Как формируется образец дефектного акта

Непригодность товаров и объектов становится основанием для создания акта с описанием дефектов. Руководствуясь данным документом, повреждения устраняются или объекты списывают с учета. Как формируют дефектный акт?

В расходы любой организации периодически включается ремонт оборудования или основных средств либо их списание. Задачей бухгалтера становится не только контроль таких затрат, но и обеспечение их прозрачности.

Содержание

• Основные сведения
• Особенности составления документа

То есть наличие неисправностей объекта требует документального оформления, для чего составляется специальный акт. Как сформировать дефектный акт правильно?

Основные сведения ↑

С течением времени любое имущество утрачивает первоначальные свойства. Это делает невозможным дальнейшее его использование.

В зависимости от текущего состояния объекта он может восстанавливаться или списываться. В целях определения дальнейшей судьбы основного средства или оборудования требуется выявление дефектов.

Для этого проводится специальный осмотр объекта, по его итогам составляется дефектный акт. Руководствуясь актом дефектации, руководством принимается решение о ремонте объекта или снятии его с учета.

Дефектный акт становится основанием предстоящей хозоперации, выступая в роли первичного документа. Но для того чтобы акт был признан соответствующим учету, необходимо оформит его правильно.

Что это такое

Дефектный акт это документ, в котором перечисляются обнаруженные дефекты осматриваемого объекта. Составляет и подтверждает акт специально созданная комиссия.

Таковая может состоять из штатных сотрудников, но могут привлекаться и сторонние эксперты.

Содержание дефектного акта включает в себя следующие моменты:

• наименование документа;
• дата составления акта и дата утверждения него;
• название составившей документ организации;
• наименование объекта осмотра с указанием инвентарного номера;
• список выявленных дефектов;
• перечень дефектов, признанных неустранимыми относительно морального или физического износа;
• технические характеристики обнаруженных дефектов с отображением единиц измерения;
• выводы комиссии касательно устранения дефектов;
• подписи ответственных лиц.

Какова его роль

Дефектный акт это элемент первичной документации. В нем перечисляются все обнаруженные неисправности объекта и рекомендации по их устранению.

Составляется этот документ в таких ситуациях как:

• плановый осмотр имущества;
• осмотр оборудования вследствие возникновения сбоев в работе;
• осмотр при приемке объекта из ремонта;
• монтаж оборудования;
• поступление объекта;
• ввод в эксплуатацию.

На основании дефектного акта определяется, что именно предстоит выполнить – ремонтно-восстановительные работы, списание связанных затрат, списание самого объекта и подобное.

Решение принимается исходя из сути отображенных в акте дефектов, возможности и целесообразности их устранения. Сам по себе документ представляет таблицу с указанием выявленных проблем.

В акте не отражается стоимость предстоящих затрат. Основная цель документа это подтверждение фактического состояния объекта осмотра и обоснование основания при определении масштабов и целесообразности предстоящих ремонтных работ.

Дефектный акт становится основанием для составления сметы расходов, отчета о целесообразности восстановительных работ, приказа руководителя на проведение ремонта или списание объекта.

Немалое значение имеет дефектный акт и в налоговом учете. В частности акт подтверждает расходы предприятия на ремонт или списание имущества.

В случае отсутствия дефектного акта налоговая инспекция может посчитать незаконными расходы. То есть не признаются обоснованными включение расходов в общие затраты предприятия.

При отсутствии акта возможно доначисление налогов и применение штрафных санкций. Важная роль дефектного акта это уменьшение налогооблагаемой базы.

Правовое регулирование

В бухгалтерском и налоговом учете под списанием объектов подразумевается списывание стоимости имущества вследствие неприменения такового. Подробно списание основных средств рассматривается в ПБУ 6/01 (п.29).

Здесь сказано, что ОС списываются посредством исключения из бухучета суммы стоимости объекта, который выбыл, ликвидирован или не может приносить организации экономическую выгоду.

Применимы данные определения и к любому иному имуществу. Важно, что списывать имущество организация не обязана. Но пока объект числится в учете, он признается активом, существующим и используемым.

Нормы бухгалтерского законодательства обязуют документально подтверждать любой факт хозяйственной деятельности субъекта.

Следовательно, любой ремонт или восстановительные работы относительно какого-либо объекта должны сопровождаться надлежащими документами.

Таковым, как правило, становится приказ руководителя, но и он должен иметь документальное обоснование.

Решение о списании или ремонта имущественного объекта принимается на основании акта, фиксирующего технического состояние – дефектного акта.

Строгой формы документа не предусмотрено, хотя для отдельных случаев существуют специальные бланки. В то же время ФЗ №402 определяет возможность самостоятельной разработки документов.

Применение унифицированных форм не обязательно. Но любой документ, признаваемый первичным, должен содержать в себе обязательные реквизиты. Прочее содержание определяется самим хозяйствующим субъектом.

