Особенности заполнения формы товарной накладной в 2020 году

При продаже товара сторонней организации надобно подтвердить реализацию документом учета торговых операций. К подобным документам причисляют товарную накладную. Как верно заполнять форму этой накладной в 2020 году?

Любые выполняемые организацией коммерческие операции должны сопровождаться оправдательными документами. Эта документация считается первичной и служит основанием для отображения операций в бухучете.

Содержание

• Важные аспекты
• Заполнение бланка товарной накладной
• Универсальный передаточный документ вместо ТН

Первичный документ, фиксирующий отпуск ТМЦ поставщиком покупателю, это товарная накладная. Как в 2020 году правильно составить форму товарной накладной?

Важные аспекты ↑

Во избежание претензий со стороны налоговых служб для составления товарной накладной желательно применять форму ТОРГ-12. Документ оформляется с указанием сведений о продавце и покупателе.

Обязательно должны наличествовать подписи сторон. Составляют товарную накладную в двух экземплярах. Первый экземпляр документа остается продавцу товаров.

Вторая товарная накладная передается принимающей организации. При составлении товарной накладной можно воспользоваться современными технологиями.

Закон позволяет заполнять ТОРГ-12 как от руки, так и в электронном формате. Заполнять торговую накладную удобно в программе Excel.

При этом форма заполняется в одном экземпляре и заверяется электронно-цифровой подписью продавца. Передающая ценности организация сохраняет файл у себя и копию его передает покупателю.

Заполнение товарной накладной в Excel позволяет сэкономить временные затраты на процесс оформления.

Можно создать шаблон формы, включив в нее все необходимые реквизиты организации и затем использовать документ при любых операциях продажи товаров. От продавца потребуется только указать данные продавца и детали операции.

Что это такое

Товарная накладная признается первичным бухгалтерским документом, который используется при оформлении перехода прав собственности, посредством продажи, на товар или иные ТМЦ от продавца к покупателю.

В накладной непременно указывается вид или название объекта-товара, его цена за одну единицу, совместное количество и стоимость поставки, сумма НДС.

Также документ содержит подписи участвующих в сделке лиц, реквизиты сторон и печати. Унифицированный бланк товарной накладной представлен формой ТОРГ-12.

Таковая отображена в альбоме унифицированной первичной документации. В то же время организация-покупатель вправе принимать к учету и товарные накладные, чья форма не отвечает стандарту.

В ст.252 НК РФ сказано, что основанием для принятия документов в качестве первичных является подтверждение понесенных организацией расходов и наличие обязательных реквизитов.

При этом налоговые органы могут забраковать самостоятельно разработанный документ, найдя в нем пусть и незначительные несоответствия. Потому организации предпочитают использовать типовую форму товарной накладной.

Зачем она нужна?

Основополагающим предназначением товарной накладной является подтверждение фактов хозяйственной деятельности субъекта, касающихся купли-продажи товарных и материальных ценностей.

В качестве первичного документа эта накладная становится основой при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Составлять накладную должен поставщик товара. Содержание документа включает в себя:

• названия участвующих в сделке организаций (поставщика, плательщика, получателя);
• основание осуществления операции (договор, заказ-наряд);
• номер документа и дата его создания;
• кода поставщика по ОКПО и ОКУД;
• характеристики товара (название, количество, стоимость и т.д.);
• данные об ответственных за выполнение операции лицах;
• печати сторон.

В бухгалтерском учете на основании товарной накладной организация-продавец списывает проданные товары, а покупатель приходует ценности в своем учете. Составляется ТОРГ-12 непосредственно по факту свершения операции.

Нормативное регулирование

Ст.313 НК определено, что все данные относительно налогового учета должны удостоверяться документально посредством первичной учетной документации.

В п.1 ст.9ФЗ №129 сказано, что любые хозяйственные операции надлежит сопровождать оправдательной документацией.

Данные документы выступают в качестве первичной учетной документации и служат основанием для ведения бухучета.

