Особенности составления акта недостачи товара при приемке

Существует множество особенностей работы розничных и оптовых торговых сетей. Бухгалтерская отчетность в данном сфере деятельности достаточно сложна.

Как и во всех других необходимо в обязательном порядке вести соответствующим образом документацию. Именно на неё необходимо ссылаться при составлении отчетности.

При приемке и передаче грузов составляется акт. Иногда возникают различного рода накладки, связанные с подобного рода процедурой.

Содержание

• Общие аспекты
• Заполнение формы акта о недостаче товара при приемке

При этом следует помнить, что при недостаче обязательно необходимо будет составить соответствующим образом специальный акт. Это позволит защитить свои права, а также решить обширный перечень различных других задач.

Общие аспекты ↑

В соответствии с действующими законодательными нормами необходимо вести бухгалтерскую отчетность всем предприятиям, а также физическим лицам при осуществлении коммерческой деятельности.

При этом должны соответствующим образом отражаться все хозяйственные операции в табличной форме. Например, при приеме-передаче товара требуется составлять соответствующей формы акт.

Но относительно часто при реализации подобного рода процедуры возникают различные накладки. Например, товар в процессе транспортировки, погрузки/отгрузки был поврежден, утерян.

Виной тому может быть поставщик или же транспортная компания. Но вне зависимости от причин для защиты собственных интересов, отчетности и решения иных задач нужно будет обязательно составит акт недостачи.

В законодательстве этот вопрос освещается достаточно подробно. Существует специальная установленная заранее форма документа этого типа.

Во избежание различного рода осложнений в процессе составления подобных документов нужно заранее изучить определенные вопросы. Наиболее важные и существенные:

• необходимые термины;
• выполняемые функции;
• законные основания.

Необходимые термины

Сегодня все вопросы, касающиеся составления актов рассматриваемого типа, достаточно подробно раскрываются в соответствующих законодательных нормах.

Но при этом необходимо помнить о том, что для соответствующей трактовки основных положений нужно будет изучить основные термины, применяемые в таких законодательных нормах.

Так можно будет избежать допущения ошибок при рассмотрении. К основным и наиболее существенным терминам стоит отнести следующие понятия:

• товар;
• услуга;
• акт приема-передачи;
• акт недостачи.

Такой акт включает в себя обширный перечень самых разных пунктов. Позволяет реализовать различного рода задачи. В первую очередь – отчетную.

Ссылка на данный документ обозначается в финансовой отчетности учреждения. Также при помощи такого акта возможно разрешать различные спорные моменты.

Нередко помимо данного акта составляется достаточно обширный перечень различных других дополнительных. Чаще всего это именно акт недостачи.

Подобный документ должен быть составлен в случае, если имеет место отсутствие достаточного количества товара в упаковке, посылке, контейнере или же другой емкости для транспортировки.

На законодательном уровне установлена стандартная форма данного типа акта. Бланк акта недостачи товара при приемке можно достаточно просто найти в интернете. Стоит лишь использовать достоверные, хорошо себя зарекомендовавшие источники.

Выполняемые функции

Акт недостачи товара подразумевает возможность решения с его помощью достаточно обширного перечня самых разных задач.

В первую очередь это следующие:

Но в первую очередь это именно удостоверение соответствующей информации о недостаче. Так как подобное обязательно должно соответствующим образом компенсироваться.

Либо за счет денежных выплат, либо путем доставки недостающего товара за счет самого поставщика. Нередко на этой почве возникают различного рода спорные моменты.

Если разрешить миром их не удается (подобное случается относительно часто), то необходимо будет обращаться в суд.

В таком случае действительным доказательством может быть признан только акт, который составлен в соответствии со всеми требованиями законодательных норм.

Установлено множество различных форматов для актов в торговле – ТОРГ-2, ТОРГ-3 и много различных других. При этом следует помнить о некоторых существенных особенностях их составления.

Образец акта приема-передачи товара на хранение смотрите в статье: акт приема-передачи товара на хранение.

Как заполнить бланк акта на возврат товара поставщику, читайте здесь.

Законные основания

Сегодня существует специальный сборник различного рода актов, которые составляются в разных ситуациях в торговле. Основополагающим документом является Альбом унифицированных форм.

