Особенности оформления приходной накладной

Получение товаров любой организацией требует документального оформления. Используются для этого самые разные типовые формы. Среди наиболее популярных – приходная накладная.

Каковы особенности ее оформления? Госкомстатом РФ разработан целый ряд стандартных форм первичной документации для оприходования товаров.

Содержание

• Основные сведения
• Правильность заполнения приходной накладной
• Часто задаваемые вопросы

Каждый из документов содержит обязательные реквизиты, но при необходимости формы могут дополняться дополнительными сведениями. Как оформляется приходная накладная? В чем особенности ее создания?

Основные сведения ↑

Наличие приходной накладной надобно для корректного отображения в учете поступления материальных ценностей. Официально такого термина как «приходная накладная» не существует, как и нет и определенного бланка.

Тем не менее, наличествуют унифицированные бланки, употребляемые для учета товаров и ценностей. Чаще всего приходная накладная создается на бланке формы ТОРГ-12.

Данная форма используется при оформлении отпуска или продажи ТМЦ. Документ составляется в двух экземплярах. Один остается продавцу и служит основанием для списания ценностей.

Покупатель получает второй экземпляр, применяя его при оприходовании полученных материалов.

Поскольку покупатель на основании ТОРГ-12 приходует приобретенные ценности, то для него документ являет собой форму приходной накладной. Кроме ТОРГ-12 основанием для оприходования могут становиться другие документы.

В частности, документы, подтверждающие факт покупки – чеки и счета из магазинов, акт или справка при покупке у населения или на рынке, квитанция к приходному кассовому ордеру.

Что это такое

Накладной именуется документ первичного учета, на основании которого осуществляется оформление и поставка приобретенного товара покупателю.

Должным образом оформленные накладные используются при транспортировке грузов. Руководствуясь ими, с баланса предприятия списывают отгруженные ценности.

Накладная – документ, которые применяется для передачи товарных и материальных ценностей от одного лица к другому. С точки зрения правовой формы и содержания накладная это ценная бумага.

В бухгалтерии это первичный документ, каким оформляется отпуск и прием ценностей. Накладной сопровождаются операции получения товаров и материалов от сторонних поставщиков или партнеров.

В зависимости от операций, в отношении которых применялись накладные, их можно классифицировать. Приходной накладной именуется документ, прилагаемый к перевозимому или передаваемому грузу.

На основании документа осуществляется передача и прием ценностей, а также последующее оприходование. Приходом в бухучете именуется поступление денежных средств или материальных ценностей.

Такое поступление должно непременно регистрироваться. Операция должна сопровождаться первичной учетной документацией. Таковой и выступает приходная накладная.

Для чего она нужна

Приходную накладную применяют для учета поступления различных ценностей, как внутри организации, так и извне.

Форма такой накладной включает в себя такие обязательные реквизиты как:

• наименование организации-продавца и ИНН;
• наименование товара или материала;
• единица измерения ценности;
• количество и сумма поступления товара;
• ответственное за передачу лицо.

Эти данные становятся основанием для отображения прихода ТМЦ в бухгалтерском учете. При этом именно из приходной накладной в учет переносятся количественные и стоимостные показатели приходной операции.

Законные основания

Основной порядок оформления первичной документации изложен в ФЗ №129 «О бухучете» от 21.11.1996.

Применимо также Положение о документах и документообороте в бухучете №105, принятое Минфином СССР 29.07.1983 и действующее в части, не противоречащей ФЗ №129.

Требования к первичной учетной документации приведены в Положении по ведению бухучета, ратифицированным Приказом Минфина РФ №34н от 29.07.1998 (ред. №26н от 26.03.2007).

Записи в регистры бухучета вносятся на основании первичных документов. Первичные документы учета составляются по форме, приведенной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы утверждаются Постановлениями Госкомстата. Применять их обязаны предприятия любых экономических отраслей.

При этом не допустимо удаление имеющихся обязательных реквизитов, но допускается внесение дополнительных сведений.

В отдельных случаях формы документов могут разрабатываться организацией самостоятельно, при условии оформления их организационно-распорядительными документами.

