Кто подписывает справку 2 НДФЛ

Бланк содержит сведения о налогообложении налогом на доходы с физических лиц, сформированного по отдельному работнику налогового агента.

Содержание

• Общие сведения
• Кто должен подписывать справку 2-НДФЛ
• Часто задаваемые вопросы

Общие сведения ↑

Работодатели, имеющие наемных работников, обязаны:

1. Вести учет полученных работником доходов.
2. Удерживать НДФЛ и своевременно перечислять его в бюджет федерального уровня.
3. Подавать сведения в форме 2-НДФЛ по каждому физическому лицу.
4. Создавать сводную ведомость в форме реестра.

По просьбе налогоплательщика, выраженной в форме письменного заявления, работодатель должен выдавать справку 2-НДФЛ.

Документ физическому лицу выдается в оригинальной форме, дающей право на представление его по месту требования.

Сущность документа

Справка содержит подробные сведения о доходах в денежной и натуральной форме, подлежащей налогообложению НДФЛ. Порядок учета данных определяется гл. 23 НК РФ.

Изданы рекомендации по заполнению документа, утвержденные приказом ФНС РФ от 17.11.2010г. за № ММВ-7-3/611@.

Справка содержит подробные сведения о налоговом агенте, физическом лице, полученном доходе, ставке, вычетах и налоге. По НДФЛ сведения формируются в разрезе начисленного, удержанного и перечисленного налога.

Правильное ведение учета заработной платы сводится к получению одинакового значения по строкам справки, отражающих начисленную, удержанные и перечисленные величины НДФЛ.

Переплата, указанная в справке, является ошибкой. Организация не имеет право отражать в справках излишне уплаченные суммы.

Переплату необходимо возвратить на счет или зачесть в счет предстоящих платежей по письменному заявлению, поданному в ИФНС.

Кто формирует справку

Организация или ИП должна разработать учетную политику, в которой указываются основные и важные моменты учета. Приложением к учетной политике оформляется порядок делового внутреннего документооборота.

Состав документов определяется в разрезе применяемых в учете бланков. В перечень условий ведения документов входит:

• обязательная форма (в том числе 2-НДФЛ);
• сроки сдачи на утверждение и в контролирующие органы;
• лицо, ответственное за формирование документа.

В документе имеются данные о лице, имеющем право подписывать форму. По общему порядку справка формируется работником бухгалтерии, имеющим обязанности по начислению заработной платы сотрудников.

Кому выдается

Справка по форме 2-НДФЛ для сотрудника выдается любому работнику организации или ИП, принятому по трудовому договору.

При обращении с просьбой о выдаче уволенного работника справка выдается на общих основаниях с актуальной датой формирования.

Возникновение необходимости получения документа за прошлый период может возникнуть у бывшего работника:

1. В случае его обращения в ИФНС для получения имущественного или социального вычета за период, не превышающий исковую давность.
2. При утере работником документов о доходах, выданных ему в составе обязательного пакета бумаг при увольнении.

Выдача справки может производится по запросу, направленному новой организацией-работодателем.

При отсутствии у бывшего работника места трудоустройства – безработному справка за период работы в организации выдается по личному запросу.

Справка может потребоваться иностранному гражданину для подтверждения погашения обязательств по налогам РФ и предъявления ее в стране постоянного проживания.

Форма справки позволяет отражать данные об иностранных гражданах. Для данной категории предусмотрены строки, отражающие:

Наименование строки	Содержание
Статус	Имеется возможность указывать код нерезидента (2) или высококвалифицированного иностранного специалиста (3)
Гражданство	Информация указывается для сведений. На начисление налога влияет только срок пребывания более 183 дней
Адрес	В стране постоянного проживания

В отношении статуса резидента данные указываются на конец периода, за который представлена справка. При изменении статуса актуальность имеет только последний показатель.

Кто должен подписывать справку 2-НДФЛ ↑

Порядок лиц, кто подписывает справку 2-НДФЛ для банка, налоговой и имеющих право подписи документов налоговой отчетности, установлен приказом по утверждению учетной политике.

Документ представляется в официальные органы и должен заверяться лицом, имеющим на это право.

Вопрос не имеет однозначного ответа после утверждения последней действующей формы, принятой в качестве приложения к приказу ФНС РФ от 17.11.2010г. за № ММВ-7-3/611@.

Ранее было конкретное указание на руководителя и главного бухгалтера, в настоящее время подписывать должен налоговый агент. Компания должна самостоятельно выбрать ответственное лицо, на которое будет возложена обязанность.

Кто имеет право

Право представлять интересы предприятия как налогового агента имеет право лицо, закрепленное приказом.

В качестве представителя предприятия как налогового агента могут иметь право:

1. Лицо, ведущие начисление заработной платы работников, начисление и удержание налога, формирующие справки 2-НДФЛ.
2. Главный бухгалтер предприятия, которые также может иметь обязанности по учету заработной платы и отчетности по доходам физических лиц или принимать участие в качестве контролера качества заполнения форм.
3. Руководитель – директор или иное лицо, права которого установлено учредительными документами или приказом.

Любое из лиц может представлять интересы предприятия как налогового агента. Лица, подписи которых заверяют отчетность и формы, выданные работникам, не обязаны должны принадлежать одному лицу. Основное условие – законное право лица, установленное приказом.

Документальное основание

В обязательном порядке лицо, которое подписывает документ, указывает на бланке свою должность и расшифровывает подпись фамилией с инициалами.