Постановлением Правительства РФ №835 на Госкомстат РФ (Росстат) была возложена разработка унифицированных форм первичной документации и их электронных вариантов.

Постановлением Госкомстата №57а в 1998 году был ратифицирован ряд форм первичных учетных документов, в том числе и форма ТОРГ-12 в качестве товарной накладной.

Алгоритм применения товарной накладной прописан в ФЗ №402. Согласно этому акту товарную накладную следует использовать при отпуске ТМЦ и учете операций.

ФЗ №63 «Об электронной подписи» дозволяет формировать товарную накладную в электронном виде.

Заполнение бланка товарной накладной ↑

Затрагивая вопрос заполнения бланка товарной накладной, уделить внимание стоит некоторым особенностям использования документа.

Как заполняется железнодорожная транспортная накладная смотрите в статье: железнодорожная накладная.

Что это расходная накладная, читайте здесь.

При оформлении накладной в бумажном виде, второй экземпляр передается водителю, который осуществляет доставку товара. При этом нынешнее законодательство не требует обязательного наличия у водителя формы ТОРГ-12.

Если первичная документация заполняется в электронном формате, то копия накладная направляется непосредственно на электронный адрес покупателя в электронном виде и с электронной подписью поставщика.

Получатель товара в свою очередь заверяет полученный файл своей электронной подписью.

При применении электронной формы ТОРГ-12 водителю выдается товарно-транспортная накладная, в которой перечисляются перевозимые товары с указанием их точного количества.

Когда товар перевозит не грузополучатель, а стороння организация, то в электронном документе ТОРГ-12 продавцом в графе «Груз принял» проставляется номер товарно-транспортной накладной, какая содержит сведения об экспедиторе.

Когда в бумажной товарной накладной имеются ошибки, исправляются они посредством зачеркивания, указания верных данных и заверения подписями сторон с указанием даты исправления.

Электронный вариант можно исправить только путем составления дополнительного акта, прилагаемого к товарной накладной.

Если документация ведется в электронном формате, то договор меж поставщиком и покупателем должен содержать информацию о способах внесения исправлений в документы.

После принятия новой редакции закона «О бухгалтерском учете» стало возможным использовать взамен унифицированных форм самостоятельно разработанные первичные документы.

Организация вправе заменить ТОРГ-12 на любую самостоятельно разработанную форму, предварительной утвердив ее в учетной политике.

Но по-прежнему к использованию рекомендуется форма ТОРГ-12. Хотя допускается дополнить документ некоторыми реквизитами и утвердить полученный шаблон.

Утверждение шаблона ТОРГ-12

Положения ФЗ №402 не обязывают указывать в учетной политике список всех разработанных форм документации, как прежде того требовал п.3 ст.6 ФЗ №129.

Утвердить самостоятельно разработанный шаблон ТОРГ-12, как и иные формы, субъект может как в составе учетной политики через приложение, так и обособленным приказом руководства.

При этом законодательство позволяет утверждать каждую разработанную форму отдельным локальным актом в любой период отчетного года.

Отдельные эксперты полагают, что учреждать любые формы документов следует исключительно в учетной политике.

Ссылаются они при этом на п.4 ПБУ 1/2008, где сказано, что формы первичных документов утверждаются при формировании учетной политики. Обе позиции не перечат друг другу, потому главное это, чтобы формы были утверждены.

Составляя приказ об утверждении форм первичных документов руководителю желательно закрепить четкий перечень документации, разработкой которой организация занимается самостоятельно.

В соответствии с п.2 ст.9 ФЗ №402 субъект вправе при разработке собственной формы документа за основу взять унифицированную форму и убрать из нее все ненужные реквизиты, за исключением обязательных.

Если форма документа изменяется в процессе сделки, то нет необходимости в издании нового приказа. Контрагент может требовать внесения изменений и дополнений в применяемый документ, что разрешено п.7 ст.9 ФЗ №402.

