Как правильно рассчитать график работы сотрудников

График сменности сотрудников помогает организовать трудовой процесс при сменном режиме работы. Но нужно знать, как правильно его рассчитать, чтобы таковой не стал причиной путаницы.

Сменный режим работы весьма часто применяется в организациях с непрерывным производственным процессом. Также круглосуточная деятельность осуществляются некоторыми предприятиями сферы обслуживания.

Содержание

• Основные моменты
• Порядок формирования режима работы сотрудников
• Часто задаваемые вопросы

В любом случае для организации труда работников необходимо составление графика работы. При этом важно правильно его рассчитать, чтобы не возникал беспорядок в процессе труда.

Основные моменты ↑

Прежде всего, необходимость в графике сменности требуется для правильной организации режима работы и отдыха каждого работника.

С помощью него можно наглядно систематизировать все данные о сменах. Любая организация со сменным режимом работы имеет свой собственный индивидуальный график.

При этом значения не имеет направление деятельности предприятия и вид производимой продукции. Тем не менее, к любому графику применяются некоторые стандартные требования.

Определение

График работы представляет собой самостоятельный документ либо приложение к коллективному договору.

Определяется это ст.103 ТК РФ. Любое изменение графика должно происходить при учете мнений самих работников.

Также ст.190 ТК указывает на необходимость уведомления об изменениях графика профсоюзных организаций или других органов, представляющих интересы сотрудников.

При внесении любых коррективов в график, изменения должны вноситься и документ, приложением которого является таковой. Например, в коллективный договор.

Для правильного составления графика работы следует учитывать продолжительность трудового процесса.

К примеру, если деятельность происходит лишь в одну смену, то график приближается к рабочему дню в восемь часов с часовым обеденным перерывом. Во внимание следует принимать специфику работы, ее особенности и нюансы.

Любой аспект должен быть тщательно проанализирован. График сменности должен соответствовать не только потребностям предприятия, но и правовым нормам.

Назначение документа

Предназначение любого графика работы в регулировании деятельности всего коллектива. Правильно составленный график отражает специфику труда и требования ТК РФ.

Посредством графика определяется количество рабочих дней, выходных и обеденных перерывов. По необходимости допускается вносить изменения в график.

Периодичность изменений определяется руководством, но изменять расписание можно не чаще одного раза за месяц. Для правильного составления графика применяется несколько вариантов.

Каждый из таковых обладает как преимуществами, так и недостатками. Выбор наиболее подходящего графика работы является непосредственной прерогативой руководства.

Существуют такие виды сменных графиков как:

Действующие нормативы

Для того чтобы деятельность организации осуществлялась беспрерывно необходимо составить график сменности. Но при этом нужно учитывать нормы Трудового Кодекса.

Требуется правильно определить длительность рабочего времени для каждого работника. Также понадобится рассчитать необходимое количество сотрудников для каждой смены.

Сменный график разрабатывается в соответствии с положениями ст.103 ТК РФ. Работника в момент приема на работу знакомят с имеющимся графиком.

Условие о сменном режиме работы прописывается во внутренних нормативных актах организации. Отдельным пунктом данное условие вносится в трудовой договор.

Руководитель вправе поменять график в любой момент. Причем каждый работник должен быть уведомлен о грядущих изменениях не менее чем за месяц.

Внесение изменений в график оформляется в виде дополнительного соглашения к договору.

При составлении графика работы нужно учитывать некоторые законодательные требования:

Порядок формирования режима работы сотрудников ↑

Составлять график работы можно вручную или при помощи специального программного обеспечения.

Если штат организации небольшой, то составить расписание можно на обычном бумажном листке, применив несложные математические расчеты.

Если все работники приходят на работу ежедневно и рабочее время всегда одинаково, то можно и вовсе обойтись без сменного графика.

Если в организации длительность рабочего дня более восьми часов, то целесообразнее применить скользящий график с «плавающими» днями отдыха. Наиболее популярными считаются схемы 2/2 либо 3/3.

Все о календарном графике производства работ смотрите в статье: график производства работ.

Что значит сменный график работы, читайте здесь.

В отдельных случаях применяется вариант 7/7, но данный режим используется очень редко. Считается, что уже на пятый день производительность труда сотрудника падает в разы по причине накопления усталости.

Чтобы вышеуказанные схемы могли успешно применяться, численность сотрудников должна быть четной. В заведениях круглосуточного действия используется сменный график.

В большинстве случаев выбирается схема 2/2. Например:

Первый вариант более удобен, поскольку позволяет работнику полноценно отдохнуть. Второй метод позволяет отдыхать только второй день, первый день тратится на сон.

Но такая схематичность подходит, если большую часть персонала составляют работающие студенты. Как правильно составить график работы на месяц в крупной организации?

Если численность штата позволяет разделить его на семь коллективов, можно применить график 5/2. Выглядит процесс работы при этом так:

При таком графике каждый работник работает по сорок часов в неделю. При этом в ночной период выходит две смены одновременно. Можно использовать график работы сутки через двое.

