Типовые формы первичных учетных документов
Предыдущая статья: Образец приказ на право подписи первичных документов
Следующая статья: Взаимоувязка показателей бухгалтерской отчетности
Каждая компания должна использовать типовые формы для отражения фактов проведения хозяйственных операций.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Рассмотрим, какие унифицированные бланки первичных учетных документов утверждены правительством.
- Важные аспекты
- Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)?
- Каков их срок хранения
Вы не знаете, как отразить совершенную операцию в компании? Тогда следующие сведения об обязательных для использования формах будет как нельзя кстати.
Важные аспекты ↑
Выясним, что предполагает использование документов такого плана.
Что это такое?
Все данные проведенной деятельности хозяйственного характера должны подтверждаться первичными документами (часть 1 ст. 9 ФЗ № 402 от 6.12.2011).
Форму такого документа может утвердить сама компания по представлениям лиц, которые следят за ведением бухучета (часть 4 той же статьи).
Данные документы принимаются к учету, если они составлены по всем правилам, установленным законодательством.
К обязательным реквизитам первичных учетных документов относят:
- название;
- дата, когда он составлен;
- название субъектов экономики, что составляют документ;
- содержание фактов проведения операции;
- размер натурального денежного измерения такого факта;
- должности лиц, что совершили сделку;
- их подписи.
Первичная бухгалтерская документация может составляться на бумажных или электронных носителях (часть 5 ст. 9 ФЗ № 402).
Первичная бухгалтерская документация – письменное свидетельство того, что хозоперации имеют юридическую силу и не должны поясняться или детализироваться.
К учету можно принять только документ, что правильно оформлен. Что такое типовая форма? Это любой материальный носитель данных.
Типовой формой считают унифицированную форму документов, что отражена в альбоме унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ. Такие бланки компании не обязаны использовать.
Если же унифицированная форма утверждена федеральным законом, тогда ее использовать предприятие обязано (Информация Министерства финансов от 4.12.2012 № ПЗ-10/2012).
То есть, руководство вправе решать самостоятельно – использовать унифицированный или свой разработанный бланк.
Типовые – формы, что используются для регистрации ряда фактов, характеризующихся однородностью и распространенностью.
Их классификация
По назначению первичную документацию можно поделить на:
| Распорядительную | Приказ, распоряжение, задание. Такие документы не подтвердят факт проведения операции, а значит не могут быть основанием для учетной записи |
| Исполнительную (оправдательную) | Накладная, лимитно-заборная карта, наряд и т. п. |
| Бухгалтерского оформления | Нужны для того, чтобы можно было подготовить исполнительную и распорядительную документацию. Это документы по учету основных средств, сырья, материалов, кассовых и банковских операций, НДС |
| Комбинированную | Характеризуется наличием признаков распорядительной, исполнительной документации и документов бухгалтерского оформления |
В зависимости от объема содержащейся в документации информации или по порядку подготовки бланков, выделяют:
| Первичный | Составляют при проведении операции |
| Сводный | Подготавливают на основании первичной документации |
В зависимости от способа применения документов:
| Накопительный | Составляется за определенные временные промежутки |
| Разовый | — |
В зависимости от места составления выделяют:
| Внутреннюю документацию | Путевой лист, кассовый ордер, акт и т. д. |
| Внешнюю | Товарная транспортная накладная, счет-фактура |
В зависимости от количества учетных позиций:
- однопозиционная документация;
- многопозиционная.
В зависимости от содержания хозопераций:
| Материальная | Приходные ордера, накладные |
| Денежная | Используют, чтобы оформить операции с наличностью и безналичными средствами компании – приходные и расходные ордера |
| Расчетная | Чтобы оформить расчетные отношения компаний – счета-фактуры |
Действующие нормативы
В первичных документах должны отражаться данные, что нужны для формирования полной картины о совершенной операции. Весь перечень требований установлен ФЗ № 129 от 21 ноября 1996.
Если компания самостоятельно разрабатывает формы, она должны учесть все требования, что устанавливаются законодательством.
Разрабатываются и утверждаются альбомы унифицированных бланков первичных документов Госкомитетом Российской Федерации (согласно Постановлению от 8.08.1997 № 835).
Актуально также Постановление правительства РФ от 29.05.1998 № 57а и Министерства финансов от 18.06.1998 № 27н.
О внесении дополнительных реквизитов говорится в Приказе Министерства финансов от 29.07.1998 № 34н.
Какие применяются формы первичных учетных документов (перечень)? ↑
Первичный учетный документ должен быть составлен в соответствии с правилами, установленными нормативной документацией.
На право подписи первичных документов оформляется приказ или доверенность смотрите в статье: образец приказа на право подписи первичных документов.
Образец заполнения графика документооборота первичных учетных документов, читайте здесь.
Рассмотрим, какие типовые формы, применяемые в автономных учреждениях и иных предприятиях, что осуществляют определенный вид деятельности.
