Оформление транспортной накладной в 2020 году

По закону на все хозяйственные операции должна оформляться оправдательная документация. Несоблюдение положения чревато привлечением к административной ответственности.

Содержание

• Необходимые сведения
• Как заполнить транспортную накладную
• Международная транспортная накладная

К таким бумагам относится товарно-транспортная накладная. Без ее составления выполнить перевозку ценностей из одной организацию в другую не удастся. Чтобы составить документ правильно, нужно знать тонкости бухгалтерского учета.

Необходимые сведения ↑

Перед тем как приступить к заполнению, человек должен разобраться, что такое товарно-транспортная накладная и в каких случаях она оформляется.

Нужно знать и законы, которые регламентируют проведение процедуры. Если сведения будут изучены заранее, выполнить операцию будет значительно проще.

Что это такое

Товарно-транспортная накладная – это первичный документ, который позволяет фиксировать движения имущества организации. Он служит основой для списания предметов в одной компании и постановку на учет в другой.

Расчета за доставку и подстановки полученных предметов на учет ТТН выполняет сразу несколько функций. Бумага выступает:

• подтверждением факта перемещения товара;
• основанием для списания продукции и постановки на учет;
• подтверждением выполнения водителем требуемого объема работы и основанием для выплаты заработной платы;
• основой для расчета и получения налогового вычета;
• основанием для уменьшения налога на прибыль из-за передачи части товара другой организации;
• основанием для идентификации товара и начала его дальнейшего использования.

Бумага составляется в 3 экземплярах. Одна копия остается у отправителя, а 2 передается посреднику.

Когда имущество будет доставлено в точку следования, компания-получатель сможет на основе бумаги принять ценности и начать их дальнейшее использование.

Для чего нужна

Документ непохож на прочие бумаги, использующиеся при транспортировке грузов.

Если транспортная накладная выступает подтверждением заключения договора на доставку, ТТН используется для совершения расчета за доставку и подстановки полученных предметов на учет.

По этой причине документация не является взаимозаменяемой. У транспортной накладной отсутствует товарный раздел. ТТН нужно составить, если:

• перемещением груза занимается сторонняя организация;
• имущество компании перевозится на частном автомобиле.

В вышеперечисленных случаях составление бумаги является обязательным. Если оформление ТТН выполнено не будет, осуществить перевозку груза на законных основаниях не удастся.

Если транспортировка выполняется на автомобиле, который принадлежит одной из организаций, составление документации не требуется. Можно обойтись транспортной накладной.

Действующие нормативы

Форму документа была установлена на основании Постановления Госкомата РФ. Согласно документу, если заполняется транспортная накладная, бланк должен иметь форму Т-1.

Во время составления необходимо учитывать приложение 4 к Постановлению Правительства. В содержание нормативного акта периодически вносились изменения.

Постановление Правительства №272 привело к спорам о том, как должно выполняться оформление транспортной накладной (пример заполнения).

В нормативно-правовом акте говорилось, что бланк должен иметь форму ТОРГ-12. Разъяснения в ситуацию смогли внести письмо Минфина от 6 ноября 2011 года и письмо ФНС от 21 марта 2012 года.

Согласно документам, изменения ТТН не коснулись. Чтобы документ считался действительным, он может иметь форму Т-1.

Как заполнить транспортную накладную ↑

Заполнение ТНК – несложный процесс. Однако он требует наличия специфических знаний. Чтобы суметь заполнить накладную нового образца, ответственное лицо должно внимательно изучить осуществление процесса.

Общие правила

Чтобы документ считался действительным, он должен быть заполнен по форме Т-1. Документ выписывается отправителем имущества. Выполнить заполнение бумаги должны перевозчик и грузоотправитель.

Действующее законодательство предписывает выполнять операцию совместно. ТТН составляется в 3 экземплярах, каждый из которых является оригиналом.

Во время заполнения бумаги поставщик имущества должен вписать:

• дату транспортировки;
• номер документа;
• сведения о передаваемом товаре;
• информацию о взаимодействующих сторонах.

