Как формируется запись в трудовой об увольнении в 2020 году

О том, как формируется запись в трудовой книжке при увольнении, должен знать не только работодатель, но и работник.

Это убережет руководство компании от вопросов со стороны госструктур, а граждан от многих неприятностей при повторном трудоустройстве и оформлении пенсии.

Разберемся, какие правила действуют в 2020 году. Очень часто работодатели при заполнении трудовых книжек путают основания увольнения.

Содержание

• Что нужно знать?
• Как правильно сделать запись об увольнении в трудовой книжке?
• Возникающие нюансы
• Какая ставится печать в документе?

А те, которые не очень разбираются в правилах заполнения подобных документов, допускают грубейшие ошибки – неправильно исправляют ошибочные записи, ставят не те печати, используют нелогичные формулировки.

Разберемся в данном вопросе, чтобы в дальнейшем не допустить подобных ошибок.

Что нужно знать? ↑

Как же можно начать разговор о внесении записи в трудовую книжку, если не будет четкого представления о том, что это за документ? Да и не помешает изучить правила увольнения сотрудников.

Основные понятия

Трудовая книжка является официальным персональным документом, который содержит информацию о трудоустройстве человека.

Такой документ оформляют при первом устройстве на работу. Он хранится у работодателя. И на его основании будет назначаться пенсия по старости.

Данные, которые содержатся в трудовой:

• ФИО сотрудника;
• дата рождения;
• образование;
• профессия;
• специальность;
• все сведения о трудовых отношениях с компанией.

Увольнение – прекращение любых правоотношений работодателя с работником. При этом расторгается трудовой договор.

Пакет документов при процедуре

При прекращении трудовых отношений оформляется ряд документов в соответствии с требованиями законодательства. Если сотрудник запросит копии таких справок, работодатель не вправе отказать.

В ст. 84.1 Трудового кодекса России говорится, что при увольнении работника ему выдают трудовую книжку, расчет, медкнижку.

Ведь такие документы нужны в дальнейшем при трудоустройстве на новое место работы. Если лицо обратится с просьбой о выдаче копий справок, работодатель удовлетворяет его требование в течение 3 дней.

Если данная фирма является первым местом работы человека, работодателем оформляет пенсионное страховое свидетельство. Но хранится такой документ у самого работника.

Итак, при увольнении сотрудника для правильного оформления документов стоит учесть основание расторжения трудового договора.

К примеру, если инициатором прекращения трудовых отношений является сам работник, то нужно готовить меньше документов, чем при увольнении по статьям.

Если увольнение имеет место после нарушения (прогула), то до издания приказа готовятся акты, пишется объяснительная записка работником.

То есть, в каждой ситуации используется в приказе своя формулировка. Если договора расторгаются в связи с ликвидацией, о предстоящем увольнении компании нужно уведомить работника.

На данном извещении обязательно должен поставить свою подпись сотрудник. Работодателем выдаются:

1. Трудовые книжки.
2. Медкнижки.
3. Документы об образовании в случае действия ученического договора.
4. Справки о прибыли, если сотрудник подаст заявление.
5. Копии приказов (также по запросу).

В обязательном порядке руководством предприятия оформляется личная карточка сотрудника и ведется журнал учета.

Срок, когда работник может обратиться за копиями справок, указан в ст. 62 ТК Российской Федерации.

Дополнительно могут выдаваться:

1. Справки о начисленной зарплате и перечисленных налоговых суммах.
2. Справки о перечислениях в Пенсионный фонд.
3. Справки о заработанных средствах за последние 2 года.
4. Справки о периодах больничного.
5. Справки о прибыли для центра занятости.
6. Справки по персонифицированному учету.

Кстати, выдача трудовой книжки при увольнении «как и остальных документов», осуществляется в день расторжения трудового соглашения.

Законные основания

Актуальные нормативные документы:

Трудовой кодекс России	—
Постановление властей РФ от 16 апреля 2003 № 225	Прописан порядок ведения и хранения трудовой книжки
Приказ Минкомсвязи Российской Федерации от 31 июля 2020 № 234	Порядок пересылки и вручения документации

Как правильно сделать запись об увольнении в трудовой книжке? ↑

Возможные проблемы и споры при выдаче трудовой книжки при увольнении при неправильном заполнении соответствующих граф пугают многих работодателей и сотрудников компаний.

А избавиться от таких страхов вполне реально, если изучить определенные нормы и рекомендации по внесении информации в документ.