Особенности составления документа ↑

При составлении дефектного акта важно учесть все исходные данные и информацию, которая в дальнейшем позволит определить расценки на предстоящий ремонт, условия работы, предназначение расходов и прочее.

Формируя документ, надлежит соблюсти следующие нюансы:

При необходимости к дефектному акту могут прилагаться дополнительные документы. К примеру, приложением могут выступать чертеж обмера, фотографии выявленных дефектов, подробное описание каждой выявленной неисправности и прочее.

Приложением может являться и акт дефектной ведомости, образец которой содержит таблицу для подробного описания дефектов. Количество экземпляров дефектного акта определяется степенью необходимости.

Часто документ формируется в одном экземпляре. Но если за осматриваемое имущество несет ответственность материально-ответственное лицо, копия акта должна быть ему предоставлена.

Также правом на получение копии акта со всеми приложениями обладает любой участник комиссии. Примечательно, что итоговые мнения членов комиссии могут и не совпадать.

Что это акт дефекации смотрите в статье: дефектный акт.

Образец акта сверки с налоговой инспекцией, читайте здесь.

Принятие единогласного решения вовсе не обязательно. Если кто-то из ответственных участников осмотра не согласен с мнением комиссии в целом относительно рекомендаций, он вправе внести в акт соответствующую запись о собственной точке зрения.

Порядок действий

Поводом для проведения процедуры дефектовки может становиться:

• ежегодная или периодическая инвентаризация имущества;
• плановый осмотр объектов;
• выявление неисправностей в процессе работы.

Если неисправность обнаружена сотрудником, применяющим оборудование или материально-ответственным лицом, на имя руководителя подается докладная записка.

Им отдается распоряжение на осмотр объекта. В остальных случаях решение о необходимости составления дефектного акта принимается комиссией, осуществляющей осмотр оборудования.

Комиссия утверждается приказом руководителя. При этом определяется состав комиссии, назначается председатель и обозначаются полномочия.

В процессе дефектовки объекта комиссия заполняет бланк, унифицированной формы или разработанной и утвержденной в составе учетной политики самой организацией.

Порядок оформления дефектного акта выглядит так:

Чья необходима подпись

Подписывается дефектный акт членами экспертной комиссии, осуществляющей осмотр объекта. Причем чрезвычайно важно соблюсти регламент – документ должен подписать каждый из участников комиссии.

Ставится подпись, а затем приводится расшифровка таковой. Отдельно стоит отметить экспертов, не согласных с мнением остальных членов комиссии.

Его подпись также проставляется на документе в обязательном порядке. В акте отмечается, что такой-то участник не согласен с выводом комиссии и имеет иное мнение.

Кто может входить в состав комиссии? Прежде всего, это непосредственно заинтересованные лица:

• представитель организации;
• материально-ответственное лицо;
• работник, использующий оборудование в производственном процессе.

В случае, когда объект находится на гарантийном обслуживании, для осмотра следует пригласить представителя поставщика, завода-изготовителя или сервисного центра.

Также обязательно присутствие технических специалистов, способных адекватно оценить состояние объекта и выявить малейшие неисправности.

При необходимости приглашаются сторонние эксперты, проводящие независимую оценку в соответствующих сферах.

При работе в 1С

Составить дефектный акт можно и в программе 1С. Но конфигурация программы не предусматривает стандартной формы такого документа. Потому потребуется включение необходимого шаблона в состав используемых документов.

Сделать это можно посредством прикрепления внешней печатной формы. Алгоритм действий таков:

После этого остается лишь выбрать файл, содержащий печатную форму. Использовать текстовые документы в 1С довольно не удобное занятие и затратное по времени.

Как оформить онлайн заполнение акта сверки взаиморасчетов узнайте из статьи: акт сверки онлайн.

Кто должен подписывать акт сверки — директор или главный бухгалтер, читайте здесь.

Образец заявления на акт сверки с ПФР, смотрите здесь.

Применение внешних печатных форм не требует изменения типовой конфигурации. При необходимости печатную форму можно изменять и дорабатывать в зависимости от ситуации.

Заполненный образец дефектовки

Если все дефекты объекта выявлены, выводы комиссии сделаны, то заполнить дефектный акт не сложно.

Здесь главное запомнить три аспекта, какие должны иметь место:

1. Обязательные реквизиты первичного документа.
2. Четкий перечень дефектов.
3. Рекомендации специалистов относительно каждого дефекта.

Предварительно можно просмотреть заполненный образец дефектного акта.

Следует знать, что не уведомление о составлении дефектного акта непосредственно заинтересованного лица может являться основанием признания недействительности документа и необоснованности процесса дефектации.

После того как все участники дефектовки подпишут документ, акт утверждает руководитель.

После этого дефектный акт передается в бухгалтерию, где на его основании формируют необходимые документы по ремонту или осуществляют списание объекта.