Как заполняется журнал учета счетов-фактур с 2020 года?

Как правильно заполнить журнал учета счетов-фактур и для всех ли такая обязанность существует? Какие правила действуют в 2020 году?

Для осуществления контроля начисленных и принятых к вычетам сумм НДС, представителям Налоговой инспекции необходим такой документ, как журнал учета счетов-фактур.

Содержание

• Основные моменты
• Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур
• Часто возникающие нюансы

Поэтому компаниям стоит разобраться с правилами составления и подачи отчетности. Рассмотрим основные нюансы подготовки бумажного и электронного журнала учета счетов-фактур.

Основные моменты ↑

Что такое счет-фактура и для чего нужен журнал учета таких бланков? Перед кем возникает обязательство вести документ? Какие нормативные акты помогут разобраться в данных вопросах?

Понятие

Счет-фактура – документ, который является основанием для предъявления налогоплательщиками НДС к вычетам.

Также такой документ наиболее часто требуют налоговые органы при проведении проверки. Если инспектор обнаружит ошибку в бланке, то плательщик не сможет возместить из бюджета ранее уплаченный налог.

Счета-фактуры, что были выданы и получены лицами, должны фиксироваться в Книге покупок, продаж и журнале учета такой документации.

Журнал учета таких бланков, как счета-фактуры, является единым регистром для любого вида данного типа документов, где не должно присутствовать ни единой ошибки.

Кто ведет документ?

Обязательство по ведению учета счетов-фактур лежит на фирмах, которые выступает плательщиками НДС, и совершают налогооблагаемые операции, а также те, что не облагаются налогом.

Но стоит обратить внимание, что с начала 2020 года такое обязательство возникает не у всех плательщиков. Отмена ведения коснулась большего количества лиц, кроме:

• посредника;
• застройщика;
• экспедитора.

Счета за полученные суммы вознаграждений при выполнении агентского договора, договора комиссии и соглашения по транспортной экспедиции регистрации не подлежат.

Установленные сроки сдачи

Журнал, в котором отражаются счета, создают в бумажном или электронном виде.

Он представляется в налоговый орган не позднее 20 числа следующего месяца после окончания квартала, являющегося отчетным (ст. 174 п. 5.2 Налогового кодекса России).

Законные основания

Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур ↑

Счета, что были выданы и получены, стоит отражать в журнале, о чем говорится в статье 169 п. 3 НК. Вести стоит только один журнал, который состоит из двух разделов.

Образец счет-фактуры ИП смотрите в статье: счет-фактура ИП.

Про коды единиц в счет-фактуре, читайте здесь.

При создании документа стоит помнить такие правила:

• регистрировать счета следует, придерживаясь хронологической последовательности:

• помимо обычных бланков, стоит регистрировать и те, которые представлены в электронном формате, а также корректировочного типа.
• допускается ведение на бумаге или электронных носителях.
• хранить журналы за прошедшие годы стоит не менее 4 лет.
• если предприятие имеет обособленное подразделение, оно должно вести только один общий журнал.

Где можно взять бланк?

Бланк журнала можно скачать на одном из многочисленных сайтов.

Выглядит документ так:

Если вы будете заполнять документ в 1С, то бланки с данными будут сформированы автоматически на основании введенных сведений.

Структура документа

Журнал составляется в двух разделах:

В первой части регистрируют такие счета:

Вторая часть используется для регистрации счетов:

• которые получены при возврате товара, что был принят на учет от покупателей;
• по купленной продукции;
• что были получены от продавцов на суммы авансов.

Не нужно регистрировать во 2 разделе такие счета-фактуры:

• которые выписаны самым предприятием;
• корректировочные бланки при предоставлении скидки;
• счета, что выписывал налоговый агент;
• авансовый счет у продавцов.

Не отражаются данные:

• о таможенных декларациях;
• платежках о перечислении НДС при ввозе товара;
• бланках строгой отчетности, что связаны с затратами на командировки;
• бухгалтерских справках, что формируются по налогу, который был восстановлен;
• справках на передаче имущественного объекта в уставной капитал.

Порядок формирования

При создании документа стоит учесть такие нюансы:

Пример заполнения

Даже в том случае, когда в налоговом периоде счета-фактуры не выставлялись и не были получены, журнал учета все равно составляется – заполняют шапку, ставят подпись и заверяют у руководства.

Рассмотрим, какие данные отражают графы документа:

Как сшивать журнал?

Журнал учета счетов-фактур стоит прошнуровать и проставить номера. Если фирма ведет документ в бумажном виде, его следует распечатать, скрепить печатью.

Далее документ заверяется у руководства организации. Для передачи в электронном виде стоит поставить подпись электронного типа. Необходима она для проведения плановых проверок в налоговом органе.

Подшить счета более удобно в том порядке, в котором они вносились в журнал учета. Подтвердит дату получения счетов, что входят, регистрация входящих писем и конверты с почтовой отметкой.

Дата поступления счета в электронном виде – поступление операторам, что отражается в специальных извещениях электронного оборота документации.

