Порядок сдачи отчетности в электронном виде

Сдавать отчетность в государственные органы сегодня можно в электронном формате. Это значительно облегчает жизнь налогоплательщиков. Но каков порядок сдачи электронной отчетности?

2015 год для многих организаций стал переломным. Вступили в силу нормы НК РФ, по которым сдавать налоговую отчетность стало необходимо в электронном виде.

Содержание

• Важные аспекты
• Как отправлять отчетность в электронном виде
• Особенности подачи документов электронно

Такие же изменения коснулись и сдачи отчетности в иные госорганы. Как сдавать электронную отчетность?

Важные аспекты ↑

С 1.01.2015 стали действительны поправки, внесенные в Налоговый Кодекс относительно сдачи отчетности. С этого момента налоговая отчетность принимается только в электронном виде.

В том же 2020 году был дополнен ФЗ №212 «О страховых взносах в ПФР, ФСС, ФФОМС». Согласно коррективам отчитываться перед ФСС и ПФР также необходимо через Интернет.

В 2020 году налоговая отчетность плательщиков НДС подается исключительно в электронном формате.

Сдавать налоговые декларации и расчеты в электронной форме должны компании, численность работников в которых от ста человек и более.

Отчетность по НДФЛ сдается электронно при численности персонала от двадцати пяти человек и более.

В ПФР и ФСС электронная отчетность в 2020 году предусмотрена для работодателей с количеством работников от двадцати пяти человек.

Что это такое

Электронной отчетностью именуются электронные формы отчетов, предназначенных для сдачи в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат.

При этом сдача электронной отчетности может осуществляться как в обязательном порядке, так и в добровольном. Зависит это от вида налога и количества работников в штате налогоплательщика.

На 2020 год обязательное предоставление отчетности в электронном формате предусмотрено для:

• плательщиков НДС;
• налогоплательщиков, у каких среднесписочная численность сотрудников за предшествующий год превысила сто человек;
• вновь созданных организаций, в том числе и реорганизованных, со штатом в сто человек и более;
• крупнейших налогоплательщиков независимо от количества сотрудников (список крупнейших налогоплательщиков формируется ФНС на основании установленных и постоянно уточняемых критериев);
• для организаций с количеством работников от двадцати пяти человек (2-НДФЛ и 6-НДФЛ).

Каковы преимущества и недостатки

Передача отчетности в электронном формате имеет определенные преимущества. Так:

Что касается недостатков, то объективных моментов таковых не наблюдается. Отметить можно субъективные аспекты. Например:

В целом обозначенные недостатки являются не более чем обязательным условием, обеспечивающим правильное выполнение передачи электронной отчетности.

Потому во внимание стоит принимать только преимущества метода. А они таковы, что в ближайшие годы, скорее всего, основная масса отчетности будет сдаваться посредством Интернета.

Законные основания

В соответствии с п.7 ст.80 НК электронные форматы для налоговой отчетности утверждает ФНС РФ при согласовании Минфином РФ.

Передавая налоговую отчетность по ТКС, необходимо следовать Методическим рекомендациям, принятым Приказом ФНС № ММВ-7-6/398 от 31.07.2014.

По п.6 раздела I Порядка, ратифицированного Приказом МНС РФ № БГ-3-32/169 от 2.04.2002, сдача электронных отчетов освобождает от обязанности предоставления отчетности в бумажном виде.

Вместе с тем в п.219 Административного регламента, принятого Приказом Минфина России №99н от 2.07.2012 сказано, что организация при необходимости может потребовать от ФНС заверенные бумажные копии электронных отчетов.

Обязательное предоставление электронной отчетности в ПФР и ФСС регламентируют такие нормативы как:

1. ФЗ №212 от 24.07.2009.
2. Приказ Минтруда №107н от 19.03.2013.
3. Приказ ФСС №19 от 12.02.2010.
4. ФЗ №188 от 28.06.2014.

Согласно положениям этих актов сдавать электронные отчеты обязаны плательщики страховых взносов, если штат работников у них превышает двадцать пять человек.

Во всех иных случаях налогоплательщик волен сам выбирать, в каком виде предоставлять отчетность.

Как отправлять отчетность в электронном виде ↑

Электронная отчетность передается посредством ТКС (телекоммуникационным каналам связи). Причем существует два варианта сдачи отчетов, через:

• спецоператора;
• сайты контролирующих органов, в какие подается отчетность.

