Чем отличаются счет-фактура и товарная накладная?

Всем юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям, ведущим коммерческую деятельность, необходимо в обязательном порядке вести строгую бухгалтерскую отчетность.

С целью реализации этой задачи составляются специализированные документы – счет-фактура и товарная накладная. Они схожи между собой, но также имеют большое количество отличий.

Содержание

• Что нужно знать
• Особенности ведения документации

Всем должностным лицам, тем или иным образом связанным с ведением бухгалтерской отчетности, необходимо в обязательном порядке знать их.

Что нужно знать ↑

Для успешного ведения коммерческой деятельности необходимо соответствующим образом формировать бухгалтерскую отчетность.

В противном случае велика вероятность попадания в поле зрение налоговых органов, в результате чего может быть назначена камеральная проверка.

Во избежание возникновения подобного явления требуется ведущему отчетность лицу подробно ознакомиться со следующими вопросами:

• основные определения;
• каковая роль счета-фактуры и товарной накладной;
• законные основания.

Причем каждый пункт не менее важен, чем остальные. Незнание законодательства и основных его положений может стать причиной серьезных проблем с ФНС.

Основные определения

Продавцу, а также покупателю-посреднику следует знать, что такое и для чего необходимы следующие документы:

• счет-фактура;
• товарная накладная.

Счет-фактура представляет собой первичный документ, который применяется для документального подтверждения свершения сделки (продажи, отпуска) каких-либо товаров или же материалов.

При этом счет фактура имеет строго определенную форму, установленную на законодательном уровне – п.5 ст.№169 НК РФ.

В соответствии с положениями данной статьи, почти все налогоплательщики обязаны составлять данный документ и вести на их основании «Книгу покупок» и «Книгу продаж».

Товарная накладная, в свою очередь, представляет собой документ первичного типа, который применяется для реализации различных материальных ценностей.

Формат данного документа также утвержден в действующем на территории Российской Федерации законодательстве. Применяется форма ТОРГ-12.

Она утверждена постановлением №132 Госкомстата РФ от 25.12.98 г. Порядок составления данного документа имеет множество различного рода особенностей.

Какова их роль

Назначение счет-фактуры – это ведение учета свершенных операций различного типа. Также данный документ дает право на получение налоговых вычетов при соблюдении некоторых условий.

Важно лишь помнить, что возможно это далеко не во всех случаях. Необходимо знать, что выписывать счет-фактуру требуется лишь в том случае, когда юридическое лицо является плательщиком НДС.

В некоторых особых случаях даже лицу, не обязанному платить налог на добавочную стоимость, необходимо оформлять счет-фактуру.

К таким случаям относится следующее:

• если выполняется роль налогового агента;
• если реализуются какие-либо функции обычного посредника.

При этом те, кто не обязан платить НДС, формируют счет-фактуру, в которой нет необходимости выделять сумму налогового сбора.

Согласно п.5 ст.№168 НК РФ требуется проставлять печать «БЕЗ НДС». Товарная накладная также играет очень важную роль.

Без неё ведение бухгалтерского учета вовсе невозможно. Причем касается это как плательщиков НДС, так и освобожденных от этой обязанности.

Товарная накладная выполняет следующие функции:

Законные основания

Нередко случается, что счет-фактуру и товарную накладную необходимо формировать одним документом. В таком случае следует ещё внимательнее относиться к поиску ошибок.

Грамотно составить единый документ можно только в случае хорошего знания действующего на территории РФ налогового законодательства.

Важно подробно изучить следующие статьи и законы:

Знание обозначенных выше законодательных норм, а также иных, имеющих непосредственное отношение к составлению документов рассматриваемого типа, строго обязательно.

Что делать, если нумерация счетов-фактур сделали не по порядку смотрите в статье: нумерация счетов-фактур.

Где вписывать КПП в счет-фактуре обособленного подразделения, читайте здесь.

Так как в противном случае не избежать возникновения различного рода ошибок. Что приведет к необходимости переделывать бухгалтерскую отчетность.

