Когда составляется первичный учетный документ

В процессе осуществления предпринимательской деятельности оформляется различная учетная документация.

Содержание

• Необходимые сведения
• Порядок оформления первичных документов
• Возникающие нюансы

Поэтому следует разобраться, какими нормативными актами нужно руководствоваться, чтобы избежать проблем при составлении учетной политики.

Необходимые сведения ↑

Все сделки подлежат надлежащему оформлению первичной учетной документацией. При ведении бухгалтерского учета не допускается использование бланков неустановленной формы.

С принятием ФЗ № 357-ФЗ от 21.12.13 ужесточились правила оформления бумаг. Тем самым, пресечены попытки совершения мнимых сделок.

Что это такое

Первичный документ является письменным свидетельством совершения запланированной операции и отличительной особенностью бухгалтерского учета.

Содержит сведения, которые получены в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

Заверяется личными подписями должностных лиц, несущих ответственность за достоверность изложенной информации.

Имеет юридическую силу и не нуждается в дальнейших уточнениях, пояснениях. Бухгалтерская документация с момента оформления до передачи в архив подлежит соответствующей обработке, которая состоит из нескольких стадий.

Процесс носит название документооборота. Основную ответственность за обеспечение правильности и своевременности оформления первичных документов несет генеральный директор предприятия.

Движение документов четко регламентируется нормативными актами. Обязательному контролю подлежит:

• порядок составления документации;
• бухгалтерская проверка, денежная оценка, учетная обработка;
• внесение в соответствующие регистры;
• передача документов в архив.

Для рационального ведения документооборота разработаны схемы послеоперационного движения первичных документов.

Построение графиков производится с помощью современной вычислительной техники. Первичный учет является следствием хозяйственных процессов, происходящих в компании.

Объекты анализа:

1. Приобретение, заготовление, трата материальных средств.
2. Издержки производства.
3. Передвижение полуфабрикатов.
4. Остатки неукомплектованной продукции.
5. Объем выпускаемого товара.
6. Отгрузка и реализация изделий.
7. Расчеты с покупателями, заказчиками, поставщиками, финансовыми учреждениями.

Классификация видов

Первичная документация подразделяется в зависимости от способа применения на несколько видов. Она может быть внешней и внутренней.

Внешние документы имеют типовую форму. Поступают от других организаций — государственных инстанций, финансовых учреждений, учредителей.

Примеры бланков:

1. Счет-фактура.
2. Платежное поручение.
3. Требование.
4. Платежное требование-поручение.

Внутренние документы не выходят за пределы организации. Их различают следующим образом:

Ведутся дискуссии об отнесении счета-фактуры к первичным документам. Бланк не содержит информации по хозяйственной операции и прилагается к акту, накладной.

Большую путаницу вносит ст.120 НК РФ, которая счет-фактуру приравнивает к первичной документации. Ее отсутствие считается грубым нарушением кассовой дисциплины и влечет штрафные санкции.

Действующие нормативы

Статья 9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11 изменила требования, касающиеся первичной документации.

Она оговаривает, что хозяйственную деятельность организации необходимо оформлять на бланках первичного учета. Неправильное регистрирование имеет налоговые последствия.

Начиная с 01.01.13, допускается использование следующих форм:

Предпочтительные формы бланков выбираются и утверждаются руководством предприятия. Вносятся коррективы в учетную политику, издается отдельный приказ.

Постановление Госкомстата России № 88 от 18.08.98 утверждает порядок применения, заполнения кассовых документов.

Порядок оформления первичных документов ↑

Бухгалтерская информация из первичной документации не регистрируется автоматически, а подвергается тщательной проверке.

Все данные проходят юридический, арифметический, качественный, логический, количественный контроль управленческим органом и работниками, ответственными за ведение таких документов.

Какой срок хранения первичных документов в бухгалтерии смотрите в статье: право подписи первичных документов.

Все о приеме и первичной обработке документов, читайте здесь.

Перед подписанием банковских бланков, требований, поручений, платежных ведомостей, кассовых ордеров генеральный директор скрупулезно анализирует каждый документ.

Этапы оформления бухгалтерской информации:

• предварительная работа;
• заполнение первичной документации;
• утверждение;
• обработка готовых бланков.

