Как правильно заполняется командировочное удостоверение в 2020 году

В силу специфики работы нередко у работодателя возникает необходимость отправлять своих работников в командировки в другие регионы и даже страны.

Соответственно, в связи с этим возникнут различного рода расходы – на питание, проживание, проезд и дополнительные.

Работодатель согласно Трудовому кодексу РФ обязан в обязательном порядке полностью погасить данные расходы.

Содержание

• Общие сведения
• Порядок оформления командировочного удостоверения
• Как заполнить журнал регистрации

При этом все расходы на командировку должны быть подтверждены достаточно обширной документацией. Одним из необходимых документов является специальное командировочное удостоверение.

Общие сведения ↑

Согласно действующему на территории РФ законодательству, работодатель имеет полное право отправлять своего официально трудоустроенного работника в командировки.

Но необходимо помнить, что для этого ранее необходимо было составлять специальную новую форму командировочного удостоверения.

В 2020 году произошли некоторые изменения. При этом необходимо помнить, что составление документации подобного рода имеет очень большое количество самых разных нюансов.

Для оформления командировочного удостоверения существует унифицированный бланк – соблюдение стандартов его заполнения строго обязательно, какие-либо отступления попросту недопустимы.

При возможности работодателю следует заранее ознакомиться с правильно заполненным образцом формата Т-10. Это позволит избежать допущения различного рода типичных ошибок при формировании документации.

Также стоит при возможности ознакомиться со следующими важными вопросами:

• что это такое?
• назначение документа;
• нормативная база.

Что это такое

Специальным постановлением правительства обозначается обязанность работодателя при отправке своего сотрудника в другой регион или же страну формировать специальный документ – командировочное удостоверение.

Он остается действительным на все время нахождения в командировке и имеет специальный формат. Основное назначение данного документа:

• обозначает законность отсутствия на рабочем месте;
• служит одним из документальных оснований для получения командировочных – как авансом, так и по прибытию.

Бланк документа рассматриваемого типа утвержден Постановлением Госкомстата Российской Федерации №1 от 05.01.04 г.

Именно на этот законодательный акт необходимо опираться при формировании не только самого командировочного удостоверения, но и иной документации, формируемой при поездке работника в другой регион или же за рубеж.

Назначение документа

Первичное назначение документа – документальное обоснование самой возможности выплаты командировочных.

Например, если они выдаются наличными через кассу организации, то форма Т-10 потребуется в обязательном порядке для формирования расходно-кассового ордера.

Аналогичным образом обстоят дела с некоторой иной документацией. При этом следует помнить о соблюдении формата документации. Налоговые органы и трудовая инспекция уделяют этому вопросу пристальнее внимание.

В форме Т-10 в обязательном порядке отмечается цель командировки, а также место – что особенно важно в некоторых случаях.

Например, когда командировка подразумевает посещение каких-либо охраняемых или же опасных мест. Рассматриваемый документ будет являться основанием для пропуска на территорию организации.

Нормативная база

Чтобы избежать допущения каких-либо ошибок при формировании документации рассматриваемого типа, необходимо будет в обязательном порядке тщательно рассмотреть все НПД.

Которые регламентируют оформление формы Т-10 и иной документации, формирование которой строго обязательно при отправке работника в командировку.

В данную нормативную базу на сегодняшний день входит следующее:

ст.№166 ТК РФ	Что именно понимается под термином «служебная командировка»
ст.№167 ТК РФ	Гарантии для работника при отправке его в командировку
ст.№168 ТК РФ	Регламентируется процедура возмещения расходов, связанных с поездкой в другой город, страну официально трудоустроенным работником
Постановление Госкомстата №1 от 06.01.04 г.	—

При этом составлять командировочное удостоверение желательно все же в машинописной форме, в Word.

Необходимо в обязательном порядке соблюдать все рекомендации по формату Т-10. Данный момент достаточно подробно рассмотрен в нормативной документации. Не следует допускать нарушений.

Порядок оформления командировочного удостоверения ↑

Сегодня командировка без удостоверения рассматриваемого типа допускается, так как относительно недавно было принято Постановление Правительства РФ №1595 от 29.12.14 г.

Тем не менее, сотруднику отдела кадров, а также непосредственно самому ответственному за отправку работников в командировку, стоит ознакомиться с порядком составления данного удостоверения.

Так как в некоторых случаях его наличие требуется для различных иных целей – не только для отчетности.

Стоит в обязательном порядке рассмотреть следующие важные вопросы:

• где взять бланк?
• правила заполнения;
• кто подписывает?
• где ставить печать;
• если нужно внести изменения?
• пример заполнения.

Где взять бланк

Бланк командировочного предписания, формата Т-10, а также образцы иных документов, обязательных при оформлении сотрудника в командировку, можно будет взять:

• на каких-либо авторитетных ресурсах в интернете;
• на официальном сайте Госкомстата.

При этом если в качестве источника документации используется какой-либо сторонний ресурс в интернете, стоит обязательно использовать только достоверные. Так как в противном случае велика вероятность допущения каких-либо ошибок.

Если на предприятии используется система ведения автоматизированного учета от 1С, то стоит воспользоваться представленной ей документальной базой.

При помощи данного программного продукта можно в полностью автоматическом режиме составлять форму Т-10.