Счет-фактура и накладная в одном документе (образец)

На данный момент все организации-плательщики НДС, а также индивидуальные предприниматели и иные, имеют право формировать отчетность при реализации материальных ценностей двумя способами:

• формировать счет-фактуру и товарную накладную отдельно;
• составлять единый документ, включающий в себя оба обозначенные выше.

Основанием для этого является Письмо Федеральной налоговой службы РФ №ММВ-20-3/96@ от 21.10.13 г. В нем обозначается сама возможность подобного рода действия, а также обязательный формат единого документа.

Важной особенностью гибридного документа является то, что он включает в себя не только содержимое накладной и счета-фактуры, но также акта приема-передачи материальных ценностей.

Фактически, единая отчетность существенно сократила количество необходимого для составления бухгалтерской отчетности времени.

Но важно помнить о нескольких важных особенностях, связанных с документом рассматриваемого типа:

Данные моменты обозначаются Министерством финансов Российской Федерации.

Федеральная налоговая служба, подготовившая проект, предполагала, что единый документ может быть использован вместо самой счет-фактуры или же первички.

Гибридный документ можно применять для реализации следующих целей:

• формирования вычетов по налогу на добавочную стоимость;
• для подтверждения понесенных в течение очередного отчетного периода расходов.

Так как единый документ рассматриваемого типа включает в себя гораздо большее количество информации, соответственно сложность его составления на порядок выше.

Именно поэтому лучше всего непосредственно перед составлением максимально подробного ознакомиться с образцом правильно составленного документа.

Лучше всего использовать в качестве источника какой-либо надежный ресурс. Ошибки в универсальной накладной не допускается.

Особенности ведения документации ↑

Помимо непосредственно самого процесса формирования документов рассматриваемого типа, необходимо в обязательно порядке разобраться со следующими важными вопросами, имеющими непосредственное отношение к бухгалтерской отчетности:

• как хранить счет-фактуру и накладные;
• документы с разными датами;
• чем отличаются.

Как хранить СФ и накладные

Разобраться, как долго осуществлять хранение счета-фактуры, накладной, а также иных важных документов, достаточно просто.

Данный момент регулируется следующими положениями:

Необходимо обязательно ознакомиться с Постановлением №1137. Регламентируемая длительность хранения составляет не менее 4 лет с момента внесения последней записи.

Следовательно, все документы, обозначенные в книгах (СФ и накладные) также необходимо хранить не более 4 лет.

С разными датами

Случается, что дата накладной и счет-фактуры не совпадают. Основанием для этого является п.3 ст.№168 НК РФ.

Согласно данному положению, выставление счет-фактуры должно осуществляться не позднее 5 дней с момента отгрузки товара или аналогичного действия.

При этом четкого определения такого понятия, как «отгрузка» в действующем на территории РФ законодательстве нет. Обычно под данным термином понимается фактическая передача имущественных ценностей покупателю.

При этом товарная накладная ТОРГ-12 оформляется для оприходования ценностей. Пока данный документ не будет правильно оформлен, сформировать СФ попросту не будет возможности.

Именно поэтому счет-фактура формируется уже после составления товарной накладной (не позже, чем по истечении 5 дней).

Как выглядит образец заполнения счета-фактуры на услуги узнайте из статьи: образец заполнения счет-фактуры.

Образец заполнения счет-фактуры, читайте здесь.

Облагается ли НДФЛ возврат уставного капитала учредителю при ликвидации, смотрите здесь.

Допускается составлять одну счет-фактуру на несколько накладных. Но при этом необходимо обязательно соблюдать нормы ст.№168 и ст.№169 НК РФ.

Чем отличаются (разница)

Единственное отличие, которое может быть между счет-фактурой и товарной накладной, касается только содержимого – это дата составления документа. В остальном же они дублируют друг друга.

Различается только их назначение:

Процесс составления документов рассматриваемого типа имеет большое количество различных нюансов.

Именно поэтому необходимо максимально подробно изучить законодательство, в противном случае велика вероятность допущения ошибок. Особенно если составляется документ гибридного типа.