Какие бланки используются при завершении инвентаризации

Для определения соответствия фактических данных относительно имущества данным учета проводится инвентаризация. Но недостаточно провести процедуру, нужно правильно ее оформить. Какими бланками оформляются итоги проверки?

Содержание

• Важные аспекты
• Документальное оформление инвентаризации
• Когда результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными

Результаты инвентаризации должны оформляться подобающими документами. В противном случае проверка не может считаться действительной. Какие документы используют при оформлении результатов инвентаризации?

Важные аспекты ↑

Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества процесс инвентаризационной поверки осуществляется в несколько этапов. И на каждом из этапов оформляется необходимая документация.

Начинается инвентаризация с издания руководителем приказа. Распорядительный документ регистрируется в специальном журнале и определяет порядок проверки.

При инвентаризации выполняется заполнение инвентаризационных описей или актов, какие содержат сведения о фактическом наличии имущественных объектов.

Далее осуществляется сопоставление фактических показателей и учетных данных. Для оформления результатов инвентаризации ОС, ТМЦ, готовой продукции и иных материальных ценностей создаются сличительные ведомости.

Итоги проверки денежных средств, ценных бумаг, расходов будущих периодов оформляться могут едиными регистрами, которые объединяют показатели инвентаризационных актов и сличительных ведомостей.

По окончании инвентаризационной проверки может осуществляться контрольная проверка правильности проведенной инвентаризации.

Данный процесс оформляется надлежащим актом с регистрацией его в специальном журнале учета. Последний этап оформления итогов инвентаризации заключается в составлении ведомости, обобщающей все результаты, выявленные проверкой.

Необходимые термины

Инвентаризация имущества это процесс, при котором учетные данные сравниваются с фактическим наличием имущественных объектов с целью выявления расхождений или подтверждения соответствия.

Документальное оформление результатов инвентаризации предполагает заполнение специальных актов и бланков, в которых отображаются сведения, подтверждающие итоговые выводы.

Инвентаризационный акт это документ, являющийся одним из основополагающих при осуществлении инвентаризации.

В нем документально подтверждается фактическое наличие материальных ценностей, которые числятся на бухгалтерском учете организации. Акты инвентаризации могут отличаться по своей форме и содержанию.

Вид акта выбирается исходя из объекта инвентаризации, его состояния и цели документального оформления. Всякому акту соответствует индивидуальный утвержденный бланк установленного образца.

Бланком инвентаризации именуется документальная форма, утвержденная в законодательном порядке. Предназначена она для составления инвентаризационного акта и содержит необходимые графы для отображения требуемых сведений.

Зачем нужно документировать результаты

Первичная документация по учету итогов инвентаризации используется для проверки достоверности и полноты бухгалтерского учета в процессе инвентаризации любого вида.

Руководствуясь данными документами, инвентаризационная комиссия определяет, насколько соответствуют фактические данные информации, отображенной в бухгалтерском учете.

Также может приниматься определенное решение руководителя по результатам. Пример, когда по итогам проверки устанавливается множество несоответствий фактического количества ценностей.

В этой ситуации предположительно, что ответственный работник не соответствует занимаемой должности.

При этом наличие документально оформленных результатов проверки позволяет взыскать убытки с виновных материально-ответственных лиц.

В случае взыскания ущерба через суд акты инвентаризации становятся основным доказательствам вины ответчика по исковому производству. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете дозволяет выправить бухгалтерскую отчетность.

Что такое сплошная инвентаризация объектов недвижимости смотрите в статье: инвентаризация объектов недвижимости.

Что говорит приказ 49 об инвентаризации имущества, читайте здесь.

При этом учетные показатели приводятся в соответствие с фактическим положением вещей – недостача списывается, излишек приходуется, неучтенные объекты принимаются к учету.

Внесение любой записи в бухучете должно подтверждаться документально. И таким подтверждением становятся инвентаризационные акты.

Правовая база

Нормативную базу, регламентирующую проведение инвентаризации составляют:

1. Закон о бухучете.
2. Положение по ведению бухучета.
3. Методические указания, принятые Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995.

Согласно этим нормативам и Постановлению №835 первичная документация при инвентаризации оформляется с использованием типовых межведомственных форм, учрежденных Госкомстатом РФ.

Формы первичных учетных документов по оформлению инвентаризации приведены в приложениях №6-19 к Указаниям №49. В некоторых случаях могут применяться формы, разработанные министерствами и отраслевыми ведомствами.

В случае проведения контрольной инвентаризации правильности проведения проверки применяется акт по форме, приведенной в приложении №3 к Указаниям.

