Как правильно начисляется аванс (проводки)

Как правильно начисляется аванс (проводки) на предприятиях. Что нужно знать об основных бухгалтерских операциях.

Как выплачивается аванс поставщику и нужно ли отчислять НДС. Совершая трудовую деятельность, каждый рассчитывает на справедливую и своевременную оплату.

Часто именно незнание правил, которые регулируют начисление и выплату денежных средств, приводит к неожиданным ошибкам работодателя.

Содержание

• Что нужно знать
• Как начисляют аванс на предприятии

Выплаты начинают задерживаться, а сотрудники остаются без положенной им заработной платы. Еще больше затруднений часто испытывает бухгалтер во время начисления и проведения предоплаты поставщикам.

И самая большая ошибка, которая происходит, это неправильный расчет налога на добавленную стоимость.

Что нужно знать ↑

Ведение бухгалтерского учета – обязательное условие для любых организаций на территории РФ, ведущих производственно-хозяйственную деятельность (Федеральный закон № 129).

Естественно, что все объекты бухгалтерского наблюдения нуждаются в правильном и достоверном отражении. И выплаты денежных средств не исключение.

Обычно под ними подразумевают такие формы расчетов, как авансы и заработная плата. Они могут осуществляться разнообразными способами, в том числе и имуществом, и выдачей долговых обязательств.

Не все знают, что аванс и задаток – это далеко не одно и тоже, а наоборот, разные понятия. Часто именно аванс выдают предприятия своим поставщикам в счет будущих платежей.

Но это не обязует поставщиков выполнять свои обязанности. За недоставленный товар, к примеру, такой фирме придется лишь вернуть средства, выданные как аванс.

Соглашение между сторонами будет расторгнуто, так как ни одна из сторон не выполнила своих обязательств. А вот для того, чтобы гарантировать выполнение договоренностей, используют задаток.

Именно эти средства выплачиваются при условии составления соглашения между сторонами. Такой договор не составляется при выплате аванса. К тому же, задаток необходимо возвращать в двойном размере.

Выбор формы предоплаты осуществляет предприятие, исходя из своих финансовых возможностей и желания. У задатка есть и другие особенности – его необходимо возвращать в двойном размере.

Поэтому он не так популярен, как аванс. Кроме этого, с аванса по заработной плате не происходит отчисление налоговых и прочих взносов.

К примеру, НДФЛ удерживается непосредственно с самого дохода, уже после того, как рассчитают аванс.

Также высчитываются взносы в Пенсионный фонд и прочие взносы на социальное или медицинское страхование.

Обычно это последний день месяца, за который был рассчитан определенный доход. Или в последний рабочий день (Письмо Минфина от 09.08.2012 г. № 03-04-06/8-232).

При любом нарушении законодательства при выплатах заработной платы с организации взыскивают определенные штрафы.

Чаще всего работодатели грешат тем, что выплачивают своим сотрудникам заработную плату всего лишь раз в месяц. А это противоречит статье 136 ТК РФ.

В этом случае за грубое нарушение трудового законодательства:

Должностные лица выплачивают штраф	До 5 тыс. рублей
Юридические лица	Выплачивают до 50 тыс. рублей
Частные предприниматели обязаны заплатить	До 5 тыс. рублей

А вот аванс, который выплачивается другой компании за предоставление каких-либо услуг, облагается НДС. Но не всегда.

Тут необходимо знать, что это не обязанность, а право покупателя (ст. 171 НК РФ). Компания может принять вычет НДС, но только если были выполнены определенные условия.

Также у компании-покупателя может быть освобождение от выплаты НДС. К примеру, вычет принимается, если:

• сумма НДС указана в счет-фактуре;
• в соглашении с фирмой-поставщиком указана информация об авансе;
• имеются бумаги, подтверждающие факт предоплаты;
• услуги поставщика используются в операции, облагаемой НДС.

Необходимые понятия

Аванс для работающего человека – это часть его зарплаты на предприятии, выплачиваемый работодателем в первой половине месяца.

День выплаты аванса обычно устанавливается внутренним документом или трудовым договором.

При этом законодательство не запрещает предприятию выплачивать авансы своим сотрудникам больше 1-го раза в месяц. К примеру, каждые 10 дней можно делать 3 платежа.

Аванс для организации-поставщика – это подтверждение платежеспособности компании, для которой она выполняет определенные услуги.

Проводка в бухгалтерии – это учет информации об изменении учитываемых объектов. При этом учет одной суммы ведется сразу по двум счетам. Это необходимо для учета все расчетов, производимых в организации.

Основные операции

Для хранения всей информации о производимых расчетах с работниками должен быть открыт счет 70.

Основные проводки, которые совершаются по выплате аванса, обычно следующие – Д50 К51 о получении денег в банке для выплаты аванса и Д70 К50 (51) о выплате этих средств сотрудникам.

Для того чтобы расплачиваться с поставщиками, бухгалтер открывает на счету 60 еще два дополнительных – 60.1 и 60.2.

То есть оплата за товары и выданные авансы соответственно. Когда денежные средства (предоплата) начисляется компании-поставщику, происходит проводка Д60.2 К51.

Законные основания

В Трудовом кодексе РФ в целом отсутствует такое понятие, как аванс. Под ним подразумевается выплата работникам определенной части его зарплаты. Но получается, что эти денежные средства он уже отработал в предыдущем месяце.

Этот же нормативный документ обязывает любого работодателя выплачивать необходимый аванс своим сотрудникам не реже, чем 2 раза месяц (ст. 136 ТК РФ).

