Как правильно оформить приказ о приеме на работу в 2020 году

Статья раскроет основную информацию, касающуюся процесса оформления приказа на работу. Каким образом его составлять, какими законами руководствоваться – об этом далее.

Во время приема нового сотрудника на работу необходимо оформить приказ. Это дает гарантию того, что человек трудоустраивается официально.

Содержание

• Основные сведения
• Как написать приказ о приеме на работу

Бывают случаи, когда работодатель неправильно его составляет, что в дальнейшем может вызвать проблемы. Каковы же правила оформления приказа?

Основные сведения ↑

Прием на работу нового сотрудника – процесс ответственный. Его необходимо оформить по всем правилам Законодательства. Оформление приказа – важный при этом шаг.

Необходимо иметь четкое представление о его составлении. Чтобы принять работника, необходимо выполнить следующие действия:

Для начала необходимо оформить договор, без которого сотрудника не имеют право принимать на работу.
Приказ составляется после того, как подписан трудовой договор.

В документе обязательно указать:

• должность и дату приема;
• тип работы – основной либо по совместительству;
• на каких условиях сотрудник принимается на работу – на испытательный срок, по совместительству и прочее;
• условия работы – полный/неполный день и т. д.;
• тарифная ставка.

При заполнении приказа необходимо придерживаться следующих правил:

Ознакомить с приказом нужно не только нового сотрудника, но и остальных рабочих. Приказ имеет несколько форм:

Как же правильно заполнить графы приказа? «Наименование организации» заполняется в письменном виде или электронном.

Название необходимо указывать такое же, как и в учредительных документах. Рядом указать код предприятия. Очень часто организации используют бланки, на которых уже имеется код.

Дату приема на работу необходимо прописывать обязательно, а вот дату окончания только в том случае, если сотрудника принимают на время.

Личные данные вносятся в приказ согласно паспорту. Заработную плату и оклад (их размер) также необходимо указать.

После всего этого руководитель ставит свою подпись и пишет дату составления приказа. Затем отправить документ в кадровую службу, где он и будет храниться.

Приказ о приеме на работу по личному составу могут храниться 75 лет и 5 лет. К первым относятся:

• приказы о переводе, увольнении;
• о смене фамилии;
• о премиях;
• о командировках заграницу;
• о декретном отпуске.

К тем, которые хранятся 5 лет, относятся:

• об отпусках;
• о предоставлении отгула;
• о дежурствах;
• о временных командировках.

Приказы подготавливает и оформляет сотрудник отдела кадров, форма стандартная – Т1. Подписывает приказ руководитель организации и знакомит с ним сотрудника под роспись.

Если сотрудник не является на работу в установленную дату, то приказ аннулируется.

Определения

При оформлении нового сотрудника на работу необходимо знать основные понятия, касающиеся данного процесса.

Назначение документа

Приказ – важный документ при приеме сотрудника на работу, без него человек считается неоформленным. Именно с этого документа начинается трудовая деятельность.

Как только руководитель предприятия оформляет приказ, сотрудника включают в штатный коллектив. При этом заводится личная карточка, ведется табель учета времени труда.

Также оформление приказа дает возможность человеку продолжать собирать документы, необходимые для приема на новое место.

Правовое регулирование

Трудовой Кодекс Российской Федерации (статья 68) гласит, что сотрудника необходимо ознакомить с приказом в течение 3-х дней с момента его составления.

69 статья этого же Кодекса устанавливает обязательное обследование медицинского типа во время приема на работу.

68 статья (3 часть) ТК РФ гласит, что до момента подписания договора работодатель обязан ознакомить сотрудника со всеми актами организации, трудовым распорядком, обязанностями.

На основании 67 статьи Трудового Кодекса договор оформляется в письменном виде, в нескольких экземплярах (подписывается обеими сторонами, один договор хранится у работодателя, другой – у сотрудника).

Все условия труда, обязанности сотрудника должны быть внесены в трудовой договор – 57 статья ТК.

О приеме на работу необходимо сделать запись в трудовую книжку. Об этом говорится в 66 статье Трудового Кодекса.

Как написать приказ о приеме на работу ↑

Законодательство Российской Федерации устанавливает общий порядок приема на работу, одинаковый для всех категорий граждан. Оформляется он приказом. Заполнять при этом необходимо все поля.

О порядке заполнения говорилось выше. Для приказа о приеме на работу генерального директора существуют другие особенности.

