Особенности инвентаризации компьютеров

Сегодня сложно представить компанию без IT инфраструктуры. Компьютеры имеются у любой организации. И как любое имущество их нужно периодически инвентаризовать. Каковы особенности инвентаризации компьютерной техники?

Инвентаризации подлежит абсолютно все имущество организации. Но компьютеры довольно существенно отличаются от прочих имущественных ценностей.

Содержание

• Что нужно знать?
• Возникающие нюансы

Зачастую они являются составными объектами учета. Нередко компьютеры модернизируются. Как же инвентаризовать компьютерную технику? В чем особенности такой поверки?

Что нужно знать? ↑

Компьютеры, оргтехника, мобильные устройства и подобные объекты это то, без чего ныне не обходится практически ни одна компания.

Нередко компьютерная техника составляет довольно значительную часть имущества предприятия. А это значит, что необходимо осуществление не только постоянного контроля, но и периодических проверок.

Проверяется наличие компьютеров, как и прочего имущества, посредством инвентаризации. Но как часто проводить проверку?

Законодательством предусмотрено проведение обязательной инвентаризации не реже одного раза в год, перед составлением годового бухгалтерского отчета.

Все прочие случаи инвентаризационных проверок остаются всецело на усмотрении руководства, за исключением возникновения обстоятельств, требующих непременной инвентаризации.

На практике организации осуществляют процедуру в конце декабря — начале января. Кроме того, Положением о бухучете предусмотрена возможность инвентаризации основных средств единожды в три года.

Тут стоит учесть, что компьютер это сложный механизм и состоит он из многих деталей. Нередко производятся ремонты, модернизации, замены отдельных деталей.

Обо всех этих операциях бухгалтер осведомлен лишь в общих чертах, поскольку прерогатива обслуживания компьютеров принадлежит все-таки представителям IT сферы.

Таким образом, за год компьютер может измениться до неузнаваемости и восстановить бухгалтерское сопровождение всех осуществленных операций будет очень сложно.

Инвентаризовать компьютеры и подобную технику лучше, сколько можно чаще. Порядок и сроки инвентаризации определяются руководителем.

Но желательно осуществлять проверку хотя бы раз в квартал. Тем более что существует немало специальных компьютерных программ, дозволяющих произвести инвентаризацию компьютерной техники в считанные часы.

Основные термины

Инвентаризация имущества предполагает проведение проверки, в процессе которой сверяется фактическое количество объектов с данными о наличии их в бухгалтерском учете.

Инвентаризация компьютеров не отличается от проверки любого другого имущества. Но надо понимать, что под понятием «компьютеров» понимается вся компьютерная техника, наличествующая у предприятия.

Компьютерная техника это понятие комплексное. Оно описывает весь спектр компьютерных технологий, от обычного смартфона до сверхмощного компьютера.

Нередко к этой категории причисляют компьютерные комплектующие и офисное оборудование, обеспечивающее дополнительную функциональность компьютеров.

Относится к компьютерной технике и программное обеспечение, которое устанавливается на компьютер для выполнения отдельных функций.

В целом компьютерная техника и функционирующие на них программы составляют единый аппаратно-программный комплекс.

Если говорить именно о видах компьютерной техники, то это:

С какой целью проводится

Инвентаризация компьютерной техники необходима, прежде всего, для проверки соответствия ее количества. Но не только… В процессе проверки можно выяснить насколько эффективно используется то или иное оборудование.

Это способствует оптимизации расходов на компьютерное и программное обеспечение. Возможно, в организации отсутствуют необходимая компьютерная техника или нужные программы, что ведет к снижению производительности труда.

Инструкцию инвентаризации лесных культур смотрите в статье: инвентаризация земель.

Как формируется приказ об инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, читайте здесь.

Либо, наоборот, на предприятии слишком много ненужных компьютеров, а некоторые программы совсем не используются. Также инвентаризация компьютерной техники позволяет определить, насколько изменилась стоимость отдельных объектов.

Может статься, что некоторые компьютеры пришли в состояние негодности из-за своей ветхости и необходимо их полное списание. Стоимость других компьютеров может увеличиться за счет проведенной модернизации.

Результатом инвентаризации может становиться избавление от ненужной компьютерной техники и приобретение необходимых компьютеров или программ.

Законодательная база

Инвентаризация компьютеров регламентируется нормативно-правовой базой, касающейся общего порядка инвентаризации.

В частности:

1. ФЗ №402«О бухучете».
2. Методическими указаниями по инвентаризации, принятыми Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995.

Кроме случаев обязательной инвентаризации, сроки проверок, а также их порядок, определяются руководителем организации в составе учетной политики.

Законодательно порядок инвентаризации не отличается от обычной инвентаризации основных средств. Проверка точно также проводится в обязательных случаях и по утвержденному в организации графику.

Результаты проверки оформляются стандартно – унифицированными формами, учрежденными Постановлением №88.