При отправке отчетности в электронной форме датой ее принятия считается дата отправки. При самостоятельной подаче отчетов через спецоператора надобно наличие доступа в Интернет.

Также потребуется:

• приобрести индивидуальный ключ электронной подписи;
• установить на ПК шифровальную программу;
• оформить договорное соглашение со спецоператором;
• отрегулировать настройки программы для передачи электронной отчетности.

Если отчетность подается через сайт контролирующего органа, то отчетные документы предварительно создаются в бухгалтерской программе. После этого можно загрузить файл.

Какая используется программа для сдачи отчетности в электронном виде в России смотрите в статье: программы для сдачи отчетности в электронном виде.

Все про отчетность в ФСС в электронном виде, читайте здесь.

В случае принятия налогоплательщик получит уведомление о сдаче отчетности. При обнаружении ошибок отчетность будет возвращена на доработку.

Возникающая обязанность

ФЗ №134 от 28.06.2013 обязал сдавать отчетность в ФНС в электронном формате всех плательщиков НДС. В ФСС и ПФР электронные отчеты сдают организации со штатом более двадцати пяти человек (ранее пятидесяти).

При этом начиная с 2020 года, должным сдавать электронную отчетность субъектам надлежит обеспечить возможность получения по ТКС требований от ФНС.

Обусловлено это тем, что такие запросы направляются исключительно в электронном формате (п.4 ст.31 НК).

В шестидневный период налогоплательщик должен отправить квитанцию о принятии требований либо при наличии оснований об отказе (п.5.1 ст.23 НК).

Если в положенный срок данная квитанция не будет отослана, то ФНС может приостанавливать все операции по счетам налогоплательщика (п.3 ст.76 НК).

Когда отчетные формы передаются через представителя, то требования налоговиков переправляются в бухгалтерию, отправившую отчетность.

В целях организации электронного документооборота, в частности получения налоговых требований и отправления квитанций, налогоплательщик вправе оформить с представителем дополнительное соглашение, прилагающееся к договору на передачу информации по ТКС.

При заключении спецдоговора на отправку бланков

Спецоператора для заключения спецдоговора на отправку бланков субъект вправе выбирать самостоятельно.

ФНС не вправе навязывать отдельного оператора, но желательно выбирать спецоператора из списка, одобренного налоговыми органами в конкретном регионе.

С оператором связи, оказывающим услуги по сдаче отчетности в электронном виде, заключается договор на оказание услуг в соответствии со ст.779 ГК.

Далее организация или ИП подключается к системе передаче отчетности по ТКС. Сотрудничество со спецоператором предполагает, что налогоплательщик обеспечен доступом к Интернету.

После подписания договора на передачу информации по ТКС, спецоператор предоставляет необходимое программное обеспечение и обеспечивает возможность передачи отчетности по ТКС.

Важно, что на этот момент у налогоплательщика уже должна иметься электронная подпись. Электронные отчеты действительны только при заверении их электронной подписью налогоплательщика.

Если через представителя

При невозможности подключиться к Интернету, плательщик вправе сдавать отчетность через представителя, обладающего специальными аппаратно-программными средствами для передачи электронной отчетности.

При этом представитель должен располагать:

• лицензией на оказание услуг в сфере шифрования информации;
• лицензией на разработку, создание и распространение шифровальных средств;
• договором с региональным филиалом ФНС.

При сотрудничестве с представителем меж сторонами оформляется дополнительное соглашение к договору ТКС.

Представителю выдается доверенность на отправку отчетности, таковая может быть для:

• ЮЛ с дополнительным соглашением;
• ИП с соглашением;
• ЮЛ без соглашения;
• ИП без соглашения.

Передача отчетности осуществляется посредством предоставления представителю организацией подлежащих к отправке отчетов.

Отчетность предоставляет руководитель организации при предъявлении паспорта или представитель организации на основании доверенности.

Особенности подачи документов электронно ↑

В качестве программы, в которой готовятся отчеты, можно применять обычно используемую учетную бухгалтерскую систему. Главное чтобы она могла создавать файлы в определенном формате (xml-файлы).

При отсутствии подобной функции в учетной системе можно применять бесплатную программу, рекомендованную ФНС. Речь идет о программе «Налогоплательщик ЮЛ».

Скачать ее можно с официального сайта налоговой службы. Также использовать можно программу, предоставленную спецоператором.