Получается, что сумма, которая выдается в первой половине каждого месяца, в этом случае является частью зарплаты. 

Интервал между двумя выплатами, авансом и остатком суммы, не должен быть менее 2-х недель. Следует знать, что размер аванса не регулируется никакими нормативными актами.

Но, согласно письму Федеральной службы по труду и занятости от 08. 09. 2006 г. №1557-6, при начислении аванса обязательно следует учитывать исключительно отработанное сотрудником время.

Что касается аванса поставщикам, то Гражданский кодекс также не содержит четкого объяснения этого понятия.

Существует термин «предоплата», то есть денежные средства, которые перечисляются в счет будущих платежей за оказание определенных услуг (ст. 711, 823 ГК РФ).

Обычно сумма предоплаты не превышает 40% от всей суммы, но есть случаи, когда аванс составляет 100%. Подобная сделка регулируется множеством нормативных документов в первую очередь для защиты прав обеих сторон.

Тем не менее, при невыполнении обязательств, аванс не может быть возвращен в двухкратном размере. Из этого следует, что он не гарантирует обеспечение обязательств.

Как начисляют аванс на предприятии ↑

Многие при начислении аванса не знают, как правильно оформлять зарплату за первую часть месяца в документах.

Во всех официальных документах лучше всего писать «заработная плата», ведь аванс, по сути, – это ее часть. Все проводки, связанные с выдачей аванса сотрудникам на предприятии, осуществляются со счета 70.

Перечислено поставщику

Для выплаты предоплаты поставщикам бухгалтер открывает дополнительный счет 60, который называется «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».

Проводка по оплате аванса организации-поставщику называется Д60.2 К51. В целом, выбор специального счета не требует каких-то определенных условий.

Видео: как начислить аванс сотруднику в 1С

Просто для удобства их разделяют на несколько видов. Если расчет с поставщиком производится единственный раз, то аванс можно провести на счету 76.

В случае, когда фирма с поставщиком работает постоянно, то лучше открыть отдельный счет 60 или дополнительный 62.

Начисление суммы по заработной плате

Согласно Приказу Минфина от 31. 10. 2000 №94н все расходы, связанные с оплатой труда, фиксируются по дебету счета 44 и кредиту счета 70.

Аванс в обязательном порядке начисляется, исходя из данных табеля учета рабочего времени за первые 2 недели месяца.

В бухгалтерском учете такие траты определяются как расходы предприятия по обычным видам деятельности во время выдачи заработной платы.

Аванс по заработной плате может быть выдан:

• наличными;
• на банковский счет;
• в натуральном виде.

Аванс, который выдается наличными, оформляется согласно кассовому ордеру КО-2 или по ведомости формы Т-53.

Если аванс перечисляется на банковскую карту или счет, бухгалтер должен в первую очередь указать назначение платежа. Оно не должно быть чересчур большим, достаточно написать «ЗП за 1 половину ноября 15 г.».

Далее осуществляются две проводки – Д70 К51 о перечислении денежных средств и Д91-2 К51 об удержании банком комиссии.

Если аванс выдается в натуральной форме, то его размер не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 131 ТК РФ).

При этом делаются такие проводки – Д70 К90-1 о передаче продукции в счет всей заработной платы, Д90-2 К43 о списании продукции и Д90-3 К68 о начислении НДС.

Кроме этого, бухгалтер обязан сделать еще две проводки – Д90-9 К99 о прибыли от передачи имущества и Д99 К90-9 об убытках от передачи имущества в счет заработной платы.

Зарплата начисляется после последней даты месяца. Также учитывается выдача аванса. Для этого бухгалтер совершает следующие проводки – Д20 (26, 44) К70 о начислении денежных средств и Д70 К68 об удержании НДФЛ.

На дату непосредственной выплаты зарплаты нужно получить деньги из банка (проводка Д50 К510) и выплатить средства (проводка Д70 К50–51). Далее следует перечисление НДФЛ в бюджет (Д68 К51).

Проводки по НДС

Согласно Налоговому кодексу РФ с некоторых видов аванса необходимо начислять НДС. Это обязательное условие. Как это делается с авансов, выданных поставщикам?

Допустим, предприятие выплачивает аванс другой организации за доставку товара. В свою очередь, поставщик в течение 5 дней должен предоставить второй стороне счет-фактуру.

На ее основании предприятие и высчитывает НДС с аванса. Для этого счет 60 разделяется на 2 субсчета. На одном будет производиться учет оплаты за полученную продукцию.

Авансы перечисленные поставщику отражаются в счете №2. С суммы предоплаты высчитывается размер НДС и подготавливается к вычету. Для этого необходим дополнительный счет 76.

Эта проводка выглядит следующим образом — Д68.НДС К76.НДС. Далее НДС высчитывается уже с полученной продукции.

Другими словами, НДС начисляется 2 раза. Поэтому, после осуществления полной оплаты поставщику, его начисление с аванса следует аннулировать.

Восстановлен НДС начисленный с аванса проводка Д76.НДС с авансов К68.НДС, а счет 76 в обязательном порядке закрывается.

Постоянные расчеты являются важной составляющей жизни любой компании. На самом деле, бухгалтерский учет – это не так уж и сложно.

Другое дело, что при начислении и выплате авансовых средств совершается много различных операций.

И все нюансы подобных проводок обязательно необходимо знать. Тогда никаких проблем с предоплатой поставщикам или выплатой заработной платы не будет.