Как отправить реестр больничных листов

Больничные листы – документы, имеющие серьезную юридическую силу.

Именно поэтому Фонд социального страхования занимается их проверкой, так как на основании данного документа осуществляется выплата денежной компенсации утратившему работоспособность сотруднику, а также принимаются к вычету расходы работодателя на выплату компенсаций.

Содержание

• Основные сведения
• Образец заполнения реестра больничных листов

Если возникла необходимость проведения камеральной проверки, ФСС имеет полное право затребовать всю информацию по данным документам. Она содержится в специальном реестре, формирует его сам работодатель.

Основные сведения ↑

Государство при помощи различных инструментов осуществляет поддержку материального благополучия своих граждан. Одним из самых действенных документов является лист нетрудоспособности.

Он представляет собой документ, на основании которого работодатель осуществляет оплату дней нетрудоспособности даже при отсутствии сотрудника на рабочем месте.

При этом документ рассматриваемого типа должен быть в обязательном порядке оформлен соответствующим образом, так как при наличии каких-либо существенных ошибок ФСС может назначить камеральную проверку.

В таком случае велика вероятность необходимости представления специального реестра больничных листов, выданных работнику в определенный период времени.

Должностному лицу, имеющему непосредственное отношение к заполнению документов рассматриваемого типа, следует в обязательном порядке подробно разобраться со следующими важными вопросами:

• что это такое?
• куда нужно отчитываться?
• законные основания;

Разобравшись с обозначенными выше вопросами, работодатель сможет избежать возникновения всевозможных казусов и спорных моментов с ФСС.

Подобные инциденты крайне нежелательны, так как в большинстве случаев для из разрешения необходимо обращаться в судебные инстанции.

Что это такое

В некоторых случаях Фонд социального страхования назначает крупному предприятию специальную камеральную проверку.

Целью подобного мероприятия может являться обнаружение:

• непреднамеренных ошибок при оформлении больничных листов, ведении бухгалтерской отчетности;
• поддельных листов нетрудоспособности;
• попыток скрыть часть доходов или же иных действий, нарушающих каким-либо образом действующее на территории РФ законодательство.

При этом ФСС может запросить копии больничных листов для осуществления процедуры их проверки. Но подобная практика применяется только для предприятий, где количество работников и соответственно страховых случаев невелико.

Если же требуется провести проверку предприятия, в штате которого очень большое количество сотрудников, то, скорее всего, потребуется реестр больничных листов.

При этом форма реестра действующим на территории РФ законодательством не регламентируется. Потому оформляется документ рассматриваемого типа в произвольной форме.

Но в то же время данный документ обязательно должен содержать следующие основные данные:

• номер/серию больничного листа;
• подробные данные о сотруднике;
• причину возникновения нетрудоспособности;
• период болезни;
• длительность страхового стажа;
• величину пособия.

Подлинность данного документа в обязательном порядке должна быть подтверждена подписью главного бухгалтера. В то же время подпись руководителя не требуется, но все же является желательной.

При этом законодательство отнюдь не обязывает работодателя вести реестр данного типа. Но в то же время правом на формирование документа рассматриваемого типа пренебрегать не следует.

Так как это позволяет разрешить сразу две проблемы:

• отпадает необходимость делать копии всех имеющихся у работодателя больничных листов для передачи их в Фонд социального страхования;
• существенно снижается время на проведение камеральной проверки.

При этом реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Предоставлять его в ФСС также можно в любом удобном для работодателя формате. Но гораздо удобнее вести реестр в электронном виде.

Также возможно использовать реестр больничных листов для возмещения в ФСС (бланк можно скачать в интернете) всех средств, затраченных на выплату компенсации по нетрудоспособности.

Можно воспользоваться для формирования реестра больничных листов 1С: ЗУП (зарплата и управление персоналом).

В данном приложении имеется специальная, отдельная, функция, позволяющая полностью автоматизироваться процесс составления реестра. С её помощью можно избежать допущения огрехов и каких-либо ошибок.

Куда нужно отчитываться

Относительно недавно работодатели должны были за свой счет осуществлять оплату больничных листов, предоставляемых им работниками.

Соответственно, это порождало большое количество проблем – предприятия не желали оплачивать болезнь своего сотрудника и различными способами увиливали от данной обязанности.

Именно в связи с этим была проведена реформа законодательства. Согласно ей, ежемесячно предприятия делают соответствующие отчисления в Фонд социального страхования с заработной платы каждого работающего официально сотрудника.

Если же работник терял трудоспособность и предоставлял соответствующим образом оформленный больничный лист, работодатель оплачивал ему больничный за свой счет.

Пример начисления больничного листа в 2020 году смотрите в статье: как рассчитывается больничный лист.

Образец журнала регистрации больничных листов, читайте здесь.

