Как заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру

При заполнении квитанции к приходному кассовому ордеру стоит придерживаться определенных правил, установленных уполномоченными органами.

Содержание

• Важные аспекты
• Является ли подтверждением оплаты квитанция к приходному кассовому ордеру?
• Ответственность при подделке квитанции

Выясним, какими нормативными актами России регулируется составление данного документа, какая форма используется и кому передается готовый бланк.

Приходные кассовые ордера – первичные документы по учету наличности в кассе организаций, где отражают данные, что нужны при ведении аналитического учета.

Порядок оформления первички установлен ст. 9 ФЗ Российской Федерации, что был принят правительством 6 декабря 2011 № 402.

В данном нормативном акте говорится, что все без исключения операции должны оформляться первичными документами.

Форма первичной документации утверждается руководством экономических субъектов по представлениям должностных лиц. Те бланки, что отражены в альбоме унифицированных форм, не обязательно применяются.

Но та документация, которая устанавливается уполномоченной инстанцией на базе иных законодательных документов России, должна, конечно же, использоваться.

Обязательно применяются кассовые документы, так как использование таких форм предусматривается нормативной документацией Центрального Банка.

В п. Указания № 3210-У сказано, что наличные средства принимаются юрлицами и физлицами со статусом юридического лица по приходным ордерам, которые составляются исключительно по унифицированным формам.

В п. 5.1 указано – получая приходник, кассиры проверяют, есть ли подпись главбуха, соответствует ли наличность прописанной сумме и т. д.

Далее они подписывают такие документы, и выдают отрывную квитанцию к ПКО. Но так ли просто заполнить именно отрывную часть?

Важные аспекты ↑

Квитанция – это документ, который является неотъемлемой частью приходного кассового ордера. Рассмотрим, какое определение дано такому понятию в законодательстве.

Что это такое?

При ведении хоздеятельности многие компании используют наличность. Установлено определенный лимит, который может быть размещен в кассе фирмы – 100 тыс. руб.

Есть также некоторые правила, которых стоит придерживаться при оформлении операций. Например, законодательство обязывает организации использовать приходные кассовые ордера.

Такой документ отражает прием денег в кассу из любых источников. При этом не имеет значения, как деньги поступили на фирму. Кассовые ордера оформляются в обязательном порядке. Приходный ордер состоит из самого ордера и квитанции.

Квитанция приходного ордера – первичный документ, что подтвердит факт передачи средств кассирам предприятия контрагентами, сотрудниками, учредителями. Это отрывная часть формы КО-1.

Какова роль документа?

Использовать унифицированные формы первичной документации не обязательно с 2013 года.

Но в Указании Центробанка России № 3210-У от 11.03.2014 сказано, что применять приходные ордера, оформляя кассовую операцию, все-таки необходимо.

Квитанции применяют при каждом поступлении денежной суммы в кассы фирмы при расчете с юридическим лицом.

Ее при расчете с компанией передают плательщикам на руки с кассовыми чеками, которые также готовятся в обязательном порядке, если только предприятие имеет возможность не использовать ККТ.

Но квитанции не заменяют чеки – это не одно и то же. Если есть кассовый чек, тогда квитанцию выдавать не обязательно.

Выдают квитанцию, оформляя выручку, что принимается от населения одним документом по окончанию рабочего дня на всю сумму денег, что были выручены.

Приходный ордер оформляется единожды на всю сумму. Его подшивают в кассовые книги. Тогда квитанцию не выдают, а значит, ее заполнять и не нужно.

Когда оплачиваются услуги и товары в кассу стороннего предприятия, квитанции могут служить документами, что подтвердят уплату средств, и документами, по которым отчитываются подотчетные лица в своей фирме. В такой ситуации квитанция нужна.

Законные основания

Форму приходного ордера (и квитанции в том числе) утверждено Постановлением Госкомитета статистики от 18 августа 1998 № 88.

Является ли подтверждением оплаты квитанция к приходному кассовому ордеру? ↑

Остановимся на самых важных моментах, на которые стоит обращать внимание при подготовке квитанции к приходным кассовым ордерам, рассмотрев актуальные положения нормативной документации.

Определим, может ли идти квитанция к приходному кассовому ордеру как подтверждение оплаты наличных в кассу предприятия?

Порядок формирования

Квитанцию выписывают от руки или заполняют в электронном формате при помощи ПК. Она должна быть подготовлена в 1 экземпляре, причем без ошибок. Если будут допущены ошибки, приходный ордер переписывают заново.

Бывает, что документ составлен без единой помарки, но есть несоответствия такого рода:

• неразборчиво или неправильно отражено сумму;
• не везде проставлены подписи и т. п.

