.08.01 г. утвержден специальный формат документации рассматриваемого типа – авансовый отчет по форме №АО-1.

Необходимо помнить, что рассматриваемой документ представляет собой утвержденный на законодательном уровне формат. Придерживаться его необходимо в обязательном порядке, во всех без исключения случаях.

При нарушении формата или же возникновении каких-либо иных сложностей может быть наложен штраф и назначена камеральная проверка, что кране нежелательно.

Также на данный документ в обязательном порядке необходимо ссылаться при формировании отчетности.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету ↑

Следует помнить, что во всех без исключения случаях по авансовому отчету должны формироваться проводки. При этом они существенно отличаются в зависимости от различного рода финансовых операций, которые реализуются в таком случае.

Особенно пристальное внимание уделяет ФНС данным операциям в случае, если выдан перерасход.

С процедурой формирования проводок по авансовому отчету связано очень большое количество самых разных нюансов, со всеми ними необходимо обязательно ознакомиться.

К наиболее важным моментам можно отнести следующее:

• учет основных операций;
• по договоренности;
• если подотчетное лицо не имеет доверенности;
• отражение перерасхода.

Рассмотрение всех сложностей, связанных с обозначенными выше вопросами, позволяет избежать допущения всевозможных типичных ошибок.

Видео: учет расчетов с подотчетными лицами

При этом следует помнить об одном важном нюансе – ежегодно осуществляется изменение проводок по авансовым отчетам. В 2020 году процедура реформирования налогового законодательства продолжается.

Потому стоит максимально внимательно следить за всеми возможными изменениями. Только так можно будет избежать проблем с ФНС.

Учет основных операций

Максимально внимательно необходимо будет отнестись именно к осуществлению учета основных операций по авансовому отчету при выдаче средств подотчетного типа. Необходимо помнить, что все проводки требуется осуществлять обязательно своевременно.

В противном случае велика вероятность возникновения прецедента, при котором Федеральной налоговой службой будут восприняты суммы как:

• доход;
• заем работнику.

При этом следует помнить о том, что подобного рода операции в обязательном порядке должны облагаться налогом, который достаточно велик.

Например, при получении материальной выгоды необходимо будет выплатить государству НДФЛ в размере 35%. Данный момент необходимо обязательно учитывать и свершать все проводки своевременно.

В противном случае можно потерпеть серьезный материальный ущерб. Для основных операций необходимо будет в обязательно порядке использовать счет №71.

Проводки подобного рода будут выглядеть следующим образом:

Д-т/К-т	Полное наименование свершенной операции
71 50	На руки работнику выданы средства из кассы
71 51	На лицевой счет, банковскую карточку работника перечислена некоторая сумма денег
50 71	При наличии остатка средств, когда часть их не израсходована – возраст непосредственно в организацию
26 71	Командировочные расходы списаны по себестоимости
41 71	Данной операцией осуществляется списывание расходов, свершенных работником на приобретение материальных ценностей
94 71	Полное списание какого-либо количества средств, если некоторая сумма не была возвращена подотчетным лицом вовремя
70 94	Если некоторая сумма денег не была возвращена сотрудником вовремя и потребовалось осуществить удержание её из заработной платы или же иного дохода

По доверенности

Необходимо помнить, что некоторые финансовые операции требуют обязательно представления специального документа – доверенности.

Она обозначает наличие соответствующих прав у конкретного лица на осуществление некоторых определенных операций. Необходимо помнить, что данный момент закреплен в действующем по этому поводу законодательстве.

Данную доверенность лучше всего составлять при помощи 1С: Бухгалтерия. Она должна содержать:

• официальные реквизиты работника и работодателя;
• печать организации;
• подписи должностных лиц — руководителя, главного бухгалтера.

Какая-либо унифицированная форма данного вида документа на сегодняшний день попросту отсутствует.

Но при этом следует все же придерживаться определенных правил, обозначенных в действующем на сегодняшний день законодательстве.

Следует помнить, что доверенность не подразумевает отражения в бухгалтерском учете какими-либо проводками.

Но данное специализированное программное обеспечение позволяет сформировать сам данный документ максимально быстро, с минимальными затратами времени.

Для составления данного документа, который впоследствии в электронной форме в качестве отчетности будет представлен какому-либо конкретному лицу, необходимо будет выполнить следующие действия:

• отрываем документ «доверенность»;
• кликаем на кнопку «создать новый»;
• все поля заполняются в автоматическом режиме – при необходимости нужно будет лишь заполнить поля с паспортными данными физического лица, а также изменить длительность действия составляемого документа;
• выбирается подотчетное лицо;
• далее можно будет вывести один из форматов данного документа на печать (М-2 и М-2а).

При этом следует помнить, что разновидности форматов отличаются друг от друга только лишь наличие или же отсутствием корешка.

Именно таким образом можно будет оформить доверенность в программном продукте 1С: Бухгалтерия.

Если подотчетное лицо не имеет доверенности

Если по какой-то причине подотчетное лицо доверенности не имеет, то это никоим образом не должно сказываться на процедуре отражения выдачи авансовых средств на покрытие расходов.

Например, если требуется выполнить проводки по первичному отчетному документу №АО-1, то выглядеть они будут следующим образом:

Д-т К-т	Какие хозяйственные операции были реализованы
20 71	Расходы по основному производству
23 71	По производству вспомогательного типа
25 71	Производству общехозяйственного типа
26 71	Общепроизводственные расходы
29 71	По обслуживающему производству
44 71	Расходы по продаже продукции

Отражение перерасхода

Нередко случается, что суммы, выданной в качестве аванса, по какой-то причине попросту не хватило на всех необходимые расходы.

В таком случае осуществляется перерасход. Данный момент должен быть в обязательном порядке отражен в бухгалтерских проводках.

Осуществляется это следующим образом:

Д-т К-т	Полное наименование осуществленной операции
71 50	Какие именно деньги были выданы под отчет
50 71	Все средства, которые по какой-то причине не были истрачены, возвращены в кассу предприятия
71 50	Данной проводкой обозначается сумма, выданная работнику свыше потраченного им аванса

Работа в 1С – оплата штрафа ↑

Иногда случается, что на предприятие по какой-то причине налагается штраф. В таком случае необходимо будет его соответствующим образом отразить его в бухгалтерском учете.

Данная операция осуществляется следующим образом:

• открывается раздел «документы» — «учет денежных средств»;
• выбирается меню «прочее списание денежных средств»;
• выбирается счет 91.01;
• осуществляется проводка:

Дебет	91.02 (санкции штрафные)
Кредит	51 (расчетный счет)

Далее все действия осуществляются стандартным образом.

Необходимо помнить, что о подотчетных средствах необходимо отчитываться соответствующим образом.

Так как наличие каких-либо ошибок Федеральная налоговая служба может воспринять как попытку уйти от уплаты налогов и наложить существенный штраф.