Как правильно составить акт инвентаризации

В статье будет идти речь об акте инвентаризации. Что представляет собой документ, для чего предназначен, и как правильно его составить – далее.

Содержание

• Общие аспекты
• Как составить акт о результатах инвентаризации

В процессе деятельности организации используют различное оборудование. Его необходимо постоянно проверять – осуществлять инвентаризацию. Результаты инвентаризации оформляются актом. Как правильно осуществить данную процедуру?

Общие аспекты ↑

Инвентаризация способствует выявлению хищений, махинаций со стороны сотрудников. Ее проведение обязательно в любой организации.

Процесс инвентаризации применяется с целью проверки на соответствия различной документации, материалов, оборудования организации. Осуществляется проверка активов, производится их оценка.

В акт необходимо вписать как выявленные соответствия, так и неточности. Данная проверка проводится в таких случаях:

• во время сделки при приобретении организации, ее аренде;
• перед составлением ежегодной отчетности;
• когда меняются ответственные за имущество лица;
• при хищении или порче имущества;
• в случае стихийных бедствий;
• при реорганизации предприятия;
• по личной просьбе сотрудников.

В этих случаях наличие инвентаризационного акта обязательно.

Для каждого типа имущества разработана своя форма:

Процедура может назначаться как по личному решению руководства организации, так и по решению других, например, налоговой службы.

Может быть налоговой и бухгалтерской. Налоговая инвентаризация ставит своей целью выявление того имущества, которое подлежит учету и обложению налогами.

Задача бухгалтерской – выявить фактическое наличие имущества и сопоставить полученные данные с данными учета бухгалтерии.

Также подразделяется на:

Определения

Назначение документа

Правовое регулирование

Согласно Федеральному закону № 129 «О бухгалтерском учете», принятому 22 ноября 1996 года (статья 12), организации должны проводить инвентаризацию имущества.

В соответствии с Приказом № 49 Департамента финансов от 13.06.95, утвержден порядок проведения процедуры.

Акты результатов оформляются на бланках, которые утверждены Постановлением № 88 Государственного комитета статистики, принятого 18 августа 1998 года.

Главными нормативными актами являются:

1. Положение по ведению учета бухгалтерии.
2. Методические рекомендации.
3. Федеральные законы.

В соответствии с Федеральным законом № 402 «О бухгалтерском учете», принятым 6 декабря 2011 года, результаты инвентаризации оформляются специально разработанными бланками актов.

Комплект базы локальных документов содержит перечень документации, которой необходимо руководствоваться.

Как составить акт о результатах инвентаризации ↑

При составлении акта необходимо учитывать следующее:

• акт должна составлять комиссия. Подписывают его все члены комиссии, их должно быть не меньше двух;
• форма-образец установлена законодательством. Если организация имеет собственный бланк, то это также допустимо;
• в начале документа указывается причина его составления;
• обязательно выделить председателя комиссии, все участники записываются по алфавиту;
• прописать события, которые привели к составлению акта;
• сделать выводы, внести рекомендации;
• подписывается всеми членами комиссии;
• утверждает документ руководящее лицо предприятия.

Порядок формирования

Поскольку акт – результат проверки, то перед его разработкой необходим приказ. В обязанности директора входит создать комиссию, которая будет заниматься проведением инвентаризации.

В ее состав может входить бухгалтер, аудитор, технический специалист – те, кто может быть полезен.

Перед процедурой необходимо собрать у ответственных лиц все ордеры (приходные и расходные), расписки о том, что они передали необходимые документы комиссии.

Вместе с членами комиссии подсчетами занимаются ответственные лица, потом их результаты сверяются.

Товарно-материальных ценностей

Во время работы организации с ТМЦ возникает потребность в проведении инвентаризации. Проверки должны быть регулярными и касаться тех ценностей, которые содержатся в балансе организации.

Товарно-материальными ценностями считаются:

• готовые продукты;
• сырье;
• различные товары;
• издержки производства.

Алгоритм проведения таков:

В акте обязательно указать:

• дату и место осуществления проверки;
• информацию о предприятии;
• дату и номер приказа;
• состав комиссии;
• объекты проверки;
• результаты.

На каждый отдельный материал заводится опись с указанием типа, группы, количества и прочих характеристик. Для каждого участка, отдела или цеха составляется отдельная опись.

Один экземпляр акта отдается бухгалтеру, второй забирает материально-ответственное лицо.

Дебиторской и кредиторской задолженности

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами входит в обязанности руководящего лица и бухгалтера. Проверка проводится в конце отчетного года и входит в отчетность за год.

Как заполняется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-19 смотрите в статье: сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ.

Правила проведения инвентаризации на складе, читайте здесь.

Главная цель – выявить долги. Инвентаризация дает возможность:

• выявить объем задолженности по товарам, которые реализованы, но не оплачены;
• установить размер долга по полученным товарам;
• выявить объем задолженности по авансам – выданным и полученным;
• определить остаточную сумму долга в день проведения процедуры;
• выявить сроки исковой давности по соглашениям.

В акте необходимо указать следующую информацию:

• данные о долгах, которые комиссия подтвердила и не подтвердила;
• перечень подтвержденных и не подтвержденных задолженностей;
• задолженности, по которым истек срок возврата;
• долги, которые носят сомнительный характер – заказчиков перед организацией;
• информацию о долгах предприятия перед заказчиками.

Прежде чем приступить к проверке, необходимо уяснить такие моменты:

• правильно ли отражены остатки долга в балансе;
• причины, по которым образовалась задолженность;
• когда возник долг;
• по чьей вине это произошло;
• есть ли вероятность получить задолженность.