Даже такие неточности станут причиной переоформления приходного ордера. При заполнении стоит придерживаться тех же правил, что и при составлении ПКО.

Квитанция должна содержать такие сведения:

Законодательством установлено, что квитанции к приходным ордерам подписывает главбух или лицо, которое назначено руководителем предприятия.

Ставится печать и документ отражается в регистрационном журнале по форме КО-3. Как показывает практика, печать ставится так, чтобы ее край остался на приходнике.

Остальная часть должна быть на самой квитанции. Старайтесь, чтобы код и наименование организации были разборчивыми.

В самом нормативном акте сказано, что при подготовке первичной документации печать нужно ставить и на ордерах, и на квитанциях. Полпечати в таком случае считается недействительной.

Судебная практика не содержит однозначной позиции. О проставлении половины печати не сказано ни в одном нормативном документе России.

На печати должно указываться название компании и место, где она располагается (пункт 5 ст. 2 ФЗ № 14 от 8 февраля 1998, пункт 7 ст. 2 ФЗ № 208 от 26 декабря 1995).

Не отражается такой реквизит, как печать, и в списке, что содержится в Законе № 402. Приходный кассовый ордер оформляется на унифицированном бланке, а бланк квитанции к такому документу предусматривают реквизиты для отражения печати.

Квитанцию к приходным ордерам можно оформлять как в электронном виде, так и от руки. Квитанцию нужно подшить. Место подшивки будет зависеть от того, какой контекст операций, по результату которых ордера получены.

Если бухгалтера получают ПКО при передаче наличных средств банковское учреждение, то квитанция подшивается к расходным кассовым ордерам, что формируются на расход (изъятие денег и передаче в банки).

Если квитанция принесена сотрудником, что взял подотчетные средства, ее подшивают к авансовым отчетам, которые стали основанием для выдачи денег.

При получении квитанции в результате приходного ордера, что формировался по принятым суммам выручки за день работы, его могут подшивать к кассовым книгам.

Образец заполнения

Квитанция может заполняться по такому образцу:

Фото: квитанция к ПКО

Нумерация документа

Обращайте внимание на нумерацию приходных ордеров, и соответственно, квитанций к ним. Обычно она является хаотичной. А это недопустимое нарушение, да и такие номера не очень удобны при ведении предпринимательской деятельности.

Где взять приходный ордер по форме 0504207 на приемку материальных ценностей смотрите в статье: приходные ордера.

Порядок списания БСО в бюджете, читайте здесь.

В соответствии с установленными требованиями компания должна обеспечивать непрерывную нумерацию ордера на протяжении финансового года. Нумерацию приходников ведут с применением дробного числа.

Но инспектор может предъявить претензии к такому способу нумерации документации, выдвинув обвинения компании в нарушении правил оформления кассовых первичных документов. И тогда предприятие ожидает штраф.

Фирма может обосновывать дробный вид нумерации, ссылаясь на тот факт, что в ее структуре есть не одно подразделение, которое принимает наличность.

За счет этого применение сквозной нумерации является сложной задачей. Для оправдания нестандартных типов номеров издают приказы по компании, где всем подразделениям присваивается определенный индекс.

При подготовке документов такие подразделения будут отражать свой индекс в дробных частях номера. Подобная нумерация и правила оборота наличности закрепляют в учетной политике.

В таком случае представитель уполномоченного органа не будет иметь возможности обвинять предприятия в том, что документы оформлены не правильно.

Если без кассового чека

Кассовые чеки в обязательном порядке пробивают и прикрепляют к квитанциям.

Квитанции к кассовым ордерам могут выдаваться без чеков только предпринимателю, который работает на ЕНВД и имеет право не применять контрольно-кассовые машины.

Тогда ордера дополняют иными бланками строгой отчетности, что применяет бизнесмен. Часто факты уплаты наличности подтверждают только приходниками, а контрагенты отрицают в арбитражных судах, что получали денежные суммы.

В Минфине России в письме от 4 декабря 2003 № 04-03-11/99 указано, что в случае отсутствия кассовых чеков у плательщиков не будет основания для утверждения, что НДС оплачен, даже если есть счет-фактура и квитанция к приходным ордерам.

Подтверждает с целью обложения налогом дохода затраты, что оплачиваются наличностью только чеком ККМ.

Как получить дубликат?

ПКО – унифицированный бланк, что составляется в единственном экземпляре сотрудником бухгалтерии. Такие документы должны регистрироваться и подшиваться в отчетность кассиров, и хранятся на фирме.

А значит, утерянные квитанции составляются также в одном экземпляре, и их восстановление не является возможным. По этой причине желательно обеспечить сохранность документа как минимум на протяжении 3 лет.