Общие правила написания

Стоит руководствоваться инструкцией, составленной правительством в 2003 г.:

1. Можно использовать черную, синюю, фиолетовую пасту.
2. Нельзя делать сокращения.
3. Даты ставятся арабскими номерами.
4. Нельзя допускать исправлений, зачеркиваний неправильной или недействительной записи. Если нужно, сделайте отметку — « запись №… считать недействительной».

При оформлении трудового договора сотрудник подает трудовую книжку с заполненной титульной страницей. При первичном заключении соглашения документ оформляется в течение недели.

Порядок заполнения титульного листа:

• ФИО не сокращают, дублируют запись из паспорта;
• сведения об образовании переписывают из диплома, аттестата и т. д.;
• если лицо продолжает учиться, ставят отметку в соответствии с выпиской учебного учреждения.

Заполнив титульную страницу трудовой книжки, сотрудник отдела кадров требует от работника поставить подпись, далее указывается дата, ставится печать предприятия.

Любые изменения в личные сведения вносятся со ссылками на соответствующий документ (с номером и датой). Тогда прежние данные перечеркивают. Ссылка на документ прописывается на обратной стороне титульной страницы.

Сведения об образовании нельзя исправлять – их просто дополняют без ссылки на документ о дополнительном образовании.

Далее отражаются данные о приеме на работу. Но мы не будет останавливаться на данном вопросе. Рассмотрим только, как сделать запись при увольнении сотрудника.

Такие записи отражают:

• дату;
• причину;
• нормативную ссылку на законодательство, документ (акты, приказы, распоряжения).

Если лицо увольняется по переводу, то указывают, по просьбе гражданина перевод осуществляется или при его согласии. Далее будет отражено, принято работника или переведено.

Не всегда работодатели правильно указывают причину увольнения, и все по той причине, что инструкция имеет противоречия с Трудовым кодексом.

Есть несколько формулировок записей, которые будут считаться действительными и грамотными:

• трудовой договор расторгнут по соглашению сторон;
• по окончании срока действия;
• расторгнут, так как работник отказался продолжить работу по трудовому договору с измененными условиями;
• по обстоятельствам, что не зависят от воли сторон.

По собственному желанию

Основанием для внесения будет приказ по форме Т-8, который подписало руководство компании. Иногда работодатели ссылаются при увольнении на ст. 80 ТК России.

А такая статья не может служить основание прекращения трудовых отношений по инициативе работника. Стоит руководствоваться ст. 84.1 ТК и делать ссылку на п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса.

Обязательно стоит указать должность уполномоченного сотрудника, его подпись и печать фирмы.

Иногда при наличии сопутствующих причин увольнения предоставляются дополнительные льготы и преимущества.

А в таких случаях даже при отсутствии данных о таком обстоятельстве в заявлении сотрудника, в трудовой книжке стоит их отразить.

Записи могут быть такого плана:

Трудовой договор прекращен по инициативе работника при переводе супруга на работу в иную местность	Пункт 3 часть 1 статьи 77 Трудового кодекса
Трудовой договор прекращен при переводе по просьбе работника	Пункт 5 часть 1 статьи 77
Трудовой договор прекращен по истечению срока	Пункт 2 часть 1 статьи 77 и т. д.

По соглашению сторон

Изменения в трудовые договора вносятся в отношения по соглашению сторон? Тогда должно составляться письменное свидетельство о том, что трудовой контракт аннулируется.

В соответствии со ст. 78 ТК трудовые отношения могут быть прекращены в любой момент. И ни одна из сторон не будет создавать препятствия.

При заполнении трудовой книжки стоит ссылаться на пункт 1 части 1 ст. 77 ТК. При увольнении придерживаются строгого порядка действий:

1. Составляют соглашение о прекращении трудового договора.
2. Издают приказ и знакомят с ним сотрудника.
3. Уполномоченные лица вносят запись в трудовую книжку.

При нарушении правил оформления документов сделанная запись в трудовой будет признана недействительной.

По инициативе работодателя (статье)

Основания для увольнения сотрудника без его согласия могут быть разными. К примеру, работодатель желает:

• снизить затраты компании;
• уволить человека по сокращению штата;
• ликвидировать предприятие.

Работник также может не соответствовать занимаемой должности, или может осуществляться смена владельца фирмы.

Чаще всего работодатель инициирует расторжение трудового договора при дисциплинарных нарушениях – увольнение за прогулы, явку в нетрезвом виде и т. д. но такие нарушения должны быть грубыми.

