Как правильно составить расходную накладную

Расходную накладную активно применяют в сфере торговли. При этом документ может иметь различные формы, что зависит от вида хозоперации. Как составить расходную накладную правильно?

В процессе деятельности организацией осуществляется много различных операций хозяйствования. Каждая из них должна оформляться надлежащей первичной документацией.

Содержание

• Общие моменты
• Порядок формирования документа

На ее основании свершение операций отображается в бухгалтерском и налоговом учете. Продажа ТМЦ, отпуск или выбытие по иной причине может сопровождаться расходной накладной. Как составить этот документ правильно?

Общие моменты ↑

В российском законодательстве торговая деятельность, касающаяся приобретения и продажи товаров для использования их в предпринимательской деятельности, определяется как оптовая торговля.

Таковая базируется на переходе прав собственности на товарные ценности от продавца к покупателю, что рассматривается как реализация товара с точки зрения налогообложения.

В ст.223 ГК учреждено, что право собственности на товар передается в момент передачи. При реализации ТМЦ продавец получает доход. Его необходимо отобразить в налоговом и бухгалтерском учете.

В бухучете выручка отображается в момент отгрузки, независимо от времени оплаты покупателем. По бухгалтерскому законодательству всякий факт хозяйственной деятельности должен подтверждаться оправдательными документами.

Таковые выступают в роли учетной документации, на основании которой ведется бухучет. По п.2 ст.9 ФЗ №129 от 21.11.1996 (новая редакция ФЗ №402) допустимо употребление двух вариантов первичной документации:

Нужно учитывать, что формы, созданные самостоятельно, принимаются к учету при наличии таких реквизитов:

• название документа;
• дата создания;
• название организации, составившей документ;
• суть хозоперации;
• натуральные и денежные измерители хозоперации;
• должности ответственных лиц и личные их подписи.

Типовые форматы первичной документации по учету учреждены Постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998.

Указания по употреблению этих форм определяют, что для учитывания торговых операций, при каких выполняется передача прав собственности на товар, используется товарная накладная по форме ТОРГ-12.

На основании таковой продавец списывает товар, а покупатель – принимает его к учету. То есть форма является одновременно и расходной, и приходной накладной.

Но организация вправе использовать и самостоятельно созданную форму расходной накладной при присутствии в оной обязательных реквизитов.

Что это такое

Накладной именуется первичный учетный документ в бухучете. С его помощью осуществляется отгрузка товаров и их доставка от продавца к покупателю.

На основании данного документа проданные товары списываются с баланса компании. Расходная накладная являет собой документ, служащий основанием для отпуска ТМЦ.

При этом унифицированной формы как таковой не предусмотрено. Термин «расходная накладная» широко распространен, но при этом данный документ различен, в зависимости от обстоятельств.

Документ может создаваться в свободной форме либо в качестве основы выступает одна из унифицированных форм – ТОРГ-12, ТОРГ-13, ТОРГ-14.

При внутреннем учете используется расходная накладная простого шаблона, где наличествует название товара, его стоимость и численность передаваемых единиц.

Составляет расходную накладную материально ответственное лицо, отпускающее товар, в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки.

Для чего она нужна

Содержание расходной накладной зависит от вида осуществляемой операции. При использовании унифицированных бланков использоваться могут следующие бланки:

Основное назначение расходной накладной это отображение точного количества отпускаемых (реализуемых) товаров, их общей стоимости и цены за одну товарную единицу.

Как сделать возвратную накладную поставщику смотрите в статье: возвратная накладная.

Какие бывают виды товарных накладных, читайте здесь.

Данные сведения необходимы для достоверного отображения в учете продавца продажи товара. Покупатель на основании накладной принимает приобретенный товар к учету.

Нормативная база

Российское законодательство весьма поверхностно регламентирует документооборот с использованием расходных накладных.

Среди немногих правовых источников, касающихся использования расходных накладных, следует отметить Письмо Комитета РФ по торговле №1-794/32-5 от 10.07.1996.

По п.2.1.2 этого документа передвижение товара от продавца к покупателю сопровождается товаросопроводительными документами и в частности, накладными – расходными и приходными.

П.2.1.9 Письма гласит, что расходная накладная надобна и при возвращении товаров продавцу. П.2.2.4 определяет необходимость расходной накладной при отпуске товаров материально-ответственным лицам в процессе рабочей смены.

Для составления первичной документации по учету используется ряд унифицированных форм, принятых Госкомстатом.

С 2013 года, после принятия ФЗ №402 как новой редакции закона ФЗ №129 «О бухучете» использование типовых форм носит исключительно рекомендательный характер.