Он является первым лицом организации и действует без доверенности от имени юридического лица.

Заявления о приеме на работу директора не нужно, понадобится лишь протокол общего собрания, учредители которого принимают решение.

В протоколе указывается название организации (полное и сокращенное), номер и дата. Затем документ подписывается председателем собрания и секретарем.

Директор формирует приказ на самого себя. При этом он подписывает его и как руководитель, и как принятый сотрудник.

По совместительству

По совместительству не разрешено принимать на работу лиц, которым не исполнилось 18 лет. Законодательство предусматривает 2 вида совместительства – внешнее и внутреннее.

Работа по внутреннему совместительству – основная, по внешнему – дополнительная (в свободное от основной работы время). Внешнее совместительство не исключает обязанности подписания договора.

Перед принятием на работу необходимо запросить следующие документы:

• паспорт;
• документ об образовании;
• пенсионное удостоверение (при необходимости);
• документ о присвоении личного номера из налоговой.

Если должность предполагает условия, небезопасные для здоровья, то также необходимо запросить справку с основного места работы.

Договор составляется в двух экземплярах, для каждой из сторон. Как только трудовой договор подписан, следует процедура оформления приказа.

В документы высветить такую информацию:

• название организации;
• номер приказа о приеме на работу и дату его составления;
• должность;
• дату, когда сотрудник приступает к работе и дату окончания;
• условия работы;
• подпись руководителя;
• отметка о том, что сотрудник ознакомлен с приказом.

Сотрудник имеет право потребовать ксерокопию приказа для себя. Сделать это необходимо будет в продолжение 3-х дней.

Как пишется автобиография при приеме на работу (образец) смотрите в статье: образец автобиографии при приеме на работу.

Как проходит психологическое тестирование при приеме на работу, читайте здесь.

Законодательством не установлено требование информации о том, сколько времени работник проводит на основном месте. Если сотрудник не является в указанное время, то ему выносят замечание.

По срочному трудовому договору

Срочный договор заключают с сотрудником на определенный срок. Чтобы оформить такого работника, он обязан написать заявление, в котором указываются личные данные, должность.

Отправляется заявление руководителю, который рассматривает его и принимает решение. Далее работодатель оформляет приказ о приеме на работу.

Обязательно указывается номер и дата приказа, должность и причина принятия на работу (например, на время замещения сотрудника, находящегося в декретном отпуске), сроки.

Также необходимо заключить договор. Бланк приказа о приеме на работу составляет работник отдела кадров, подписывает – руководитель. Сотрудника необходимо ознакомить с приказом, обязательно под его роспись.

В соответствии с трудовым Кодексом Российской Федерации, приказ составляется на основании трудового договора, все условия и обязанности должны совпадать.

Срочный трудовой договор заключается в следующих случаях:

• отсутствие основного работника (должность и место за ним остаются);
• выполнение кратковременных работ – не более 2-х месяцев;
• в случае отправки сотрудников заграницу;
• выполнение работ, связанных с ремонтом организации или расширения производства;
• общественные работы.

На время декретного отпуска

После ухода сотрудницы в декретный отпуск рабочее место и должность за ней сохраняются. Законодательство допускает принятие работника на время ее отсутствия.

С ним также оформляется трудовой договор, который имеет определенный срок. Права и обязанности у нового работника будут такие же, как и у предыдущей сотрудницы.

Об этом обязательно указывается в трудовом договоре. Размер заработной платы будет идентичен. Договор вступает в силу с того момента, когда сотрудник приступает к своим обязанностям.

Заканчивается тогда, как только сотрудник, который находился в декретном отпуске, изъявит желание выйти снова на работу. Руководитель предприятия издает приказ о приеме на работе той же унифицированной формы.

Если сотрудница захочет уйти на новое место работы, то с тем работником можно продлить договор. Приказ обязательно должен быть подписан начальником, печать организации также поставить.

После этих проделанных шагов нужно внести запись в трудовую книжку. Способы, благодаря которым можно возместить освободившееся место декретницы:

• прием на работу нового сотрудника на полную ставку;
• оформление внутреннего или внешнего совместителя на полставки;
• предложение одному из сотрудников совместить должности.

С испытательным сроком

Особенности оформления сотрудника на работу:

Сотрудника при этом официально оформляют с помощью приказа и записи в трудовой книжке. Чтобы установить испытательный срок, необходимо согласие как работодателя, так и сотрудника.

