Как выглядит образец журнала регистрации трудовых договоров

Статья раскроет основные моменты, касающиеся журнала регистрации трудовых соглашений. Для чего он необходим, каким образом составляется и сколько хранится – об этом далее.

При приеме на работу руководитель обязательно заключает с сотрудником трудовой договор. После этого соглашение необходимо зарегистрировать в специальном журнале.

Содержание

• Основные моменты
• Порядок формирования журнала учета трудовых договоров

Работникам кадровой службы необходимо знать, каким же образом проводить регистрацию и какими положениями руководствоваться.

Основные моменты ↑

Регистрационный журнал – документ важный, но его ведение не обязательно, Законодательство не заставляет его вести, также не устанавливает четкой его формы.

Учету подлежат только трудовые книжки, дополнительные соглашения проходят регистрацию по желанию руководителя организации.

Существует несколько причин, на которые стоит обратить внимание:

• во время проверок службы требуют наличие журнала;
• по правилам документооборота регистрационный журнал должен существовать, чтобы регистрировать документы;
• данный журнал входит в список управленческой документации;
• если договоры не будут регистрироваться, то это может привести к проблемам.

Правила, которых необходимо придерживаться при ведении журнала регистрации:

Составляется журнал в нескольких экземплярах – один остается в организации (вшивается в личное дело работника), второй выдается сотруднику под его подпись.

Ведет регистрационный журнал работник кадровой службы или другой уполномоченный орган предприятия.

Благодаря данным, которые содержатся в журнале, кадровик сможет оформить справку об увольнении или переводе на другую должность, следить за перемещением сотрудника.

Журнал можно вести в бумажном виде или электронном. В первом случае важно соблюдать следующие требования:

• обложка журнала должна быть твердой, листы – плотными;
• нумерация страниц обязательна;
• нижний левый угол прошить нитью;
• на обложке указать номер журнала, дату его составления и полное наименование предприятия;
• на задней обложке – подпись руководителя.

Можно вести журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде. Такая форма более удобна и имеет массу преимуществ:

• помогает оптимизировать работу с сотрудниками;
• конфиденциальность, защита информации;
• контроль хранения и оформления документации;
• первичные документы сохраняются в электронном формате;
• минимум затрат;
• возможность оформлять срочные приказы или справки.

Вести электронный журнал необходимо в MS Excel. Единственный недостаток такой формы ведения регистрационного журнала – невозможность поставить свою подпись.

Поэтому работники кадровой службы часто ведут обе формы, используя электронную в качестве запасной.

Лицо, ответственное за ведение регистрационного журнала, самостоятельно выбирает форму. В качестве регистрационного журнала можно использовать обычную тетрадь.

При регистрации трудовых договоров можно решить такие задачи:

• организовать контроль за соблюдением норм Законодательства;
• обеспечить сохранность документации;
• оказать помощь обеим сторонам договора.

Журнал можно приобрести в магазине канцелярии, скачать в интернете. Существует также множество сайтов, на которых имеются готовые бланки подобных журналов. Можно выбрать для себя наиболее подходящий.

Определения

Назначение документа

Чаще всего рудовое соглашение дополняет личное дело сотрудника. Заводится оно сразу же после формирования приказа руководителя о приеме на работу.

Как показывает практика, личное дело не всегда составляется, поэтому учет их не возможен. Именно с этой целью и создается книга учета трудовых договоров.

Большинство кадровиков и работодателей сомневаются, нужен ли журнал? Ответственность за его ведение отсутствует, поэтому важно ли его наличие на предприятии.

Образец трудового договора с работником смотрите в статье: образец трудового договора.

Как заключается трудовой договор с водителем грузового автомобиля с ИП, читайте здесь.

Необходим регистрационный журнал для осуществления учета данных трудовых соглашений работников. Содержит он основную информацию о договоре, дату его оформления и положения.

Благодаря журналу важные документы не потеряются, различные ксерокопии не уничтожатся, так как надежно закреплены в документе.

Следовательно, и сам трудовой договор никуда не исчезнет. В случае судебного разбирательства журнал регистрации поможет доказать факты со стороны работодателя или сотрудника.

Суд может потребовать предоставить данный документ. В использовании он очень прост – нет необходимости постоянно заглядывать в договоры, которые хранятся в архиве.

Журнал всегда под рукой – на его основе бухгалтера составляют отчеты, касающиеся деятельности организации.

В случае проверок журнал докажет наличие различных договоров, дополнительных соглашений, контрактов с сотрудниками.

Необходим журнал регистрации и для выдачи работнику справки, если тот захочет перейти на другую работу.

Обязателен ли журнал на предприятии – решать его руководителю. Но стоит отметить, что подобный документ решает множество проблем и вопросов.

Благодаря журналу регистрации трудовых соглашений можно отследить количество заключенных договоров в организации.

Это дает возможно осуществить контроль за каждым из них, что облегчает работу при составлении отчетной документации.

Правовое регулирование

Законодательство Российской Федерации не предусматривает четкого регулирования правил регистрации трудовых соглашений.

