Как провести инвентаризацию в 1С

Инвентаризация обязательна для обеспечения достоверности бухучета любого предприятия. Верно это и при ведении автоматизированного учета с помощью программы 1С. Каковы особенности проведения инвентаризации в 1С?

Применение программы 1С для организации учета имущественных ценностей значительно облегчает процессы учета в целом. Для получения итоговых данных нет необходимости осуществлять специальные расчеты.

Программа автоматически учитывает все внесенные данные. Потому в любое время можно получить результаты учета.

Содержание

• Что нужно знать
• Автоматизация инвентаризации в 1С

Но даже самый строгий учет не исключает расхождений меж учетными и фактическими данными. Проверить соответствие помогает инвентаризация. Как проводится инвентаризация в 1С?

Что нужно знать ↑

Инвентаризация имущества периодически проводится любой организацией. Ее порядок и сроки регламентируются законодательными нормами и внутренними нормативами предприятия.

Закон требует обязательно инвентаризовать имущество перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности. Также необходима проверка при замене ответственного сотрудника.

В целом частота инвентаризаций ничем не ограничена. Кроме обязательных проверок руководство организации вправе в любое время назначить проверку.

Основанием могут послужить самые разные причины:

• необходимость проверки ответственного лица на соответствие занимаемой должности;
• поверка условий сохранения ценностей;
• подозрение хищения;
• выявление ошибок в учете;
• образование излишков и прочее.

Инвентаризоваться может абсолютно любое имущество, отображенное в учете. При применении для учетных целей программы 1С все имущественные ценности фиксируются при поступлении и выбытии.

Системный подсчет обеспечивает известность итоговых показателей учета на любой момент времени. Это значительно облегчает процесс инвентаризации.

Достаточно ввести данные о фактическом наличии имущества в программу и система сама просчитается действительные значения недостач и излишков.

Основные понятия

Под инвентаризацией понимаются процессы сверки учетных и реальных показателей касательно имущественных или иных ценностей. Проще говоря, это проверка соответствия действительного количества должному.

Изначально инвентаризация осуществлялась исключительно вручную. То есть сначала подбивался итог по бухгалтерским документам. Затем вручную подсчитывалось количество проверяемых объектов.

Далее осуществлялась сверка. Процесс трудоемкий, особенно при большом объеме ценностей. Значительно упростила его автоматизация инвентаризации при помощи специальных учетных программ.

Учетная компьютеризованная система в бухгалтерии представляет собой специальную программу, которая самостоятельно осуществляет все необходимые бухгалтерские расчеты и формирует итоговые данные.

От бухгалтера требуется лишь своевременное внесение исходных данных. Одной из наиболее популярных программ для учета является программно-аппаратный комплекс 1С.

Инвентаризация при его использовании может проводиться полностью автоматизировано.

Автоматизация инвентаризации при помощи 1С подразумевает, что система самостоятельно подсчитает результаты проверки, сличить учетные и фактические данные и выдаст окончательный итог.

В чем преимущества

Конфигурация 1С обеспечивает эффективную поддержку инвентаризационных проверок имущественных ценностей, наличествующих у организации.

Информационная база содержит данные об остатках по всем группам товаров, определяемых при учете поступлений и выбытий.

Используя программу, нет необходимости в подготовке бланков инвентаризационных документов. Все необходимые формы присутствуют в системе и формируются автоматически при необходимости.

Существую два варианта инвентаризации с помощью программы 1С. В первом случае объекты подсчитываются вручную. Затем подсчитанные значения вносятся в программу.

Другой вариант предполагает применение специальных терминалов сбора данных и наличие на каждом инвентаризуемом объекте этикетки со штрих-кодом. В этом случае все сведения передаются в программу автоматически.

И в том, и в другом случае все расчеты будут произведены программой. После чего будут созданы все требуемые формы документов и выведен итог инвентаризации.

Далее при помощи программы можно отобразить в учете выявленные излишки или недостачи. Преимущества инвентаризации в 1С таковы:

• упрощенная методика подсчетов;
• исключение ошибок в расчетах;
• минимизирование временных затрат на проведение инвентаризации;
• сведение к минимуму человеческого фактора.

Нормативное регулирование

Порядок инвентаризации определяется Методическими указаниями относительно инвентаризации имущества. Таковые утверждены Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995.

В общих положениях Указаний сказано о необходимости проведения плановых инвентаризаций и возможности осуществления внеплановых проверок.

Непременным требованием является документальное оформление любой инвентаризационной проверки.

При этом норматив не содержит прямого указания на то, каким именно способом должна осуществляться проверка – вручную или при помощи автоматизированных систем. Определяются лишь общие положения, касающиеся достоверности бухучета.

Поскольку учетная программа позволяет сформировать все необходимые документы и достоверность учета обеспечивает по максимуму, то никаких законодательных препятствий к автоматизации инвентаризации не имеется.

Автоматизация инвентаризации в 1С ↑

Как сделать инвентаризацию в 1С? Общая схема проведения инвентаризации в программе 1С выглядит следующим образом:

Использовать 1С для учета имущества может абсолютно любая организация. И это дозволяет автоматизировать инвентаризационные процессы при любом объеме ценностей.

Образец акта инвентаризации товарно материальных ценностей смотрите в статье: акт инвентаризации.

Как заполнить бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ, читайте здесь.

Более того можно автоматизировать инвентаризацию в различных подразделениях предприятия, даже при значительном отдалении головного офиса.

