Как правильно осуществлять контроль кассовых операций

Операции по кассе должны проводиться в соответствии с требованиями нормативной документации. Есть определенные правила, которые подскажут, как правильно осуществлять контроль кассовых операций.

Содержание

• Что нужно знать?
• Как работает система контроля кассовых операций?
• Необходимость в совершенствовании контроля

Не стоит полагать, что все проводимые операции по кассе выполняются на усмотрение предприятий и банков. Такой процесс строго регламентируется законодательством и контролируется уполномоченными лицами.

Что нужно знать? ↑

В чем суть кассовых операций и с какой целью проводится контроль, описано в положениях законодательства.

Необходимые понятия

Кассовыми операциями называют операции с физлицами и компаниями по приему и выдаче наличности, что осуществляются банковскими учреждениями и предприятиями.

Это ряд материальных технических процедур по приему, хранению и выдаче наличных сумм.

Выполняемые функции

Расчетно-кассовые операции должны точно и оперативно проводиться. Производятся безналичные и наличные расчеты в соответствии с законодательством и директивной документацией ЦБ РФ.

Функции:

Задача контроля кассовых операций:

Цель контроля – обеспечить максимальную эффективность работы с ценностями, минимизировать операционные, регуляторные и финансовые риски при нарушении условий законодательных положений и внутренней документации банка.

Подразделение, что контролирует кассовые операции, должно:

Действующие нормативы

Работа кассового сектора осуществляется в соответствии с такой нормативной документацией:

1. Положением ЦБ РФ№ 318-П от 24 апреля 2008.
2. Инструкцией Банка РФ № 136-И от 16 сентября 2010.
3. Указанием ЦБ Российской Федерации № 2054-У от 14 августа 2007.
4. Федеральный закон № 86-ФЗ от 10.07.2002.
5. Положение от 5.01.1998 № 14-П, что было принято Советом Директоров ЦБ от 19.12.1997 Протоколом № 47.
6. Порядок, что был принят Решением Совета Директоров Центробанка от 22.09.1993 № 40 (Письмо от 4.10.1993 № 18).
7. Указание Центробанка от 14.11.2001 № 1050-У.
8. Письмо ЦБ от 17.02.1994 № 14-4/35, а также от 16.03.1995 № 14-4/95.

Как работает система контроля кассовых операций? ↑

Кассовые операции проверяют по кассовым книгам, что прошнурованы, пронумерованы, опечатаны и заверены подписями. В них отражают факты поступлений и выдачи наличности, по результату которой в конце дня выводят остаточные суммы в кассе.

Чтобы осуществлялся контроль учета кассовых операций, сверяют суммы денег, что поступают и расходуются по всем отчетам кассиров с суммами, которые отражены в бухгалтерских регистрах.

Обычно отчету соответствует 1 строчка журнала-ордера и ведомости по счету 50. В ведомостях отражают поступившие суммы, а в журнале – выдача денег.

Его классификация

С учетом времени реализации, контроль может быть предварительным, текущим и последующим. Может осуществляться внутренний контроль.

Текущий

Осуществляют в ходе хозопераций. Важно выявить и своевременно пресечь нарушения и отклонения при выполнении производственного задания. Нужно выявлять и осваивать внутрихозяйственные резервы роста производственного роста.

Такой контроль осуществляется при каждодневном проведении операций на всех участках организации работы учетного операционного аппарата.

Проверяется назначение применения денег клиентов, соблюдение принципов организации безналичного расчета.

Уделяют внимание контролю других форм расчетов, что используются клиентами в денежном обороте. Учитывают, соблюдаются все требования при аккредитивном, чековом и вексельном виде расчета.

Если денег не достаточно, работник учреждения должен своевременно оприходовать расчетные документы в картотеку и проследить за оплатой по мере поступления денег согласно очередности платежей.

В особой мере контролируются операции, что связаны с безналичным перечислением физлица во вклад. Это нужно, чтобы не допустить ошибки в зачислении сумм владельцу счета.

Двойной контроль осуществляется по операциям:

• по транзитному и текущему субсчету;
• по лицевому пенсионному счету;
• по счету госбюджета;
• по ссудному счету индивидуального заемщика и т. д.

Внутренний

Стоит опираться на нормы Приказа № 157н, Положение ЦБ № 373-П, ФЗ № 402 и Методические указания № 49 от 13 сентября 1995.

В законе № 402 (ст. 19) говорится, что учреждение должно организовать и проводить контроль фактов хоздеятельности.

Правила внутреннего контроля утверждаются в учетной политике. При разработке положения имеет отражение целей и задач внутреннего контроля.

Перечисляются мероприятия, которые должны проводиться. Учреждение утверждает мероприятия, которые проводятся с целью обеспечения сохранности наличности при проведении операций по кассе.

