Как правильно написать заявление на выдачу аванса

При получении авансовых сумм важно правильно написать заявление. Рассмотрим правила, которые стоит учитывать при составлении такого документа, и разберемся, в каких ситуациях на основании заявления возможна выдача аванса.

Каждый (тем или иным образом) сталкивался с понятием «аванс». Действительно, такая предоплата имеет место во многих случаях, предусмотренных нормативными положениями.

Но далеко не все знают, нужно ли писать заявление на получение таких средств и какие сведения в нем отражаются. А такие данные не являются сложными для восприятия – с ними просто необходимо ознакомиться.

Содержание

• Общие моменты
• Как писать заявление на аванс (образец)
• Как пишется исковое заявление?

Приведем несколько примеров написания заявления на аванс и разберем некоторые особенности выдачи средств подробнее.

Общие моменты ↑

Выясним, когда и как выдаются авансовые суммы. Это основные знания, которые должны знать не только руководители и бухгалтеры, но и работники.

Основные понятия

Аванс – определенная сумма денежных средств, которая выдается в счет выполненных работ, заранее оговоренных платежей или будущих затрат, при оплате продукции до момента ее отгрузки, до оказания определенной услуги.

Если покупатель приобретает что-либо дистанционным способом, авансовые платежи – способ реализации, при котором продавец получает гарантию совершения сделки.

Исчезает риск невнесения средств за продукцию. Есть такие определения авансов:

Заявление – документ, составленный в соответствии с требованиями, изложенными в законодательстве.

Может составляться на специальном бланке или писаться произвольно. Заявлением является письменное обращение к руководству, где излагается требование о чем-то.

Назначение документа

При выдаче нескольких видов авансов стоит подготовить письменное заявление. Необходимо оно, например, в том случае:

1. Если сотрудник компании хочет получить авансовую сумму в большем размере, чем это полагается (имеются в виду случаи выплаты авансов в счет зарплаты). Работник также может после получения аванса написать заявление с просьбой выдать еще один, так как возникли непредвиденные траты. Компания не обязана такие требования удовлетворять. Это исключительно ее право.
2. Если сотрудника направлено в командировку.

На законных основаниях

При выплате авансов работникам стоит опираться на нормы Трудового кодекса Российской Федерации (ст. 136, 138).

Если речь идет о предварительной оплате товаров, то здесь актуальна ст. 381, 314, 487 Гражданского кодекса. В поисках ответов на ряд вопросов стоит опираться на примеры судебной практики.

Как писать заявление на аванс (образец) ↑

При составлении заявления придерживайтесь делового стиля изложения. Уточняйте правила его написания, иначе документ не будет рассматриваться руководством.

Перечислим реквизиты, которые должны быть в обязательном порядке в бланке заявления на аванс:

• название организации, куда будет направлено документ;
• ФИО лица, которому подается заявление, его должность;
• ФИО заявителя и другие его личные сведения;
• название документа;
• просьба;
• дата, когда документ составляется, подпись заявителя.

В отдельных случаях заявление удостоверяется нотариусом, прилагаются паспорт и иные документы. Заявление о выдаче авансовых сумм составляется произвольно.

Отражается размер средств, которые вы желаете получить, указывается причина возникновения необходимости в выплате. Далее документ визируют у начальства и отдают для утверждения руководству предприятия.

Если директор согласен с выплатой аванса, он поставит соответствующую отметку и передаст заявление бухгалтеру. Представим образец заявления на выдачу аванса заработной платы.

В счет заработной платы

Работодатель обязан выдавать заработок своим сотрудникам не реже, чем раз в полмесяца. Сроки перечисления средств должны быть закреплены во внутренней документации предприятия – в правилах внутреннего распорядка, в коллективном, трудовом договоре.

Если работник желает получить средства на какие-либо нужды, он подает заявление на имя руководителя о выдаче авансовой суммы в счет зарплаты.

Какая проводка, если перечислен аванс поставщику смотрите в статье: как начисляется аванс.

В чем отличие аванса от задатка, читайте здесь.

Обычно работодатели не отказывают в этом, особенно при наличии уважительной причины. Как написать такое заявление? На листе бумаги вверху пропишите данные работодателя, название предприятия.

Далее пишите реквизиты по общей схеме. При изложении сути стоит в произвольной форме указать, например:

«Прошу выдать сумму аванса в размере 4 тыс. рублей в счет зарплаты за сентябрь 2020 года».

Чтобы быть более убедительным, пропишите причину просьбы – для исполнения обязательств по оплате услуг ЖКХ, на погашение задолженности по кредиту, на лечение и т. д.

Если нужен раньше срока (внеплановый)

Когда пишется заявление на усиленный аванс? В компаниях часто включается в коллективный договор положение о правилах предоставления внеплановых авансовых сумм сотрудникам.

Формулировку «работнику по его заявлению может быть выдан внеплановый аванс» можно увидеть в решениях суда, что касаются срока перечисления зарплаты.