Если руководитель не согласовывает срок с работником, то это считается нарушением норм Законодательства. Если работник не согласен со сроком, то подписывать трудовой договор не разрешено.

Как правило, срок составляет 3 месяца. На испытательный срок не могут взять следующие категории сотрудников:

• несовершеннолетних;
• инвалидов любой категории;
• беременных;
• молодых специалистов.

В трудовом договоре обязательно указывается, что сотрудник был принят на испытательный срок. Условия его прописываются в приказе.

Также в обязанности руководителя входит установление задач (испытаний), которые должен выполнить сотрудник. Формулировать их нужно четко, объективно.

Если во время испытательного срока руководитель решает, что сотрудник не подходит, то его обязаны уволить как не прошедшего испытание.

Законодательство гласит, что пред увольнением необходимо уведомить сотрудника письменно. Сделать это необходимо за 3 дня до увольнения.

Увольнять необходимо в последний день испытательного срока. Если работник продолжает деятельность после окончания срока, то можно считать, что он прошел испытание.

Поэтому важно придерживаться этого правила. Работодатель должен составить уведомление, в котором указаны причины не прохождения испытания, дата увольнения.

Вручается документ сотруднику лично в руки. Если работник не хочет принимать уведомление, то в присутствии свидетелей (это могут быть работники организации) начальник составляет акт.

Приказ при увольнении на испытательном сроке оформляется в форме Т8. 70 статья Трудового Кодекса гласит, что во время испытательного срока сотрудник имеет все полномочия.

То есть, заработная плата не может быть ниже, чем в установленном порядке. Меры дисциплины применяются к нему такие же.

В порядке перевода

Перевод работника из одного предприятия на другое осуществляется путем увольнения с предыдущего места работы. Так как на новом месте он заключает с работодателем договор.

Сначала руководитель предприятия, в котором сотрудник планирует работать, отправляет запрос на другое предприятие с просьбой перевести сотрудника.

В документе указать дату его принятия на новое рабочее место и планируемую должность. При получении письма работодатель согласовывает с сотрудником возможность перевода.

В случае согласия работник пишет заявление об увольнении, и работодатель отсылает в другую организацию запрос-подтверждение о переводе.

Прием на новое рабочее место осуществляется в общем порядке – заключается трудовой договор, издается приказ, заводится личное дело.

Важно помнить, что при переводе запрещено устанавливать испытательный срок. Приказ должен содержать основные сведения, которые указаны в трудовом договоре.

Информация о том, что сотрудника приняли с учетом перевода из другой организации, в договоре не высвечивается. Поэтому и приказ не должен содержать таких сведений.

Выписка из распоряжения

В приказе указывается вся информация, касающаяся нового сотрудника, поэтому документ получается объемным. Делать ксерокопию нет смысла, в этом случае делается выписка из приказа.

Необходимо перенести в выписку следующую информацию:

• реквизиты бланка распоряжения;
• номер и дата приказа не меняются;
• выносят только необходимые пункты;
• должность того, кто подписывал приказ, его данные;
• заверить выписку.

Оформление выписки из приказа по личному составу осуществляется подобным образом. Единственное отличие – в ней нет преамбулы (текст, содержащий причины, по которой издается приказ)..

Журнал регистрации приказов

Все приказы о приеме на работу обязательно регистрируются в журнале. Главный элемент – номер, для каждого сотрудника он индивидуальный. Журналы хранятся в отделе кадров.

Форма может быть утвержденной Министерством или самостоятельно разработанной. Чтобы страницы не были вырваны или украдены, необходимо их пронумеровать.

Какое тестирование проводится при приеме на работу и примеры тестов узнайте из статьи: тесты при приеме на работу.

Какие документы нужны для приема на работу, читайте здесь.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу впервые, смотрите здесь.

Все записи необходимо вести четко, не должно быть исправлений. Законодательство допускает ведения журналов регистрации в электронном виде.

Титульный лист должен содержать дату составления документа. В журнале необходимо заполнить следующие пункты (обязательно):

• номер записи;
• дату и номер приказа;
• тип распоряжения;
• данные сотрудника;
• табельный номер;
• причины издания приказа.

Таким образом, прием нового сотрудника на работу должен сопровождаться приказом работодателя. Форма для его составления стандартная – Т1. Не менее важное обязательство – заключение трудового договора и запись в книжке.

С приказом необходимо ознакомить работника, причем под роспись. Без этого документа прием на работу невозможен, так как сотрудник не будет считаться официально трудоустроенным.