Первичные учетные документы - что это такое, должен быть составлен, основных средств, формы, к обязательным реквизитам относят

Каждая компания должна использовать типовые формы для отражения фактов проведения хозяйственных операций.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Рассмотрим, какие унифицированные бланки первичных учетных документов утверждены правительством.

Содержание

Важные аспекты
Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)?
Каков их срок хранения

Вы не знаете, как отразить совершенную операцию в компании? Тогда следующие сведения об обязательных для использования формах будет как нельзя кстати.

Важные аспекты ↑

Выясним, что предполагает использование документов такого плана.

Что это такое?

Все данные проведенной деятельности хозяйственного характера должны подтверждаться первичными документами (часть 1 ст. 9 ФЗ № 402 от 6.12.2011).

Форму такого документа может утвердить сама компания по представлениям лиц, которые следят за ведением бухучета (часть 4 той же статьи).

Данные документы принимаются к учету, если они составлены по всем правилам, установленным законодательством.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относят:

название;
дата, когда он составлен;
название субъектов экономики, что составляют документ;
содержание фактов проведения операции;
размер натурального денежного измерения такого факта;
должности лиц, что совершили сделку;
их подписи.

Первичная бухгалтерская документация может составляться на бумажных или электронных носителях (часть 5 ст. 9 ФЗ № 402).

Первичная бухгалтерская документация – письменное свидетельство того, что хозоперации имеют юридическую силу и не должны поясняться или детализироваться.

К учету можно принять только документ, что правильно оформлен. Что такое типовая форма? Это любой материальный носитель данных.

Типовой формой считают унифицированную форму документов, что отражена в альбоме унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ. Такие бланки компании не обязаны использовать.

Если же унифицированная форма утверждена федеральным законом, тогда ее использовать предприятие обязано (Информация Министерства финансов от 4.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Забиваем Сайты В ТОП КУВАЛДОЙ - Уникальные возможности от SeoHammer

Каждая ссылка анализируется по трем пакетам оценки: SEO, Трафик и SMM. SeoHammer делает продвижение сайта прозрачным и простым занятием. Ссылки, вечные ссылки, статьи, упоминания, пресс-релизы - используйте по максимуму потенциал SeoHammer для продвижения вашего сайта.

Что умеет делать SeoHammer

— Продвижение в один клик, интеллектуальный подбор запросов, покупка самых лучших ссылок с высокой степенью качества у лучших бирж ссылок.
— Регулярная проверка качества ссылок по более чем 100 показателям и ежедневный пересчет показателей качества проекта.
— Все известные форматы ссылок: арендные ссылки, вечные ссылки, публикации (упоминания, мнения, отзывы, статьи, пресс-релизы).
— SeoHammer покажет, где рост или падение, а также запросы, на которые нужно обратить внимание.

SeoHammer еще предоставляет технологию Буст, она ускоряет продвижение в десятки раз, а первые результаты появляются уже в течение первых 7 дней.
Зарегистрироваться и Начать продвижение

То есть, руководство вправе решать самостоятельно – использовать унифицированный или свой разработанный бланк.

Типовые – формы, что используются для регистрации ряда фактов, характеризующихся однородностью и распространенностью.

Их классификация

По назначению первичную документацию можно поделить на:

Распорядительную	Приказ, распоряжение, задание. Такие документы не подтвердят факт проведения операции, а значит не могут быть основанием для учетной записи
Исполнительную (оправдательную)	Накладная, лимитно-заборная карта, наряд и т. п.
Бухгалтерского оформления	Нужны для того, чтобы можно было подготовить исполнительную и распорядительную документацию. Это документы по учету основных средств, сырья, материалов, кассовых и банковских операций, НДС
Комбинированную	Характеризуется наличием признаков распорядительной, исполнительной документации и документов бухгалтерского оформления

В зависимости от объема содержащейся в документации информации или по порядку подготовки бланков, выделяют:

Первичный	Составляют при проведении операции
Сводный	Подготавливают на основании первичной документации

В зависимости от способа применения документов:

Накопительный	Составляется за определенные временные промежутки
Разовый	—

В зависимости от места составления выделяют:

Внутреннюю документацию	Путевой лист, кассовый ордер, акт и т. д.
Внешнюю	Товарная транспортная накладная, счет-фактура

В зависимости от количества учетных позиций:

однопозиционная документация;
многопозиционная.