Но в соответствии с 309 статьей Трудового Кодекса зарегистрированное соглашение между работодателем и сотрудником подтверждает факт трудовых отношений.

Трудовой договор и дополнительные соглашения содержатся в 358 статье Постановлении Федеральной Службы архива, от 6 сентября 2000 года.

Данных о регистрационном журнале нет, поэтому его можно не вести. Согласно 309 статье Трудового Кодекса

Российской Федерации цель регистрации трудовых соглашений – подтверждение факта трудовой деятельности сотрудника.

Порядок формирования журнала учета трудовых договоров ↑

Специальных правил, которые предусматривают порядок формирования журнала регистрации, нет. Единственное правило – формировать трудовые соглашения в алфавитном порядке.

Сначала необходимо произвести нумерацию страниц. Если на какой-то из них нет информации, то номер все равно проставить.

Запись о регистрации вносится только после полного формирования соглашения и проставления подписей руководителя и сотрудника.

Так как ведение журнала не предусмотрено Законодательством, то порядок его заполнения осуществляется по общим правилам – обложка и переплет документа должны быть твердыми, все страницы без исключения иметь номер.

Прошить журнал необходимо капроновой нитью, вывести ее на заднюю страницу, завязать на узел и заклеить квадратной пломбой из бумаги.

Структура бланка

Конкретной формы журнала нет, обычно состоит она из 11 столбцов, но их количество можно менять:

1. Порядковый номер, то есть регистрационный номер соглашения. Не стоит путать с номером самого договора.
2. Дата, когда был оформлен контракт.
3. Номер соглашения (основного или дополнительного).
4. Личные данные сотрудника.
5. Занимаемая должность.
6. Наименование структурного подразделения, в котором работник осуществляет деятельность.
7. Дата заключения договора.
8. Дата расторжения.
9. Характер работы – основная или по совместительству.
10. Дополнительное соглашение (при наличии).
11. Примечания.

Вносимые данные

При составлении регистрационного журнала обязательно необходимо вносить всю информацию. Какие же данные нужно отобразить?

Титульный лист должен содержать информацию о названии организации и журнала, даты его составления и окончания.

Первая страница обычно остается пустой, но по желанию на ней можно отобразить правила ведения журнала.

На следующей странице необходимо указать лицо, ответственное за формирование документа. Лучше оформить в виде таблицы, поскольку лица могут меняться.

При этом обязательно указать – порядковый номер, период времени, личные данные, должность и на основании чего этого человека назначили ответственным.

Далее следует заполнение журнала регистрации. Если при заполнении была допущена ошибка, то данный журнал необходимо закрыть в досрочном порядке.

При этом на последней странице сделать пометку «журнал закрыт досрочно вследствие ошибочного ведения».

Далее необходимо оформить новый журнал, обязательно издать приказ о его формировании, в котором указать:

• в каком порядке будет вестись журнал – электронном или бумажном;
• кто будет нести ответственность за его ведение и внесение записей;
• какой будет регистрационная форма трудовых соглашений.

При записи о дополнительных соглашениях

Дополнительное соглашение необходимо в том случае, если в основной трудовой договор вносятся изменения.

Причин этому несколько:

• перевод сотрудника на другую должность;
• смена начальства;
• изменение трудовых условий.

Дополнительное соглашение также стоит внести в регистрационный журнал, обязательно присвоив ему номер. Отдельную книгу не нужно заводить, достаточно внести изменения в основной журнал.

Для этого лучше подойдет электронный вариант. Правила заполнения такие же, что и для основного соглашения.

Если дополнительное соглашение ведется с основным договором объединено, то его нумерация начинается с 1 номера по каждому трудовому соглашению.

Причем для каждого работника отдельно. В этой ситуации лучше выделить на каждого работника отдельную страницу, где будут вестись все изменения.

Пример заполнения

Рассмотрим заполненный образец книги регистрации трудовых договоров.

По желанию руководителя организации названии графы можно менять. Образец книги учета трудовых соглашений:

Фото: журнал учета трудовых договоров

Срок хранения документа

Во время сдачи в архив журнал регистрации трудовых соглашений необходимо прошить и опломбировать. Срок хранения документа – 75 лет.

На какой срок заключается срочный трудовой договор узнайте из статьи: срок трудового договора.

Как формируется трудовой договор между иностранным гражданином и физическим лицом, читайте здесь.

Образец трудового договора ИП с продавцом, смотрите здесь.

Таким образом, регистрационный журнал по учету трудовых соглашений – документ важный, но не обязательный.

Договор сотрудника и работодателя относится к внутренним документам, поэтому их регистрация обязательна.

Законодательство российской Федерации не предусматривает его наличие и порядок ведения записей, поэтому наличие его в организации – по желанию руководителя.

Но стоит отметить, что благодаря журналу можно избежать проблем. Форма журнала произвольная, количество столбцов руководитель предприятия устанавливает самостоятельно.

Важно помнить, что любой документ организации необходимо вносить в специальную книгу учета, трудовое соглашение – не исключение.