Устанавливают и соблюдают требования Положения № 373-П:

• должен быть лимит наличных сумм, своевременно сдается в банковское учреждение сверхлимитная сумма;
• кассовая книга должна правильно вестись;
• должны правильно оформляться операции по приему и выдаче денег из кассы;
• стоит обеспечить ведение журнала, в котором регистрируются приходные и расходные кассовые ордера;
• составляют реестр депонированных сумм и своевременно сдают их в банки;
• обеспечивают сохранность средств и оправдательно документации;
• нее превышают установленные лимиты расчетов наличностью.

Последующий

Осуществим, когда совершаются хозоперации по окончанию отчетных периодов. Цель – установление правильности, законности и экономической целесообразности произведенных операций, выявление фактов бесхозяйственности.

Такая форма контроля – самая распространенная. Ее применяют при работе контролирующего органа.

Операции, что проводились, на следующий день должны проверяться по первичной документации, записям в лицевом счете и другом регистре бухучета.

Как оформляются расчетно-кассовые операции в иностранной валюте смотрите в статье: учет кассовых операций в иностранной валюте.

Как провести аудит кассовых операций в 2020 году, читайте здесь.

Организуя внутренний последующий контроль нельзя допускать формализацию и некачественную подготовку документов о результате проведенной проверки.

Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на ответственного исполнителя, контролера и кассира.

Предупреждают оплату документации, что не правильно оформлена, без предварительных проверок ответственными исполнителями. Проверяется, насколько правильно оформлен каждый расходный документ.

Порядок организации процедуры

Работу кассы организуют согласно нормам, что утверждаются Центральным Банком.

Устанавливают:

• правила ведения операций;
• порядок перевозки денег;
• правила, в соответствии с которыми хранят деньги;
• правила, в соответствии с которыми заменяются и уничтожаются поврежденные банкноты.

У банков должна быть хорошая материально-техническая база, оборудование и помещения. В противном случае разрешения на осуществление операций по кассе не будет.

Правила ведения операций по кассе в банковском учреждении:

1. Принимаются деньги приходными кассами в течение операционного дня.
2. По окончанию дня кассиром составляется справка, сверяется сумма принятых сумм.
3. Сверяются данные справок с записями в журналах операционных работников.
4. Передаются принятые деньги и документы от кассиров заведующим кассой.
5. Заведующим сверяется сумма принятых средств со справками и передается бухгалтеру, проверяется документация, выводится остаток кассы на следующий день.

Принципы организации обращения деньгами:

• все средства хранятся на счетах в банках;
• наличность принимается с соблюдением норм законодательства;
• срок и правила передачи средств устанавливает банк;
• клиенту банка устанавливают лимит кассового остатка;
• банку устанавливают лимит операционных касс.

Необходимо иметь оборудованную кассу. Перед работой кассиром проводится осмотр кассы. Если есть признаки проникновения, обращаются в орган внутренних дел.

Не допускается в кассе хранить что-либо из личных вещей, а также превышать установленные лимиты (если это не дни выплаты зарплаты).

Проверка кассы осуществляется только банками и некоторыми финансовыми органами. Проверяют не только кассу, но и иные документы, которые с ней связаны.

Следят за тем, правильно ли используются денежные суммы, все ли кассовые операции отражаются в бухгалтерских отчетах. Результат проверки заносят в специальные акты.

Контроль операций по кассе проводится внутри компании. Любая проверка и ревизия осуществляется во время, что было запланировано. Ревизия проводится всегда перед уходом кассира в отпуск или его смены.

Предпринимателем может быть организована внеплановая проверка (при наличии подозрения в наличии денег). Состав комиссии должен включать лиц, которые назначаются письменными приказами.

Расчеты средств в кассе производят лица, что не имеют отношения к формированию таких сумм. Нередко в целях контроля устанавливается камера видеонаблюдения, что может помощь в предотвращении множества махинаций со стороны кассиров.

Камера помогает в предотвращении таких нарушений:

• проведения нелегальной операции с платежной картой;
• проведения операций с наличностью в качестве выдачи сдачи;
• возврат продукции, когда предварительно не проводились соответствующие операции;
• изменение форм и содержания чеков.

Оформление документаций

Контроль операций по кассе осуществляется сплошным методом. Кассовая документация должна подвергаться сплошным проверкам с момента окончания предыдущей ревизии или аудиторских проверок.

Проверяется кассовая отчетность с приложенной оправдательной документацией, как по форме, так и по существу. Рассматривают и корреспонденцию счетов.

Проверка предусматривает использование первичной документации и регистров бухучета:

• отчетов кассиров с приходниками и расходными кассовыми ордерами;
• журнала, где регистрируют расходные и приходные документы;
• кассовых книг;
• корешков чеков использованной чековой книжки;
• выписок из банка со счеты фирмы с необходимой документацией;
• журнала-ордера по Кт 50, 51, 55, 56, 57, 90, 92, 93;
• ведомостей к журналу-ордеру по дебетовым счетам;
• машинограмм, когда учетная информация обрабатывается автоматизировано.

