Сдаются ли электронные счета-фактуры с 2020 года?

Можно ли компаниям выставлять электронные счета-фактуры? Какие нюансы при этом стоит учитывать, какого порядка придерживаться? Рассмотрим порядок, что установлен нормативной документацией налоговых структур в 2020 году.

Большое количество предприятий по привычке ведут учет документации на бумаге, что становится причиной замедления процесса обмена справками, увеличения затрат на доставку документации, покупку материала.

Содержание

• Что нужно знать?
• Электронный документооборот счетами-фактурами
• Возникающие нюансы

Решить такие проблемы можно, перейдя на электронный документооборот. Разберемся в особенностях выставления электронного счета-фактуры.

Что нужно знать? ↑

Для чего нужен такой документ, как счет-фактура и когда должен выставляться – это тот вопрос, который должен быть рассмотрен в первую очередь.

Укажем, какие методы формирования документов могут использоваться, а также какими законодательными актами Российской Федерации руководствоваться при желании обмениваться электронными бланками с контрагентами.

Понятия

Счет-фактура – документ, который выставляется плательщиками НДС. Необходим для того, чтобы появилась возможность предъявлять суммы налога к вычетам из государственных структур.

Если компания заполнит такой счет, нарушая правила, прописанные в законодательстве, возместить уплаченный ранее НДС не удастся.

Составляются такие бланки как в бумажном, так и в электронном формате (ст. 169 п. 1 НК Российской Федерации).

Основной метод формирования документа

Допускается 2 способа формирования бланка счета-фактуры:

По авансовым платежам метод будет определен в зависимости от условий:

Используют ручной ввод данных и ввод на основании полученных счетов-фактур на перечисление сумм.

Законные основания

Правила подготовки электронного счета-фактуры описаны в Приказе Министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 года № 50 н.

Формат электронного счета-фактуры утвержден законодательным актом от 5 марта 2012 № ММВ-7-6/138, от 30 января 2012 № ММВ-7-6/36@.

Электронный документооборот счетами-фактурами ↑

Электронный счет является юридически значимым документом. Документ, составленный в электронном формате, должен готовиться в 1 экземпляре.

Электронный счет-фактура выглядит так же, как и обычный. Но в первом случае не возникает обязательства сохранять бланки в бумажном виде, о чем говорится в Нормативном акте от 6 февраля № ГД-4-3/1984@.

Он имеет такие же сведения, что и бумажный экземпляр, должен также подписываться руководством фирмы или доверенным лицом.

Но есть главное отличие – такой бланк может передаваться только через операторов связи электронного документооборота.

Какие еще нюансы организациям, которые уплачивают налог на добавленную стоимость, стоит знать при формировании электронного счета-фактуры в 2020 году.

Кто может формировать электронно?

Счета-фактуры необходимы тем лицам, которые являются плательщиками НДС или совершают операции, что облагаются таким видом налога.

Для выставления электронного счета плательщики должны получить согласие контрагента. Такие счета-фактуры имеет право представлять:

• организация, что реализует продукцию;
• налоговый агент, что есть в перечне ст. 161 НК.
• комиссионер, агент, что действует в соответствии с интересами принципалов, если продажа или покупка товара осуществляется от себя.

Общие требования

Для признания счета-фактуры в электронном виде юридически значимым стоит соблюсти некоторые правила.

Бланки, подтверждение операторов ЭДО, извещение покупателя о том, что документ получен, должны сохраняться, не нарушая хронологии передачи или получения в конкретном периоде.

Счета-фактуры также хранятся сторонами сделки в течение 4 лет (подпункт 8 пункта 1 ст. 23 НК).

Чтобы составлять электронные счета (о чем говорилось выше), стоит получить согласие второй стороны совершаемой операции по продаже или покупке товара, оказании услуг, выполнении работ.

Также должны соответствовать технические возможности компаний. Разберемся, является обмен правом или обязанностью.

Как правильно выставлять счет-фактуру при УСН смотрите в статье: счет-фактура при УСН.

Какие реквизиты счета-фактуры обязательны, читайте здесь.

Если контрагент не даст согласия, это не будет рассмотрено как уклонение от составления договоров. Ведь обмениваться электронными документами фирмы могут на добровольной основе.

Обмен возможен при использовании сертифицированных средств криптографического типа защиты сведений, которые должны совмещаться со средствами, что применяются в налоговой инспекции.

Допускается выставление и получение бланков в зашифрованной и незашифрованной форме (п. 1.7 Порядка составления электронного счета).

Проводить документооборот можно отдельно по каждому бланку. Ставят ту дату выставления счета, когда он передан операторам от продавцов. Вписывается число оператором.

Счета-фактуры будут считаться выставленными, если:

• продавец получил подтверждение от операторов;
• поступило извещение о получении документа от фирмы, что приобретает товар

Дата получения бланка – день, когда оператор направил счет покупателям (должно также поступить извещение и подтверждение операторов).

Обязанности продавцов при подготовке электронного счета (последовательность):

• необходимо сформировать бланк и проверить электронную подпись (действительна ли она);
• ставится электронная подпись;
• документ зашифровывается;
• бланк направляется покупателю по электронной почте с помощью операторов;
• подписанный счет сохраняется.

Когда будет получено подтверждение, продавец должен действовать так:

• проверяет, подлинна ли подпись оператора;
• готовит извещение о получении подтверждений;
• ставит на извещении электронную подпись и отправляет его операторам;
• сохраняет документ, что получен от оператора.

