Порядок проведения инвентаризации кассы в 2020 году

Фактический остаток наличных средств в организации проверяется посредством инвентаризации кассы. При этом проверяется не только количество денег, но и соблюдение определенных нормативов. Как в 2020 году инвентаризуется касса?

Инвентаризация кассы предприятия входит в состав плановых мероприятий. С ее помощью сверяются учетные показатели и фактические.

Содержание

• Основные сведения
• Инвентаризация наличных денежных средств в кассе

Для правильного осуществления процесса сверки важно знать основной порядок инвентаризации кассы. Как выглядит таковой в 2020 году?

Основные сведения ↑

Само наличие кассы в организации предполагает обязательное проведение ее проверки. Такая ревизия может быть законодательным требованием или проводится по инициативе руководства.

Целесообразность частоты проведения инвентаризации, кроме обязательных случаев, определяется руководством организации. Руководитель вправе проверить кассу в любое время.

Причина проверки обосновывается в Приказе о проведении инвентаризации кассы, который становится основанием для начала процедуры.

Порядок проведения подобной инвентаризации, и то в какие сроки проводят ее, должно учреждаться руководителем и непременно отражаться в положениях учетной политики.

Материально-ответственным лицом за сохранение денежной наличности и иных документов в кассе выступает кассир.

Он также отвечает за правильность оформления всей сопутствующей кассовой документации. Инвентаризация исполняется при обязательном его участии в составе действующей инвентаризационной комиссии.

Что это такое

Инвентаризация предполагает сверку действительных показателей с данными, отображенными в учете организации. Инвентаризироваться могут любые активы и пассивы хозяйствующего субъекта.

Так одним из видов инвентаризуемого имущества выступают наличные средства, а также документы денежного характера, сохраняющиеся в организационной кассе.

Касса это отдельное подразделение, где происходит оборот денежных средств, а также осуществляется их сохранение. В кассе сохраняются объекты денежных наличных средств и объекты различных денежных документов.

При инвентаризации кассы действительный остаток хранящихся ценностей сопоставляется с данными, отображенными в учетной документации.

С какой целью проводится

Основной целью инвентаризационной проверки кассы выступает проверка корреспонденции истинного остатка с итогом по кассовой книге.

Также проверяются правила сохранения наличности и процессы оформления учетной документации.

При этом обследуется точность и достоверность текущего учета по кассовым операциям, выявляются ошибочные расчеты, проверяется следование принципам материальной ответственности.

Инвентаризация кассы может быть плановой и внеплановой (внезапной). Плановый процесс осуществляется согласно случаям, определенным законодательными нормами.

Регламент и обстоятельства проведения соответствуют тезисам, отображенным в учетной политике организации и издаваемых распорядительных документах.

Так в соответствии с нормативным регулированием касса инвентаризуется при:

• передаче имущественных ценностей организации в аренду, при их реализации или выкупе;
• любом преобразовании организации;
• подготовке бухгалтерской отчетности за год;
• замене материально-ответственного лица;
• обнаружении фактов расхищения, порчи ценностей или злоупотребления таковыми;
• форс-мажорных ситуаций.

Внеплановая инвентаризация кассы исполняется внезапно для ответственного сотрудника. Таким образом проверяется его компетентность.

Кроме прочего касса может инвентаризоваться для:

• усиления внутренней системы контроля в организации;
• раскрытия обнаруженной в учете ошибки;
• исполнения требований ревизующих, контрольных либо следственных органов.

Действующие нормативы

В 2020 году порядок относительно проверки кассы не изменился. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995, ратифицирующим Методические указания по инвентаризации имущества и иных финансовых обязательств.

Порядок осуществления инвентаризационной проверки кассы определяется ФЗ №402 «О бухучете» от 6.12.2011 и Приказом Минфина РФ №34н от 29.07.1998 г, утверждающего Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности.

По ч.3 ст.11 ФЗ №402 случаи, порядок и сроки инвентаризации, как и перечень инвентаризуемых объектов, устанавливаются самим субъектом экономики, кроме ситуаций обязательной инвентаризации.

Обязательные проверки устанавливаются российским федеральным законодательством, а также отраслевыми и федеральными стандартами.