Правильность заполнения приходной накладной ↑

Приходной накладной оформляется приход товарно-материальных ценностей от поставщиков. Унифицированная форма для этого документа отсутствует. Для создания накладной применяются типовые бланки, подходящие по случаю.

Составляет приходную накладную материально-ответственный сотрудник, который отпускает товар. Один экземпляр он составляет для себя, а второй для получателя ТМЦ.

Бланк приходной накладной может составляться на основе таких форм, утвержденных Постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998, как:

Основные требования к заполнению приходной накладной таковы:

За достоверность данных и правильность оформления приходной накладной ответственны лица, подписавшие документ.

В некоторых случаях могут использоваться и иные унифицированные формы, которые тоже можно отнести к категории приходных накладных.

Как заполнить накладную форма МХ-18 смотрите в статье: накладная МХ-18.

Для чего нужна накладная М-15, читайте здесь.

В частности приходно-расходная накладная на бланки строгой отчетности, утвержденная Постановлением Минфина №21 от 21.02.2002.

При отправлении грузов морским транспортом используется форма М-10, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ №104 от 27.10.2000.

Как оформить бланк

По обыкновению приходная накладная включает в себя два раздела:

• основную часть;
• табличную часть.

Основная часть приходной накладной включает в себя такие реквизиты:

Табличная часть приходной накладной состоит из следующих показателей:

• номенклатура;
• характеристики;
• партия;
• количество;
• единица измерения (номенклатурной позиции);
• цена (одной номенклатурной позиции);
• сумма (общая стоимость поступившего количества);
• ставка НДС;
• сумма НДС;
• всего (итоговая стоимость поступивших ценностей).

Заполненный пример

Образец заполнения приходной накладной можно рассмотреть на примере формы ТОРГ-14, применяемой для отпуска товаров в мелкорозничной торговле.

Такая торговля предполагает реализацию товаров через киоски, палатки, ларьки, автолавки, ручные тележки и подобное.

Составляет накладную в двух экземплярах материально-ответственный работник. Один экземпляр передается непосредственному продавцу, а второй сохраняется на складе (базе и т.д.).

Образец реестра документов

Приходные накладные подлежат обязательной регистрации. Для этого применяется сопроводительный реестр сдачи документов.

Его форма ТОРГ-31 приведена в альбоме унифицированных форм первичных документов учета.

Такой документ составляется ответственным материально лицом на приходные документы относительно операций, осуществленных в отчетном периоде.

Заполняется форма в двух экземплярах. Один сохраняется ответственным материально лицом, а другой передается в бухгалтерию, под расписку и с приложенными документами.

Срок хранения в организации

Приходные накладные относятся к документам бухгалтерского и налогового учета.

Нормативная база, согласно которой организациям должно учитывать и сохранять документацию, включает в себя ФЗ №125 «Об архивном деле» от 22.10.2004 и ФЗ №129 «О бухучете» от 21.11.1996 (с последующим редактированием).

В соответствии с законом «О бухучете» вся документация, на основании какой вносятся записи по бухгалтерским счетам, формирующим бухгалтерскую отчетность, сохраняется не меньше пяти лет.

В Налоговом Кодексе как срок хранения документов, касающихся расчета налогов, указан период в четыре года. Таким образом, организация обязана сохранять приходные накладные в течение минимум пяти лет.

При этом документы должны храниться в подобающих условиях и любой документ должен иметь надлежащий вид, позволяющий изучить все указанные в нем данные.

Хранение документов можно организовать в офисе организации, оборудовав специальное место в запираемом сейфе или шкафу. Также дозволяется сдавать документы на хранение в государственные или частные архивы.

Не используемые в работе документы желательно своевременно отправлять на архивное хранение во избежание лишней бумажной путаницы.

Часто задаваемые вопросы ↑

На данное время отношение законодательных органов к применению первичных унифицированных форм не столь строго, в том числе и в отношении учета движения материалов.

Потому организация может подправлять госкомстатовскую форму «под себя». Вследствие этого у бухгалтеров часто возникает вопрос, какой именно документ следует применять для принятия поступивших ТМЦ к учету.

Вариантов оформления приходной накладной несколько и зачастую они зависимы от условий, при каких поступают ценности, а также от структуры организации и применяемой системы внутреннего документооборота.

