Что такое форма 4-ФСС (отчет)

Относительно недавно была осуществлена реформа действующего законодательства, касающаяся выплаты компенсации по больничным листам.

Это привело к необходимости формирования специальной структуры – Фонда социального страхования. Следствием этого является дополнительная отчетность, строго обязательная для выплачивающих в ФСС взносы.

Она должна быть оформлена по форме 4-ФСС. Необходимость данного документа закреплена на законодательном уровне.

Содержание

• Основные моменты
• Особенности отчетности
• Штрафы при нарушениях

Потому при его составлении ошибки, либо исправления недопустимы – факт их наличия станет основанием считать 4-ФСС недействительной.

Основные моменты ↑

Чтобы избежать различного рода проблем с законом, индивидуальному предпринимателю или же руководителю организации следует в обязательном порядке разобраться с наиболее важными нюансами, касающимися 4-ФСС.

Так как в противном случае велика вероятность возникновения различного рода ошибок. Основными моментами, с которыми следует ознакомиться в первую очередь, являются:

• что это такое;
• кому необходимо отчитываться;
• установленные сроки подачи.

Что это такое

Расчетная ведомость по форме 4-ФСС представляет собой специальную форму отчетности, предназначенную для ИП и предприятий, делающих отчисления в Фонд социального страхования.

В данной форме максимально подробно отражаются все взносы, касающиеся обязательного медицинского страхования, а также взносы по травматизму.

Важно учесть, что обязаны отчитываться по форме 4-ФСС только ИП, которые заключили трудовые договора со своими сотрудниками.

Индивидуальным предпринимателям, работающим без сотрудников, отчитываться по данной форме нет необходимости.

Подавать рассматриваемый документ в соответствующие органы можно различными способами:

• самостоятельно в Фонде социального страхования;
• отправлять через специальный шлюз приема отчета (существуют особые телекоммуникационные каналы);
• отправить заказным письмом с описью Почтой России.

Каждый способ сдачи отчетности имеет свои достоинства и недостатки. Отчитывающимся впервые лучше всего самостоятельно отнести документ рассматриваемого формата в Фонд социального страхования.

Так как это позволит избежать недоразумений, имеется возможность лично прояснить какие-либо вопросы инспектора.

Очень удобно осуществлять отправку через телекоммуникационные каналы – сделать это можно даже в 23.59 последнего дня сдачи отчетности. Недостаток – вероятность технических сбоев.

Величина взносов по временной нетрудоспособности на сегодняшний день составляет 2.9%. Величина взносов работодателем по травматизму может составлять 0.2-8.5%.

Она напрямую зависит от класса профессионального риска. Его присваивает непосредственно Фонд социального страхования после постановки на учет.

Кому необходимо отчитываться

Уже с 2011 года различного рода организации, а также индивидуальные предприниматели, работающие со своими сотрудниками по трудовому договору, обязаны отчитываться по форме 4-ФСС в электронной форме.

Но делать ранее это было необходимо лишь в случае, если среднесписочная численность сотрудников составляла более 50 человек.

С 01.01.15 г. правила подачи несколько изменились. Данный документ стало обязательно оформлять всем организациям и ИП, если суммарная численность работников составляет 25 человек и более.

Важной особенностью данной формы отчетности является то, что она может сдаваться в ФСС через уполномоченного представителя. Чаще всего им является специальная организация, предоставляющая услуги данного типа.

Чтобы подача соответствующей отчетности стала возможной, предпринимателю или же руководителю организации следует осуществить следующие действия:

1. Зарегистрироваться на официальном сайте Фонда социального страхования.
2. Ввести логин, пароль и в соответствующем разделе указать организацию-представителя.
3. Бумажный оригинал доверенности следует передать в Фонд социального страхования.

Установленные сроки подачи

Важной особенностью сдачи отчетности в Фонд социального страхования является то, что подаваться она в обязательном порядке должна в строго отведенный для этого срок.

В противном случае на организацию или же индивидуального предпринимателя будет наложен серьезный штраф. Вся отчетность данного типа должна сдаваться до 15 числа месяца, который сразу же следует за отчетным.

Форма 4-ФСС формируется каждые три календарных месяца:

Особенности отчетности ↑

При формировании документа рассматриваемого типа необходимо помнить о большом количестве нюансов, связанных с 4-ФСС.

Например, следует пользоваться только новой формой 4-ФСС с официального сайта ФСС. Старую форму документа применять недопустимо, специализированный орган попросту не примет его.

Где взять новый бланк

ИП и организациям, количество сотрудников которых составляет более 25 человек, необходимо отчитываться в ФСС. При этом следует применять формат бланка для 4-ФСС, утвержденный 26.02.15 г. Приказом ФСС №59.

Обзавестись им можно не только на официальном сайте фонда, но также воспользовавшись другими источниками в интернете. Важно лишь убедиться в надежности последних.