Порядок сдачи электронной отчетности таков:

• отправка электронных отчетов;
• получение подтверждения даты отправки от спецоператора;
• технический контроль отчетности принявшим органом (выявляются технические ошибки);
• первичный контроль отчетности (сверяется точность внесения реквизитов и т.д.);
• окончательный контроль (проверяются все данные отчетов);
• занесение отчета в базу контролирующего органа.

В налоговую

Передача отчетности в электронном виде в налоговую службу проходит в несколько этапов. На завершающем этапе проверки ФНС выполняет окончательный контроль отчетности.

По итогам проверки в адрес налогоплательщика направляется квитанция о приеме отчетности или уведомление об отказе с указанием причин.

Если в приеме отчетности отказано необходимо, с учетом причин отказа, переделать отчетность и отправить ее заново.

После успешного прохождения этапов технического, первичного и окончательного контроля налоговая служба заносит показатели принятой отчетности в базу данных.

Видео: электронная отчетность

При этом выявляются логические и фактические ошибки. При отсутствии ошибок налогоплательщик получает извещение о вводе в базу данных показателей отчетности.

Обнаружение ошибок сопровождается отправкой уведомления об уточнении данных. В этом случае отчетность признается принятой, но нужно предоставить корректирующие расчеты.

В ПФР

Для сдачи отчетности в ПФР можно воспользоваться специальными программами, позволяющими не только подготовить отчетность, но и проверить ее.

Плательщик страховых взносов может скачать программу на официальном сайте ПФР в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».

Удобно при передаче отчетности использовать электронный сервис от ПФР «Кабинет страхователя».

Данный сервис позволяет в режиме онлайн рассчитывать страховые взносы, проверять отчетность и прочее. Отчетность в ПФР организации обязаны предоставлять ежеквартально, даже если выплаты работникам не осуществляются.

В этом случае сдается нулевая отчетность, которая подается в стандартные сроки. С 2020 года в ПФР сдается по единой форме РСВ-1.

В ФСС

В ФСС страхователи сдают электронную форму расчета. Для формирования файла расчета можно использовать бесплатный сервис от ФСС либо специальную программу от спецоператора.

Готовый файл подписывается электронной подписью. Затем файл шифруется при помощи специально установленной программы и передается на единую точку приема отчетности.

После приема отчетности и прохождения форматно-логического контроля страхователь получает квитанцию о приеме расчета.

Дата и время принятия отчетности соответствует времени формирования квитанции. Если за один и тот же период расчет отправляется повторно, то предыдущая отчетность считается недействительной.

По бухгалтерской отчетности

Отправка бухгалтерской отчетности в электронном виде предполагает сдачу электронных отчетов единожды в год. При этом подаются отчеты об изменениях капитала, целевом использовании полученных средств, о движении финансов.

Для бухгалтерского отчета и отчета о финансовых результатах предусмотрены исключения – таковые сдаются с периодичностью, определяемой контролирующими органами.

Перед отправкой финансовой отчетности хозяйствующий субъект должен выбрать систему электронного документооборота.

Как выглядит образец заполнения транспортной накладной нового образца в 2020 году узнайте из статьи: транспортная накладная.

Как заполнить бланк товарно-транспортной накладной, читайте здесь.

Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12 в 2020 году, смотрите здесь.

Предварительно необходимо написать заявление в ФНС о подключении к электронному документообороту для обмена электронными данными с контролирующими органами.

После этого можно получить электронный ключ и заключить соглашение о подключении к СЭД.

Если статистическая

Отчитываться перед Росстатом обязаны все организации, но по разным формам и с разной периодичностью. Организации ежегодно отправляют бухгалтерскую годовую отчетность в Росстат.

Малые предприятия отчитываются раз в пять лет при сплошном обследовании. С 1.04.2016 организации сдают форму МП-сп, ИП — форму 1-предприниматель.

Кроме того ежеквартально или ежемесячно должны отчитываться предприятия, попавшие в выборку, о чем субъект будет уведомлен письмом из Росстата. При этом организации сдают отчет формы ПМ.

Для создания статистической отчетности можно воспользоваться подходящими бухгалтерскими программами или программным обеспечением, позволяющем создать отчеты в режиме оффлайн.

ИП и юрлица, не обязанные сдавать электронную отчетность, вправе самостоятельно выбрать наиболее удобный вариант подачи отчетности. Можно сдать отчеты в бумажной форме или отправить их по телекоммуникационным каналам связи.