По учету основных средств
Формы утверждено Постановлением от 21.01.2003 № 7.
| ИНВ-1 | Бланк, отражающий опись инвентаря основных средств |
| ИНВ-10 | Акт, что составляется, когда проводится инвентаризация ремонта ОС, который не был закончен |
| ИНВ-18 | Документ, который является ведомостью для сличения результатов проведения инвентаризации ОС |
| ОС-1 | Акты, отражающие сведения приема и передачи объектов ОС |
| ОС-1б | Акты, что отражают факт приема и передачи нескольких объектов ОС (не учитывая объекты недвижимости) |
| ОС-2 | Накладные, позволяющие переместить ряд объектов ОС внутри компании |
| ОС-3 | Акты, отражающие операции приема-сдачи проведенного восстановления и улучшения объекта основного средства |
| ОС-4 | Акт, которым отражено, что ОС ликвидировано |
| ОС-4а | Образцы актов о ликвидации транспорта |
| ОС-6 | Документ, именуемый инвентарной карточкой учета объектов основных средств |
| ОС-7 | Документ, что является описью инвентарной карточки по учету ОС |
| ОС-11 | Образцы инвентарных книг, с помощью которых осуществляется учет данных объектов |
| ОС-14 | Акты, отражающие прием/поступление оборудования |
| ОС-15 | Акт, что отражает прием/передачу оборудования на монтажные работы |
| ОС-16 | Акт, что отразит обнаруженные недостатки оборудования |
По учету затрат на производство
Затраты, что учитываются при определении объектов обложения налогов, признают на базе первичной документации.
Учитывая вид затрат, выделяют, к примеру, такие формы:
| М-8, М-9 | Образцы лимитно-заборных карточек |
| М-10 | Форма акта-требования о замене материалов |
| М-11 | Бланк накладной, в которой выражено требование на отпуск материалов (согласно Минстату от 21 июля 1996 № 193) |
| Т-49 | Расчетная платежная ведомость |
| 4-С, 4-П | Путевой лист грузового транспортного средства |
Среди прямых затрат на оплату труда:
| П-6 | Бланк расчетной платежной ведомости сотрудника |
| П-7 | Бланк сводной расчетной платежной ведомости |
| П-5 | Образец табеля учета того, как используется рабочее время (согласно Приказу от 5 декабря 2008 № 489) |
Используют и такие формы первичных документов:
- ведомости, которыми начисляется амортизация;
- ведомости, которыми распределяются общепроизводственные затраты;
- акт выполненной работы;
- авансовая отчетность;
- документы бухгалтера о списании и начислении иных затрат и т. д.
По учету готовой продукции
Это такие бланки:
| МX-1 | Пример акта, что подтверждает прием-передачу товарных ценностей материального плана на хранение |
| МX-2 | Форма, что является журналом учета товарных ценностей материального плана, что были сданы храниться |
| МX-3 | Акты, что отражают операции, когда такие ценности, что сдавались на хранение, возвращаются |
| МX-5 | Образец журнала учета поступления товара, ценностей там, где он хранится |
| МX-6 | Образец журнала учета затрат товара, товарных ценностей материального характера в месте, где он хранится |
| МX-18 | Форма накладной для передачи готового товара в месте хранения |
| МX-19 | Бланк ведомости, в которой отражается остаток товарных материальных ценностей в месте, где они хранятся |
| МX-20 | Отчетность о том, как движутся товарные ценности |
| МX-20а | Отчетность о том, как движутся товарные материальные ценности |
| МX-21 | Отчетность экспедиторов |
Оформляя отгрузку готового товара, применяют типовые формы ТОРГ-12 и М-15.
По учету материалов
Представим несколько форм, обязательных для использования:
| М-2 (М-2а) | Образец доверенности (используют компании, которые массово получают материальные ценности по доверенностям) |
| М-4 | Форма, что представляет собой приходные ордера (используют при учете материалов, что поступают от поставщика или при переработке; составляется в единственном экземпляре) |
| М-7 | Акты, что отражают прием материала |
| М-11 | Образец накладной, что является требованием |
| М-15 | Накладные, чтобы осуществлять отпуск материалов на сторону |
| М-17 | Форма карточки, с помощью которой осуществляется учет материалов |
| М-35 | Акты, отражающие оприходование ценностей материального характера (когда осуществляется разборка, демонтаж недвижимого объекта, что может использоваться при проведении работ) |
При учете объектов, что характеризуются небольшой ценностью и быстро изнашиваемые:
| МБ-2 | Форма карточки по учету таких предметов |
| МБ-4 | Акты о выбытии таких предметов |
| МБ-7 | Используется при учете спецодежды |
| МБ-8 | Акты об их списании |
В случае капитального строительства используют общие журналы работ по форме КС-6.
Правила, в соответствии с которыми должны оформляться поступающие материалы, рассмотрены в Письме Министерства финансов РФ от 29 октября 2002 № 16-00-14/414.
Согласно Методическим указаниям по бухучету материальных производственных запасов (Приказ № 119н от 28 декабря 2001) приемку и оприходование материалов могут оформлять постановлениями на документах поставщиков.
Оттиск штампа должен быть с отражением реквизитов аналогично приходным ордерам.
По учету труда и заработной платы
Об утверждении форм такой первичной документации говорится в Постановлении Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а.