Видео: ТТН (товаро-транспортная накладная)

Поскольку документ подписывается участниками сделки, то считается, что форма его утверждена по согласованию сторон.

С учетом подобных ситуаций в приказе об утверждении шаблона формы ТОРГ-12 желательно закрепить условие о возможности видоизменения документа в процессе сделки.

Порядок составления

Инструкция по составлению товарной накладной с использованием формы ТОРГ-12 такова:

Далее заполняется сводная таблица. Информация, указываемая в таблице должна соответствовать данным, прописанным в бланке счета-фактуры.

Здесь прописываются:

Что касается заполнения остальных граф:

Со стороны продавца составленный документ подписывается всеми лицами, разрешившими отпуск товара и осуществившими его отпуск. Также ставит подпись главный бухгалтер и заверяет документ подписью организации.

Со стороны получателя груза достаточно одной подписи. В договоре поставки может быть оговорена возможность применения факсимиле. Все подписи подлежат обязательной расшифровке.

Если грузополучатель и плательщик разные

ТОРГ-12 являет собой документ, который фиксирует факт перемещения товара. Потому со стороны принимающей в графе «Товар получил» ставить подпись может только фактический получатель товара, независимо от того, как он именуется.

Товарная накладная составляется на основании договора поставки меж поставщиком и покупателем. При этом как третье лицо в договоре может упоминаться плательщик, но стороной договора таковой не является.

Плательщик может оплатить товар на основании доверенности от грузополучателя и наоборот.

Основное требование это наличие оригинала накладной у грузополучателя, поскольку на основании данного документа он примет полученные ценности к учету.

При участии в сделке поставщика, грузополучателя и плательщика может использоваться товарно-транспортная накладная, если перевозку товара осуществляет транспортная компания.

В этом случае получателем назначается тот, кого укажет поставщик, независимо от того, кто оплатит сделку.

Если без НДС

При заполнении товарной накладной в графе тринадцатой «Ставка» отображается ставка НДС, соответствующая отгрузке.

Если НДС не взимается, то графа заполняется так:

Категорически недопустимо наличие прочерков или пробелов в строке «Ставка». Можно посмотреть, как выглядит образец ТОРГ-12 без НДС.

Как выглядит образец возвратной накладной поставщику узнайте из статьи: возвратная накладная.

Существующие виды накладных, читайте здесь.

Возможно ли создать накладную онлайн, смотрите здесь.

Если поставщиком выдана товарная накладная без указания НДС, то этот момент следует непременно прояснить и оформить недостающие данные. Некорректно заполненная ТОРГ-12, скорее всего, не будет учтена в принятии расходов.

Универсальный передаточный документ вместо ТН ↑

В Письме ФНС РФ №ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 приведена форма универсального передаточного документа.

Использовать его можно в торговых операциях, заменяя им товарную накладную и счет-фактуру, поскольку УПД объединяет два этих документа.

Использование УПД требование не обязательное, но применение его упрощает ведение документации. Во-первых, уменьшается количество документов. Во-вторых, поставщикам и покупателям проще взаимодействовать при использовании единой формы.

Оформлять УПД можно в таких случаях:

Для начала применения УПД организация должна утвердить его форму в учетной политике или посредством отдельного приказа.

Для оформления УПД можно скачать бланк документа. Желательно предварительно посмотреть, как выглядит заполненный образец УПД.

Довольно часто фискальные органы высказывают претензии по поводу оформления ТОРГ-12. В частности требование налоговиков – это заполнение всех полей формы и наличие печатей.

В противном случае возникает сомнение в праве покупателя включать затраты на покупку в расходы и принимать к вычету НДС.

Судебной практикой отмечено, что если незаполненные графы ТОРГ-12 подтверждены иными документы с полным отображением информации, то товарная накладная считается действительной.

Но лучше не рисковать и заполнить торговую накладную по форме ТОРГ-12 с соблюдением всех правил.