Но есть возможность оформления дубликатов приходно-кассовых ордеров, проставив соответствующие подписи и печати с отражением, что такой документ является дубликатом.

А так как кассовая документация ведется по нормам актуальных законодательных положений, это не будет трудной задачей.

В законодательстве России не говорится, что организация обязана восстанавливать ПКО, что были утрачены иной стороной.

Но, как показывает практика, такая ситуация не является проблемной. Данные вопросы могут решаться по договоренностям между организациями, или по письменным заявлениям определенной стороны.

Может проводиться бухгалтерская сверка, если такая необходимость возникнет. Можно просто попросить кассира поднять кассовую документацию за конкретный период.

Чтобы поиски не были утруднены, называйте точные даты внесения наличности. Желательно иметь договора на предоставление услуг или их копии.

Куда идет бланк?

Вы подготовили приходный кассовый ордер, но не знаете, куда девать квитанцию? Приходный кассовый ордер скрепляют печатью, после чего отрывают квитанцию и передают лицу, что вносит средства в кассу.

Сам ордер будет храниться на предприятии для дальнейшей отчетности. Порядок действий таков:

• деньги передают в кассу фирмы;
• кассиром пересчитывается полученная сумма и заполняется приходный ордер с квитанцией;
• документ регистрируется в журнале по учету подобных операций;
• квитанция передается плательщику;
• кассиром подписывается документ и отражается ФИО, ставится печать.

Возможно ли заполнить онлайн?

Юридическим лицам лучше предпочесть электронный формат составления документа. Оптимальный вариант – использование программы 1С, где есть ряд готовых шаблонов документации.

От работника бухгалтерии требуется только внести необходимые данные и заниматься формированием аналитики. Позднее в ордера не нужно будет вносить ни названий, ни ОКУД.

Дата и номер будет устанавливаться в автоматическом режиме. При помощи программы можно значительно сократить время и так компания не будет путаться в нумерации.

Физические лица и ИП обычно используют готовые формы, которые скачивают в интернете. Нередко обращаются к помощи онлайн.

На данный момент есть множество предприятий, которые готовы предложить такие услуги через интернет. Специалисты подскажут, как правильно заполнять документ, или самостоятельно его оформят.

Законодательством разрешено оформлять приходные ордера и квитанции к ним, используя автоматизированную систему или онлайн-сервис.

Самыми распространенными программами являются:

• 1С;
• ИНФО-Бухгалтер;
• БЭСТ;
• Галактика;
• Парус;
• ABACUS.

При помощи таких сервисов можно ускорить процедуру составления приходника. Причем нумерация осуществляется автоматически, как и ведение журнала регистрации кассовой документации.

Популярными являются также «Бухонлайн», «Мое дело» и «СКБ-Контур».

Преимущество применения таких ресурсов – программы постоянно обновляются, а значит, будет исключен риск того, что бланк будет заполнен в соответствии с недействующими нормами.

Итак, преимущество заполнения с помощью автоматизированной программы:

Ответственность при подделке квитанции ↑

В ч. 1 ст. 327 УК России говорится о том, что возможна ответственность при подделке удостоверений или иных официальных документов, которые предоставляют право или освобождают от обязательств, когда цель таких действий – применение или сбыт таких документов.

Объект таких преступлений – утвержденные правила документального оформления факта. Предмет – удостоверение или иной документ, что предоставляет права или освобождает от обязательств.

Определение от 19.05.2009 № 575-О-О Конституционного суда РФ содержит сведения следующего плана.

Законодательством наделено правоприменителей правами в определенных случаях оценивать свойства документов и признавать их таковыми, что предоставляют права.

Как показывает практика, не всегда ясно, что можно назвать официальным видом документа. Орган предварительного следствия далеко не всегда возбуждают уголовное дело.

Особенности оформления БСО для ООО узнайте из статьи: бланки строгой отчетности для ООО.

Значение БСО для ИП, читайте здесь.

Образец заполнения журнала учета БСО, смотрите здесь.

При оформлении приходного кассового ордера и квитанции к нему стоит иметь особые навыки и знания, что позволят избежать сложностей также и при общении с проверяющими органами.

Следует знать, что это квитанция к ордеру, как его заполнить, какие реквизиты вписывать, какие сведения учесть.

Найдите и распечатайте правильно составленный образец бланка, на который можно будет опираться в дальнейшем. Так можно будет свести к минимуму ошибки.

Итак, что стоит помнить? Квитанция к приходному кассовому ордеру не является доказательством внесения наличности в кассу организации без чеков.

А значит, нужно изучить нормы правильного оформления документа, действующие в Российской Федерации.

Будьте внимательны при заполнении каждого поля, не допуская ошибки. Иначе бланк будет считаться таковым, что имеет юридическую силу.