Но Трудовой кодекс не имеет четких требований к выплате внеплановых сумм. Из-за этого возникают неоднозначные трактовки таких понятий. Спорным остается и вопрос об уплате НДФЛ с выданных авансов внепланово.

Видео: видео-уроки по 1С:Бухгалтерии 8. Зачет аванса

Целесообразность такого перечисления будет определена с учетом следующих сведений. При выплате внеплановых авансов не исчезает обязательств компании 2 раза в месяце платить зарплату.

То есть, чтобы не имело место нарушение такого условия, часто такие средства возвращаются в кассу предприятия обратно в сроки, прописанные в заявлении.

Об этом говорится в Письме Роструда от 30 мая 2012 № ПГ/4067-6-1, от 30 ноября 2009 № 3528-6-1.

Но есть и риск того, что требование возврата будет расцениваться как составление соглашения о займе.

Так как удержание из заработка допускается только в тех случаях, что оговорены в ст. 137 Трудового кодекса, удерживать внеплановые авансы нельзя.

Тем более, что это может повлечь последствие – выплату заработанной суммы раз в месяц, что запрещается законом.

Но в нормативном документе Роструда от 26 сентября 2012 № ПГ/7156-6-1 говорится, что ст. 137-138 ТК содержат данные об удержании средств, что выплачиваются в независимости от волеизъявления сотрудника.

Цель – погасить долг перед компанией или иным лицом. Внеплановый аванс, если он удержан в размере больше чем 20 процентов от выданных средств, может стать причиной задержки выплаты заработка.

При этом могут возникать сложности с расчетом НДФЛ и уплатой его в казну. Внеплановый аванс не может считаться частью зарплаты, так как он выдается за время, что еще не было отработано.

На командировку

Чтобы направить работника в командировку, обязательна подготовка руководством предприятия:

1. Приказа.
2. Служебного задания.
3. Командировочного удостоверения.

Когда лицо возвратится с поездки, его ожидает обязательная сдача:

1. Командировочного удостоверения.
2. Служебного задания и отчета о его исполнении.
3. Авансового отчета с документацией, что подтвердит затраты.

Бухгалтером проверяется, на те ли цели потрачены средства, есть ли оправдательные документы. Подсчитывается итоговая сумма. Далее руководство должно принять решение об утверждении затрат специальным приказом.

Но, зачастую, средства на командировочные расходы перечисляются авансом. А для его получения работник должен написать заявление.

При составлении заявления о выдаче аванса на командировочные расходы стоит отразить такие сведения:

1. Напишите наименование той местности, в которую будете отправляться.
2. Укажите дату, когда командировка начинается и заканчивается.
3. Отразите данные из приказа или распоряжения, которые являются основанием для направления работника в поездку.
4. Укажите сумму затрат в командировке, что должна быть выплачена из кассы, как аванс.
5. Впишите сумму затрат в командировке в отдельности на проживание, питание, проезд. Здесь же отражается расчет средств с учетом всего времени командировки.

Также указывается, что работник знает о необходимости предоставления авансового отчета в течение 3 дней после возвращения с командировки.

На отказ от аванса

Иногда работники пишут заявление о том, что отказываются получать аванс в счет выплаты зарплаты.

Удовлетворение такой просьбы будет нарушением закона, в соответствии с которым выплата заработанных средств должна осуществляться работниками не реже 2 раз в месяце (часть 6 ст. 136 ТК).

Такие же сведения есть и в Письме Министерства труда РФ от 28.11.2013 № 14-2-242. То есть, такой отказ работника будет недействительным.

При нарушении положений ТК, нужно будет заплатить:

Кроме того, такая невыплата может расцениваться, как задержка перечисления заработной платы. А в таком случае работник может взыскать с работодателя компенсацию (ст. 236 Трудового кодекса).

Что же касается аванса, выдаваемого при командировке – гражданин может не брать такие средства, а после возвращения и подачи авансового отчета получить возмещение от фирмы.

Нюансы при составлении директором

Иногда подотчет берет средства сам руководитель организации. Как в таком случае быть – должен ли директор писать заявление?

Лучше всего, чтобы заявление было написано. Это позволит избежать лишних претензий со стороны проверяющих структур.

Если налоговики выявят отсутствие заявления, придется заплатить штраф, который установлен ст. 15.1 КоАП России.

Но только учтите, что нужно откорректировать стандартные данные, иначе ситуация будет выглядеть, как разрешение выдачи директором самому себе денег.

Так, вверху на листе пишите не «Директору…», а просто «В компании…». Не указывайте «Прошу выдать…». Пишите «Следует выдать…». А подпись директора внизу заявления и будет являться разрешением.

Обоснование содержится в пункте 4.4 Положений Центрального Банка России, утвержденных 12 октября 2011 № 373-П. Но есть мнение, что директор не должен писать заявление.