Во многих случаях компания не вправе уволить:

• мать-одиночку;
• беременную женщину (ч. 1 ст. 261 ТК);
• единственного кормильца в семье;
• родителя малолетнего ребенка, которому нет 3 лет (ч. 4 ст. 261 ТК);
• несовершеннолетнего сотрудника (ст. 269 ТК);
• члена профсоюза (ст. 82, 373, 374 ТК);
• сотрудника, который получил на работе увечье и т. д.

При ликвидации предприятии увольняются все сотрудники без исключений.

Вопросы соответствия занимаемой должности вправе решать аттестационная комиссия. Если лицо действительно не соответствует требованиям, то это будет указано и в трудовой книжке.

Если работодатели инициировал прекращение трудовых отношений, то при заполнении трудовой книжки нужно делать ссылку на соответствующий пункт ст. 81 Трудового кодекса России.

Как исправить ошибочную запись?

Если лицо передумало увольняться, но уже готов приказ и сделано запись в трудовую, издается другой приказ о том, что решение стоит аннулировать, а сведения в трудовой книжке – исправить.

Исправление вносится работодателем, который запись сделал. В таком случае ставят номер записи, пишут дату корректировки и делают отметку «Запись под № … считать недействительной».

Далее указывают номер приказа, который стал основанием для внесения исправления.  Если же увольнение не отменяется, но допущено ошибку в трудовой книжке, в 3 графе стоит отразить наименование компании, которая допустила ошибку.

Далее прописывают ту же фразу «Запись №… не действительна». Затем вносится правильная информация, ставится номер приказа.

Такая запись заверяется подписью, ставится печать. Если при увольнении трудовая книжка была выдана без записи, работник не сможет трудоустроиться.

Ведь новый работодатель не вправе заполнять сведения о предыдущей компании. В таких ситуациях единственный выход – обращение в судебный орган.

Возникающие нюансы ↑

Описанные случаи – не исчерпывающие. Всегда у сторон трудового контракта остается масса вопросов. На самые основные и попробуем ответить.

Ведь при заполнении трудовых книжек нужно знать все тонкости, иначе на страницах важнейшего для назначения пенсии документа будет красоваться ошибка, которая доставит немало проблем.

По ликвидации предприятия

При увольнении в связи с ликвидацией в трудовой книжке ссылаются на п.1 ст. 81 ТК.

Пример записи:

При увольнении генерального директора

При заполнении трудовой книжки генерального директора стоит придерживаться особых правил. Ведь в таком случае работодателем и работником является один человек.

Сама трудовая может быть такой же, как и у обычного работника, да и запись может быть сделана стандартная.

Но вот трудоустраивается такое лицо по решению учредителей, а значит, ссылаться нужно на 2 документы – приказ и решение.

Основные нормативные документы:

1. Письмо Минтруда от 19 декабря 2007 № 5205-6-0.
2. Ч. 3, 4 ст. 66 Трудового кодекса.
3. Инструкции, что были приняты Минтрудом от 10 октября 2003 № 69 (пункт 3.1).

При переводе директор должен подать подтверждения от нового работодателя о приеме. Иначе приказ об увольнении издать не получится.

Это могут быть такие справки:

• приказ (его копия);
• заявление, заверенное работодателем;
• уведомление о трудоустройстве.

Если же истекает период действия срочного соглашения, предоставляется уведомление такого плана:

Если гендиректор увольняется по собственному желанию, трудностей при прекращении трудового договора не должно возникать. Главное предоставить заявление об уходе за 2 недели.

При необходимости рассмотрения данного вопроса на учредительском собрании владельцы компании должны провести его в течение этих 2 недель.

При увольнении генерального директора подпись в трудовой книжке ставится:

• лицом, которое подписывало приказ о назначении такого человека;
• работником отдела кадров, который имеет соответствующие полномочия;
• председателем учредительского собрания на базе решения, которое было принято;
• ели не нужно проводить собрание, подпись может поставить и сам директор.

Образец записи в трудовой:

Если директор является учредителем, он может назначать себя на должность и увольнять самостоятельно. При увольнении он ставит две подписи – как уполномоченное лицо и уволившийся сотрудник.

Если учредителей несколько, то вопрос решается в соответствии со структурой, что предложена гендиректору. Проводится собрание, на котором и принимается решение, оформленное актом.