В отсутствии лиц, ответственных за подпись справки, установленных в учетной политике и приказе, необходимо определить круг лиц, временно допущенных к подписи.

Обстоятельство обеспечения замены может возникнуть при уходе ответственного лица в отпуск. При подписи документов необходимо указывать данные лица, временно замещающего убывшего в отпуск.

В дополнение можно указать приказ и дату, на основании которого возникла ответственность. При проведении процедуры закрытия компании право подписи имеет лицо, ответственное за подпись всех документов.

В случае закрытия при ликвидации до окончательного удаления из реестра подпись на документах юридического лица ставит руководитель или учредитель. Для ИП право подписи сохраняется и после его закрытия.

Ответственность за нарушения

В ходе ведения деятельности появляются ситуации, которые могут привести к искажению данных, указанных в справке.

Необходимо различать ответственность за постановку учета в компании, ведение учета и общую ответственность как руководителя. В случае искажения данных, подаваемых для ИФНС, порядок ответственности определяется НК РФ.

При завышении данных дохода для учреждений банком нарушение можно квалифицировать как мошенничество.

В данном случае доказать умысел вряд ли получится, но при попадании данных в ИФНС инспекция имеет право доначислить налог к уплате со всеми сопутствующими санкциями.

Часто задаваемые вопросы ↑

В процессе ведения учета НДФЛ, формирования справок иногда возникают вопросы:

Тема вопроса	Разъяснение
Большое количество вопросов касается корректировок справок	В случае корректировок данных, производимых в течение года, показатели до исправлений не отражаются в справке. Строка начисленного налога должна содержать правильные выверенные данные с учетом произведенного перерасчета. Примером изменений данных может быть изменение статуса нерезидента на резидента. При получении нового статуса лицу возвращается разница ставок 13% и 30% по строке начислений
Часть налоговых агентов сомневается по поводу заверения печатью справки, выдаваемой физическому лицу	Выдаваемые юридическим лицом справки подлежат обязательному заверению, для ИП данные не регламентированы. Если печать ИП заявлена в ИФНС при учреждении, отчетность необходимо заверять печатью. Для других мест применение печати для ИП не является обязательным. Печать на документе необходимо располагать таким образом, чтобы не закрывать подпись ответственного лица
Физические лица не всегда имеют понятие о порядке выдачи справок	Выдача справок 2-НДФЛ физическим лицам производится в бухгалтерии предприятия-работодателя. Заявка на документ подается в письменном виде, составленном в произвольной форме. Необходимость составления заявления обусловлена требованием систематизации документооборота. Согласно ТК РФ, на создание документа и его оформление (подпись должностного лица, заверение печатью) отводится 3 рабочих дня

Как принято у ИП?

Индивидуальный предприниматель – особая категория предприятий. Основные требования законодательства применяется к лицу наравне с другими налоговыми агентами.

Отличия состоят в том, что многие вопросы документооборота и структурного распорядка регулируются у предпринимателя ГК РФ.

Законодательством установлено:

1. Отсутствие лиц, которые по учредительным документам имеют право на представление интересов предпринимателя в различных инстанциях.
2. При необходимости поручить часть дел в официальных инстанциях от лица ИП возникает обязанность оформления нотариально заверенной доверенности.
3. Главный бухгалтер не имеет столько ответственных полномочий, как в случае приема его на работу к юридическому лицу. Главный бухгалтер имеет право помогать ИП вести учет и не является ответственным лицом ИП. Ответственность за постановку учета в ИП несет предприниматель, а не главный бухгалтер, как у юридического лица.

Исходя из ограниченной ответственности прочих работников, можно заключить об исключительном праве подписи справки 2-НДФЛ индивидуальным предпринимателем.

Если справка ответственного лица?

Ответственное лицо, которое представляет интересы организации и чьи правомочные действия закреплены приказом, имеет в данной ипостаси определенный статус.

Необходимо различать право ответственного лица и его в качестве работника. Ответственное лицо:

• в форме руководителя или представителя компании как налогового агента имеет обязанности и право подписи справки 2-НДФЛ;
• качестве работника имеет право получать доход, определенный ему по трудовому договору. Подобно другим работникам, ответственное лицо, если оно не ИП, является наемным работником. Если ответственное лицо является учредителем, он также должен быть утвержден руководителем с назначением ему заработной платой.

Учитывая изложенное, справки 2-НДФЛ, сформированные на себя как физическое лицо, подписывает ответственное лицо, имеющее в данном случае другой статус.

Вопрос о том, кто подписывает справку 2-НДФЛ генеральному директору, имеет конкретный ответ – руководитель в общеустановленном порядке.

Если нет главного бухгалтера

Существуют предприятия, в которых должность главного бухгалтера отсутствует. К подобным организациям относятся малые предприятия с небольшой штатной численностью.

В данных компаниях при отсутствии главного бухгалтера ведение учета вменяется руководителю или другому работнику.

Главный бухгалтер не всегда, даже при его наличии, имеет отношение к формированию и подписи справок 2-НДФЛ. Только лицо, закрепленное приказом, может вести учет, отчетность или подписывать документ.

Документ-справка 2-НДФЛ имеет широкое поле применения. Форма имеет силу в случае ее полного заполнения и подписи ответственного лица.

Печать на документе является необходимым реквизитом для юридических лиц, для ИП заверение печатью не обязательно.

Порядок права подписи устанавливается приказом. В отношении ИП подпись на документе производится только предпринимателем.