Правила заполнения

Основанием для заполнения командировочного удостоверения является соответствующий приказ, изданный на предприятии об отправке в поездку сотрудника.

При отсутствии данного документа составление формы Т-10 невозможно, так как в ней отображаются реквизиты приказа.

Она в обязательном порядке составляется только в одном экземпляре, в формировании каких-либо копий попросту нет необходимости. До момента отбытия работника может быть заполнена только лицевая сторона бланка.

При внесении всех необходимых данных необходимо будет максимальное внимание уделить именно паспортным данным. Расхождения с реальными попросту не допускается.

При наличии несоответствий, впоследствии, могут возникнуть некоторые проблемы. Но при этом следует помнить, что наличие ошибок не является основанием для составления нового документа.

При необходимости допускается вносить соответствующие исправления в форму Т-10. Заполнять бланк рассматриваемого типа имеют право следующие лица:

• отдел кадров;
• бухгалтерия.

Сама процедура заполнения выглядит следующим образом:

• прописывается полное наименование организации;
• код ОКПО;
• выписывается номер командировочного удостоверения – он должен полностью соответствовать специальной записи в Журнале регистрации;
• заполняются анкетные данные конкретного сотрудника, а также его номер по табелю (если имеется);
• прописывается наименование структурного подразделения, где числится работник, его должность;
• следующей строкой обозначается — страна, наименование организации, куда направлен конкретный работник, o полностью задание, конечная цель;
• прописывается количество дней пребывания – при этом время в пути никогда не учитывается;
• полностью паспортные данные командированного.

Когда все обозначенные выше разделы полностью заполнены, форма Т-10 в обязательном порядке передается непосредственно на подпись руководителю.

Необходимо помнить, что помимо неё также должна присутствовать печать организации-работодателя.

При этом следует не забывать прилагать к форме Т-10 специальный документ, заполненный по форме Т-10а.

Он представляет собой служебное задание. В этой же форме составляется отчет о выполнении данного задания. Следует ознакомиться с Письмом Минфина №03-03-06/2/89 от 22.04.09 г.

Согласно данному нормативно-правовому документу, составление служебного задания не требуется, если продолжительность командировки составляет всего 1 день (без учета времени на дорогу).

Также следует подготовить соответствующие документы для водителя – если по какой-то причине проезд осуществляется на транспорте организации.

При этом для легкового автомобиля тоже необходимо оформить специальный документ – путевой лист (когда едет сразу несколько человек).

Также если командировка без проживания, то работодателю все равно необходимо будет в обязательном порядке оформить удостоверение данного типа.

Кто подписывает

Командировочное удостоверение должно быть подписано директором предприятия или же лицом, имеющим аналогичные полномочия. Для этого имеется специальная графа.

Также должны стоять подписи уполномоченных лиц при свершении действий командируемым сотрудником:

• об отбытии из места назначения;
• о прибытии в место назначения.

Таким ответственным лицом может быть инспектор по труду, секретарь организации-заказчика, директор иной компании.

Но в отличие от подписи непосредственного начальника предприятия-работодателя подписи иных лиц не всегда обязательны.

Так как их проставление иногда бывает попросту невозможно по причине отсутствия самих ответственных лиц.

Где ставить печать

При простановке печати на командировочном удостоверении необходимо в обязательном порядке руководствоваться правилами, действующими для всей без исключения отчетной документации.

Печать должна быть:

• действительна;
• отчетлива видна;
• соответствовать требованиям законодательства;
• не закрывать подписи и иную важную информацию непосредственно на поверхности самого документа.

Печать организации-работодателя должна быть в обязательном порядке проставлена на лицевой стороне рассматриваемого документа, рядом с подписью директора предприятия.

Если нужно внести изменения

Если по какой-то причине были допущены ошибки при заполнении командировочного удостоверения, необходимо будет в обязательном порядке внести исправления.

Для этого достаточно лишь зачеркнуть неверную информацию, после чего рядом сделать правильную запись.

Особенно это касается времени нахождения в пути. Если будут иметь место ошибки, то впоследствии, возникнут проблемы с получением командировочных.

Пример заполнения

Даже если у работника отдела кадров или же бухгалтерии, осуществляющего формирование командировочного удостоверения, имеется достаточно большой опыт, стоит заполнять документы по образцу.

Обзавестись формой Т-10 правильно составленной можно достаточно просто. Можно также воспользоваться услугами специализированных компаний, помогающих составлять бухгалтерскую отчетность.

Как заполнить журнал регистрации ↑

Отправка сотрудников в командировки должна в обязательном порядке подтверждаться специальным журналом учета.

Формируется он на основании специального Приказа Минздравсоцразвития РФ №739н от 11.09.09 г.

Согласно данному нормативно-правовому документу, требуется обязательно указывать следующие данные в журнале регистрации:

• дата отправления и прибытия из командировки;
• пункт назначения;
• время в пути;
• данные самого командируемого – его Ф.И.О., должность, структурное подразделение.

Данный журнал может формироваться в свободной форме. При этом вести его допускается в любом удобном формате — бумажном или же электронном.

Единственное его назначение – упрощение и автоматизация контроля различными органами деятельности компании (трудовой инспекцией, налоговой службой).

Заполнение командировочного удостоверения не обязательно на сегодняшний день. Но при возможности стоит сформировать его.

Это позволит избежать большого количества самых разных проблем, упорядочить документацию.