Нюансы должности помощник генерального директора

В чем суть такой должности, как помощник генерального директора? Рассмотрим основные нюансы – должностные обязательства, функции и права такого сотрудника.

Законодательством Российской Федерации установлено требование для юридического лица иметь единоличный орган управления.

Но во многих фирмах деятельность директора предполагает частые командировки. Он является живым человеком, который может также заболеть, отправиться в отпуск.

А в таком случае ему нужно передать свои полномочия кому-то, ведь множество вопросов придется решать на предприятии и при его отсутствии. И суть не только в контролировании деятельности организации.

Содержание

• Что нужно знать?
• Особенности трудовых отношений с сотрудником на данной должности
• Помощник генерального директора по общим вопросам

Может также понадобиться представлять интересы компании в уполномоченном органе или заключить сделку, оформить какой-либо договор.

Да и есть необходимость в выполнении простых задач – подписании внутренних документов фирмы.

Именно поэтому многие компании имеют в штатном расписании такую должность, как помощник гендиректора. Иногда принимают на работу и помощника заместителя генерального директора.

Что нужно знать? ↑

Что же подразумевают под должностью помощника гендиректора? Рассмотрим, какое определение дано в нормативной документации. И определим, каких правил стоит придерживаться при трудоустройстве такого лица.

Основные понятия

Генеральный директор – исполнительный орган компании, который несет ответственность за фирму – за нормальное ее функционирование и развитие.

Это первое лицо предприятия, которое вправе оформлять сделки и организовывать деятельность сотрудников, следить за производством.

Но гендиректору трудно справиться самому, особенно в больших компаниях. Тогда руководитель берет себе помощника, которому получает выполнение некоторых своих обязательств в полной или частичной мере.

Порядок трудоустройства

На каждом предприятии руководители сталкиваются с необходимостью принять сотрудников на работу.

Если организация большая, то такое обязательство выполняет отдел кадров. При оформлении работника стоит опираться на нормы Трудового кодекса Российской Федерации.

При приеме на работу человека, руководству юридического лица стоит потребовать у него такие справки:

• гражданский документ, что удостоверит личность;
• ИНН и образец страхового пенсионного свидетельства;
• документы, что подтвердят образование;
• трудовую книжку;
• документы о воинском учете.

Далее оформляется трудовой (срочного или бессрочного характера) или гражданско-правовой договор.

В контракте необходимо отражение:

• должности и подразделения;
• места работы;
• рабочего режима;
• размера и порядка оплаты;
• функциональных обязательств.

Если человеку нужно будет взаимодействовать с денежными средствами, материальными ценностями, секретной информацией, составляются дополнительные документы, в которых будет предусмотрено материальную ответственность.

Могут составляться документы о неразглашении коммерческой, государственной тайны.

После заключения контракта в течение 3 дней должен быть подготовлен приказ о назначении на должность. Используют форму Т-1.

В таком документе отражают дату, когда лицо приступает к своим обязательствам, условия приема, должность, зарплату, длительность испытательного периода.

С приказом знакомят сотрудника под роспись. При принятии лица на работу делают запись в трудовой книжке, оформляют личную карточку.

Помощник руководителя – сотрудник, с которым чаще всего заключается срочное трудовое соглашение (абз. 8 ч. 2 ст. 59 Трудового кодекса России).

Если для директора фирмы время полномочий согласно договору обязано соотноситься с уставом, то для помощников такие рамки не устанавливаются.

Трудовые отношения с председателями совета директоров могут оформляться на определенный период, что предусмотрен уставом, а с помощниками гендиректора – заключаться бессрочно.

Во всех случаях период действия договора стоит отражать в самом тексте контракта. Как и договора с остальными сотрудниками, договор с помощником руководителя должен заключаться письменно в 2 экземплярах.

Порядок подачи заявления генеральному директору смотрите в статье: генеральный директор.

Все про скользящий график работы по ТК РФ, читайте здесь.

Один образец остается у работодателя, второй передается на руки работнику.

В ч. 2 ст. 145 Трудового кодекса говорится, что заработная плата гендиректора должен определяться по договоренности сторон.

Ограничение устанавливается по помощнику руководителей государственного предприятия, хозяйственного общества, в уставном капитале которых более 50% акция являются государственными или относятся к местной собственности, к государственному внебюджетному фонду.

Если будет установлено зарплату, предусмотрено компенсацию и иные суммы при расторжении договора в размере 25% и более от балансовой стоимости активов ООО, тогда такое соглашение будет относиться к большим сделкам.

Ее должны одобрять на совете руководителей или на общем собрании учредителей (ст. 79 Федерального закона № 208, ст. 46 Федерального закона России № 14).

Если такого одобрения не будет, договор будет признан недействительным, и оплата не будет производиться.

Полномочия прописываются в трудовом соглашении с помощником гендиректора, если нет соответствующего локального акта с указанными функциями такого сотрудника.