Данные должны быть прописаны на всех экземплярах бумаги. Затем на документации проставляются подписи и печати. Когда ТТН подготовлена, она может использоваться для транспортировки груза.

Раньше документ составлялся в 4 экземплярах. Первый вариант отправитель оставлял у себя, а 3 других передавал транспортировщику.

Тот должен предоставить всю документацию в итоговом месте доставки. Сейчас количество документации сократилось. По новой форме достаточно заполнить 3 варианта документа.

Груз принимает его получатель. Когда документы переданы, происходит выгрузка и сверка наименований доставленного товара с информацией, прописанной в бумаге.

Если все верно, то руководитель организации и материально-ответственное лицо подписывают документ. Один экземпляр документа остается у получателя груза, а 2 других возвращаются перевозчику.

Получив документацию, водитель должен передать ТТН в администрацию компании. На основании бумаги составляется акт выполненных работ.

Он прикладывается к 1 из оставшихся вариантов ТТН и передается вместе со счетом в организацию, которая должна выполнить оплату услуг фирмы, занимавшейся доставкой.

Когда денежные средства поступят на счет перевозчика, взаимодействие с фирмами, заказавшими доставку товара, заканчивается. Оставшаяся бумага необходима для начисления заработной платы водителю.

К ТТН прикладывается путевой лист. Когда документация выполнила свои функции, она передается для составления отчетности. На практике нередки случаи, когда 1 машина доставляет груз для разных получателей.

Закон требует составления ТТН для каждой совершенной операции. Если во время проверки доставленного товара, указанного в документации было выявлено несоответствие, в бумагах делается пометка.

Кроме того, составляется акт по факту расхождения. В дальнейшем будет проведена проверка и выявлена причина несостыковки.

Кто является грузоотправителем

Занимаясь заполнением документации, человек, ответственный за проведение мероприятия, не всегда знает, кого указать в роли грузоотправителя.

Согласно статье 1 ФЗ от 30.06.2003 №87 в данной роли представитель транспортной компании должен рассматривать клиента, который передает груз.

Специалисты утверждают, что внесение записи в соответствующий пункт ТТН должно производиться на основании заключенного договора. Если грузоотправитель не поименован, в его роли требуется прописывать владельца имущества.

Образец заполнения

ТТН, составленная по форме Т-1, состоит из 2 частей – транспортной и товарной.

Ответственность за заполнение первой части ложится на плечи компании, занимающейся транспортировкой имущества, а 2 – на организацию, передающую товар.

Как формируется форма 1-Т товарно-транспортная накладная смотрите в статье: товарно-транспортная накладная.

Образец товарной накладной, читайте здесь.

Заполнение документа нужно начинать заблаговременно. К прибытию транспорта для перевозки отправитель должен завершить с составлением своей части.

Представитель транспортной компании должен проверить документ на правильность заполнения. В нем должны присутствовать:

• номер ТТН;
• информация о сторонах, совершающих операцию;
• адрес места, в котором была совершена погрузка имущества;
• информация о точке, в которую необходимо привезти товар;
• сведения о лицах, давших разрешение на погрузку имущества;
• информация обо всех наименованиях перевозимого груза.

Если все данные внесены правильно, можно переходить к дальнейшему заполнению документа. После прибытия перевозчика в ТТН нужно перенести информацию из его путевого листа.

В бумаге фиксируется:

• номер путевого листа перевозчика;
• полное название компании, которая будет выполнять доставку груза;
• марка транспортного средства, на котором будет совершена доставка;
• государственный номер автомобиля;
• ФИО человека, находящегося за рулем машины.

Затем требуется указать информацию об упаковке товара. Графа является обязательной для заполнения. Если передаваемое имущество не упаковано, в бумаге требуется сделать пометку «н/у».

Если товар был опломбирован или предварительно опечатан, информация об этом должна присутствовать в ТТН. Кроме того, необходимо проставить образец пломбы.

