Как правильно внести исправления в первичных документах

В статье будут высветлены вопросы, касающиеся исправлений в первичных документах. Как правильно заполнять документацию, исправления допускаются или нет, что делать в случае ошибки и как ее исправить – далее.

Содержание

• Важные аспекты
• Правила исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах
• Как они должны быть подтверждены

При осуществлении хозяйственной операции в организации все действия необходимо высветить в первичных документах. На их основании ведется учет бухгалтерии, поэтому важно заполнять документацию правильно.

Важные аспекты ↑

В первичной документации информация должна быть достоверной, сдавать ее необходимо вовремя. Создается либо в момент осуществления операции либо после ее завершения.

Оформлять документы нужно в том порядке, котором проводится операция на предприятии.

В случае неправильного оформления размер налога может быть определен неверно, что приведет к проблемам с налоговой инспекцией и наложению штрафа учреждению.

Чтобы документы обладали юридической силой, необходимо указывать следующие реквизиты:

• название документа и дата составления;
• название компании, от имени которой оформляется документ;
• содержание операции;
• ее измерители (в натуральном и финансовом выражении);
• список лиц, которые составляли документы;
• подписи данных лиц.

Во время проверки налоговой службой сотрудники уделяют много вниманию правильному оформлению документов. На основании результатов делается вывод о правильности бюджетных расчетов.

Ошибки влекут за собой финансовые потери:

Учетные документы проверяются по нескольким аспектам:

Для исправления ошибок в первичных документах применяются способы:

Определения

Общие требования к заполнению

Определены и требования к составлению учетных документов:

• запись можно вести любым средством, которое обеспечивает сохранность – ручка, химический карандаш (простой использовать запрещено), чернила;
• записи вести аккуратно, писать четко и разборчиво;
• заполнять все реквизиты. Если данных нет, ставить прочерк;
• суммы прописывать и цифрой, и буквами;
• на документах должны быть подписи руководителя предприятия, бухгалтера;
• расшифровки подписей обязательны;
• печать также необходима.

Нормативная база

Требования по оформлению первичной документации указаны в Федеральном законе № 129 «О бухгалтерском учете», принятом 21 ноября 1996 года.

В соответствии с 9 статьей Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года:

• любой процесс деятельности организации хозяйственной части необходимо отображать в документах;
• к учету принимать не оформленные документы недопустимо;
• первичная учетная документация должна оформляться во время осуществления операции или после ее завершения;
• форму документа определяет руководящее лицо предприятия;
• составляется в бумажном или электронном варианте;
• исправления допустимы в тех учетных документах, которые разрешены законом.

Согласно Приказу Министерства финансов № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухучета», принятому 29 июля 1998 года, устанавливается следующее:

• на основании первичной документации осуществляется бухгалтерский учет;
• лица, имеющие право подписывать документы, утверждаются руководителем учреждения;
• подпись начальника и бухгалтера обязательна;
• кассовая и банковская документация не подлежат исправления;
• в остальных типах поправки вносятся по согласованию с людьми, оформлявшими документацию.

Статья 9, пункт 5 Федерального закона № 129 «О бухгалтерском учете» (21 ноября 1996) не допускает внесения исправления в банковских и кассовых документах (ордерах).

В остальных типах первичной документации исправлять записи можно.

Правила исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах ↑

Если в документах обнаружится ошибка, их необходимо составлять заново. Правила внесения поправок в учредительных документах (кроме кассовых и банковских):

• неверная запись зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было увидеть исправленное;
• если ошибка допущена в одной цифре, зачеркивается сумма полностью;
• над исправленным надписывается правильная запись;
• на полях строки с исправлением делается отметка «исправлено»;
• если экземпляров несколько, исправление делать на каждом по отдельности.

Это касается документов, оформленных на бумаге. Бухгалтер не имеете права заверять своей подписью исправления, если нет подписи руководителя или ответственного за операцию лица.

Также при исправлении нельзя использовать корректор, не допускается подтирать записи. Исправляются ошибки по мере их обнаружения, так как в законодательстве нет сроков.

Перечень первичных документы бухгалтерского учета в 2020 году смотрите в статье: первичные документы бухгалтерского учета.

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета, читайте здесь.