Документальное оформление инвентаризации ↑

Результаты инвентаризационного процесса оформляются описями при использовании подходящей ситуации формы. В акты вносятся сведения о действительном наличии имущества.

При этом составляется не меньше двух экземпляров всякого акта (описи).

Ответственность за правильность и всесторонность внесения в опись информации о реальных остатках имущественных ценностей несет утвержденная комиссия.

При значимом объеме проверки, например инвентаризации весовых товаров, допускается раздельное осуществление подсчетов членом комиссии и ответственным работником.

По итогам подсчета данные сличаются и заносятся в опись. Непременно к описи прилагаются технические расчетные записи, ведомости по отвесам, акты обмеров.

Заполнять инвентаризационные акты допускается, как вручную, так и с применением технических средств.

Если данные вписываются от руки, то категорически недопустимо присутствие подчищенных мест или плохо читаемых строк, заполнять описи должно понятно и отчетливо при использовании чернил или шариковой ручки.

Названия инвентаризуемых предметов с указанием их численности отображается в соответствии с номенклатурными данными в измерительных единицах, представленных в учете.

Для любой страницы описи обязательно указание численности порядковых номеров объектов и совокупного итога в натуральных показателях, отображенных на этой же странице.

Если требуется исправить ошибку в описи, то таковая перечеркивается и сверху пишется правильная информация. При этом исправление должно подтверждаться всеми членами комиссии.

Запрещается оставлять в акте незаполненные строки. Если таковые имеются, то нужно их перечеркнуть. Последняя страница описи должна содержать отметку о проверке цен, подсчете итогов с заверением всеми лицами, осуществлявшими инвентаризацию.

Список бланков

Формы, применяемые для оформления результатов, выявленных при инвентаризационной проверке, ратифицированы Постановлением №88.

В частности используются такие бланки форм, как ИНВ №:

Образец протокола заседания комиссии

Результаты проведенной проверки согласовываются комиссией посредством заседания. При этом определяются основные итоги, раскрытые несоответствия.

Также комиссионным заседанием устанавливается причина обнаруженных расхождений и надобные действия для выправления ситуации. Заседание членов комиссии обязательно сопровождается составлением протокола.

Данный документ имеет следующую структуру:

• Название документа и организации.
• Вид проверки с предписанием инвентаризуемых объектов имущества.
• Причина проверки и ее сроки.
• Рассмотренные в процессе инвентаризации документы.
• Выявленные результаты.
• Определение причин расхождений.
• Итоговый результат инвентаризации.
• Необходимые мероприятия для корректировки бухучета.
• Подписи всех членов инвентаризационной комиссии с указанием инициалов.

Посмотреть, как выглядит протокол о заседании комиссии по инвентаризации можно здесь:

Ведомость расхождений

Выявленные при инвентаризации расхождения с бухучетом фиксируются в сличительных ведомостях. Когда объекты проверки не принадлежат организации, то в отношении таковых создается отдельный документ ведомости.

Видео: инвентаризация склада

Подготавливает ведомость бухгалтер, в двух одинаковых экземплярах. Один из них предназначен для сохранения в бухгалтерии, документы по инвентаризации сохраняются не менее пяти лет.

Другой экземпляр передается лицу, несущему материальную ответственность за сохранность инвентаризованного имущества.

Форма сличительной ведомости выбирается в зависимости от вида имущества. При этом при наличии расхождений по нескольким видам имущества, заполняется несколько соответствующих ведомостей.

Обобщаются данные результатов инвентаризации в ведомости учета результатов, оформляемой по форме ИНВ-26.

Когда результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными ↑

Итоги инвентаризационной проверки могут признаваться недействительными при нарушениях порядка проведения процедуры и допущенных ошибок в оформлении итогов.

Среди наиболее частых причин признания недействительности инвентаризационной проверки следует отметить:

Любая из приведенных ошибок может стать причиной признания проведенной инвентаризации недействительной. Вследствие этого потребуется проведение новой проверки.

Как проводится инвентаризация выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух узнайте из статьи: инвентаризация отходов.

Сроки проведения годовой инвентаризации, читайте здесь.

Методические рекомендации по проведению инвентаризации, смотрите здесь.

А это требует дополнительных временных и материальных затрат, что не лучшим образом отображается на экономическом состоянии организации.

Инвентаризация – процесс неотъемлемый для деятельности любой организации. От ее итогов зависит не только достоверность бухучета, но и многие управленческие решения.

Чтобы итоги инвентаризации не привели к искажению учета и могли полноценно использоваться в планировании будущей деятельности, следует особо внимательно отнестись к заполнению инвентаризационных документов.