Если формат документа неверен, Фонд социального страхования попросту его не примет. Также новый бланк можно взять непосредственно в офисе ФСС.

Введена ли новая форма РСВ-1 ПФР с 2020 года смотрите в статье: изменения в РСВ-1 ПФР.

Как формируется корректировка РСВ-1 за квартал в 2020 году, читайте здесь.

При этом можно не только быть уверенным в том, что данный документ соответствует всем обязательным требованиям, но также задать различные вопросы по поводу его заполнения инспектору и другим сотрудникам фонда.

Это позволит избежать возникновения различных ошибок при заполнении, что сэкономит время и, возможно, средства.

Шлюз отправки формы 4-ФСС

Чтобы обеспечить конфиденциальность передаваемых в электронной форме данных, Фонд социального страхования Российской Федерации создал при помощи высококвалифицированных специалистов единую точку приема документов типа 4-ФСС – шлюз.

Видео: ФСС-4  -образец отчета в Excel, скачать форму 4-ФСС и как заполнить отчет в ФСС

При этом сам страхователь может сдать отчет в электронной форме из любой точки земного шара. Важно лишь наличие доступа к интернету.

Но имеются некоторые нюансы, касающиеся использования шлюза. Для подачи 4-ФСС в электронной форме необходимо обязательно выполнить следующие действия:

• в операционную систему следует установить специальный корневой сертификат УЦ ФСС РФ;
• проинсталлировать в ОС сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица Фонда социального страхования;
• перед сдачей подписать документ в электронной форме специальной цифровой подписью руководителя предприятия или же ИП, осуществляющего отчетность (должны быть соблюдены алгоритмы формирования ЭЦП и правила выполнения ЭЦП);
• выполнить шифровку файла на открытом ключе, используя при этом сведения об открытом ключе;
• загрузить сформированный файл, представляющий собой отчетность 4-ФСС на сервер Фонда социального страхования.

Датой, а также временем приема документа данного типа считается момент, в который форма 4-ФСС поступила на сервер фонда. Если прием документа был осуществлен успешно, формируется специальная квитанция.

Для её получения необходимо успешное прохождение проверки:

• ЭЦП (электронной цифровой подписи);
• форматно-логического контроля.

При этом дата, а также время, в которое была сформирована квитанция, помещается на неё непосредственно.

Важном помнить об одном нюансе: если отчет по форме 4-ФСС будет отправлен повторно, то действительным он считаться не будет. Юридическую силу имеет только первый документ, поступивший в шлюз.

Имеются некоторые особенности:

Потому если ИП или же предприятие не пользуются услугами специализированных компаний по подготовке 4-ФСС, то лучше всего зарегистрироваться на официальном сайте Фонда социального страхования и подавать отчет в режиме онлайн.

Рекомендации по заполнению

О форме расчетов, а также иной важной информации касательно многих важных аспектов формирования следует узнавать непосредственно из законодательных актов, а также на портале ФСС.

Так как существует множество нюансов, рекомендаций касательно не только процесса подачи данной формы, но также её заполнения.

В первую очередь следует обратить внимание на следующие важные моменты:

Также следует правильно прописать имя шифруемого файла, представляющего собой форму 4-ФСС. Оно выглядит следующим образом:

Все эти данные должны быть известны самому страхователю.

Штрафы при нарушениях ↑

Предприятиям, а также индивидуальным предпринимателям, отчитывающимся в ФСС, необходимо помнить о том, что данное учреждение имеет вполне законное право накладывать штрафы за несвоевременную отчетность.

Так, если были нарушены сроки подачи 4-ФСС, Федеральным законом №212-ФЗ (ст.№46 ч.2) предусмотрены штрафные санкции.

Величина их составляет 5% от всей величины взносов, которые начислены к уплате за последний отчетный период (три месяца), а также за все месяца (полные и неполные).

Инструкцию по заполнению РСВ-1 узнайте из статьи: образец заполнения РСВ-1 ПФР.

Все о форме РСВ-1 ПФР, читайте здесь.

Какие страховые взносы подаются в ПФР, смотрите здесь.

При этом величина штрафа не может быть более 30%, но в то же время менее 1 000 рублей. Сумма будет составлять целых 20%, если имеются следующие нарушения:

• оплата очередных взносов была совершена не полностью, либо не совершена вовсе;
• страховые взносы были вычислены неправильно;
• занижена налоговая база.

Штрафы при возникновении подобного явления накладываются на основании Федерального закона №125-ФЗ ст.№19 п.1 абз. 3.

Форма 4-ФСС представляет собой достаточно важный документ. Именно поэтому следует максимально внимательно относиться к его заполнению и последующей сдаче.

Так как наличие каких-либо ошибок может быть воспринято Фондом социального страхования как попытка уклонения от внесения соответствующих взносов, положенных по закону.