В случае неправильного заверения исправлений, документ является недействительным. Ошибки (или их не исправление) грозят ответственностью в виде штрафа, а также ведут к потерям в финансовом плане.

Распространенные случаи

Чаще всего в учетных документах допускаются следующие ошибки:

• в организации используются документы, которые не были утверждены;
• присутствуют не все обязательные к заполнению реквизиты;
• отсутствует список граждан, ответственных за оформление документации;
• есть ошибки или исправления;
• записи нечеткие;
• используется простой карандаш;
• нет прочерков в пустых колонках;
• арифметические ошибки.

Распространенной ошибкой является попытка главного бухгалтера внести поправки, подтереть записи. Делать это не разрешено, так как документы могут не принять.

Еще одна ошибка – подписание документации лицом, не имеющим на это право. Такой документ теряет юридическую силу.

Применяемые правила для изменения

Ошибки, которые были обнаружены в документах, подлежат исправлению по четко установленным правилам. Зависит и от того, когда они были найдены – до сдачи отчетности или после.

Видео: не хочу вести бухучёт и первичные документы, какой ждать ШТРАФ? — это ответ на вопрос

Если выявлена в течение отчетного периода, то неправильные данные перечеркиваются, и указываются верные. Также делается запись «исправленному верить».

При обнаружении неточностей после сдачи оформляется справка, в которой отображается следующее:

• название документа, день его составления;
• номер документа;
• месяц обнаружения ошибки;
• причина ее возникновения;
• какой характер носит ошибка;
• действия, направленные на исправление;
• имена человек, ответственных за учет операции, их подписи.

Корректировка по согласованию сторон

Ошибки в первичной документации может выявить одна из сторон. Существует специальный документ – «Корректировка поступления»:

Существует возможность выбора места, в котором будет отражаться корректировка – во всех разделах, в учете НДС или только в печатной форме (в учетной документации).

В последнем случае оформляется корректировка реализации исправлений в первичных документах 1С. Данный документ разработан для регистрации исправлений в первичной документации.

Если требуется зарегистрировать ошибки, то в программе 1С выбирается пункт «Исправление в первичных документах» и заполняются необходимые поля.

Корректировка по согласованию сторон используется для отображения операций в случае изменения стоимости товара или услуги. В этом случае выбирается раздел «Корректировка по согласованию сторон».

Внесение исправлений в кассовых документах

Документы из банка и кассовая документация (ордеры, которые поступают в кассу и уходят) должны отвечать требованиям:

• исправления, помарки, использование корректора в подобных документах не разрешены;
• если обнаружена ошибка, сдавать документы нельзя, необходимо оформить их заново;
• в случае порчи выбрасывать нельзя, документы прикрепляются к отчету за тот день, когда были выданы.

Законодательством определен четкий порядок ведения операций по кассовой части. При обнаружении ошибок в кассовых документах организации грозит штраф.

Допущенные ошибки исправляются следующим образом:

Исправлять можно не только в документах на определенный день, но и в ранее принятых к учету.

В каких документах исправления не допускаются

Не все первичные документы разрешено исправлять. Не допускается вносить поправки в кассовые и банковские документы.

Если бухгалтером допущена ошибка в кассовом ордере, необходимо оформить его заново. Переделывать придется и неправильно составленный банковский платеж или поручение.

Какие первичные документы по учету кассовых операций заполняются на предприятии узнайте из статьи: первичные документы по кассе.

О чем говорится в приказе 52н об утверждении форм первичных документов, читайте здесь.

Сдается ли нулевая отчетность НКО в налоговую, смотрите здесь.

Как они должны быть подтверждены ↑

При обнаружении ошибки в документах исправления должны быть обязательно заверены. Для этого ставится подпись ответственного за исправление лица.

Также проставляется дата. Если этот человек отсутствует, то заверить исправления может доверенное лицо.

Таким образом, любая операция хозяйственного типа должна подтверждаться документально. Заполнять необходимо правильно, придерживаться требований законодательства.

В случае обнаружения ошибки своевременно исправлять, так как неправильно оформленная документация не обладает юридической силой, и налоговые органы ее не примут.

Если первичных документов было несколько экземпляров, то поправки вносятся в каждый из них. При составлении первичной документации, ее оформлении необходимо руководствоваться законами.