Это требуется для того, чтобы получатель мог выполнить сравнение. Не следует оставлять без внимания графы, в которые нужно внести информацию о характеристиках товара.

Поставщик должен прописать:

• массу перевозимых изделий;
• количество мест, которые имущество заняло в транспорте;
• сведения о типе погрузки и разгрузки.

Графы нельзя оставлять пустыми. Если товар является насыпным и определить количество мест, которые он занимает, невозможно, в ТТН требуется сделать соответствующую пометку.

Когда товар погружен, автомобиль вместе с имуществом отправляется на взвешивание. В ТТН должен быть указан даже тип весов, на которых выполнялась операция.

Наличие дополнительной сопроводительной документации тоже отражается в накладной. Действие необходимо для того, чтобы получатель мог сверить бумаги, которые ему передал водитель, со списком, которые должен был передать.

Документ может иметь приложения. В его качестве может выступать накладная, составленная по форме ТОРГ-12.

Ее наличие необходимо, если ТТН не может вместить всех сведений о наименованиях перевозимого имущества. ТОРГ-12 содержит только товарную часть и не может использоваться для отражения факта перемещения ценностей.

По этой причине бумага не может считаться самостоятельной документацией и используется как приложение. Действующее законодательство не требует обязательного составления ТОРГ-12.

Операция выполняется по желанию сторон и существующей необходимости. Однако бывают исключения. Если получатель самостоятельно вывозит имущество с территории отправителя, ТОРГ-12 нужен для фиксации операции передачи.

В этом случае составление ТТН не требуется, ведь в роли грузоперевозчика выступает новый владелец имущества. Согласно законодательству, ТТН заполняется по форме Т-1.

Однако существуют случаи, в которых вид документа изменяется. Если перевозится:

Документы отличаются количеством полей. Их заполнение необходимо для удобства контроля над продукцией и сверки.

Является ли печать обязательным реквизитом

Печать является неотъемлемым реквизитом для подтверждения действия документации. Однако для ТТН она не требуется. До 2012 года документ, составленный без печати, считался недействительным.

Видео: документооборот при перевозках грузов

Требовалось наличие оттиска всех 3 взаимодействующих сторон. Однако после марта 2012 года правила были изменены. В силу вступило постановление Правительства, которое разрешило составлять ТТН без обязательного заверения печатью.

Ее наличие считаться ошибкой не будет, однако и отсутствие не станет критичным. Если документ составлен в правильной форме и оформлен надлежащим образом, он считается действительным.

Международная транспортная накладная ↑

Составление международной транспортной накладной необходимо, если продукцию требуется доставить на территорию другого государства. От классической бумаги она отличается формой бланка.

Если для обычной ТТН предусмотрен вид Т-1, то, при заполнении международной, отправителю продукции и представителю транспортной компании потребуется использовать 1-ТМ.

Процедура составления документа не отличается от выполнения аналогичной операции для бумаги, применяющейся внутри страны. CMR оформляется в 3 экземплярах, на которых оставляют подписи поставщик груза и перевозчик.

Как формируется товарная накладная ТОРГ-12 узнайте из статьи: товарная накладная.

Как заполнить бланк расходной накладной, читайте здесь.

Образец железнодорожной накладной, смотрите здесь.

Однако в некоторых случаях может требоваться заполнение дополнительной накладной, которая необходима для тарифного контроля.

В бумаге должны присутствовать полные сведения о перевозимом товаре и его характеристики. Если он представляет опасность, в накладной фиксируется ее характер и меры предосторожности.

Помимо стандартных данных, которые указываются в классическом документе, бумага должна содержать информацию о размере таможенной пошлины и прочих платежах, которые придется совершить водителю при пересечении границы.

Подбивая итог обзора процедуры заполнения ТН и ТТН, следует выделить несколько ключевых моментов. Транспортная накладная является доказательством совершения хозяйственной операции.

Тогда как товарно-транспортная накладная выступает гарантом расчета за доставку и постановки полученного оборудования на учет. Порядок заполнения вышеуказанных документов определяется законом.