Проверка назначается сразу же, как только возникает задолженность. Если у организации долги отсутствуют, то она имеет право сама назначить такую проверку и проверить счета.

Глубокая инвентаризация необходима в таких ситуациях:

• имущество выкупается или сдается в аренду;
• меняется материально-ответственное лицо;
• отчетный год подходит к концу;
• имущество похищено;
• сменился руководитель организации.

Дебиторская задолженность осуществляется в случае необходимости проверки бухгалтерских счетов. Если срок давности долга истек, то его можно не выплачивать.

В ходе проверок задолженностей по кредиту выявляются такие типы долгов:

• товары и услуги, превысившие собственный бюджет;
• скрытые предприятием доходы;
• средства на расходование целей, не предусмотренных бюджетом;
• нарушения в организации.

После проверки проводится разработка акта. Его необходимо отправить контрагентам, где те сверяют задолженности.

Если имеются расхождения, они могут требовать от кредиторов документацию, которая подтверждает эти задолженности. Если кредитор отказывается это делать, то дебитор имеет право обратиться в суд.

Расчетов с покупателями, поставщиками и прочими

Любой расчет подлежит инвентаризации. По окончании проверки выявляются остатки на счетах бухгалтерии. Это является основанием для оформления акта. Составляется также в нескольких экземплярах – один для бухгалтерии, второй – для комиссии.

Выбросов в атмосферный воздух

Инвентаризационные материалы источников выбросов вредных веществ используются с целью:

• разработать нормативы образования вредных веществ, которые попадают в воздух во время использования оборудования технологического типа;
• разработать нормативы предельных нормативов выбросов;
• регулировать выбросы;
• поставить на учет объекты, которые оказывают негативное воздействие на воздух и здоровье жителей;
• разработать планы мероприятий по охране окружающей среды;
• разработать программы по уменьшению влияния на атмосферу;
• составить отчетность;
• разработать показатели выбросов.

Инвентаризацию выбросов проводят организации, предприятия, учреждения, имеющие лаборатории. Ответственные за правильность данных – руководящие лица организаций. Осуществляется процесс 1 раз каждые 5 лет.

Источниками выбросов являются:

• дымовая и вентиляционная труба;
• вентиляционная шахта;
• дефлектор.

Отходов производства

В ходе деятельности предприятия образуются различные отходы – просроченный товар или сырье, забракованная продукция и прочее.

К отходам повышенной опасности относятся:

Процесс инвентаризации помогает дать представление о числе полученных отходов и частоте их выхода. Цель процедуры – выявить несоответствия между показателем нормативным и фактическим.

Начинается процедура с оформления приказа руководящего лица организации. Руководитель должен установить сроки ее проведения, объекты и данные о членах комиссии.

В процессе инвентаризации обнаруживается число отходов, осуществляется их классифицирование по группам и источникам возникновения.

Также подсчитывается объем образования отработанных материалов за год. Проверяется документация, касающаяся учета наличия, хранения отходов.

Акт – конечный результат о полученных данных. Документ может содержать в себе советы и указания для дальнейшей работы с отработанными материалами.

По этим результатам организация делает выводы – передать этот материал на обработку другим предприятиям или утилизировать их самостоятельно.

В акте необходимо высветлить следующую информацию:

• место расположения отходов;
• вследствие чего они образовались;
• название отходов и кодировку;
• класс опасности, который им присвоили – от 1 до 5;
• характеристика – состояние, уровень растворимости, летучесть и прочие;
• место их хранения;
• возможна ли утилизация;
• другие необходимые показатели.

По итогам инвентаризации оружия и патронов

Инвентаризация проводится с целью полной проверки оружия и патронов на их соответствие нормам, проверки ведения их учета.

Осуществляется по приказу руководящих лиц предприятия или по решению сотрудников органов внутренних дел. За 10 дней до начала процедуры назначается комиссия, определяются сроки проведения и важные вопросы.

Главные особенности:

Прежде чем проверять наличие оружия, комиссия должна изучить места их хранения. Сейфы, шкафы, ящики (то, в чем хранится оружие с патронами) опечатывается комиссией.

После их проверки необходимо приложить к ним ярлык с указанием даты проведения проверки.

Если выявляется недостача, об этом нужно сообщить руководителя предприятия. По итогам составляется акт в двух экземплярах. Для оружия, которое выдано на временное использование, — в 3 экземплярах.

В акте указываются основные сведения – состояние хранения, ведение учета, недостачи, излишки и прочее. Руководитель организации должен подписать документ в продолжение 3 дней с момента подачи его комиссией.

Образец заполнения

Все графы бланка необходимо заполнять правильно, данные указывать правдивые и полностью. На первой странице необходимо указать сведения об организации, приказе и дату проведения процедуры.

Проводки при оприходовании излишков при инвентаризации узнайте из статьи: излишки при инвентаризации.

Формулу при амортизации, читайте здесь.

Отличие износа от амортизации, смотрите здесь.

Указываются также объекты, которые будут подвергнуты проверке. Заполнять нужно все строки, данные брать из первичной документации или прочих актов организации.

Обязательно указывается причина проведения процедуры. После заполнения акт передается бухгалтеру.

Таким образом, инвентаризация – обязательная процедура, проводимая организациями. Она касается проверки имущества. Занимается проведением специально назначенная комиссия.

По итогам проверки составляется акт. В нем содержатся результаты и рекомендации. Передается бухгалтеру и руководству для ознакомления и подписания.