Приведем порядок действий покупателей не позже следующего дня после поступления документа:

• осуществляется проверка подлинности подписи компании-продавца;
• формируется извещение о том, что счет получен;
• ставится на извещении электронная подпись;
• документ направляется с помощью оператора продавцам;
• сохраняется счет-фактура и извещение о том, что счет поступил.

При необходимости внести правки в счет-фактуру организация, покупающая товар, должна представить продавцу уведомление о необходимости уточнить сведения в документе.

Действия будут такими:

• создается уведомление;
• подписывается;
• зашифровывается;
• направляется контрагенту;
• сохраняется.

После устранения ошибок, продавец направляет бланк счета-фактуры не позже следующего дня. Иногда возникают сложности:

Как осуществить переход?

Стоит выполнить такие действия:

Учтите, что с 1 января 2020 года вступило в силу положение об обязательном принятии от налогового органа по телекоммуникационному каналу связи электронное требование на подачу документации.

Его получение стоит подтверждать, подписывая электронным видом подписи извещение, а затем направлять такое извещение по тем же каналам через операторов. То есть, в текущем году компаний должны будут переходить на ЭДО.

Возникающие нюансы ↑

Несмотря на тот факт, что при выставлении счета-фактуры в электронной форме стоит придерживаться особых правил, формирование осуществляется аналогично обычным бланкам.

Но как быть с отражением электронного документа в Журнале учета и Книгах покупок и продаж? Как работать в 1С? В чем суть электронной подписи?

Особенности работы с 1С

В программах 1С:

• можно формировать, ставить подписи и отправлять, нажав необходимую кнопку;
• можно пользоваться любым сертификатом ЭЦП, что признается федеральной налоговой службой;
• допускается осуществлять обмен документами;
• формировать в автоматическом режиме бланки.

Чтобы подключиться к обмену ЭДО с использованием «1С-Такском», стоит выполнить определенные действия:

1. Нужно проверить, обновлялась ли программа до той версии, когда возможен обмен электронными документами.
2. Далее подается заявка на подключение.
3. После того, как заявка будет обработана, в личном кабинете появится Идентификатор участников обмена ЭДО.
4. Затем стоит настроить программу.

Остановимся на последнем пункте. Необходимо установить флажки, чтобы можно было использовать только электронный обмен. Появится возможность выбрать команду «Сформировать», «Подписать», «Отправить».

Затем настраивается криптография и осуществляется настройка сертификата электронной подписи, прописывают техническую характеристику программного обеспечения.

Чтобы можно было подписать бланк, нажав одну кнопку, стоит перенести сертификаты электронных подписей в саму программу. Нужно также прописать контрагентов, с которыми вы будете обмениваться счетами-фактурами.

Ведение электронного журнала учета

Регистрация счетов-фактур осуществляется в Журнале учета:

Правила, используемые при этом, едины для обычных документов и электронных. Плательщики имеют право вести учет и сохранять счета в Журнале и Книгах покупок и продаж электронного типа.

Раньше нужно было продавцам и покупателям такой документ распечатать по истечению налогового периода. Теперь такое обязательство отсутствует.

В электронном Журнале и Книгах ставится электронная подпись при представлении в налоговую инспекцию. Важный нюанс при регистрации бланков в журнале – есть ли извещение о получении.

Если таковое не имеется, то отражать данные счета-фактуры в отчетности не допускается.

В том случае, когда фирма, что реализует товар, не получила счет-фактуру электронного типа, в 1 и 2 части Журнала учета будут регистрироваться исключительно те бланки, что представлены на бумаге.

Такой документ будет составлен на основании электронного экземпляра (из него переносятся данные).

Как быть с подписью в СФ?

Чтобы плательщик могут предъявить к вычету НДС, электронные бланки должны содержать квалифицированную электронную подпись фирмы, что выступает продавцом.

Налоговая не принимает электронные документы, и соответственно, откажет в возмещении НДС, если подпись не будет проставлена в соответствии с установленными правилами.

Об этом говорится в п. 1.2 правил подготовки электронных документов (приказ от 25.03.11 № 50 н, а также п. 6 ст. 169 НК). Такое положение касается также налогового агента и посредника.

Само понятие рассматривается в ст. 2 документа от 6.04.11 № 63-ФЗ. Существуют простые и усиленные виды электронной подписи.

В чем разница между счет-фактурой и товарной узнайте из статьи: разница между счетом и счет-фактурой.

Как формируется счет-фактура в 1С бухгалтерия, читайте здесь.

Обязательно ли ГТД указывать в счет-фактуре, смотрите здесь.

При выставлении счетов-фактур должен использоваться второй тип подписи, которая:

• должна быть создана и проверена с применением средства электронных подписей;
• должна быть получена при криптографическом преобразовании сведений с применением электронных ключей подписи;
• позволит провести идентификацию лица, которое ставит подпись;
• разрешит выявлять изменения в электронном документе после того, как он подписан;
• должна иметь ключ для проверок подписей (из квалифицированного сертификата).

Технологии стремительно развиваются и дают немало преимуществ компаниям. Правительство уже начало переводить налоговый и бухгалтерский учет в безбумажный документооборот.

Поэтому если вы еще не выставляете электронные счета-фактуры, стоит запасаться знаниями, как это делать, чтобы в будущем эта проблема не застала вас врасплох.