Как заполняется заявление об обмене страхового свидетельства формы АДВ-2

В страховом свидетельстве в обязательном порядке должна отображаться только максимально актуальная и достоверная информация.

Если по каким-то причинам в официальные документы вносятся изменения, касающиеся личных данных, необходимо заполнять специальное заявление об обмене страхового свидетельства – АДВ-2.

Содержание

• Общие сведения
• Как заполнить форму АДВ-2
• Порядок подачи отчета
• Можно ли сформировать заявление об отмене страхового свидетельства в 1С

Данная процедура строго обязательна. Заявление должно заполняться по установленной действующим законодательством форме. В противном случае оно не будет принято компетентными органами.

Общие сведения ↑

Заявление по форме АДВ-2 необходимо оформлять соответствующим образом. Все его пункты закреплены на законодательном уровне. Наличие каких-либо ошибок и исправлений не допускается.

С перечнем различных реквизитов, присутствие которых в документе рассматриваемого типа строго обязательно, лучше всего ознакомиться на официальном сайте Пенсионного фонда.

Также желательно разобраться со следующими важными моментами:

• какова роль данного документа;
• нормативная база.

Особенно важна нормативная база. Так как знание действующего законодательства позволит избежать самых разных проблем, связанных с оформлением и подачей документов в различные государственные органы.

Какова роль документа

Документ рассматриваемого типа требуется заполнять в обязательном порядке, если необходимо внести изменения следующих данных в официальных бумагах:

• фамилия, имя, отчество;
• место рождения;
• пол;
• дата рождения.

Также заполнять форму АДВ-2 необходимо в иных случаях, когда меняются какие-либо важные реквизиты, непосредственно касающиеся физического лица.

При формировании данного документа необходимо соблюдать множество различных правил. Его необходимо подать в Пенсионный фонд России.

Нормативная база

Вся нормативная база касательно документа АДВ-2 оглашена в Постановлении Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31.07.06 г. №192п (редакция выполнена 20.01.15 г.).

В данном законодательном акте присутствует образец данного заявления, в нем перечислены все необходимые реквизиты.

Причем заполнение данного заявление следует выполнять только печатными буквами, сам бланк необходимо распечатать на бумаге формата А-4.

В нем содержатся следующие разделы:

• код по ОКУД;
• страховой номер;
• фамилия, имя, отчество;
• обновленные реквизиты, которые претерпели изменения (оставшиеся прежними не указывают):

1. Фамилия.
2. Имя.
3. Отчество.
4. Пол.
5. Дата и место рождения (город, край, поселок, село).
6. Гражданство.
7. Место постоянного проживания – точный адрес, индекс.

• телефон;
• документ, который удостоверяет личность (паспорт);
• номер, а также серия;
• дата и место выдачи.

В самом низу бланка должны присутствовать:

• дата подачи заявления;
• личная подпись.

Как заполнить форму АДВ-2 ↑

Подаваемое заявление в пенсионный фонд АДВ-2 должно быть оформлено соответствующим образом. Соблюдение правил заполнения бланка обязательно, так как они закреплены на законодательном уровне.

Потому физическому лиц, формирующему данный документ, следует максимально подробно разобраться со следующими моментами:

• где можно взять сам бланк АДВ-2;
• основные правила формирования;
• образец заполнения.

Где можно взять бланк

Во избежание различного рода ошибок при оформлении документа рассматриваемого типа лучше всего обзавестись уже готовым бланком.

Сделать это можно следующим образом:

1. Обратившись в соответствующую специализированную организацию.
2. Зайдя на официальный сайт Пенсионного фонда Российской Федерации.
3. Посетив иной надежный ресурс в интернете.

Но даже если бланк был скачан с максимально надежного сайта, необходимо все же ознакомиться с действующим законодательством и удостовериться в правильности его оформления.

Так как никто не застрахован от ошибок, а при подаче неправильно заполненного документа в ПФР необходимо будет оформлять его заново. Что приведет к потере времени.

Основные правила по формированию

Подаваемая в ПФР форма АДВ-2 должна оформляться строго в соответствии со следующими правилами:

Все данные	Вносятся непосредственно самим заявителем-застрахованным
Обязательно наличие личной подписи заявителя на документе	Она подтверждает правильность всех обозначенных в документе данных
При наличии серьезных причин	Страхователь имеет право заверить документ с нарушением сроков – более одного месяца (при нахождении в командировке или иное)
В отдельных случаях допускается заполнение формы АДВ-2 кадровыми работниками	И иными уполномоченными служащими предприятия, на котором трудоустроен работник

Также имеются правила заполнения касательно каждого реквизита:

Страховой номер	Прописываются код индивидуального лицевого счета, который обозначается в страховом свидетельстве
Если в документе, который удостоверяет личность, отсутствует отчество, то в реквизитах необходимо писать слово «отменено»	Это касается также остальных пунктов

Документ рассматриваемого типа также можно сформировать при помощи специального программного обеспечения. Его достаточно просто скачать в интернете.

