Как выглядит образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

В статье будет идти речь о трудовой книжке. Каким образом ее заполнять при приеме на работу нового сотрудника, для чего она нужна и существуют ли особенности при ее оформлении – об этом далее.

Как только работодатель принимает на должность нового сотрудника, ему необходимо оформить на него ряд документов, среди которых – трудовая книжка.

Содержание

• Базовые сведения
• Оформление трудовой книжки при приеме на работу

В ней обязательно делается пометка о том, что человек принят на работу официально. Однако многие совершают ошибки при заполнении. Чтобы этого избежать, необходимо знать основные моменты.

Базовые сведения ↑

Всем известно, что трудовая книжка – один из основных документов при поступлении человека на работу. Этот документ свидетельствует о трудовом стаже, занятии определенным типом деятельности.

К ее оформлению необходимо подойти ответственно, при заполнении руководствоваться Законом. Правильно заполненная трудовая книжка поможет избежать ошибок в дальнейшем.

Отвечает за учет, хранение и ведение записей трудовой книжки специально назначенное лицо. Для этого необходим приказ руководителя о назначении ответственного сотрудника.

Чтобы вести учет, работодатель обязан использовать:

• специальную книгу приходов и уходов, которую ведет бухгалтерия;
• книга учетов перемещения трудовых книжек.

Трудовые книжки имеют унифицированную форму, утвержденную государством. Во время увольнения сотрудник должен расписаться в журнале учета о ее получении на руки.

Если работнику нужна ксерокопия трудовой книги или выписка из нее, то необходимо составить заявление на имя начальника. Тот обязан исполнить просьбу в течение 3-х дней. При этом копию необходимо заверить.

Данные о владельце трудовой книжки должны совпадать с данными в паспорте. Для мужчин важно предоставить паспорт, женщинам в этом плане трудней.

Чтобы установить факт принадлежности, им придется предоставить свидетельство о браке (если паспорт и трудовая на разные фамилии).

Все трудовые книжки имеют стандартный размер и прямоугольную форму, поэтому отличить ее от подделки легко. Все листы имеют специальную защиту – в просвете можно увидеть водяной знак, имеют решетчатый рисунок.

В книгах старого образца 40 страниц, нового – 46. Начинается трудовая книга титульным листом.

На нем указаны личные данные человека – ФИО, образование, квалификация. Внутри имеются такие разделы, как данные о работе и поощрениях, награждениях.

Определения

Назначение документа

Как только человек поступает на новое место работы, на собеседовании у него могут потребовать трудовую книжку. Она характеризует его деловые качества, содержит о нем информацию.

Какие документы нужны для приема на работу смотрите в статье: документы при приеме на работу.

Как пройти предварительный медосмотр при приеме на работу, читайте здесь.

66 статья ТК РФ определяет следующие функции трудовой книжки:

• отображает трудовой стаж и опыт (понадобится при оформлении пенсии, установлении ее размера);
• дает информацию об образовании человека;
• выдает информацию о наличии наград;
• дает возможность работодателю узнать причины увольнения с предыдущих мест работы.

Действующие нормативы

Порядок заполнения трудовой книжки, сроки хранения устанавливает орган федеральной службы. Работодатель обязан заводить книжку на каждого сотрудника, который проработал у него более 5-ти дней.

Об этом говорится в 66 статье Трудового Кодекса Российской Федерации.

Основные законодательные акты, которыми необходимо руководствоваться при заполнении трудовых книжек:

1. Трудовой Кодекс.
2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (№ 195, принятый 30 декабря 2001 года) – содержит информацию об ответственности в случае неправильного обращения с трудовой книжкой.
3. Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16 апреля 2013 года, которое утвердило бланк, форму трудовой книжки и правила ее оформления.
4. Постановление Министерства Труда РФ № 69, принятое 10 октября 2003 года – устанавливает четкий порядок заполнения книжки.

В случае отсутствия на предприятии кадровой службы или лица, которое отвечает за сохранность трудовой книжки, работодатель привлекается к ответственности.

Об этом гласит статья 5.27 Административного Кодекса. Согласно 63 статье Трудового Кодекса, книжку разрешено выдавать с 14 лет – возраст, когда допускается возможность работать.

Но при этом родители обязаны написать разрешение, что не имеют возражений. Начиная с 16 лет, можно заключать трудовой договор и получать книжку.

77 статья Трудового Кодекса устанавливает причины для расторжения договора:

• обоюдное согласие сторон;
• окончание срока действия договора;
• по решению сотрудника;
• по инициативе работодателя.

При этом делается соответствующая запись в трудовой книжке.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу ↑

При поступлении на новое рабочее место работодатель обязан внести запись в трудовую книжку сотрудника. Оформляется она по установленному принципу.

Последовательность следующая:

1. Наименование работодателя.
2. Дата принятия на работу.
3. Запись о переводе.
4. Дата увольнения и причина.
5. Подпись руководителя.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу генерального директора отличается от других оформления записей других сотрудников.

Прежде чем приступать к заполнению, директор должен написать заявление о приеме на должность. Оформляется на свое же имя и подписывается самостоятельно.

Если генеральный директор – единственный учредитель организации, то трудовой договор заключать нет необходимости. Порядок заполнения трудовой книжки практически не отличается от общих правил.