Соответственно п.6 Инструкции №157н, прилагающейся к Единому плану счетов бухучета, принятому Приказом Минфина РФ №157н от 1.12.2010, в целях организации бухучета субъект самостоятельно формирует учетную политику, следуя законодательству.

Относится это и к отображению в учетных положениях порядка осуществления инвентаризации имущества, и кассы в том числе.

П.20 Инструкции №157н определяет, что финансовые активы и обязательства организации, к которым относится и касса, инвентаризуются согласно общему порядку, предусмотренного нормативными актами, утвержденными Минфином РФ в соответствии с российским законодательством.

Инвентаризация наличных денежных средств в кассе ↑

При обследовании денег в кассе в первую очередь проверяется итог согласно учетным данным. Величина оного отображена в отчете кассира. Учетный остаток сопоставляют с действительным присутствием денежных средств, сохраняющихся в кассе.

Как провести инвентаризацию в 1С смотрите в статье: инвентаризация в 1С.

Образец акта инвентаризации, читайте здесь.

Когда действительное количество денег превышает учетный остаток, имеет место излишек. Лишние средства вносятся в состав внереализационных доходов организации.

При превышении учетного остатка над фактическим показателем признается недостача. Она взыскивается за счет ответственного лица, коим выступает кассир.

Перед началом инвентаризационной процедуры завершаются любые операции по кассе. Комиссия получает конечную приходную и расходную кассовую документацию.

Посредством расписки ответственным лицом удостоверяется, что все значимые документы по кассе переданы членам комиссии или сданы в бухгалтерскую службу, все принятые ценности оприходованы, а все убывшие средства списаны на расходы.

Дальше начинается непосредственно проверка. Денежная наличность пересчитывается под наблюдением всего состава комиссии. Итоги сличают с остатком по показателям первичной документации. В неукоснительном порядке обследуются показатели ККМ.

Если наличные расчеты реализовываются с использованием ККМ, то инвентаризационный процесс начинается с ревизии действительного наличия контрольно-кассовой техники.

Причем обязательно проверяется присутствие документации относительно приобретения, регистрации и введения в эксплуатационное использование всякой применяемой ККМ.

На практике инвентаризация кассы предполагает три вероятных варианта итогов проверки:

• соответствие фактического остатка данным учета;
• выявление излишних средств в составе кассы;
• обнаружение недостачи денежной наличности.

Назначение исполнителей

Инвентаризация денежных средств в кассе производится специальной комиссией. Она организовывается на основании надлежащего приказа руководителя. В комиссионный состав обязательно включают представителей руководства.

Например, это может быть владелец предприятия или генеральный директор. Также становиться членами комиссии могут различные специалисты – юристы, бухгалтера, сотрудники службы безопасности.

Непреложным является участие в работе комиссии сотрудника, какой несет материальную ответственность за сохранное состояние инвентаризуемого имущества.

По п.2.2 Указаний №49 в целях инвентаризационной проверки на предприятии образовывается непрерывно действующая комиссия.

Если комиссионный состав не меняется, то нет необходимости при каждой проверке издавать приказ или распоряжение о формировании комиссии.

В то же время при значительном объеме работ могут создаваться временные рабочие комиссии. Состав таковых также определяется распорядительным документом руководителя.

В абз.4 п.2.3 Указаний №49 сказано, что инвентаризация считается недействительной в случае ее проведения в отсутствие даже одного члена действующей инвентаризационной комиссии.

Как часто проводится

Насколько часто нужно инвентаризовать кассу? Этот вопрос особо интересен начинающим предпринимателям. В законе говориться только о плановом и внеплановом режиме инвентаризации.

При этом частота внеплановых проверок точно не регламентируется. Плановые инвентаризации проводятся согласно учетной политике организации.

Например, помимо обязательных случаев ревизии учетные положения могут предусматривать обязательные инвентаризации по окончании отчетного месяца и прочее.

Что касается внезапных инвентаризаций, то предусмотреть их в учетной политике попросту не представляется возможным.

Потому сроки и частота таких проверок регулируются руководителем по мере возникающей необходимости. В приказе о проведении внеплановой инвентаризации непременно указывается причина проверки.

К примеру, ошибка в расчетной документации, возникновение несоответствия при инвентаризации иных ценностей или подозрение в некомпетентности сотрудника.

