Как правильно сделать счет-фактуру в 1С

Счет-фактура выступает важным первичным документом, на основании которого совершаются сделки. В дальнейшем данные из этих бумаг переносятся в Книги покупок и продаж и учитываются при расчете НДС.

Поскольку большинство предприятий РФ ныне ведут учет на базе программы 1С, их бухгалтерам крайне важно знать, как именно сделать счет-фактуру в этой программе.

Содержание

• Основные моменты
• Как выписать счет-фактуру в 1С (Предприятие)

При этом прописанные в ней документы должны автоматически перейти в сводные отчеты.

Основные моменты ↑

Счет-фактура представляет собой центральный документ, который выставляется основными участниками сделки – продавцами, подрядчиками и исполнителями работ непосредственно покупателям.

На основании этого документа осуществляется:

• оплата предоставленные товаров (работ или услуг);
• определение размеров вычетов по НДС.

С 2012 года российские компании имеют право использовать в своей деятельности счет-фактуры в электронном виде, которые формируются в том числе и в рамках 1С (Приказ Минфина РФ №50н).

При этом такой документ должен иметь формат, утвержденный налоговым ведомством и заверяться электронно-цифровой подписью – ЭЦП (Приказ ФНС № ММВ-7-6/93@).

По значимости электронная счет-фактура ничем не уступает своему бумажному аналогу, более того – она позволяет автоматизировать и сделать более эффективным процесс управления торговлей.

В этом свете следует разобраться в нюансах составления этой бумаги в программе 1С.

Что нужно знать

Счет-фактуры, составляемые посредством программы 1С, имеют ряд особенностей, которые отличают их от бумажных аналогов, в частности (Приказ ФНС № ММВ-7-6/93@):

Каждая счет-фактура должна иметь собственную дату, которая прописывается в самом начале составления документа. Без этого условия начать составлять документ в программе не удастся.

Назначение документа

Обязанность по составлению счет-фактур лежит на продавце: именно он должен представить клиенту сведения о том, за какие именно товары, услуги и работы тот должен заплатить и в какой сумме.

Обязательно ли отражать ГТД в счет-фактуре смотрите в статье: ГТД в счет-фактуре.

Порядок выставления счетов-фактур, читайте здесь.

В этом свете назначение счет-фактуры выражается в выполнении таких значимых функций, как:

• представление информации покупателю о величине платежа за продукцию;
• формирование первичной информации для последующего переноса в книги продаж и покупок;
• осуществление налогового учета, затрагивающего вопрос начисления и уплаты НДС;
• установление возможности вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Важно подчеркнуть, что счет-фактура выступает официальным документом, который составляется строго в соответствии с требованиями налогового законодательства.

На ее основе покупатель принимает на себя представленные продавцом суммы НДС к вычету. В этом первичном документе обязательно должны присутствовать (ст. 169 НК РФ):

• реквизиты участников сделки;
• перечень товаров и услуг и их стоимость;
• используемая ставка НДС и совокупная величина средств, вносимых в казну.

Сведения счет-фактур отражаются в книгах покупок и продаж, сведения которых в дальнейшем служат основанием для составления отчетности.

Законные основания

Составление счет-фактур на базе программы 1С подробно отражено в таких нормативно-правовых актах РФ, как:

Стоит отметить, что и покупатель не обязан подтверждать получение бумаги — если она передается по цифровым каналам связи, то ее предполагается, что она получена по умолчанию.

Как выписать счет-фактуру в 1С (Предприятие) ↑

В отличие от ручного порядка составления и выставления покупателям счет-фактур программа 1С позволяет исключить многочисленные ошибки.

По сути, от бухгалтера требуется лишь правильная настройка, а также соблюдение порядка внесения данных в электронную форму.

В общем виде, отвечая на вопрос как сделать счет-фактуру и накладную в 1С, можно привести такую последовательность действий:

Таким образом, все неточности устраняются в документе еще на стадии его составления.

В итоге формируется идеальная счет-фактура, который полностью соответствует нормативным требованиям, что исключает вероятность наложения на фирму штрафных санкций.

На аванс

Счета-фактуры на аванс являют собой в 1С форму выданных счетов-фактур. Основанием этой бумаги служит выписанный платежный документ, который свидетельствует о том, что от клиента поступили средства в форме аванса за товар или услугу.

Целесообразно показать, как в 1С сделать авансовую счет-фактуру, более детально, а именно:

Важно знать, что такой вариант формирования счет-фактур может быть реализован только в случае, если при настройке 1С в учетной политике компании был установлен пункт «Регистрировать счет-фактуры при получении аванса».

В этом случае система будет даже дату выставлять автоматически (момент поступления средств от покупателя).

Если корректировочная

Можно упомянуть немало причин для внесения разного рода корректировок в счет-фактуры.

Однако основными среди них являются (ст. 16-17 ФЗ-245):

• уменьшение или рост цены за единицу товара;
• изменение объема отгруженной продукции или предоставленных услуг.

В каждой из приведенных выше ситуаций требуется составление корректировочной счет-фактуры. При этом должно существовать обязательное согласие контрагента на формирование такого документа.

В программе 1С все операции в данном направлении проводятся в рамках корректировочной счет-фактуры выданного и полученного.

В общем виде процесс этот можно представить следующим образом:

По итогам проведенных операций формируется два документа – исправленная старая счет-фактора и корректирующая счет-фактура (она содержит только те сведения, которые были исправлены).

В дальнейшем исправления автоматически отобразятся также в книгах покупок и продаж.

На основании счета

Бывают случаи, что перед оформлением счета-фактуры, который больше служит для начисления НДС покупателю выписывается обычный счет, на основании которого тот оплачивает полученные товары (работы или услуги).

В такой ситуации составление накладной в 1С сводится к следующим действиям:

Просмотреть бумагу можно в разделе «Документы». Если при внесении данных первичного документа бухгалтер допустил ошибку, то система сообщит ему о необходимости оперативной корректировки информации.

Про полученные счета-фактуры на аванс узнайте из статьи: счета-фактуры на аванс.

Как заполнить журнал учета выставленных счетов-фактур, читайте здесь.

Как составляется счет-фактура ИП без НДС, смотрите здесь.

Особенности формирования в программе

Хотя по внешнему виду и своей юридической силе электронные счет-фактуры, формируемые в системе 1С, ничем не отличаются от их бумажных аналогов, все же стоит обратить внимание на некоторые особенности составления этих документов:

И наконец, любой документ такого рода сформированный в 1С должен быть заверен ЭЦП – без нее он не имеет законной силы.

Таким образом, программа 1С позволяет быстро и правильно составлять счет-фактуры, отражающие сделки между контрагентами.

При этом система позволяет не только избежать ошибок в составлении этих важных документов, но и не требует заполнения их вручную, а также позволяет переносить сведения в книги покупок и продаж.

В дальнейшем бухгалтер без труда сможет рассчитать НДС и вычеты по нему, выставляемые покупателю. Электронные счет-фактуры, подтвержденные ЭЦП могут без труда пересылаться по электронно-цифровым каналам связи.