Образец заполнения

Любой документ лучше всего заполнять по образцу. Так вероятность свершения каких-либо ошибок минимальна:

Порядок подачи отчета ↑

Если возникла необходимость подачи заявления в рассматриваемом формате (АДВ-2), то заполнить его требуется в двухнедельный срок – в случае, когда сотрудник недавно трудоустроился.

Если при этом возник прецедент, обязывающий сформировать АДВ-2, то работодатель должен самостоятельно уведомить об этом компетентных сотрудников.

Заявление подается в течение 14 календарных дней (двух недель). Все сроки обозначаются в Постановлении Правительства Российской Федерации от 15.03.97 г. №318.

С данным документом необходимо в обязательном порядке ознакомиться работнику отдела кадров, который осуществляет обработку данных сотрудником предприятия или индивидуального предпринимателя.

Причем самому страхователю отсутствие страхового номера, либо несовпадение реквизитов ничем не грозит. Нарушение сроков подачи формы АДВ-2 почти всегда приводит к наложению серьезного штрафа на предприятие.

Видео: персонифицированный учет. Обмен, дубликат страховых свидетельств. 

Особенно если подобная ситуация возникает в момент сдачи отчетности – после 1 марта, включая данное число. При этом само взыскание осуществляется непосредственно Пенсионным фондом Российской Федерации.

Некоторые льготы представляются жителям городов недавно присоединенного полуострова Крым. Так как большая часть населения не имеет необходимых документов, они могут заполнить заявление непосредственно на сайте ПФР.

Можно ли сформировать заявление об отмене страхового свидетельства в 1С ↑

Существенно может упростить задачу по заполнению документа рассматриваемого типа специальная бухгалтерская программа от компании 1С.

С её помощью можно заполнить и распечатать форму АДВ-2 с минимальными затратами времени. Причем сделать это можно двумя путями:

Вкладка «кадры»	«анкета застрахованного лица»
Меню «кадры»	«документы персонифицированного учета ПФР»

После нажатия на один из обозначенных выше пунктов возникнет окно, куда необходимо будет внести все анкетные данные сотрудника.

При этом можно воспользоваться функцией под названием «заполнить» — в данном случае табличная часть будет заполнена работниками, у которых страховые номера отсутствуют.

Это существенно упрощает задачу – отпадает необходимость выяснять, кому же из сотрудников требуется подавать форму АДВ-2. Причем из открывшегося окна также можно распечатать анкеты формата АДВ-1 и АДВ-6-1.

При необходимости, нажав на кнопку «записать файл на диск», можно разместить всю важную информацию в постоянной памяти персонального компьютера.

Но для реализации данной функции необходимо, чтобы в базе присутствовали паспортные данные сотрудника (справочник «физические лица»).

В 1С имеется также специализированная функция для формирования АДВ-2. Активируется она следующим образом: наживаем на кнопку-вкладку «кадры» — «заявление об обмене, дубликат страхового свидетельства».

Имеется альтернативный способ формирования документа данного типа: кликаем на меню «кадры» — «документы персонифицированного учета ПФР». Необходимо отметить вид заявления, допустимо формирование АДВ-2 и АДВ-3.

При этом список работников вносится в ручном режиме через специальную закладку «работники». Кликнув на «Заполнить» – «заполнить заявления», можно осуществить работу в полностью автоматическом режиме.

Имеется очень важный момент – поле «Дата получения свидетельства» заполняется только в том случае, если работник получил заявление через предприятие, где он трудоустроен на данный момент.

В противном случае графу необходимо оставить полностью пустой. «Данные, указанные в свидетельстве» — в раздел информация прописывается в автоматическом режиме.

Но при этом всю внесенную информацию можно редактировать в ручном режиме. Раздел «изменившиеся данные» необходимо заполнять в ручном режиме.

Если какие-либо реквизиты не изменились, то необходимо оставит раздел пустым. Когда у работников указаны все необходимые паспортные данные, то в 1С станет доступна функция распечатки формы.

Выполняется данная операция достаточно просто: «файл» — «печать». Очень важно помнить, что после проведения документа в 1С он становится полностью недоступен для последующего изменения.

Руководителям организаций, работникам отдела кадров, а также бухгалтерам следует помнить, что при изменении персональных данных работника всегда следует в кратчайшие сроки формировать заявление типа АДВ-2.

В противном случае велика вероятность наложения штрафа после окончания отчетного периода, причем величина его может быть достаточно ощутимой.

Необходимо сдавать документ рассматриваемого типа в обозначенные в законодательстве сроки.