Но, впоследствии, по итогам отчетного периода, на основании нового законодательства, работодатель имел право получить специальный налоговый вычет – величина его была равна компенсации, выплаченной работнику по причине нетрудоспособности.

При этом данная выплата осуществлялась именно за счет ФСС. В свою очередь, работодатель обязан отчитываться перед Фондом социального страхования за каждый полученный больничный лист. Максимально просто данную операцию осуществить при помощи реестра.

Законные основания

Должностному лицу, имеющему непосредственное отношение к оформлению больничных листов и реестра с ними, следует максимально подробно ознакомиться с законодательной базой, освещающей и регламентирующей данный процесс.

Её знание позволит избежать возникновения всевозможных спорных ситуаций. Наиболее важными документами являются следующие:

1. П.56 Методических указаний о порядке проведения выездных проверок ФСС.
2. Постановление ФСС №81 от 07.04.08 г.
3. Приказ Минздравсоцразвития №347н от 26.04.11 г. – утверждает форму бланка нетрудоспособности.
4. Письмо Фонда социального страхования №14-03-11/05-8545 от 05.08.11 г.
5. Федеральный закон №323-ФЗ – оглашает основные положения об охране здоровья граждан Российской Федерации.
6. Приказ №624н от 26.04.11 г. – оглашает порядок выдачи листков нетрудоспособности.

Соблюдение обозначенной выше нормативной базы позволит избежать лишних вопросов со стороны инспекторов Фонда социального страхования.

Также можно будет без каких-либо затруднений получить вычет на основании имеющихся и уже оплаченных листов нетрудоспособности.

Образец заполнения реестра больничных листов ↑

Процесс заполнения реестра больничных листов достаточно прост. Но при этом должностному лицу, прежде чем приступить к формированию данного документа, необходимо в обязательном порядке ознакомиться со следующими вопросами:

• где взять бланк?
• как правильно заполнить?
• пример заполнения.

Если по какой-то причине подобного рода работа ранее работником не выполнялась, следует предварительно ознакомиться с верно составленным образцом.

Таким образом, можно избежать траты времени на исправление каких-либо типичных допускаемых ошибок.

Где взять бланк

Реестр представляет собой таблицу, содержащую подробную информацию об оплаченных работодателем больничных листах. При этом сам бланк можно взять:

• в специальной программе 1С;
• воспользовавшись одним из платных ресурсов в интернете;
• обратившись в специализированную компанию.

Наиболее верным способом сформировать реестр, при помощи которого вероятность допущения ошибок при составлении будет минимальна, является специализированное программное обеспечение от компании 1С.

Оно позволяет с минимальными затратами времени подготовить данный документ к отправке. Причем в любом удобном для самого работодателя формате – электронном или же бумажном.

Данное программное обеспечение позволяет сохранить документ в формате Excel, либо просто распечатать его на принтере.

В интернете существует большое количество интернет-порталов, предоставляющих любую необходимую документацию своим посетителям. Но необходимо помнить, что ресурс должен быть достаточно авторитетным.

Также далеко не всегда получить требуемый бланк можно бесплатно – в некоторых случаях требуется заплатить некоторую сумму денег. Сегодня рынок услуг для юридических лиц достаточно обширен.

Найти компанию, которая займется формированием реестра больничных для работодателя, а также подготовит иные документы для успешного прохождения выездной проверки ФСС, труда не составит. Но опять же стоит обращаться только к хорошо себя зарекомендовавшим организациям.

Как правильно заполнить

Чтобы правильно заполнить документ рассматриваемого типа, необходимо ориентироваться на постановление Фонда социального страхования №81 от 07.04.08 г.

В данном документе даны достаточно подробные методические указания по поводу ведения реестра рассматриваемого типа.

В верхней части титульного листа обязательно должно присутствовать полное наименование компании, а также форма её собственности. Далее обозначается полное название самого документа. Пример:

После наименования документа в обязательном порядке должен присутствовать специальный регистрационный номер страхователя. Пример:
Далее обязательно следует таблица, в которой содержится необходимая информация.

Где посмотреть образец заполнения больничного листа работодателем из МРОТ в 2020 году узнайте из статьи: больничный лист.

Можно ли сделать больничный лист задним числом, читайте здесь.

Как взять больничный не болея, смотрите здесь.

Пример заполнения

Проще всего заполнить документ рассматриваемого типа по образцу. Таблица реестра больничных листов обычно выглядит следующим образом:

При этом в обязательном порядке необходимо обозначать все имеющиеся в наличии больничные листы, в противном случае у инспекторов ФСС могут возникнуть серьезные вопросы к руководству компании или же некоторым её сотрудникам.

Реестр листов нетрудоспособности представляет собой достаточно серьезный документ – несмотря на отсутствие четко определенного формата в законодательстве. Следует максимально внимательно относиться к его заполнению.