Единственное отличие – для генерального директора пишется слово «назначен», для остальных – «принят». В трудовой книжке также указывается дата принятии на должность, личные данные.

Заполнять ее может как сам директор, так и кадровый работник. Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу главного бухгалтера такой же, как и при приеме директора.

Порядок оформления не отличается – бухгалтер пишет заявление на имя руководителя. Далее с ним заключают договор и делают запись в трудовую книжку.

Назначать человека на данную должность имеет право только первое лицо компании.

Общие правила составления записей

Как только новый сотрудник приступил к работе, его трудовую книжку необходимо заполнить в течение недели, на русском языке.

Сокращать записи не разрешено, все термины и данные вписывать полностью. Каждая запись должна иметь свой номер, который указывается по порядку.

Также имеются требования к датам – число и месяц записывать по 2 знака, например, 11.09, год – полностью – 2020.
На первом листе должна быть печать того учреждения, в котором сотрудник впервые проработал.

Если ее нет, то трудовая книжка недействительна. Если отсутствует запись о последнем увольнении, то новую запись о приеме на работу не разрешено делать.

Когда сотрудник поступает на работу, работник отдела кадров обязан проверить наличие трудовой книжки. Если ее нет, то завести новую.

Титульная страница должна отображать такую информацию:

• личные данные;
• дата рождения;
• образование, специальность;
• дата заполнения трудовой книжки;
• подпись владельца;
• печать.

Как только титульный лист заполнен, можно начинать вносить записи. В первой графе ставится порядковый номер (обязательно под штампом или названием предприятия).

Дату нужно заполнять арабскими цифрами полностью, она должна совпадать с датой приема на работу или увольнения.

В третьей графе отобразить данные о работе – перевод, увольнение и т. д. в последней графе указывается основание для записи.

В графу «Сведения о награждениях» вписывать те записи, которые касаются получения почетного звания, премии от государства и прочее. Все записи делать черной или синей пастой и только после приказа руководителя.

После внесения сведений в трудовую книжку работодатель должен ознакомить сотрудника с записями, под роспись в личной карточке.

Если при оформлении была допущена ошибка, то ее необходимо исправить. Ни в коем случае нельзя зачеркивать ее – это грубая ошибка многих.

В этом случае необходимо поставить следующий порядковый номер и указать, что предыдущая запись недействительна. Обязательно внести правильные сведения.

Также стоит обратить внимание на следующее:

• название организации необходимо указывать перед порядковым номером и датой;
• нумерацию начинать с цифры «1»;
• информация и формулировка записей должны совпадать с данными в приказе руководителя о приеме на работу;
• знаки препинания не нужно ставить;
• использовать цифры только арабского происхождения.

Если впервые

Если у сотрудника не было трудового стажа до поступления на работу, то в отделе кадров должны правильно заполнить трудовую книжку.

Сделать это необходимо в продолжение недели с момента принятия. На титульном листе указать все личные данные – дату рождения, образование и прочее. Вся информация должна совпадать с данными в паспорте.

Подпись владельца трудовой книжки обязательна. Если меняется фамилия, то необходимо зачеркнуть старую, и рядом написать правильную.

Чтобы это выглядело достоверно, нужно на обложке обосновать исправление и поставить печать. В сведениях о работе необходимо указать полное и сокращенное название работодателя.

Так как это первая запись, то нет необходимости писать, что до приема на работу у сотрудника отсутствовал стаж.

По совместительству

Трудовые отношения с работником по совместительству оформляются таким же образом, как и с остальными. Сотрудник пишет заявление с просьбой принять его на работу.

Также подаются документы для заключения трудового договора. При приеме на работу по совместительству трудовая книжка не требуется, она ведется на основном месте работы и хранится там же.

Нюансы заполнения для ИП

Законодательство Российской Федерации разрешает не вписывать данные индивидуального предпринимателя о своем стаже в трудовую книжку.

Необходимо только иметь документы, которые подтверждают работу в качестве индивидуального предпринимателя. Обязательно хранить их у себя.

В дальнейшем (для получения пенсии и начислении ее размера) учитывается стаж, ссылаясь на регистрацию в Пенсионном Фонде.

До тех пор, пока идут отчисления в Фонд, для ИП будет учитываться его стаж. А вот на сотрудников, работающих у предпринимателя заводить трудовые книжки необходимо.

Для кого может устанавливаться испытание при приеме на работу узнайте из статьи: испытательный срок при приеме на работу.

Как выглядит образец заявления о приеме на работу по совместительству, читайте здесь.

Образец анкеты соискателя при приеме на работу, смотрите здесь.

Правила заполнения такие же, базируются на общих требованиях Законодательства Российской Федерации. Существуют некоторые нюансы для ИП, которые важно знать. Трудовые книжки своим работникам он приобретает самостоятельно.

Однако имеет право потребовать от сотрудника оплатить половину стоимости книжки. Все записи в трудовую индивидуальный предприниматель также вносит самостоятельно.

Таким образом, ведение трудовой книжки – обязательный процесс. Все записи необходимо делать четко, учитывать требования Законодательства.

Заполнять ее необходимо в течение недели после принятия нового сотрудника на работу. Не допускаются сокращенные записи, исправления.