Утверждение форм первичной документации

Статья 9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11 разрешает предприятиям использовать в хозяйственной деятельности бланки, самостоятельно разработанные и должным образом утвержденные.

Генеральный директор не только ратифицирует документы, а также наделяет определенный круг лиц ставить на них личную подпись, тем самым отвечать за их оформление. Применение унифицированных форм не отменено.

Они тоже подлежат утверждению руководством. Особенно это касается организаций, пользующихся популярными программами для ведения бухгалтерского учета.

Утилиты настроены на работу со старыми бланками. Самостоятельное формирование первичной документации позволено не всем субъектам хозяйствования.

Исключение составляют учреждения государственного сектора. Для них формы бланков устанавливаются бюджетными нормативными актами.

Обязательные реквизиты бланков

Не зависимо от того, какая форма утверждена ст.9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11 все документы должны иметь следующие показатели:

Законодательство РФ разрешает использовать дополнительные реквизиты. Можно указать:

• порядковый номер бланка;
• юридический адрес фирмы;
• банковские реквизиты;
• контактные данные;
• основание для совершения хозяйственной операции (приказ, договор);
• бухгалтерскую корреспонденцию.

Требования к оформлению

Первичный учетный документ должен быть составлен в соответствии с предъявляемыми требованиями. Регламентируется ст.9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11.

Основные моменты:

1. Используются формы, документально утвержденные руководством организации и имеющие одобренный перечень ответственных лиц.
2. Оформление хозяйственных операций происходит во время их проведения или непосредственно по их окончании.
3. Соблюдается последовательность совершения действий.
4. Записи производятся шариковыми ручками или пишущими машинами с применением вычислительной техники. Запрещается применение простого карандаша, поскольку его легко стереть.
5. Электронные бланки подписываются цифровой подписью.
6. Аккуратное оформление. Текст и цифры пишутся разборчиво и четко.
7. Заполнению подлежат все реквизиты. Обязательно соблюдается установленный порядок.
8. Свободные графы прочеркиваются.
9. Вносятся только достоверные данные, которые легко проверить и доказать.
10. Суммы указываются цифрами и прописью.
11. Документ заверяется личной подписью ответственного лица, генерального директора, бухгалтера.
12. Обязательно прописываются расшифровки подписей.
13. Бумаги скрепляются печатью организации, если это регламентируют нормативные акты.
14. Допущенные исправления заверяются личной подписью ответственного лица, допустившего ошибку. Проставляется дата и расшифровка росписи. Дополнительно прилагается справка бухгалтера, содержащая причину допущения ошибки. Можно применить метод сторно, когда опечатка повторяется и заключается в красную прямоугольную рамку. Следом делается правильная запись.
15. В кассовых и банковских ведомостях не допускается наличие помарок, исправлений, подчисток.

По банку

Первичные документы финансовых учреждений создаются на бланках специализированных форм, межведомственных форм, разработанных и утвержденных Росстатом.

Также разрешено применять самостоятельно разработанную документацию (ФЗ № 357-ФЗ от 21.12.13).

Утвержден порядок расположения реквизитов на банковских бумагах:

• название формы;
• дата заполнения;
• полное наименование финансового учреждения;
• местонахождение банка;
• наименование плательщика;
• реквизиты клиента;
• назначение операции;
• сумма;
• должности ответственных лиц, личные подписи, расшифровки.

Первичная документация прилагается к мемориальным ордерам, содержащим записи о них. Бланки проверяются на полноту и грамотность составления, логическую увязку отдельных показателей, законность операций.

Требования к заполнению банковских форм:

1. Для облегчения автоматизированного учета реквизиты заменяются кодом.
2. Проставляются номера корреспондирующих счетов.
3. В свободных полях проставляется прочерк.
4. Подписи ответственных лиц иногда заменяются утвержденными аналогами, паролем, кодом.

Ведение первичной документации в финансовых учреждениях контролируется следующими нормативными актами:

1. ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11.
2. Положением ЦБ России № 318-П от 24.04.08.
3. Положением ЦБ России № 385-П от 16.07.12.

По учету труда и заработной платы

Документы, используемые для учета зарплаты и труда, должны содержать разряды и должностные оклады работников. Так они могут служить основанием для расчета оплаты труда сотрудника.