Законодательная база

Стоит опираться на нормы ФЗ об обществе с ограниченной ответственностью и акционерном обществе, а также отдельные нормы Трудового кодекса.

Особенности трудовых отношений с сотрудником на данной должности ↑

Если правоотношения не могут устанавливаться на неопределенное время, тогда между сторонами заключается срочное соглашение.

Учитывается характер и условия работы (ст. 58, 59 Трудового кодекса).

Срочный договор может заключаться с гендиректором, его заместителем, главбухом. При этом не имеет значения организационно-правовая форма и форма собственности.

Но вот относительно иных должностей такие возможности не устанавливаются (это касается и помощников директора, его советников).

С такими лицами срочные контракты могут заключаться, если есть основания, прописанные в ст. 59 ТК Российской Федерации, к примеру, если их принимают на работу на малые предприятия, где численность не превысит 35 сотрудников.

В сфере розничной торговли такое число еще меньше – 20 человек. Эти правила распространяются и на пенсионеров, сотрудников-совместителей.

Выполняемые функции

Помощник гендиректора должен знать:

Помощник должен знакомить работников с распоряжениями и приказами, которые издает гендиректор, следить за их выполнением.

Помощника директора могут наделять правом:

Главные функции помощника генерального директора ООО:

• формировать номенклатуру дел;
• вести делопроизводство;
• организовать обеспечение распорядительной и административной работы директора;
• проводить совещания и протоколы заседаний;
• организовать прием посетителей, проводить телефонные переговоры.

Образец трудового договора

Представим образец договора с заместителем гендиректора. Все коррективы в соглашение должны вноситься при помощи заполнения дополнительных соглашений.

В договоре (или приложениях) обязательно отражают знания, умения, которые должен иметь помощник руководителя.

Договор содержит:

• режим работы;
• должностную инструкцию;
• соглашение о том, что не будет разглашаться конфиденциальная информация;
• оплата.

Должностные обязанности

Должностные обязательства такого лица устанавливаются в соответствии с квалификационным справочником должностей руководства и иных сотрудников (Постановление Министерства труда России, что было утверждено правительством 21 августа 1998 № 37 в редакции от 28 июля 2003).

Лицо обязано:

1. Обеспечивать распорядительную и административную деятельность и планировать рабочий день директора.
2. Вести делопроизводство.
3. Работать с корреспонденцией.
4. Исполнять работу по подготовке заседания, вести телефонные переговоры.
5. Проводить совещания и составлять протоколы заседаний.

Взять на должность помощника гендиректора можно только человека с высшим образованием (или средним профессиональным) и стажем работы по специальность от 2 лет.

Помощник генерального директора по общим вопросам ↑

Личный помощник по общим вопросам должен:

1. Заниматься организацией перемещения и инкассации денег, обеспечивать безопасность такого процесса.
2. Заниматься организацией проверки лиц, что принимаются на работу.
3. Проверять компании, с которыми планирует работать фирма.
4. Контролировать и анализировать состояние товарного кредита и платежеспособности фирмы.
5. Уведомлять руководителя об изменении в деятельности предприятия.
6. Участвовать в инвентаризации, которая проводится на предприятии.
7. Выезжать в подразделение, где возникла чрезвычайная ситуация.
8. Участвовать в мероприятиях, что проводятся для работников.
9. Своевременно заключать хозяйственные и финансовые договора.
10. Разрабатывать стандарты по материальному техническому обеспечению.
11. Организовать хранение и перевозку ресурсов.
12. Обеспечивать исполнение договорных обязанностей по поставке ресурсов.
13. Организовать общественное питание на предприятии для работников.
14. Обеспечивать подготовку сметно-финансовой и иной документации, установленных отчетов о выполнении плана материально-технического снабжения.
15. Организовывать контроль использование и ремонт жилья и зданий, которые имеют культурно-бытовое и коммунально-бытовое назначение и т. д.

Как выглядит график работы в праздничные дни узнайте из статьи: график работы.

Порядок увольнения матери-одиночки по собственному желанию, читайте здесь.

Образец приказа об изменении графика работы сторожей, смотрите здесь.

Помощник генерального директора должен знать (кроме нормативной документации):

• как вести учет и составлять отчеты;
• как осуществляются погрузочные и разгрузочные работы;
• как разрабатываются нормативы по оборотным средствам;
• какие требования устанавливаются к сотрудникам;
• как заключать договора и т. д.

Главная задача помощника гендиректора – организовывать работу руководителя и выполнять основные его поручения, которые находятся в пределах компетенции данного лица.

Оформление трудового договора с таким лицом осуществляется по общим правилам, прописанным в трудовом законодательстве.

И прием, и увольнение осуществляется на основании приказа руководителя предприятия. Все эти нормы стоит знать, если планируете взять себе помощника.