Возникающие нюансы ↑

Нюансы инвентаризации компьютеров в том, что нередко компьютерная техника перемещается из одного кабинета в другой, меняются ответственные лица, отдельные компьютеры представляют собой переносимые портативные устройства.

Потому осуществить привязку относительно местонахождения и учета к компьютерам довольно сложно. Другой нюанс в идентификации объектов. В учете компьютеры регистрируются согласно своей модели, марки и инвентарному номеру.

Видео: проведение инвентаризации

Отличить на глаз определенную модель может разве что IT специалист, а сопоставление с инвентарным номером займет массу времени, особенно если применяется несколько одинаковых моделей.

Поэтому для упрощения инвентаризации каждый отдельный объект компьютерной техники должен обладать специальной этикеткой. В оной должны указываться все необходимое данные, включая наименование и инвентарный номер.

Порядок проведения

Проведение инвентаризации компьютеров возможно вручную или при помощи автоматизированных программ учета.

И в том и в другом случае необходимо провести подготовительные процедуры. В частности это касается упрощения идентификации. Достигается это за счет снабжения каждого объекта этикеткой.

При ручном способе на этикетке указывается:

• наименование владельца (организация);
• название объекта согласно бухучету (нередко в учете наименование сильно отличается от настоящего названия);
• инвентарный номер объекта;
• материально-ответственное лицо.

При автоматизированном процессе на основании базы данных по компьютерной технике распечатываются этикетки для каждого объекта с наличием штрих-кодов. Таковые затем наклеиваются на соответствующую технику.

Обычная схема инвентаризации компьютеров, в общем, выглядит так:

В качестве программы, поддерживающей инвентаризацию посредством штрих-кодирования можно использовать программу 1С «Учет оборудования».

Для ознакомления можно скачать демо-базу программы либо посмотреть презентацию «Учет оборудования 1.0».

Не менее популярным решением является программа Hardware Inspector, позволяющую инвентаризовать компьютеры при помощи сканера штрих-кодов.

Инвентаризация компьютеров по сети

Компьютеры в целом предназначены для упрощения работы человека. Такое качество применимо и в отношении инвентаризации.

На данное время для проведения инвентаризации компьютеров совсем не обязательно передвигаться по предприятию с листком и карандашом или сканером.

Более того для проведения проверки не нужно даже отрываться от рабочего места. Достаточного для этого воспользоваться программами инвентаризации компьютеров по сети.

Для внедрения такой программы все имеющиеся у организации компьютеры должны быть подключены к единой сети. Далее процесс более чем прост:

Важным преимуществом программы становится возможность использования, как готовых шаблонов отчетов, так и разработанных самостоятельно.

Примечательно, что таким образом можно проводить инвентаризацию абсолютно незаметно. Проверка осуществляется в фоновом режиме и от пользователей проверяемых устройств не требуется никаких действий.

Особенно значима скорость инвентаризации программой и точность собранных данных. Даже в очень большой организации инвентаризация компьютеров в сети осуществляется в кратчайшие сроки.

При этом собирается максимальный объем данных относительно аппаратной части устройства и программной. То есть с помощью программы можно инвентаризировать не только сами компьютеры, но и установленное на них программное обеспечение.

Особенности программы инвентаризации компьютеров по сети еще и в том, что в большинстве случаев сканирование можно запланировать по расписанию.

В указанные моменты программа проведет сканирование и предоставит готовые отчеты. Это позволит всегда быть в курсе состояния компьютерной техники в организации.

Какая существует для этого программа

Программ для инвентаризации компьютеров в сети существует немало. Каждая из них имеет свои особенности, но общий алгоритм их работы примерно одинаков.

Как вариант бесплатной версии подобной программы, можно скачать и применить программу «Инвентаризация компьютеров в сети».

Вести инвентаризационный учет компьютерной техники можно и с помощью программы IT Invent. Данный продукт поддерживает сетевое сканирование и автоматически собирает данные по компьютерам, входящим в общую сеть.

Что говорится в приказе 49 об инвентаризации имущества узнайте из статьи: инвентаризация.

Что говорится в инструкции 37 по технической инвентаризации, читайте здесь.

Как оформить документальное оформление инвентаризации, смотрите здесь.

С помощью программы можно инвентаризовать любую компьютерную технику в нескольких филиалах, если объекты подключены к единой базе.

Кроме того программа обладает и множеством других функций, облегчающих учет компьютеров. Желая воспользоваться полным набором функций, можно купить программу.

А при необходимости можно использовать и бесплатную версию IT Invent . Еще одной программой подобного типа является «10-Страйк: Инвентаризация компьютеров».

С ее помощью можно отслеживать состояние компьютерной техники в локальной сети и своевременно вести учет. Существует несколько версий программы и можно выбрать наиболее подходящую.

В целом инвентаризация компьютеров не отличается от инвентаризации основных средств. Особенности проверки в том, что можно упростить задачу.

С помощью специальных программ можно свести процесс инвентаризации компьютеров всего к нескольким действиям и осуществить проверку в кратчайшие сроки, не отрываясь от рабочего компьютера.