За основу приходной накладной можно взять приходный ордер формы М-4. Используется такой документ, когда к принимаемым товарам нет никаких претензий.

Поскольку данная форма довольно велика, из нее можно убрать реквизиты, не являющиеся обязательными в соответствии с ФЗ №402 от 6.12.2011 (п.2 ст.9).

Накладная на поступающие ТМЦ может считаться приходной, если в ней наличествуют обязательные реквизиты и штамп. Таковой заменяет собой приходный ордер.

В нем содержатся основные реквизиты приходного ордера (п.49 Методических указаний №119н от 28.12.2001). Можно применять форму ТОРГ-12, какую подписывает материально-ответственное за сохранность ценностей лицо.

При этом нет необходимости составлять приходный или заменяющий его ордер. При расхождении отпущенных и поступивших материалов следует составлять акт о приемке материалов по форме М-7.

Можно убрать из формы не обязательные и не нужные реквизиты. Организация вправе разработать собственную форму приходной накладной, позволяющую принимать товары, как полностью отвечающие условиям поставки, так и с наличием расхождений.

Для этого нужно:

Как создать в 1С 7

Для создания приходной накладной удобно использовать программу 1С 7.7 «Предприятие» или иные модификации программы. Документом отображаются операции, касающиеся покупки ТМЦ, основных фондов и нематериальных активов.

Общая схема создания нового документа приходной накладной такова:

Если для создания приходной накладной используется типовая форма из базы программы или сохраненный ранее шаблон документа, то программой автоматически заполняются обязательные реквизиты, являющиеся постоянными.

Можно создать приходную накладную на основе товарно-сопроводительных документов. Как с ТСД сформировать приходную накладную?

Когда ТСД был сформирован из приходной накладной без обозначения товаров, сведения в накладную переносятся по умолчанию. Если ТСД создается как новый документ, система предложит указать склады, для каких формируются накладные.

Нужен ли приказ на право подписи

Приходная накладная должна заверяться подписями руководителя и главбуха, имеющими право первой и второй подписи соответственно. Однако не всегда данные лица могут безотрывно находиться на рабочем месте.

Видео: международные автоперевозки — документы и термины

Иногда документооборот организации слишком велик. Потому право подписи может передаваться иному лицу. Основанием для этого становится приказ руководителя.

В приказе указывается:

• обязательные реквизиты организации;
• должность и Ф.И.О. лица, какому передается право подписи (только сотрудник организации);
• документы, какие он вправе подписывать;
• срок длительности использования предоставленного права.

Непременно к приказу прилагается лист с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера и сотрудника, какому делегируется право подписи.

Заверяется приказ руководителем. Как выглядит приказ о предоставлении права подписи, типовая форма и пример, можно просмотреть здесь.

Если с розничным акцизом

Для выносной или иной мелкорозничной продажи товаров с розничным акцизом незаменима форма ТОРГ-14 в качестве приходной накладной.

Как выглядит пример заполнения требования-накладной по форме М-11 узнайте из статьи: требование-накладная М-11.

Портал для электронной счет-фактуры, читайте здесь.

Как правильно выставлять счет-фактура при УСН, смотрите здесь.

При помощи данного документа обеспечивается безупречный учет ценностей, отпускаемых в розничную торговлю со складов, баз и магазинов.

При заполнении формы ТОРГ-14 указывается:

• Ф.И.О. лица, который получил товар;
• при доставке товара водителем заполняется графа «Через …», где указывается Ф.И.О. водителя;
• наименование товара;
• цена одной единицы;
• общая стоимость доставленных ценностей;
• должность отпустившего товары работника и его подпись с расшифровкой;
• сумма полученных товаров (пишет получатель).

По завершении рабочего дня в графе №15 прописывается сумма, вырученная при продаже товаров и сдаваемая в кассу организации. В конце накладной пишется сума выручки, номер и дата кассового ордера.

Форма приходной накладной может быть разной. Главное соблюсти основные требования. Документ обязательно должен подтверждать факт оприходования.

При этом форма документа должна соответствовать действующим правилам документооборота в организации и законодательным нормам.