Главное в заявлении – разрешение руководителя с отражение срока и размера авансовой суммы. А согласиться с суммой директор может и поставив подпись на расходно-кассовом ордере.

Утвердить срок можно, издав единожды приказ, в котором указать себя в качестве подотчетного лица, и прописать максимальные сроки, на которые может выдаваться аванс.

Есть также версия, что написание заявления на свое имя – абсурд. Достаточно подписи в РКО. Решение за вами. Но если не желаете доказывать налоговому органу свою правоту, лучше напишите заявление.

Как пишется исковое заявление? ↑

Многие сделки подтверждаются выплатой аванса. Но как быть, если соглашение расторгнуто или обязательства в соответствии с контрактом не исполнены? Можно ли вернуть средства обратно?

Иск о взыскании суммы аванса в соответствии с договорами за работу, что предстоит выполнить – это взыскание средств за работу, что не была выполнена, или за товар, что не был представлен.

Образцов таких заявлений множество, так как такой документ должен составляться для каждого определенного случая.

О взыскании суммы неотработанного аванса

Если договор будет признан судом незаключенным, то неотработанный аванс как неосновательное обогащение возвращается заказчику.

В п. 1 ст. 1102 Гражданского кодекса сказано, что лицом, которое получило или сберегло имущественные объекты за счет других лиц, должны быть возвращены такие объекты.

Исключения составляют ситуации, прописанные в ст. 1109 ГК. Если выдана излишняя сумма аванса работнику в счет зарплаты, она также может быть взыскана.

Основание для удержания – ч. 1 ст. 137 Трудового кодекса России, где говорится, что может удерживаться сумма неотработанного аванса сотрудником.

Но только есть такой нюанс – в законодательстве нет четкого определения аванса. В ст. 136 ТК только говорится, что зарплата должна выдаваться работникам 2 раза в месяц.

Обязанность давать средства в качестве аванса нормативными документами не предусмотрена.

Компания имеет право взыскать сумму неотработанного аванса с сотрудника, удерживая ее в течение 1 месяца после того, как окончится периода, когда сумма долга должна быть погашена.

Но при этом работник не должен оспаривать основание и размер удержаний (часть 3 ст. 137 ТК). Как узнать, не возражает работник против удержания? Компанией направляется работнику уведомление.

Сроки подачи такого документа законодательство не установлены. Но стоит придерживаться разумного срока, чтобы у работника была возможность выразить свое волеизъявление. Уведомление предоставляется в письменном виде.

Работник должен расписать о его получении. Если такие условия не выполняются, тогда работодатель пишет исковое заявление в суд.

Сотрудник компании может удерживать сумму аванса только в той части, в которой она не отработана, из следующего перечисления гражданину.

Если работник увольняется, удержание неотработанных средств осуществляется при определении размера расчетных сумм, выплачиваемых при расторжении трудового договора.

Величина удержания не может составить 20% заработка (часть 1 ст. 138 Трудового кодекса). Остальные средства можно вернуть только в том случае, если работник добровольно выполнит вашу просьбу. Еще один вариант – иск.

О возврате суммы

К примеру, по соглашению авторских заказов одной стороной должны быть созданы научные, литературные или иные произведения.

Что это такое аванс узнайте из статьи: аванс.

Все о ДМС со стоматологией, читайте здесь.

Что входит в детский ДМС, смотрите здесь.

Материальные носители произведений должны передаваться заказчикам в пользование на определенное время. Такие договора считаются возмездными, если иные правила не прописаны в самом контракте.

Если договор составлялся с условиями передачи заказчикам прав пользования произведением в прописанных соглашением рамках, должны применяться правила ст. 1286—1287 ГК.

Ответственность авторов по договорам отчуждения исключительных прав на произведения и по лицензионным контрактам ограничивается суммами фактического ущерба, что причинен второй стороне.

Если договор не исполняется или исполняется ненадлежащим образом, автора ожидает ответственность. Кроме того, он должен будет вернуть уплаченный аванс и заплатить неустойку, если о таковой упоминается в самом контракте.

Если лицо отказывается вернуть аванс, его ожидает ответственность в соответствии с пунктом 1 ст. 395 Гражданского кодекса за использование чужого имущества.

Когда дело будет рассматриваться в суде, представитель такой инстанции удовлетворит кредиторские требования, основываясь на учетную ставку банковских процентов на момент подачи искового заявления или на момент вынесения решения.

Такие правила не действуют, если иные размеры процентов прописаны в договоре. Помимо суммы аванс и неустойки могут взыскиваться и расходы на суд (ст. 88, 94, 98 ГПК).

Выплата суммы аванса – это, к примеру, гарантия для компаний в том, что сделка считается заключенной, и заказчик/покупатель не передумает в самый важный момент.

Для получения таких средств стоит правильно составлять заявление. Но не менее важно знать, как вернуть средства обратно в случае нарушения условий договора.