Применение форм бланков регламентируется:

1. ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11.
2. Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.04.

Приказ о приеме на вакантное место должен содержать реквизиты:

1. Название структурного подразделения.
2. Должность.
3. Период испытательного срока.
4. Условия оформления на должность.
5. Характер предстоящей работы.
6. Ссылку на договор (штатное расписание).
7. Личную подпись руководителя.

Правильно составленный документ служит основанием для проставления отметки в трудовой книге, заполнения личной карточки, открытия лицевого счета на работника, начисления заработной платы.

Выбор первичного документа зависит от нескольких факторов:

• вид деятельности;
• организация и оплата труда;
• особенности технологического процесса;
• обеспеченность мерной тарой;
• наличие измерительных приборов и счетчиков;
• система контроля качества продукции.

Для расчета заработной платы используются формы, содержащие одинаковую информацию. Единственное отличие бланков – различная последовательность вносимых данных.

Лицевой счет сотрудника вмещает подробные сведения о нем:

• ФИО;
• ИНН;
• номер страхового свидетельства;
• состав семьи;
• разряд;
• стаж работы;
• оклад;
• время приема на рабочее место;
• начисления/удержания из зарплаты (помесячно).

Важным нюансом при выдаче денежных средств сотрудникам является проставление в расходном кассовом ордере подписи получателя.

Без нее выданная сумма окажется неоформленной, будет считаться недостачей. Кассир понесет наказание.

Если по договору подряда

Расходы подрядчика, работающего по договору подряда, оправданы при составлении соответствующего документа. Таковой является смета.

Порядок ее составления регулируют Методические указания № 15/1 от 05.03.04. Прием/передача работ оформляется актом, который подписывается подрядчиком и заказчиком.

Этот порядок обязателен к применению. Не имеет значения, сколько по времени длилось выполнение работы. Процесс прописан в ст.753 ГК РФ.

Перечень первичной документации, используемой для подтверждения выполненной работы, приводится в Постановлении № 100 от 11.11.99.

Основные акты:

• о приеме выполненной работы;
• принятие готового объекта;
• справка о произведенных затратах.

Документы заполняются согласно установленным требованиям (ст.9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11). Акт должен содержать перечень произведенных работ и указание их стоимости.

Документ составляется в двух ситуациях:

• при поэтапном приеме работ, что оговаривается при заключении соглашения;
• для осуществления промежуточных расчетов, предписанных условиями договора.

Сумма, указанная в акте по приему выполненной работы, может значительно отличаться от указанной в справке о стоимости.

Это объясняется тем, что справка помимо цены на проведение работ содержит и данные по стоимости оборудования, приобретение которого согласовано между сторонами.

Образец заполнения

Всем предприятиям приходится сотрудничать с торговыми центрами, магазинами. Поэтому приведем пример должного заполнения накладной по приобретению товаров.

Фото: накладная

Возникающие нюансы ↑

Субъекты хозяйствования отличаются правовой формой ведения деятельности. Следовательно, требования к первичной документации могут регулироваться различными нормативными актами.

При оформлении в аптеке

Специфика деятельности аптек требует отражения сведений, которые не предусмотрены унифицированными формами.

Первичные документы подлежат составлению с учетом рекомендаций Приказа МЗ № 14 от 08.01.88, Рекомендации Минздрава № 98/124 от 14.05.98.

По учету дебиторской задолженности

Любая дебиторская задолженность подтверждается первичными документами (ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11).

Как осуществляется исправление в первичных документах или корректировка по согласованию сторон узнайте из статьи: исправления в первичных документах.

Список первичные бухгалтерские документы к сдаче, читайте здесь.

Какие документы относятся к первичным учетным, смотрите здесь.

Факт возникновения долга подтверждается бумагами, содержащими сведения о проведенной хозяйственной операции.

Бланком по учету дебиторской задолженности могут быть:

1. Накладные по передаче ценностей.
2. Платежные документы.
3. Акт приема/сдачи работ.

Субъекты хозяйствования занимаются различной деятельностью. Порядок и сроки составления первичных учетных документов регулируются ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11.

Также каждая отрасль должна придерживаться указаний специфических нормативных актов.