То есть организация вправе самостоятельно разработать форму расходной накладной и утвердить ее при наличии обязательных реквизитов, определенных п.2 ст.9 ФЗ №402.

Тем не менее, многие организации стараются придерживаться законодательно определенных форм и по-прежнему используют унифицированные формы.

Таким образом снижается риск возникновения претензий со стороны налоговых органов и исключается риск не принятия документа к учету.

Признакам расходных накладных на данный момент отвечают две унифицированные формы – ТОРГ-12 и ТОРГ-14.

Порядок формирования документа ↑

Основным предназначением расходной накладной считается подтверждение факта передачи ТМЦ покупателю-контрагенту.

Бланк данного документа состоит из трех составных частей:

Во вступительной части отражаются наименования участников сделки, их реквизиты и основание осуществления операции (договор поставки и подобное).

Табличная часть расходной накладной содержит сведения о передаваемых товарах. При этом указывается их количество, цена за единицу, общая стоимость и иные важные характеристики.

В заключение указывается итоговая сумма, ставится печать и бланк подписывается участниками операции и ответственными лицами.

Как правило, бланк расходной накладной меняется редко. В основном организация применяет единожды утвержденный бланк.

Но какая бы форма бланка не применялась, унифицированная или самостоятельно разработанная, требуется обязательное его утверждение в составе учетной политики либо в виде отдельного приказа.

Форма утвержденного бланка

Хотя законом не запрещено использование расходных накладных свободной формы, в применении наиболее часто используются формы бланков ТОРГ-12 и ТОРГ-14.

Обусловлено это тем, что в данных формах наличествуют все необходимые реквизиты. Но организация вправе сократить или дополнить унифицированную форму при необходимости.

Такая новая форма утверждается руководителем и впоследствии применяется как официальный документ первичного характера.

При утверждении формы расходной накладной необходимо чтобы таковая обладала такими графами как:

• наименования продавца и покупателя с указанием их точных реквизитов;
• указание вида товара с перечислением наиболее важных его характеристик;
• отображение итоговых показателей по сделке;
• указание ответственных за осуществление сделки лиц, их должностей и личных подписей;
• печати организаций.

Пошаговая инструкция

Общие правила по заполнению расходных накладных таковы что:

Что касается особенностей заполнения, то пошаговая инструкция заполнения ТОРГ-12, расходной накладной на отпуск ТМЦ на сторону, такова:

Форма ТОРГ-14 используется при отпуске товаров продавцу на реализацию. Заполнение ее осуществляется по той же схеме.

Разница в том, что по завершении рабочей смены продавец передает вырученные от продажи средства в кассу организации. При этом в расходной накладной фиксируют данные о переданной выручке и оставшихся нереализованными товарах.

Заполненный образец

Приступая к заполнению расходной накладной впервые, желательно ознакомится с образцами уже заполненных накладных. Это поспособствует более точному пониманию правил заполнения документов.

Если используется самостоятельно разработанная форма, то изучение заполненных образцов поможет определить, какие реквизиты нужно добавить, а какие можно сократить.

Как выглядят заполненные образцы расходных накладных можно посмотреть на примере форм:

Возможности онлайн

В ч.5 ст.9 ФЗ №402 от 6.12.2011 сказано, что первичную документацию можно оформлять как в бумажном виде, так и в электронном.

Видео: обучение 1С 8.2 — накладная и сч/ф

Также допускается как ручное заполнение расходной накладной, так и оформление ее при помощи технических средств. Чаще всего расходная накладная оформляется при помощи специальных бухгалтерских программ.

Но заполнить форму можно и без применения специального программного обеспечения, в режиме онлайн.

Используя специальные Интернет-ресурсы можно сформировать необходимый шаблон расходной накладной, заполнить его, а затем распечатать или отправить по электронной почте покупателю.

Такой документ как расходная накладная заполнить онлайн можно на следующих сайтах:

Как формируется расходная накладная в 1С

В профессиональной бухгалтерской среде неизменна популярность программ 1С. Как создать расходную накладную в данной программе?

Возможно ли заполнить накладную онлайн узнайте из статьи: накладные.

Как правильно заполнить накладную форму МХ-18, читайте здесь.

Образец приходной накладной, смотрите здесь.

Пошаговая инструкция создания расходной накладной в программе 1С 8.2 такова:

В целом составить расходную накладную не сложно. Достаточно учитывать основные правила по составлению таких документов, соблюдать наличие обязательных реквизитов и оформлять документ непосредственно по факту свершения сделки.