Часто возникающие нюансы ↑

Каких правил комиссионерам и посредникам придерживаться? Проанализируем особенности составления отчетности в виде журнала.

Нюансы для комиссионеров

При условии, что комиссионерами приобретается что-либо для комитентов от своего имени, договор будет составляться между комиссионерами и лицами, что продают товар.

При выполнении своих обязательств комиссионером должен выдаваться счет-фактура, который получают, фиксируют и сохраняют в журнале учета таких документов (пункт 4 порядка составления журнала).

Если счет предоставляется на приобретенную продукцию от себя, основанием для чего послужили сведения счетов от продавцов, комиссионером сохраняется свой бланк также в журнале.

Комиссионер также должен учесть:

Комитент обязан сохранять те счета-фактуры, что были получены от комиссионеров в журнале, а также должен зарегистрировать такие бланки в Книге покупок.

При посреднической деятельности

При заключении договора посреднического типа посредник исполняет такие обязательства:

• совершает операции от своего имени, но за средства поручителей;
• осуществляет действия от лица и за средства поручителей.

Во втором случае счет-фактура выдается или от имени поручителей самому покупателю, или поставщику на имя поручителей.

Такие операции осуществляются в соответствии с поручительским или агентским договором, по которому агенты будут действовать. Тогда особых правил для составления или хранения счетов-фактур не стоит придерживаться.

Совершать операции от имени посредников допускается при выполнении поручений по договорам комиссии, агентским договорам, в соответствии с которыми агенты действуют от себя.

Тогда стоит придерживаться при выставлении счетов-фактур следующих правил:

Рассмотрим особенности ведения журнала учета счетов-фактур посредниками. Лица, которые относятся к посредникам, прописаны в п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 Гражданского кодекса.

К таковым также относятся и экспедитор, застройщик, что не участвует в осуществлении подрядных работ.

Обязательство по ведению журнала сохраняется в независимости от применяемого режима налогообложения или того, относится ли посредник к плательщикам налога на добавленную стоимость.

Такие правила оговорены в ст. 169 п. 3, ст. 174 п. 5 НК. Не формируется журнал учета счетов фактур с 2020 года в следующем случае.

Торговая фирма, что продает товар в розницу, не должна выставлять счета-фактуры при его продаже гражданам (ст. 168 п. 7 Налогового кодекса).

Вместо этого выдаются чеки и иные квитанции, да и надобности в выставлении НДС нет. Итак, при реализации товара третьему лицу в соответствии с договором посреднического характера, вести журнал нет необходимости.

Если осуществляется иная посредническая деятельность, то обязательство по заполнению журнала сохраняется (Письмо Министерства финансов от 30.01.2016 № 03-07-11/3488).

Для чего нужно посредникам вести журнал учета такой отчетности? Для того, чтобы представить сведения о проведенных операциях налоговому органу.

Такие данные позволят инспектору выяснить, к примеру, соответствует ли размер начисления, определенного комитентом при реализации продукции, размерам налога, который покупатель будет возмещать из бюджета.

Регистрируются счета-фактуры:

В журнал не вносятся сведения счетов-фактур о своем вознаграждении.

Как быть упрощенцам

Ответы стоит искать в законе от 21 июля 2020 года № 238-ФЗ и Постановлении от 30 июля 2020 года № 735.

Есть ряд случаев, когда упрощенцы должны выставлять счета-фактуры и, соответственно, вести журнал учета таких документов. Фирма на УСН – налоговый агент по НДС.

Те случаи, когда организация должна выполнять соответствующие обязательства, прописаны в ст. 161 НК:

1. При покупке продукции у иностранного предприятия, которое располагается за пределами страны, но продает товар в рамках РФ.
2. При аренде имущественных объектов государственного и муниципального фонда (п. 3 ст. 161 НК).

В течение 5 дней с момента проведения операции упрощенец выписывает счет-фактуру сам себе и регистрирует его в журнале.

Особенности составления корректировочного счет-фактуры в 1С узнайте из статьи: корректировочный счет-фактура.

Должны ли совпадать дата счет-фактуры и товарной накладной, читайте здесь.

Что делать при нарушении нумерации счетов-фактур, смотрите здесь.

Упрощенец также может быть посредником, а значит, должен перевыставить счет-фактуру и заполнить журнал учета в соответствии с общими правилами.

Компания на УСН также может по просьбе покупателя выставить счет-фактуру. Тогда в течение 5 дней с момента отгрузки выпишите бланк. Но вот регистрировать его в журнале согласно правилам 2020 года не нужно.

Штраф за непредоставление

Если журнал учета счетов-фактур не сдан своевременно, компания должна будет понести ответственность в соответствии со ст. 126 п. 2 НК. Размер штрафа – 10 тыс. рублей.

С начала 2020 года выгрузка журнала, предоставление в региональное отделение налоговых структур осуществляется ежеквартально. Поэтому разобраться с особенностями его составления рано или поздно придется.