Какими документами оформляется процедура

Оформление инвентаризации денег по кассе осуществляется при помощи «Акта инвентаризации денежных средств». Документ готовится по форме, именуемой .

Акт составляется в двух одинаковых экземплярах, после чего его заверяют подписями все представители комиссии и само ответственное лицо.

Затем итоги обследования доводятся непосредственно до руководителя предприятия. Один бланк акта сохраняется у ответственного за сохранность ценностей работника, второй сдается в бухгалтерию.

Когда контроль выполняется по причине замены ответственного лица, то акт готовят в трех экземплярах, по одному для каждой стороны.

В ситуации проведения неожиданной проверки реального количества денег в кассе, создается документ «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», по форме КМ-9.

В случае несоответствия сумм наличности с итоговыми суммами по контрольной ленте определяется основание несоответствия. Обнаруженные избытки или нехватки отображаются в надлежащих графах журнала кассира.

При этом готовится форма КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ». При употреблении ККТ составление акта КМ-1 обязательно.

Если по итогам инвентаризации обнаруживается недостача, то руководитель принимает постановление о возмещении убытков за счет кассира либо при отсутствии вины кассира о списании недостачи в расходы организации.

Решение руководителя отображается на обратной стороне акта ИНВ-15. При выявлении излишков, оные изымаются из кассы и приходуются, что также отражается в акте.

Составление акта

Форма ИНВ-15, применяемая для составления акта инвентаризации кассы, утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998.

В правильно составленном акте подробно отображается наличие или отсутствие расхождений по кассе. При заполнении документа указываются учетные данные и фактические показатели наличности, подсчитанной в процессе инвентаризации.

Акт ИНВ-15 составляется при любой плановой или внеплановой инвентаризации кассы. В том числе при смене кассира, организационных изменениях, обнаружении избытка или нехватки средств, окончании отчетного года.

Образец заполнения бланка ИНВ-15

При заполнении акта инвентаризации кассы не допускается наличие помарок, исправлений или подчисток в тексте документа. Любая подобная погрешность может сделать недействительными итоги инвентаризации.

Если исправление необходимо внести, то оное оговаривается предварительно и вносится с заверением всеми членами комиссии.

В случае выявления излишков или недостачи ответственное материально лицо обязано предоставить объяснение ситуации и указать причины расхождения. В акте обязательно указываются суммы несоответствий и обстоятельства их возникновения.

Обязательна ли такая инвентаризация

Инвентаризация денежной наличности кассы организации помогает решить такие задачи:

• предотвратить возможное похищение денег из кассы организации недобросовестными сотрудниками;
• обеспечить соответствие данных учета и реальных показателей;
• привести учет наличных денежных расчетов в соответствие с требованиями, какие законодательство предъявляет к проведению операций по кассе.

То есть инвентаризация кассы считается более чем просто обязательной. Закон не обязует руководителей и владельцев предприятий к обязательному проведению внеплановых проверок кассы.

Как заполнить бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ узнайте из статьи: сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ.

Порядок проведения инвентаризации на складе, читайте здесь.

Как оприходовать излишки при инвентаризации, смотрите здесь.

Для соблюдения правовых норм организации достаточно проводить обязательную инвентаризацию по окончании отчетного года в преддверии составления годовой отчетности и в случае смены кассира.

Однако из экономических соображений более целесообразно дополнительное проведение промежуточных проверок. Частота их зависит от объема самой организации и интенсивности работы кассы.

Так можно проводить инвентаризацию по окончанию каждого месяца или каждой второй недели. Особенное внимание руководителям следует уделить внезапным инвентаризациям кассы.

Такие проверки дисциплинируют сотрудников и позволяют быстро выявить недостаточно компетентных сотрудников.

К тому же регулярные инвентаризационные проверки через непродолжительные интервалы времени не позволять накопиться большой сумме недостач.

Это важно, поскольку не всегда удается взыскать с виновного сотрудника большой объем недостачи и приходится списывать недостающие суммы в убытки предприятия.

Какой бы вид инвентаризации кассы не применялся, важно соблюдать порядок проведения проверки и документально оформлять каждое действие.

Своевременное проведение инвентаризации кассы является залогом сохранности денежных средств организации.