В зависимости от содержания хозопераций:

Материальная	Приходные ордера, накладные
Денежная	Используют, чтобы оформить операции с наличностью и безналичными средствами компании – приходные и расходные ордера
Расчетная	Чтобы оформить расчетные отношения компаний – счета-фактуры

Действующие нормативы

В первичных документах должны отражаться данные, что нужны для формирования полной картины о совершенной операции. Весь перечень требований установлен ФЗ № 129 от 21 ноября 1996.

Если компания самостоятельно разрабатывает формы, она должны учесть все требования, что устанавливаются законодательством.

Разрабатываются и утверждаются альбомы унифицированных бланков первичных документов Госкомитетом Российской Федерации (согласно Постановлению от 8.08.1997 № 835).

Актуально также Постановление правительства РФ от 29.05.1998 № 57а и Министерства финансов от 18.06.1998 № 27н.

О внесении дополнительных реквизитов говорится в Приказе Министерства финансов от 29.07.1998 № 34н.

Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)? ↑

Первичный учетный документ должен быть составлен в соответствии с правилами, установленными нормативной документацией.

образец приказа на право подписи первичных документов

На право подписи первичных документов оформляется приказ или доверенность смотрите в статье: образец приказа на право подписи первичных документов.

Образец заполнения графика документооборота первичных учетных документов, читайте здесь.

Рассмотрим, какие типовые формы, применяемые в автономных учреждениях и иных предприятиях, что осуществляют определенный вид деятельности.

По учету основных средств

Формы утверждено Постановлением от 21.01.2003 № 7.

ИНВ-1	Бланк, отражающий опись инвентаря основных средств
ИНВ-10	Акт, что составляется, когда проводится инвентаризация ремонта ОС, который не был закончен
ИНВ-18	Документ, который является ведомостью для сличения результатов проведения инвентаризации ОС
ОС-1	Акты, отражающие сведения приема и передачи объектов ОС
ОС-1б	Акты, что отражают факт приема и передачи нескольких объектов ОС (не учитывая объекты недвижимости)
ОС-2	Накладные, позволяющие переместить ряд объектов ОС внутри компании
ОС-3	Акты, отражающие операции приема-сдачи проведенного восстановления и улучшения объекта основного средства
ОС-4	Акт, которым отражено, что ОС ликвидировано
ОС-4а	Образцы актов о ликвидации транспорта
ОС-6	Документ, именуемый инвентарной карточкой учета объектов основных средств
ОС-7	Документ, что является описью инвентарной карточки по учету ОС
ОС-11	Образцы инвентарных книг, с помощью которых осуществляется учет данных объектов
ОС-14	Акты, отражающие прием/поступление оборудования
ОС-15	Акт, что отражает прием/передачу оборудования на монтажные работы
ОС-16	Акт, что отразит обнаруженные недостатки оборудования

По учету затрат на производство

Затраты, что учитываются при определении объектов обложения налогов, признают на базе первичной документации.

Учитывая вид затрат, выделяют, к примеру, такие формы:

М-8, М-9	Образцы лимитно-заборных карточек
М-10	Форма акта-требования о замене материалов
М-11	Бланк накладной, в которой выражено требование на отпуск материалов (согласно Минстату от 21 июля 1996 № 193)
Т-49	Расчетная платежная ведомость
4-С, 4-П	Путевой лист грузового транспортного средства

Среди прямых затрат на оплату труда:

П-6	Бланк расчетной платежной ведомости сотрудника
П-7	Бланк сводной расчетной платежной ведомости
П-5	Образец табеля учета того, как используется рабочее время (согласно Приказу от 5 декабря 2008 № 489)

Используют и такие формы первичных документов:

ведомости, которыми начисляется амортизация;
ведомости, которыми распределяются общепроизводственные затраты;
акт выполненной работы;
авансовая отчетность;
документы бухгалтера о списании и начислении иных затрат и т. д.