Учет рабочего времени и расчета с работниками по оплате их работы.
| Т-12 | Табеля по учету такого времени и расчетов |
| Т-13 | Образец табеля по учету времени работу |
| Т-49 | Форма, что является расчетной платежной ведомостью |
| Т-51, 53 | Образец расчетной и платежной ведомости |
| Т-53а | Форма, что представлена журналом, где отражают платежные ведомости |
| Т-54 | Лицевые счета |
| Т-60 | Образец записки (расчета), что отражает предоставление отпуска сотрудникам |
| Т-61 | Пример записки-расчета в случае расторжения трудовых соглашений с сотрудниками |
| Т-7 | Форма акта, которым отражено прием работы, что выполняется по срочным трудовым контрактам, что оформления на период выполнения таких работ |
Какой первичный документ применяется для ведения учета труда и заработной платы?
| Т-1 | Форма приказа о том, что сотрудника принимают на рабочее место |
| Т-2 | Пример личных карточек сотрудников |
| Т-3 | Бланк штатного расписания |
| Т-4 | Форма учетной карточки работников научной сферы, педагогов |
| Т-5 | Форма приказа/распоряжения на перевод работника на иной вид работы |
| Т-6 | Бланк приказа о предоставлении отпусков |
| Т-7 | Форма, что отражает графики отпусков |
| Т-8 | Форма приказа о расторжении трудовых контрактов |
| Т-9 | Данным приказом сотрудника направляют в командировки |
| Т-10 | Приказы, в соответствии с которыми лицо может быть поощрено |
| Бланк командировочного удостоверения | — |
| Форма журнала сотрудников | Что выбыли в командировку |
| Форма журнала лиц | Что относятся в кадры фирмы и прибыли из командировки |
По учету денежных средств
Рассмотрим актуальные унифицированные формы:
| КО-1 | Форма приходного кассового ордера |
| КО-2 | Расходные ордера |
| КО-3 | Корма, которая является журналом, где отражают данные о приходной и расходной кассовой документации |
| КО-4 | Форма кассовых книг |
| КО-5 | Форма, что представляет собой книгу учета, где отражаются принятые и выданные кассирами деньги |
| АО-1 | Отчетность по авансам |
| 0402001 | Образец объявления на взносы наличностью |
По контрольно-кассовой технике стоит использовать такие формы:
| КМ-1 | Бланк, что имеет вид акта, используемого, чтобы оформить перевод показания суммирующих счетчиков денег на ноль, регистраций контрольного счетчика ККМ |
| КМ-2 | Форма акта, которым отражается операция, когда снято показания аппаратуры, когда она сдается с целью ремонта, а также при возврате ее в компанию |
| КМ-3 | По данной форме составляется бланк, что является актом, отражающим возврат денег покупателю по неиспользованному кассовому чеку |
| КМ-4 | Форма журнала, используемая кассирами-операционистами |
| КМ-5 | Форма журнала, в котором регистрируют показания суммирующего счетчика (денежного и контрольного) кассовой техники, что функционирует без кассиров-операционистов |
| КМ-6 | Бланк справки, что является отчетом кассиров |
| КМ-7 | Данные о показаниях счетчика техники и выручке компании |
| КМ-8 | Образец журнала, которым ведется учет вызовов специалистов, а также регистрируются выполненные работы |
| КМ-9 | Форма акта, на основании которого проводится проверка денег кассы |
Каков их срок хранения ↑
В ст. 23 Налогового кодекса России сказано, что документация, которая нужна для осуществления расчетов сумм налогов, хранится не меньше 4 лет.
В ФЗ № 402 готовится о необходимости сохранять первичные бланки, регистры бухгалтерского учета и отчетность по бухгалтерии на протяжении того периода, что установлен порядков архивного дела, но не меньше 5 лет.
Такие сроки установлены Приказов Министерства культуры от 25.08.2010 № 558.
Чтобы не навлечь ответственность за нарушение правил, предусмотренных ФЗ № 402, стоит хранить документацию не меньше 5 лет.
Начало срока хранения – начало года, что следует за тем периодом, в котором составлено бланки (и их принято к учету).
Как должен быть составлен первичный учетный документ узнайте из статьи: когда составляется первичный документ.
Как это прием и первичная обработка поступающих документов, читайте здесь.
Образец доверенности на право подписи первичных документов, смотрите здесь.
Для чего хранят первичные документы? – Они в любой момент могут быть изъяты представителями государственных структур для проверки деятельности компании.
Иногда компания вправе использовать и неунифицированные формы, но в таком случае при их разработке стоит учитывать требования к реквизитам данных бланков. Иначе документы не будут иметь юридической силы.
Хотя зачастую предприятия применяют ряд указанных унифицированных форм. Но и данную документацию стоит заполнять правильно, придерживаясь установленных норм.
Чтобы не сделать ошибку, опирайтесь на примеры, которые есть в интернете. В основном зафиксированные первичные сведения 1 таблицы соответствуют на разных сайтах.
То есть, какой бы образец вы бы не взяли за основу, он будет подготовлен на форме по общим правилам.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