Он утвержден постановлением Госкомстата №132 от 25.12.98 г. Данный НПД включает в себя достаточно обширный перечень самых разных разделов. Все они затрагивают вопрос составления актов.

К основным и обязательным к рассмотрению стоит сегодня отнести:

На данный момент обозначенный выше документ включает в себя руководства по составлению 31 формы формата ТОРГ. При этом для каждого документа имеется своя собственная унифицированная форма.

По возможности стоит заранее разобраться со всеми особенностями составления подобного рода документации. Это позволит избежать множества затруднений в дальнейшем.

В первую очередь – вопросов со стороны Федеральной налоговой службы.

Документы подобного типа почти всегда пристально проверяются при осуществлении камеральных проверок. Именно поэтому стоит избегать допущения различных ошибок.

Так как это может быть воспринято ФНС как попытка реализовать какую-либо коррупционную схему. Это повлечет за собой наложение штрафа или более серьезное наказание в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РФ.

Заполнение формы акта о недостаче товара при приемке ↑

Акт о недостаче товара при приемке word можно найти без каких-либо затруднений через интернет. Если соответствующий опыт по какой-то причине отсутствует – лучше всего заранее проконсультироваться у специалиста.

Можно будет также найти образец в эксель. Фактически формат акта не является существенным. Важно лишь правильное отражение всех обязательных пунктов.

Основные вопросы, рассмотреть которые нужно будет заранее:

• пошаговая инструкция — ТОРГ-2, ТОРГ-3;
• образец заполнения.

Пошаговая инструкция

Важно помнить о определенных различия при составлении актов из соответствующего обозначенного выше альбома стандартных форм документов.

На данный момент существуют определенные нюансы формирования. В первую очередь они связаны именно с перечнем присутствующих пунктов.

ТОРГ-2

Данного типа форма используется только в случае, если имеет место расхождение количества/качестве товара с заявленным в сопроводительной документации.

При этом сам акт приема подобного товара должен оформляться в соответствии с определенными правилами в зависимости от способа осуществления доставки. Это может быть почта, какая-либо специализированная транспортная компания.

При этом обязательно в акте ТОРГ-2 должна присутствовать информация сразу двух типов – из сопроводительной документации и фактическая, которая имеет место на момент получения товара.

Сами акты обязательно должны составляться только по результатам проведения проверки, сверки специальной комиссии из компетентных должностных лиц.

Основные особенности:

Если какие-либо товарные, материальные ценности, проверяемые таким образом не имеют дефектов, расхождения качественные/количественные не установлены – делается соответствующая отметка.

На основании акта типа ТОРГ-2 составляется претензионное письмо к поставщику. На основании данного документы должны быть возмещены убытки, неудобства.

ТОРГ-3

Стоит помнить, что принципы составления акта ТОРГ-2 и ТОРГ-3 достаточно схожи. Но при этом они составляются они в различных случаях:

Сам акт ТОРГ-3 включает в себя следующие основные пункты:

• формы по ОКУД, ОКПО;
• наименование организации, её адрес и контактные данные;
• номер документа, дата составления;
• место приемки самого товара;
• наименование грузоотправителя;
• грузоотправитель;
• поставщик;
• производитель;
• страховая компания;
• номер договора.

Также имеется вторая страница с данными по поводу товара. Она включает в себя таблицу, в которой отражается информация по поводу самого поставляемого товара.

Образец заполнения

Найти образец составления данного типа документа труда не составит. Но при этом следует помнить о некоторых особенностях, нюансах составления.

Порядок формирования акта о браке товара при приемке узнайте из статьи: акт о браке товара.

Про акт передачи товара на реализацию, читайте здесь.

Образец акта приема-передачи товара, смотрите здесь.

Это позволит избежать наложения штрафа если неверно сформированные документы попадут на стол к налоговому инспектору. Законодательство, затрагивающее данный вопрос, постоянно реформируется. Необходимо быть в курсе всех обновлений.

Существует большое количество различных нюансов при составлении актов при приемке и отправке товаров. Все их стоит рассмотреть заблаговременно.