Далее председателем вносится запись в трудовую книжку. Директор вправе передавать свои полномочия по расторжению трудовых договоров иным лицам.

По переводу в другую организацию

При переводе сотрудника в трудовой книжке стоит написать:

• номер записи;
• дату;
• основой текст – переведен на должность такую-то – ссылка на законодательство;
• сведения о приказе на перевод;
• печать.

Если меняется работодатель, при переводе стоит придерживаться такого порядка действий:

• принимающая сторона направляет письменные запросы нанимателям;
• после ознакомления с запросом, работодатель получает подтверждение работника;
• готовится заявление о переводе;
• вносится запись в трудовую книжку о расторжении договора.

Если перевод осуществляется по инициативе работника:

• готовится заявление с отражением основания для перевода в другую фирму;
• запрос направляется нанимателем будущему работодателю;
• запрос подтверждается;
• вносится запись об увольнении в трудовую книжку.

Проводится процедура увольнения и при переводе на должность в другое подразделение.

По смерти

В ст. 83 ТК Российской Федерации описаны случаи, когда трудовые отношения прекращаются по обстоятельствам, что не зависят от сторон.

Это может быть также смерть работника. Запись будет сделана такая:

Трудовая книжка передается родственникам или пересылается по почте.

По совместительству

В трудовой совместителя может быть две записи – о приеме его в качестве основного работника и в качестве совместителя. Оформляет трудовую книжку основой работодатель.

Если гражданин увольняется с должности, где он числится как совместитель, то он должен подать копию приказа об увольнении основному работодателю.

Необходимости предоставлять трудовую книжку на дополнительную работу нет. Можно взять у работодателя, где лицо работает по совместительству справку об увольнении. Именно на основании такого документ не будет вноситься запись.

Но учтите, что печать ставится только в том случае, когда лицо увольняется с основного места работы. Используется формулировка по ст. 288 ТК.

По срочному трудовому договору

Если оканчивается срок действия договора и стороны не желают продолжать трудовые отношения, трудовую книжку стоит заполнить так:

Какая ставится печать в документе? ↑

Обязательно при заполнении трудовой книжки при увольнении сотрудника необходимо поставить печать предприятия.

Печать должна ставиться на титульной странице, когда трудовая книжка оформляется впервые. Когда вносятся сведения на первом листе, работником ставится подпись.

Далее стоит подпись ответственного лица и печать. Печати должны ставиться и тогда, когда сотрудник меняет фамилию или иные личные данные. Перечеркивают старую запись и вписывают новые сведения.

С обратной стороны ставится подпись и печать. Бывает, что все странички уже заполнены. Тогда готовятся вкладыши, которые будут действительны при предоставлении и трудовой книжки.

Об этом делается отметка («Вкладыш выдано») в самой книжке, ставится печать. И, наконец, штамп должен стоять при отражении записи об увольнении.

В законодательстве говорится, что могут использоваться 2 вида печатей:

• печать предприятия;
• печать отдела кадров.

Второй тип штампа – не обязателен, и его ставят при наличии подписи работника-кадровика. Применять печать для кадровой документации нельзя.

Если процедуру заверял подписью руководитель, то нужно поставить печать компании. Но не будет считаться нарушением, если такая печать будет стоять на подпись сотрудника отдела кадров.

Чтобы не сделать ошибку и не допустить неточности, используйте один вид печати (компании). Она имеет большую юридическую силу.

Чтобы у уполномоченных структур не появились вопрос о том, действителен ли документ, печать стоит частично ставить на упоминании должности сотрудника.

Но запись при этом должна быть читабельной. Да и оттиски печатей должны характеризоваться четкостью, читабельностью.

Если в компании ошиблись с печатью при заполнении трудовой книжки, или она была поставлена не там, где нужно, обратитесь к бывшему работодателю. Решение проблемы:

• ставят правильный пример печати рядом с ошибочными;
• вносится исправленная запись с отражением правильной печати.

Дополнительно затребуйте справку, что подтвердит факт работы на данном предприятии в течение определенного периода.

Чтобы не столкнуться с неприятностями в будущем, проверяйте, правильно ли внесена запись в трудовую книжку. Пересматривайте не только реквизиты, наличие подписи, но и правильное основание увольнения.

Иначе трудно будет устроиться на новую работу, ведь в отдельных случаях новый работодатель не сможет внести следующую запись.

Да и есть риск того, что у работников Пенсионного фонда возникнут претензии по поводу отраженной информации.