По учету готовой продукции

Это такие бланки:

МX-1	Пример акта, что подтверждает прием-передачу товарных ценностей материального плана на хранение
МX-2	Форма, что является журналом учета товарных ценностей материального плана, что были сданы храниться
МX-3	Акты, что отражают операции, когда такие ценности, что сдавались на хранение, возвращаются
МX-5	Образец журнала учета поступления товара, ценностей там, где он хранится
МX-6	Образец журнала учета затрат товара, товарных ценностей материального характера в месте, где он хранится
МX-18	Форма накладной для передачи готового товара в месте хранения
МX-19	Бланк ведомости, в которой отражается остаток товарных материальных ценностей в месте, где они хранятся
МX-20	Отчетность о том, как движутся товарные ценности
МX-20а	Отчетность о том, как движутся товарные материальные ценности
МX-21	Отчетность экспедиторов

Оформляя отгрузку готового товара, применяют типовые формы ТОРГ-12 и М-15.

По учету материалов

Представим несколько форм, обязательных для использования:

М-2 (М-2а)	Образец доверенности (используют компании, которые массово получают материальные ценности по доверенностям)
М-4	Форма, что представляет собой приходные ордера (используют при учете материалов, что поступают от поставщика или при переработке; составляется в единственном экземпляре)
М-7	Акты, что отражают прием материала
М-11	Образец накладной, что является требованием
М-15	Накладные, чтобы осуществлять отпуск материалов на сторону
М-17	Форма карточки, с помощью которой осуществляется учет материалов
М-35	Акты, отражающие оприходование ценностей материального характера (когда осуществляется разборка, демонтаж недвижимого объекта, что может использоваться при проведении работ)

При учете объектов, что характеризуются небольшой ценностью и быстро изнашиваемые:

МБ-2	Форма карточки по учету таких предметов
МБ-4	Акты о выбытии таких предметов
МБ-7	Используется при учете спецодежды
МБ-8	Акты об их списании

В случае капитального строительства используют общие журналы работ по форме КС-6.

Правила, в соответствии с которыми должны оформляться поступающие материалы, рассмотрены в Письме Министерства финансов РФ от 29 октября 2002 № 16-00-14/414.

Согласно Методическим указаниям по бухучету материальных производственных запасов (Приказ № 119н от 28 декабря 2001) приемку и оприходование материалов могут оформлять постановлениями на документах поставщиков.

Сервис онлайн-записи на собственном Telegram-боте

Попробуйте сервис онлайн-записи VisitTime на основе вашего собственного Telegram-бота:
— Разгрузит мастера, специалиста или компанию;
— Позволит гибко управлять расписанием и загрузкой;
— Разошлет оповещения о новых услугах или акциях;
— Позволит принять оплату на карту/кошелек/счет;
— Позволит записываться на групповые и персональные посещения;
— Поможет получить от клиента отзывы о визите к вам;
— Включает в себя сервис чаевых.

Для новых пользователей первый месяц бесплатно.
Зарегистрироваться в сервисе

Оттиск штампа должен быть с отражением реквизитов аналогично приходным ордерам.

По учету труда и заработной платы

Об утверждении форм такой первичной документации говорится в Постановлении Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а.

Учет рабочего времени и расчета с работниками по оплате их работы.

Т-12	Табеля по учету такого времени и расчетов
Т-13	Образец табеля по учету времени работу
Т-49	Форма, что является расчетной платежной ведомостью
Т-51, 53	Образец расчетной и платежной ведомости
Т-53а	Форма, что представлена журналом, где отражают платежные ведомости
Т-54	Лицевые счета
Т-60	Образец записки (расчета), что отражает предоставление отпуска сотрудникам
Т-61	Пример записки-расчета в случае расторжения трудовых соглашений с сотрудниками
Т-7	Форма акта, которым отражено прием работы, что выполняется по срочным трудовым контрактам, что оформления на период выполнения таких работ

Какой первичный документ применяется для ведения учета труда и заработной платы?

