Как формируется справка для расчета больничного листа

Как составляется справка для расчета листа по временной нетрудоспособности? Когда и кем она выдается, как быть, если такой документ утерян и как правильно провести расчеты пособия.

Рассмотрим основные нормы, которые применимы относительно данных вопросов. У каждого работника компании может возникнуть ситуация, когда он временно не может выполнять свои обязанности на работе.

Содержание

• Общие сведения
• Какую справку нужно предоставить для расчета больничного?
• Возникающие нюансы

Причины могут быть различными. Но самые частые ситуации – уход на больничный из-за болезни, при которой человек также может получать определенную сумму. Для этого необходима справка для расчета больничного.

Общие сведения ↑

Что такое больничный лист, и когда понадобится справка для расчета листков по нетрудоспособности? – Это главные вопросы, в которых стоит разобраться работникам и их работодателям.

Что это такое?

Справка для больничного листа является главным документом, на основании которого проводятся расчеты пособия к выплатам.

Больничный лист – документ, который является доказательством непригодности физического лица для выполнения работы, когда причиной становится травма или заболевание.

Больничный дает право не выходить на работу до того момента, пока не наступит полное выздоровление. За период, когда лицо является нетрудоспособным, оно должен получить компенсацию в денежном выражении.

А для получения таких средств необходим больничный лист. В тех случаях, когда затраты по выплате пособия не подтверждаются оригиналом больничного листа, Фонд соцстрахования не признает расходы.

Как результат – нужно уплатить страховые взносы (нормативный акт от 3.09.2014 № 17-3/ООГ-732). Но такое решение гражданин имеет право оспорить. Для этого необходимы бухгалтерские справки для расчетов к больничным листам.

Случаи предоставления больничного

Лист нетрудоспособности может выдаваться в случае, когда физическое лицо не может выполнять свои трудовые обязательства:

• при беременности;
• из-за заболеваний;
• при получении производственной травмы;
• при проведении операции (искусственного прерывания беременности, экстракорпорального оплодотворения);
• при необходимости ухода за больным человеком, который является членом семьи;
• из-за карантина (относительно детей до 7 лет, когда они не могут посещать детское заведение, или иного нетрудоспособного члена семьи в том числе);
• при протезировании по показаниям доктора, которое проводится в стационаре;
• при долечивании после стационара, помещение которого располагается в пределах территории Российской Федерации.

Если больничный лист выдается в связи с карантином, сроки будут определены с учетом периода изоляции больного лица, что перенесло инфекционное заболевание или соприкасалось с ним.

Сотруднику предприятия общественного питания, водоснабжения и детского учреждения при наличии гельминтоза лист по нетрудоспособности будет выдан на все время лечения.

Если гражданин работает по совместительству в нескольких компаниях, он может получать пособие по временной нетрудоспособности по каждому месту работы (Письмо Минздрава Российской Федерации № 3311-ЛГ).

Для этого нужно в каждую фирму представить отдельный лист по нетрудоспособности. Но в бланке должно быть отражено, что сотрудник предприятия работает по совместительству.

Больничный вам не выдадут, когда:

• нет признаков наличия заболевания;
• лицо проходит обследование, освидетельствование, лечение в медучреждении по направлениям военного комиссара;
• лицо находится под арестом;
• лицо проходит медосмотр периодического характера (также в центре профилактики патологий);
• лицо (также с хроническими недугами, когда не наблюдается ухудшение самочувствия) обследуется или посещает процедуры в поликлинике;
• осуществляется протезирование в поликлинике.

Разовые посещения медучреждения должны подтверждаться справками вместо больничного листа.

Законодательная база

Выдача листка по нетрудоспособности осуществляется в соответствии с правилами, прописанными в Приказе Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29.06.2011 № 624н.

В пункте 67 говорится, что расчет пособия по больничному производится отдельно и прикладывается к бюллетеням. Но регламентированной формы расчетов нет.

А значит, такая справка может быть составлена в произвольной форме. Лист по нетрудоспособности утвержден законодательным документом Министерства здравоохранения № 347н.

Форма о размере заработка установлена документом от 30 апреля 2013 года (форма 182н).

Какую справку нужно предоставить для расчета больничного? ↑

Рассмотрим, что об этом говорится в законодательстве России.

Где ее взять?

Бланк справки можно найти в интернете (в Приказе 4-н, Приложении 1). Данный документ может быть выписан доктором при проведении обследования.

Но получать пособие по такой справке нельзя. Понадобится справка с места работы для больничного листа за последние пару лет. Вносит сведения в справку и начисляет пособие бухгалтерия компании, в которой работает гражданин.

Какой сроки выплаты больничного листа в 2020 году смотрите в статье: максимальный срок больничного листа.

Все про больничный по беременности и родам в 2020 году, читайте здесь.

В некоторых случаях расчет будет произведен в соответствии с установленным в регионе минимальным размером оплаты труда. К примеру:

• если заболевание возникло при приеме наркотиков, алкоголя, токсических препаратов;
• при нарушении больничного режима и такое обстоятельство зафиксировано;
• лицо без наличия уважительных причин не явилось на прием к доктору.

О таких нарушениях врачом ставятся в листе по нетрудоспособности отметки.

Образец документа

Разберемся, какие сведения отражаются в справке:

1. В 1 разделе вписывают сведения о наименовании организации для больничного.
2. Во втором разделе содержатся данные о работнике фирмы, на которого производятся расчеты.
3. Третий раздел необходим для отражения данных о выплатах со страховым перечислениям в пользу сотрудника, что получает документ. Все показатели вписываются по годам в каждую графу в отдельности. Текущая информация также отражается.
4. В четвертом разделе вписывают количество дней, когда сотрудник компании был на больничном и за ним сохранялась заработная плата без страхового начисления. Это так называемые исключаемые периоды (согласно части 3.1 ст. 14 акта № 255-ФЗ).

Сведения в 3 и 4 разделах должны соответствовать.

Фото: расчет оплаты больничных

Разберемся, как заполнить справку. Все сведения в бланке вписываются черной или синей пастой. Допускается также заполнение на компьютере.

Исключаемые периоды отражаются в отдельных графах. Пишут даты начала и окончания, указывают «по временной нетрудоспособности», «беременности и родам» и т. д.

Основанием для составления являются данные бухучета и отчетностей страхователей. Необходимо поставить печать компании таким образом, чтобы остальные реквизиты были читаемыми. Подпись ставится директором организации и главбухом.

Если в документе будут исправления, он будет считаться недействительным. В справке отражаются такие сведения:

• как называется справка для расчета больничного;
• вид начисляемого пособия;
• номер и число, когда справка составляется, а также когда выдан больничный лист;
• ФИО сотрудника;
• табельный номер;
• ИНН, СНИЛС;
• занимаемая должность;
• подразделение компании.

В документе указывают:

• сроки, когда лицо являлось нетрудоспособным;
• количество дней, когда гражданин находился на больничном;
• причины нахождения на больничном (ставятся коды);
• стаж работника;
• размер компенсационных выплат в процентах;
• расчетные периоды.

Данные о заработке лица:

• размер заработка, который выплачен за определенные периоды;
• максимум при исчислении страховых сумм;
• средства, которые учитываются при расчете компенсаций.

Если сотрудник работает в компании недавно, то при определении величины пособий нужны данные о прибыли, что была получена у другого работодателя в расчетном периоде.

Рассчитывается и средний дневной заработок:

• фактически полученная сумма;
• максимальная величина средней зарплаты;
• показатель заработной платы исходя из МРОТ (если необходимо);
• средняя зарплата для расчетов пособий.

Если длительность страхового стажа не более полугода, пособие не превысит минимальный размер оплаты труда за месяц (часть 6 ст.7, часть 3 ст. 11 акта № 255-ФЗ, пункт 20 Положений, утвержденных Постановлением от 15.06.2007. № 375).

Допускается указание пособия с вычетом налога на доход физического лица и отдельные показатели налога, что удерживается с пособия. Необлагаемые выплаты указаны в ст. 217 НК.

Установленный срок хранения

В соответствии со ст. 28 документа от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ, справки, что подтвердят расчет и выплату средств на страхование, сохраняются в течение 6 лет.

Больничный лист – основание для проведения расчетов суммы, подлежащей выплате при болезнях, беременности и т. д. Такой документ – подтверждение правильного расчета страховых взносов, что уплачиваются в ФСС.

А значит, такую справку нужно хранить также не меньше 6 лет. Справка, используемая при расчете суммы больничного сохраняется столько же.

Предоставляться справка может в течение 3 лет с момента закрытия листа. Это же касается и оформления перерасчета (доначислений).

Перерасчет листа после предъявления справки

Согласно части 1 ст. 14 документа от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ, пособие по больничному будет рассчитываться из средней зарплаты за последние 2 года.

Если на момент обращения за пособием лицо не подаст соответствующую справку, сумма будет назначена на основании сведений, представленных лицом. После подачи справок о размере зарплаты будет произведен перерасчет, но не более чем за 3 последних года.

Возникающие нюансы ↑

Что чаще всего спрашивают люди на страницах различных порталов?

Если с предыдущего места работы

При расчете пособия учитывают суммы прибыли, что была получена работником, даже в том случае, если он за последние два года имел несколько мест работы. Именно поэтому необходимо брать справку о доходах у предыдущего работодателя.

Когда такая справка отсутствует, лицо получает минимальную сумму, рассчитанную из МРОТ. Представлять справку из предыдущего места работы не обязательно, но она дает возможность увеличить выплату (п. 5 ст. 13 акта № 255-ФЗ).

Перерасчет возможен только на основании справок, которые поданы своевременно.

Какой вид документа нужен для ФСС?

Чтобы Фонд соцстраха возместил затраты на выплату пособия по временной нетрудоспособности, стоит подать заявление.

Представляются и такие справки:

1. Письмо об оплате листа по нетрудоспособности, в котором отражены данные компании.
2. Ксерокопия листа по нетрудоспособности с печатью и подписью администрации фирмы.
3. Расчет больничных листов с печатями и подписями руководства.
4. Промежуточные расчетные ведомости.
5. Справка по форме 2-НДФЛ.
6. Трудовая книжка.
7. Договор с компанией, в соответствии с которым лицо выполняет свои обязательства.
8. Справки, в которых отражен заработок в иной компании, если сотрудник сменил работу.
9. Форма 4-ФСС за тот период, когда были расходы на выплаты страховых сумм.

Дополнительным документом является ксерокопия платежного поручения с оплатой налоговых сборов.

В случае увольнения

Когда сотрудник увольняется, будут выданы такие документы:

• трудовая книжка;
• справка о доходах 2-НДФЛ;
• справка о зарплате за 2 года (форма 182н).

Если нужен дубликат листа

Компания при проверке представителями ФСС и после ее завершения может обратиться в медицинское учреждение, где будет выдан дубликат больничного листа, если он изначально оформлен с ошибками.

Но нередко при представлении дубликата в ФСС после проведенной проверки фирма получает отказ в выплате пособий. Отказать в принятии дубликата справки уполномоченные органы не могут, так как в законодательных актах нет на это запрета.

ВАС Росси от 14.05.14 № ВАС-5728/14 указывает на то, что при нарушении правил выдачи больничного листа основания для перечисления пособия не утрачиваются.

Есть ли документ об утере больничного?

Если физическое лицо теряет больничный листок, то может обратиться в учреждение, в котором проходило лечение. Там ему выдадут дубликат документа.

Если же справку теряет компания, то она не имеет права обращаться за получением вторичного документа. То есть, документ не будет восстановлен и выплаты не будут произведены.

Такие же правила действуют в отношении справки, что была выдана беременной. В том случае, когда лист все-таки утерян работодателем, работнику лучше самому решать данный вопрос, не упоминая о том, кто стал виновником утраты бланка.

Если же факт об утере справки по нетрудоспособности был выявлен, и сотрудник фирмы лишится выплат, он имеет право обратиться в суд.

Он должен будет написать заявление на руководителя компании. Но стоит учесть, что такое разбирательство может отразиться на дальнейшей работе в фирме.

Как быть в том случае, когда работодатель намеренно «теряет» листок по нетрудоспособности? Подавая документы, проследите, чтобы должностным лицом было составлено опись, а также указало свою должность, дату, подписало справки.

Это позволит при необходимости привлечь компанию и такого сотрудника фирмы к ответственности в соответствии со ст. 192 ТК, а при обращении в судебную инстанцию истребовать средства за материальный ущерб и задержку выплат согласно ст. 236, 237 Трудового кодекса.

Работник фирмы может обратиться в контролирующий орган, который имеет право привлечь работодателя к административной ответственности по статье 5.27 КоАП России (ч. 1 и 2).