Если численность сотрудников позволяет, можно организовать работу сутки через трое. Как правило, подобные схемы применяются в охранных предприятиях.

Но при этом не следует забывать о положенных по закону часах отдыха во время смены. Значит, хотя бы один «лишний» работник находиться на смене должен.

Необходимые данные

При составлении графика работы следует учитывать, сколько часов трудится каждый работник и какова общая длительность рабочего дня.

Необходимо учесть специфику деятельности организации и структуру трудового дня. Рассматривать каждый фактор следует в индивидуальном порядке, чтобы максимально определить его значение при составлении расписания.

Если работник принимается на работу с условием о сменности, то следует сразу оговорить все нюансы рабочего процесса.

Правильно составленный график работы должен соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре или приложении к таковому.

В целом для составления графика понадобятся:

• документы организации;
• действующее штатное расписание;
• применяемый производственный календарь;
• калькулятор;
• Трудовой Кодекс;
• бланк приказа об утверждении графика.

Кто должен составлять

Составление графика работы в организации вменяется в обязанность специалистов по труду. Непосредственно участвовать в процессе должно и руководящее лицо предприятия.

Нужно понимать, что грамотно составленный график поможет на несколько лет вперед расписать ритм и стиль производственной деятельности.

После того как сотрудником отдела кадров или иным ответственным работником график будет составлен, требуется его заверение.

Руководитель должен ознакомиться с расписанием, а затем заверить его своей подписью. При этом указывается должность руководящего лица и его персональные данные.

Утверждение графика работы является обязанностью генерального директора организации. Он обязан завизировать график. В резолюции должны наличествовать наименование должности, личные данные, дата, подпись.

Составлять график работы нужно заранее. Согласно закону каждый работник должен ознакомиться с расписанием за месяц до вступления его в силу.

Если сменный режим вводится в организации впервые, то работники должны быть ознакомлены с графиком за два месяца до начала его применения.

Образец документа

Стандартного образца для составления графика работы не предусмотрено. Следовательно, организации, планируя режим работы, табличку, шаблон или другую приемлемую форму, могут разработать самостоятельно.

Но непременно на нем должны наличествовать обязательные реквизиты:

• полное и сокращенное наименования организации, соответствующие учредительным документам либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя – указывается в верхнем левом углу, ниже указывается вся иная информация;
• наименование документа;
• период действия;
• наименование структурного подразделения, для которого разработан график.

После оформления «шапки» документа, можно приступать к созданию таблицы:

Значительно облегчают процесс составления графика работы специально предназначенные для этого программы.

Например, воспользовавшись программой на основе Microsoft Excel, можно составить расписание на год вперед, а также производственный календарь любого года. Для составления графика можно задать любую схему работы.

Фото: график работ

Часто задаваемые вопросы ↑

При составлении графика работы, особенно если делается это впервые, часто возникает немало вопросов.

Наверно, поэтому стоит отметить моменты, требующие особого внимания:

• соответствие трудовому законодательству;
• специфика деятельности;
• индивидуальный подход к работникам;
• пиковые моменты рабочего времени, когда наиболее целесообразен перерыв;
• режим работы организации, поскольку рабочими днями могут быть и праздничные дни;
• исключение переработки, что позволит сэкономить на оплате труда;
• выбор наиболее приемлемого графика;
• учет мнения самих работников.

Как составить график работы на 5 человек

В большинстве случаев при сменном режиме работы рекомендуется наличие четного количества работников. Но как быть, если в небольшой организации работает пять человек?

Ведь важно чтобы каждый работник отработал одинаковое количество времени. В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, когда на предприятии трудится пять человек.

Рабочая неделя состоит из шести дней. Воскресенье – общий для всех выходной. Каждому сотруднику присваивается индивидуальный порядковый номер, от 1 до 5.

Схема работы будет выглядеть следующим образом:

При таком подходе каждый сотрудник отработает пять дней за неделю.

Если сутки через трое

Для составления графика работы сутки через трое изначально следует определить нормы рабочих часов, используя производственный календарь.

При этом из расчета нужно исключить ежегодный отпуск, положенный работникам.

Возможно ли увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей узнайте из статьи: увольнение по статье.

Какая ответственность главного бухгалтера после увольнения, читайте здесь.

Образец приказа об увольнении за прогул, смотрите здесь.

Далее можно приступать к расчетам:

Далее можно приступить непосредственно к составлению графика работы:

• начертить график;
• внести в него порядковые номера, персональные данные и расписать числа месяца;
• определить даты выхода на работу каждого сотрудника, соблюдая последовательность выходных;
• ознакомить сотрудников с графиком за месяц до введения.

Может показаться невероятным, но зачастую именно от правильно составленного графика работы зависит успех организации.

При определении потенциала предприятия грамотность режима работы занимает одну из главенствующих позиций.

Опытные руководители для получения наибольшей эффективности стараются максимальное внимание уделить именно графику производственной деятельности.