При проведении ревизии кассовых операций стоит проверять, соблюдается ли кассовая дисциплина, достоверны и законны ли операции.

Одна из главных задач – проверка того, насколько правильно оформлены документы, на основании которых проводились операции по получению и выдаче наличности.

Документация должна заполняться без ошибок и помарок. Ведь в случае незаполнения определенных реквизитов бланки могут использоваться повторно с целью присвоения сумм. Нельзя допускать исправлений и подчисток.

ПКО и РКО должны составляться с раздельной нумерацией и заполняться бухгалтером при совершении операции. Если пропущено номер, проверяют, не имеет ли место уничтожение документа или иное злоупотребление.

Полнота и своевременность оприходования средств устанавливается при проведении сверки сведений банковских выписок со счетов компании, корешков кассовой книжки, ПКО и записей в кассовых книгах.

Чековая книжка и использованные чеки хранятся у главбуха, чтобы исключить их утерю. При ревизиях удостоверяются в том, что есть все банковские выписки со счетов организации. Полнота выписок устанавливается по переносу остаточной суммы на счетах.

Чтобы облегчить работу и обеспечить полноту проверки оприходованной суммы, стоит копить данные в ведомостях. В такой документ вносят все сведения о чеках в порядке возрастающего номера.

Осуществляя контроль правильности перечислений денег по платежной ведомости, проверяют, все ли лица работали (чтобы не было подставного лица), которым выписано зарплату.

Сверяют сведения ведомостей с данными учеты по личному составу и табелю, со сведениями первичной документации. Проверяют и итог к выдаче.

Устанавливают, соответствуют ли корреспонденции счетов тем положениям, что являются действительными приведении бухучета.

Основываясь на акт инвентаризации кассы и сведения группировочной ведомости о нарушениях кассовой дисциплины, составляют соответствующие разделы актов ревизии или аудиторских проверок.

Приводят факт недостатка в компании и ведение кассовой операции, сведения нарушений, что повторяются. Делают ссылку на ведомость и таблицу, что прилагаются к акту.

Если на предприятии

Компания – основное звено рыночной экономики. ЦБ устанавливает ряд правил совершения операций по кассе для организаций.

Для расчетов с применением наличности должна быть касса и вестись кассовая книга по регламентированному образцу.

При осуществлении расчетов с населением нужно использовать ККМ. Наличность, которую предприятие получает в банковских учреждениях, стоит расходовать на цели, что отражаются в чеках.

Наличные суммы кассы не должны превысить объем лимита, что устанавливается банком после согласования с руководством фирмы. Сверхлимитная сумма может храниться только для оплаты труда, выплаты пособий.

Кассовые операции оформляются по типовой межведомственной форме первичных учетных документов для компаний. Деньги принимаются по ПКО.

А все поступившие средства учитывают в кассовых книгах, которые нумеруют, шнуруют и проштамповывают. Контроль правильного ведения кассовых книг осуществляется главным бухгалтером фирмы.

При несоблюдении правил наступает ответственность:

Руководство компании, что допускает нарушения, могут понести административный штраф в 50-кратном размере МРОТ, что установлен законодательством России.

Нюансы в коммерческом банке

Операции по кассе в банках – один из основных видов операций банка. Это операции приема и выдачи средств. Главный документ, на нормы которого нужно опираться – Положение ЦБ № 318-П от 24.04.2008.

Операции по кассе важны как для банков, так и для клиентов. При приеме средств в банке проводится увеличение банковских свободных резервов, и при этом проводятся активные операции и банки получают прибыль.

Выдавая наличность, банк берет комиссию. Наличность выдается банковскими учреждениями в течение операционных дней:

Необходимость в совершенствовании контроля ↑

При кассовом обслуживании преследуется цель увеличения остатка на клиентском счете и сокращения издержек. Достигаются такие цели при повышении качества обслуживания и снижения количества операций, что не являются обязательными.

Какие нужны основные первичные документы по учету кассовых операций узнайте из статьи: первичные документы по учету кассовых операций.

Существующие виды кассовых операций кредитной организации, читайте здесь.

Что такое синтетический учет кассовых операций и денежных документов, смотрите здесь.

Стоит определять стандарты обслуживания клиентов и формировать соответствующую корпоративную культуру. Объясняют сотрудникам, что они должны делать.

Для совершенствования контроля прохождения по расчетно-кассовым банковским операциям средств могут проводиться такие мероприятия:

О чем нужно помнить? Чтобы не возникало проблем с проверяющими органами, обязательно соблюдение порядка ведения кассовых операций.

А для этого и нужно контролировать выполнение требований Центрального Банка. Пересмотреть все условия можно в утвержденных законодательных актах.