Т-1	Форма приказа о том, что сотрудника принимают на рабочее место
Т-2	Пример личных карточек сотрудников
Т-3	Бланк штатного расписания
Т-4	Форма учетной карточки работников научной сферы, педагогов
Т-5	Форма приказа/распоряжения на перевод работника на иной вид работы
Т-6	Бланк приказа о предоставлении отпусков
Т-7	Форма, что отражает графики отпусков
Т-8	Форма приказа о расторжении трудовых контрактов
Т-9	Данным приказом сотрудника направляют в командировки
Т-10	Приказы, в соответствии с которыми лицо может быть поощрено
Бланк командировочного удостоверения	—
Форма журнала сотрудников	Что выбыли в командировку
Форма журнала лиц	Что относятся в кадры фирмы и прибыли из командировки

По учету денежных средств

Рассмотрим актуальные унифицированные формы:

КО-1	Форма приходного кассового ордера
КО-2	Расходные ордера
КО-3	Корма, которая является журналом, где отражают данные о приходной и расходной кассовой документации
КО-4	Форма кассовых книг
КО-5	Форма, что представляет собой книгу учета, где отражаются принятые и выданные кассирами деньги
АО-1	Отчетность по авансам
0402001	Образец объявления на взносы наличностью

По контрольно-кассовой технике стоит использовать такие формы:

КМ-1	Бланк, что имеет вид акта, используемого, чтобы оформить перевод показания суммирующих счетчиков денег на ноль, регистраций контрольного счетчика ККМ
КМ-2	Форма акта, которым отражается операция, когда снято показания аппаратуры, когда она сдается с целью ремонта, а также при возврате ее в компанию
КМ-3	По данной форме составляется бланк, что является актом, отражающим возврат денег покупателю по неиспользованному кассовому чеку
КМ-4	Форма журнала, используемая кассирами-операционистами
КМ-5	Форма журнала, в котором регистрируют показания суммирующего счетчика (денежного и контрольного) кассовой техники, что функционирует без кассиров-операционистов
КМ-6	Бланк справки, что является отчетом кассиров
КМ-7	Данные о показаниях счетчика техники и выручке компании
КМ-8	Образец журнала, которым ведется учет вызовов специалистов, а также регистрируются выполненные работы
КМ-9	Форма акта, на основании которого проводится проверка денег кассы

Каков их срок хранения ↑

В ст. 23 Налогового кодекса России сказано, что документация, которая нужна для осуществления расчетов сумм налогов, хранится не меньше 4 лет.

В ФЗ № 402 готовится о необходимости сохранять первичные бланки, регистры бухгалтерского учета и отчетность по бухгалтерии на протяжении того периода, что установлен порядков архивного дела, но не меньше 5 лет.

Такие сроки установлены Приказов Министерства культуры от 25.08.2010 № 558.

Чтобы не навлечь ответственность за нарушение правил, предусмотренных ФЗ № 402, стоит хранить документацию не меньше 5 лет.

Начало срока хранения – начало года, что следует за тем периодом, в котором составлено бланки (и их принято к учету).

Как должен быть составлен первичный учетный документ узнайте из статьи: когда составляется первичный документ.

Как это прием и первичная обработка поступающих документов, читайте здесь.

Образец доверенности на право подписи первичных документов, смотрите здесь.

Для чего хранят первичные документы? – Они в любой момент могут быть изъяты представителями государственных структур для проверки деятельности компании.

Иногда компания вправе использовать и неунифицированные формы, но в таком случае при их разработке стоит учитывать требования к реквизитам данных бланков. Иначе документы не будут иметь юридической силы.

Хотя зачастую предприятия применяют ряд указанных унифицированных форм. Но и данную документацию стоит заполнять правильно, придерживаясь установленных норм.

Чтобы не сделать ошибку, опирайтесь на примеры, которые есть в интернете. В основном зафиксированные первичные сведения 1 таблицы соответствуют на разных сайтах.

То есть, какой бы образец вы бы не взяли за основу, он будет подготовлен на форме по общим правилам.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию: