Что такое личный листок по учету кадров

Работодатель требует от вас предоставления личных сведений, и вы не знаете, какая при этом используется форма для заполнения?

Или вы являетесь руководителем предприятия, и желаете собрать личную информацию о работниках в рамках, позволенных законодательством Российской Федерации?

Тогда нужно выяснить, что такое личный листок по учету кадров. Ведь это важный документ, который должен формироваться согласно определенных правил.

При принятии сотрудника на фирму работодатель готовит немало учтенных кадровых документов, которые подшиваются в личное дело гражданина и хранятся в компании довольно длительный период.

Это может быть личная карточка сотрудника, личный листок по учету кадров и т. д.

И, кстати, важно отличать личные документы от справок по личному составу предприятия. В нашем случае речь будет идти именно о второй разновидности документов.

Содержание

• Важные аспекты
• Как заполнять личный листок по учету кадров?
• Обязателен или нет?

Определим, как стоит формировать листок по учету кадров, тем более что процесс не представляет трудностей, если знать все тонкости и учитывать рекомендации по составлению.

Важные аспекты ↑

Перед тем, как приступить к заполнению самого бланка, предложенного работодателем, стоит выяснить, что собой представляет личный листок и почему руководители многих юридических лиц обязывают его составлять своих подчиненных. Какие цели при этом преследуются?

Выясним основное назначение, рассмотрим определение, которое актуально на данное время и обратимся к законодательным актам, принятым правительством российской Федерации, которые являются регулирующими в данном вопросе.

Основные понятия

Личным листком по учету кадров называют документ, в котором отражается личная и биографическая информация о работнике юридического лица и должна включаться в его личное дело.

Вместе с личными листками по учету кадров используют и такую подобную форму учета, как анкета.

Она содержит больше информации по определенным вопросам, к примеру, включает пункт причины смены фамилии работника.

Такая справка, как личный листок, имеет много общего с анкетой, которая заполняется при трудоустройстве (на этапе оформления трудового договора).

Отличие – анкету составляют до того, как лицо будет принято на работу, и после трудоустройства его включат в личное дело.

Личные листки заполняют уже после того, как с сотрудником будет оформлено трудовое соглашение.

В обязательном порядке такой документ должен содержать фотографию сотрудника 4*6 см. Это далеко не полный перечень требований к формированию данного документа. Рассмотрим их далее.

С какой целью формируется?

Наниматель обязан вести личное дело руководства, специалиста компании, научных сотрудников, госслужащих, иных работников в случаях, что прописаны в законодательных документах.

А личные листки по учету кадров – документы, которые являются ведущими среди документации, используемой для первичной регистрации сотрудника.

В листке отражаются личные сведения о человеке, которые должен знать работодатель, которые дадут представление о том, что собой представляет специалист.

Назначение документа является таким – он используется для ведения первичного учета кадрового состава компании.

Законодательная база

Основные формы документов по учету труда и его оплаты, входят в состав унифицированных форм первичных учетных документов, что были утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5.01.2004 № 1.

Все справки, что связаны с управлением персонала и организацией работы, отражает Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, что утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

Как заполнять личный листок по учету кадров? ↑

Листок кадрового учета – базовый документ личных дел сотрудников предприятий. Форма представлена, как приложение к инструкции о правилах формирования, ведения, хранения личного дела сотрудника.

Листок имеет вид анкет – форм представления унифицированных текстов, в которых даются характеристики объектов по конкретным признакам.

Постоянная информация в анкете – обобщенное название признака, а переменная – конкретная характеристика данного человека.

В листке учета кадров отражаются вопросы:

• о биографии сотрудника юридического лица;
• о его образовании (даже, если учебное заведение не было окончено);
• о работе, которую он выполнял с начала своей трудовой деятельности (данные о всех фирмах, где ранее лицо работало);
• о пребывании за пределами страны;
• о полученных наградах;
• о воинском учете;
• о семейном положении;
• о месте жительства;
• данные из гражданского удостоверения личности и т. д.

Обычно личный листок по учету кадров заполняют на специалиста и руководящего сотрудника.

Отраженные данные работником должны в полной мере соответствовать тем сведениям, что представлены в личной документации человека.

Виды надомной работы смотрите в статье: надомная работа.

Все про военнообязанных, читайте здесь.

Отрицательный ответ стоит давать, не повторяя вопрос (к примеру, учетная степень – не имею). Нельзя допускайте никаких сокращений.

После заполнения сотрудник предприятия должен расписаться и указать дату, подтвердив достоверность представленной информации. Документ составляется в одном экземпляре.

Листок должен содержать только актуальные сведения. О любых изменениях лицо обязано уведомлять представителя отдела кадров.

Чтобы о таком обязательстве специалист компании не забывал, он в бланке пишет:

«Обязуюсь своевременно извещать службу кадров обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Документ составляется на листе А4. При заполнении листка стоит опираться на данные:

• паспорта;
• трудовой книжки;
• военного билета;
• документа о получении образования;
• справок о наградах, ранее полученных лицом;
• документа об изобретении;
• документа ВАК о присужденной степени ученого или получении льготы.

То есть, все представленные сведения должны подтверждаться соответствующим документом. То есть, информация фактически переписывается из паспорта, трудовых книжек и т. д.

Форма документа (бланк)

Законодательными документами Российской Федерации не устанавливается требований к структуре листка учета.

А значит, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму документа, учитывая свои потребности и пожелания (не нарушая при этом прав самого работника фирмы).

Так как унифицированная форма отсутствует, работники отделов кадров обычно применяют бланки, которые устоялись на практике, делая определенные корректировки.

Основные вопросы стабильны и часто повторяют вопросы личных карточек сотрудников (форму Т-2).

Если вы сомневаетесь, какие вопросы включить в документ, то учтите, что личный листок по учету кадров и форма Т-2 могут заполняться по общим правилам.

И в таком случае ваша задача при разработке бланка существенно упростится. Приведем пример бланка, который вы можете использовать.

Хотя, допускается брать его только за основу, и включить те пункты, которые будут актуальны в вашей ситуации.

Кто должен заполнять?

Такой документ должен заполнять сам работник (от руки), оформляясь на предприятие. Он обязан отвечать на все без исключения вопросы.

Ответы должны быть полными, без пропусков, исправлений и помарки. В противном случае придется все данные писать законно уже на новом бланке.

Листок по кадровому учету может также заполняться работником отдела кадров со слов сотрудника предприятия, информация о котором будет отражена.

Порядок составления

Обычно, в документе такого типа пишут:

• фамилию, имя, отчество сотрудника;
• его пол;
• дату и место рождения;
• национальность;
• где лицо проживает;
• контактные данные – номер телефона;
• данные из удостоверения личности специалиста;
• какое образование;
• место и время работы (на каждом предприятии), занимаемую должность;
• какие навыки, знания имеет;
• состоит ли лицо на воинском учете;
• данные о близких – сведения о степени родства, ФИО, указание, когда лицо родилось (достаточно прописать только год).

При заполнении стоит учитывать такие рекомендации:

Помните, что лицо, заполнившее бланк, несет ответственность за все предоставленные ведения. Именно по этой причине вписывать нужно только правдивую информацию, которая подтверждается соответствующими документами.

Когда бланк будет заполнен и подписан, его должен проверить кадровый сотрудник. Личный листок хранится в кадровом отделе до 75 лет.

Часто работники задают вопросы такого плана:

Заполненный образец (пример)

Для наглядности представим заполненный образец, опираясь на который вам будет легче заполнить бланк.

Формирование дополнения

Данные о любом изменении относительно сотрудника, которое произошло уже после формирования личного листка учета кадров, должны отражаться в Дополнении к такому документу.

Дополнения к личным листкам по учету кадров – документы учета кадров, которые являются вторичными в отношении к личным листкам.

В Дополнении должна содержится такая информация – фамилия, имя, отчество работника и 2 раздела, представленных табличной формой.

Любое изменение, которое отражается в Дополнении, должно подтверждаться первичной документацией. 

Обязательный реквизит Дополнения – отметка о том, что проводилась проверка наличия и состояния личного дела. Отметка представлена надписью «Личное дело проверено». Далее уполномоченное лицо ставит дату и подпись.

Так как все корректировки возможны исключительно на основании данных, представленных сотрудниками компании, все поданные новые справки должны помещаться в личные дела вместе с теми, что были ранее подшиты.

Как показывает практика отделов кадров, обычно включают в личные дела ксерокопии приказов или соответствующую выписку:

• о переводе на иную работу;
• об освобождении от должностей;
• о поощрении работника;
• о дисциплинарном взыскании;
• о смене ФИО человека.

Все эти данные отражает Дополнение. Справку о состоянии здоровья, с места проживания лица, обходной лист не включают в личное дело работника предприятия, учитывая тот факт, что сведения из них переносят в дополнение к листу кадрового учета.

Если возникает такая необходимость, их формируют в самостоятельное дело в учете кадров и хранят 3 года. Все данные по кадровому учету подшивают в папку.

Как работает федеральный портал государственной службы и управленческих кадров узнайте из статьи: кадры.

Что это аттестация НАКС, читайте здесь.

Какие бывают виды аттестации обучающихся, смотрите здесь.

Когда в личные дела подшивают новый документ, сначала информацию о нем вносят в опись дел, тогда каждый лист нумеруют и вкладывают в личное дело.

Обложка личного дела будет содержать:

• название фирмы;
• заголовок;
• ФИО сотрудника;
• индекс справки;
• номер дела (указание табельного номера).

Обязателен или нет? ↑

Личный листок по учету кадров не является обязательным документом.

В обязательном порядке такой документ заполняется только работниками учреждения государственных гражданских служб (подпункт 5 п. 1 ст. 44 Федерального закона № 79, что был принят правительством российской Федерации 27.07.2004).

Правила оформления личного дела рассматривается в Указе президента России, принятом 30.05.2005 № 609.

Если при отсутствии законодательного предписания компания примет решение вести личные дела, тогда можно применять закон, указанный выше.

Стоит придерживаться и порядка оформления документации, что оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003 (согласно Постановлению Госстандарта Российской Федерации, что было утверждено 3.03.2003 № 65-ст).

К примеру, если в коммерческую фирму обратится сотрудник с просьбой предоставить личный листок кадрового учета, руководство вправе ничего не предъявлять (если не занимается оформлением подобного рода документов).

Личные листки – основа личных дел, которые должны вести только в государственных учреждениях. Личный листок по учету кадров и дополнение к нему – документы, которые составляются обязательно не во всех случаях.

Но сейчас такой документ, как личный листок по учету кадров оформляют почти в каждой фирме. Ведь это позволяет работодателю получить полную картину о сотруднике, который у него работает.

Личные листки – первоначальные письменные документы, что прикладываются к личным делам граждан, что трудоустроены на предприятии.

А значит, стоит помнить о том, какие сведения должен указываться и как правильно заполнять бланк.