Стоит знать и о некоторых условиях восстановления документа при утере:

1. Разберитесь, оплачены листы или нет.
2. Если больничный утеряно до оплаты, то стоит руководствоваться п. 1.14 Инструкции № 455.
3. При утере вами бланка работником медучреждения будет выдано дубликат справки. Основанием для этого будет документ от работодателя о том, что выплаты не производились.
4. Если листок нетрудоспособности утеряно после оплаты при форс-мажорных ситуациях, дубликат не будет выдан. Но возможно восстановление первичной документации, что связана с оплатой больничных. Восстановление возможно в соответствии с п. 6.10 Положений о документальном обеспечении записей в бухучете (Приказ от 24 мая 1995 № 8).

В соответствии с правилами, прописанными в законодательном документе от 26 ноября 2007 года № 04-29-2541, компания должна предоставить подтверждение обоснования для выплат по утерянным бланкам.

Это необходимо, чтобы не возвращать средства пособия по больничному в ФСС при нарушении норм. Фирма должна действовать так:

• сначала она получает документацию, что подтвердит наступление форс-мажора. Это может быть:

1. Документ из ЖКХ.
2. Справки из пожарной службы.
3. Судебное решение.
4. Документ из регионального органа ГСЧС и т. д.

• далее восстанавливается первичная документация, что являлась основанием для начислений и выплат пособий по больничному. Компания обращается в медучреждение, которым было выдано утерянный документ.
• фирма должна восстанавливать все справки, что имеют отношение к начислениям и выплате пособий по нетрудоспособности. Иначе компания понесет ответственность за нарушения законодательных актов. Представитель организации обращается в ФСС и получает ксерокопии утраченных справок.
• если виновным в утере является ответственное лицо, восстановлению справка не подлежит. Такой работник будет возмещать средства, что получены сотрудником необоснованно.

Если теряются больничные листы, оплаченные за средства ФСС, то сумма пособия возвращается виновным лицом. Страхователь также:

• уведомляет региональное отделение ФСС о выявлении ошибок;
• исправляет ошибки в поданной отчетности.

Если такие действия будут выполнены до проведения проверки, то сумма штрафа компании не грозит. В противном случае будут начислены штрафы.

Что нужно для расчета пособий

При расчете стоит опираться на правила, прописанные в Законе № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года. Расчетным периодом принято считать 2 года до того времени, когда гражданин отправился на больничный.

Получить пособие могут:

• работники компании, которые выполняют свои обязательства в соответствии с трудовым договором;
• государственный и муниципальный служащий, а также лица, что замещают госдолжность;
• члены производственного кооператива;
• лица, что были осуждены и выполняют оплачиваемую работу.

Величина пособия будет определяться с учетом трудового стажа:

Как рассчитывают само пособие? Учитывают заработок за последние 2 года с надбавками, премиями, коэффициентами и иными выплатами.

Как оплачивается больничный по уходу за ребенком узнайте из статьи: больничный по уходу за ребенком.

Как посчитать прожиточный минимум на семью в 2020 году, читайте здесь.

Какой установлен прожиточный минимум для детей, смотрите здесь.

Итоговый показатель разделяют на количество дней, отработанных сотрудником фирмы в расчетном периоде. Отражаются дни отпуска и больничного. Минимальная сумма не должна быть менее МРОТ.

Выведем формулу:

Приведем пример. В 2013 г. Иванова А. А. работает в Москве. Она подала листок нетрудоспособности по болезни, которая длилась 12 дней. Стаж гражданки – 9 лет. В 2011 году Иванова находилась на больничном 20 дней.

Выплаты были такими:

Так как стаж составляет более 8 лет, то Волкова должна получать 100%. Проведем расчеты.

Из всех полученных сумм не будет облагаться страховыми взносами только больничный. Все остальные показатели суммируем:

Рассчитаем средний дневной заработок:

Количество дней – 731 (2 года). Из них стоит вычесть дни, когда Иванова являлась временно нетрудоспособной (20 дней).

Средняя зарплата в день:

Величина пособия:

Справка для расчета – документ, без которого вам не начислят пособие. Поэтому стоит знать все нюансы ее выдачи и заполнения. Так вы проконтролируете ситуацию и своевременно получите полагающиеся суммы.