Для возможности осуществления автоматизации инвентаризации необходимо наличие:

• непосредственно самой установленной программы 1С;
• терминала сбора данных для считывания информации со штрих-кодом;
• специального принтера для распечатывания этикеток со штрих-кодами;
• программируемого связывающего модуля.

Первая автоматизированная инвентаризация осуществляется по следующему алгоритму:

1. Генерируются штрих-коды и распечатываются этикетки.
2. Составляется реестр с инвентарными номерами.
3. Имущественные объекты маркируются этикетками.
4. При проверке этикетки сканируются.
5. При помощи сканера данные передаются в программу.
6. Создается сличительная ведомость с отображением учетных и фактических остатков.

При следующих проверках понадобится просто сканировать этикетки и выгружать данные в 1С. Автоматически сформированная сличительная ведомость будет показывать итоги.

Точно таким же образом можно проводить инвентаризацию и в удаленных подразделениях.

Информация о считанных штрих-кодах передается в головной офис, где осуществляются подсчеты. При этом сотрудники подразделений никак не смогут изменить результаты проверки.

Порядок проведения процедуры в программе

Порядок проведения инвентаризации в 1С можно рассмотреть на примере использования программ 1С 8 «Управление торговлей» для инвентаризации склада.

Первым шагом оформляется документ «Инвентаризация товаров на складах». Для этого осуществляется переход в пункт Документы → Запасы склад → Инвентаризация товаров на складах.

В журнале документов нужно выбрать кнопку с названием «Добавить». Окно нового документа заполняется названием организации и инвентаризуемого склада. В этом документе наличествуют условия проведения проверки.

При необходимости сравнения реальных остатков склада и данных базы по определенной номенклатуре устанавливается флажок «Номенклатура». В самой строке выбирается интересующий тип номенклатуры.

После заполнения документа отобразится учетный остаток выбранной номенклатуры. По аналогии установка флажка «Номенклатурная группа» выявит остатки товаров на складе касательно выбранной группы.

Флажком «Учитывать серии» в табличную часть добавляется колонка, отображающая номер серии, при наличии таковых.

Если не устанавливать никаких флажков, то после нажатия кнопки «Заполнить/Заполнить по остаткам на складе» в таблице отобразятся остатки склада согласно бухгалтерскому учету.

Когда документ будет заполнен в его табличной части отобразятся все номенклатурные позиции, числящиеся в соответствии с бухучетом на выбранном складе.

Колонка «Учетное количество» автоматически заполняется данными учета. Данные в колонке «Количество» дублируются, поскольку по умолчанию данные базы и склада идентичны.

Далее в колонку «Количество» вносятся фактические показатели инвентаризации. При этом в колонке «Отклонения» автоматически отобразятся недостачи или излишки.

После занесения реальных данных в колонку «Количество» документ требуется сохранить. После этого при помощи кнопки «Печать» формируются печатные формы. В частности «Акт инвентаризации товара» и «Инвентаризационная опись».

Оформление списания как результата

Если итоговое количество товаров по факту отлично от учетного значения в меньшую сторону, имеет место недостача. На основании документа «Инвентаризация товаров на складах» создается документ «Списание товаров».

В нем отобразятся те позиции номенклатуры, по которым фактический остаток меньше учетного значения. При создании документа автоматически проставляются названия организации, склада и документа.

В закладке «Товары» отражаются убыточные позиции. Далее в закладке «Счета учета» проставляются реквизиты «Счет списания» — 947, «Статьи затрат» — Потери и недостачи, «Налоговое назначение затрат» – Хоз. деятельность.

Проведение данного документа автоматически спишет товар с учета в базе программы. Для формирования печатной формы документа «Списание товара» используется кнопка «Печать».

По аналогии используется документ «Оприходование товаров» — при выявлении излишков имущества. В «Счетах учета» заполняется «Счет доходов» — 719. После списания и оприходования инвентаризация в 1С считается завершенной.

Если розница при товарах

Когда организация осуществляет реализацию товаров в розницу, ведение количественного учета затрудняется. И только инвентаризация позволяет определить состав реализованных товаров.

Автоматизация инвентаризации при наличии розницы в товарах удобна при использовании программы 1С 7.7. В процессе проверки используется документ «Инвентаризация ТМЦ» вида ТМЦ «ТМЦ в рознице».

Как проводится инвентаризация на складе узнайте из статьи: инвентаризация склада.

Порядок оприходования излишков при инвентаризации, читайте здесь.

Как посчитать амортизацию, смотрите здесь.

Кнопка «Заполнить» вносит в документ остатки ТМЦ на избранном розничном складе, количество которых определяется по данным бухучета. Ценой продажи определяется значение, указанное в «Места хранения».

В закладке «Инвентаризация» под табличной частью отображается вырученная сумма, взятая со счета «Нераспределенная розничная выручка».

В заполненный документ вносятся фактические остатки товаров по итогам проверки. Инвентаризация товаров, отпускаемых в розницу, предполагает, что выявленное отклонение показывает количество реализованных ТМЦ.

Для выявления излишков или недостач сумма реализованных товаров сравнивается с суммой розничной выручки.

Автоматизация инвентаризации при помощи 1С обеспечивает сведение к абсолютному минимуму возможных ошибок.

К тому же используя 1С, можно инвентаризовать не только все имущество в целом или отдельные склады, но и отдельные группы товаров.