Как получить компенсацию за неиспользованный отпуск в России

Информация о том, когда работник может получить компенсацию за неиспользованные отпуска, содержится в Трудовом кодексе России и других нормативных актах. Но не всем такие документы знакомы.

Содержание

• Что нужно знать?
• Можно ли получить компенсацию за неотгуленный отпуск по Трудовому кодексу?
• Какими налогами облагается выплата при начислении
• Часто задаваемые вопросы

Рассмотрим основные нюансы выплат компенсаций. Законодательством установлено, что каждый без исключения работник должен иметь время для отдыха от работы, что именуется отпуском.

Но не у всех сотрудников получается отгулять полагающиеся дни. Что же делать в таком случае?

Что нужно знать? ↑

Компенсация за отпуск не является выходным пособием, хотя и может перечисляться при увольнении работника. Чтобы выяснить, в чем суть такого понятия на самом деле, обратимся к трудовому законодательству.

Основные определения

К примеру, когда работодатель увольняет своего работника, он должен ему выплатить компенсацию (денежную сумму) за отпуск, который не был использован человеком.

Но также допускается и такой вариант – предоставить сотруднику отпуск до того, как рассчитать его. Исключительная ситуация, к которой не применимы подобные правила – увольнение «по статье».

Так, если работник не использовал свое право на отдых в течение 2 лет (запрещается в соответствии со статьей 124 Трудового кодекса), при увольнении он должен получить компенсацию за все время. То есть, таким лицам полагаются выплаты за все отпуска, что не были использованы.

Если же физическое лицо работает по гражданско-правовому договору, оно не может рассчитывать на получение компенсации, поскольку правила, прописанные в Трудовом кодексе, на такие контракты не распространяются.

Необходимые условия

Компенсация за период неиспользованного отпуска выплачивается вместо предоставления отдыха только при соблюдении ряда условий.

Замена допускается в случае:

• увольнения работника;
• если основной отпуск использован в полной мере, а вот дополнительный сотрудник компании не брал;
• при удлиненном отпуске, за период, что превысит основной отпуск, установленный законодательством.

Основные отпуска не могут быть заменены компенсациями. Предусмотрено, что работник должен отдохнуть, восстановить свои силы для дальнейшего выполнения работы.

Если такие отпуска не использованы, работник может взять 28 дней для отдыха, а за остальное время – получить денежную компенсацию.

При наличии договоренности между работником и работодателем дополнительный отпуск может заменяться компенсацией.

Законодательная база

О компенсационных перечислениях за неиспользованные дни отпуска говорится в ст. 127 ТК, а также в п. 28 правил об отпусках, что были приняты НКТ СССР от 30 апреля 1930 № 169.

Работодатели также должны опираться на нормы, прописанные в ст. 115, 116, 122, 124, 334 ТК.

Можно ли получить компенсацию за неотгуленный отпуск по Трудовому кодексу? ↑

Часто возникает ситуация, когда работник решает уволиться из компании, но у него остался не использованным отпуск. Причины этого могут быть различны.

Одни лица не желают отдыхать, другие пользуются своим правом из-за аврала в компании, третьи просто не успели отгулять отпуск до увольнения.

Всем таким гражданам должна выплачиваться компенсация за неиспользованное время отпуска. Как рассчитывается компенсация?

Определяют стаж, по которому рассчитывается неиспользованный период, и умножают полученные дни на средний показатель заработка.

Выясним, что стоит включать в стаж:

1. Фактически отработанное на предприятии время.
2. Период, когда лицо не работало, но в соответствии с договором за ним было сохранено рабочее место (имеются в виду праздничные дни, выходные, отпуск и т. д.).
3. Период, когда имеют место вынужденные прогулы из-за незаконного увольнения или отстранения, после чего работника восстановлено на его должности.
4. Отпуск за свой счет, если использовано в году не больше 2 недель.

Не стоит включать в стаж:

1. Период, когда лицо отсутствовало на работе без наличия уважительных причин.
2. Время пребывания дома для осуществления ухода за ребенком до 14 лет, или ребенком-инвалидом до 18 лет.
3. Время, когда работника было отстранено от исполнения трудовых обязанностей из-за нарушения трудовой дисциплины (явился на работу в нетрезвом виде и т. д.).

Далее определяют количество отработанных месяцев. Помимо стажа, работодатель должен при расчете компенсации за отпуск, что не был отгулян, учитывать и такие моменты:

• количество дней отпуска, что положены по закону;
• количество отпускных дней, которые уже использованы работником;
• есть ли периоды, что уменьшат стаж работника.
• средняя прибыль человека за месяц.

Подача заявления (образец)

Заявление составляется в произвольной форме. Компания может самостоятельно утвердить форму документа, учитывая особенности внутреннего документооборота.

В бланке должны быть такие сведения:

• название предприятия;
• должность уполномоченного лица;
• сведения о работнике;
• содержание;
• дата, когда документ составляется;
• подпись сотрудника.

Формирование приказа

На базе заявления руководство компании издает приказ, в котором отражается:

• имя работника, его должность, его подразделение;
• время, которое сотрудник отработал, и за которое полагается отпуск;
• отпускные дни, что заменяются компенсациями;
• основание (указывается информация из заявления).

Не существует регламентированной формы приказа, то есть компания вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк.

Такой документ должен составить специалист отдела кадров. На нем ставит подпись руководитель предприятия.

Работника же с приказом должны ознакомить под расписку. Приказ нужно зарегистрировать в специальном журнале.

Хранится такой документ в течение 5 лет (ст. 19 Перечня типовой документации…).

Сотрудник продолжает работу на предприятии

Человек может получить компенсационные выплаты, если он работал по трудовому договору.

При расчете компенсации учитывают основной и дополнительный неиспользованный отпуск работника за весь период его работы в компании. Причем причина увольнения на выплату не влияет.

Если физическое лицо не отработало 11 месяцев и увольняется, отпускные дни, за которые начисляются компенсационные средства, будут рассчитываться в пропорциональном соотношении отработанному периоду (пункт 28 Правил).

Рассчитывая сроки работы, когда появляется возможность получить дополнительные отпуска или компенсационные средства, дни, что будут составлять меньше полмесяца, стоит исключить из расчета.

Если такие дни составили больше половины месяца, они округляются и считаются, как полный месяц. А значит, компенсация полагается работнику, который работал не меньше половины месяца.

Подсчитав отработанные месяцы, определяют дни, за которые должна выплачиваться денежная сумма. На каждый месяц приходится 2,33 дня отпуска, если отпуск на предприятии длится 28 дней.

В том случае, если работнику полагается и дополнительный отпуск, размер компенсационной выплаты возрастет в соответствии с отработанным временем.

Если при расчетах получилось дробное число, работодатель вправе его округлить, если это не будет перечить интересам работника (согласно Письму Министерства здоровья РФ от 7 декабря 2005 № 4334-17). Хотя это только право, а не обязанность.

Штраф за невыплату

Если руководство компании не выплачивает полагающиеся компенсационные средства, его ожидает ответственность, предусмотренную ст. 236 Трудового кодекса РФ.

В таком нормативном документе говорится, что при нарушении утвержденных сроков для перечисления заработанных средств, отпускных и других средств, что положены сотруднику, уполномоченные органы обяжут фирму выплатить долг.

Помимо суммы компенсации будет насчитано проценты, рассчитанные как 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый просроченный день.

В ст. 5.27 КоАП говорится о наложении штрафа за нарушение положения о труде и об охране труда:

На лицо при должности	В размере 1 – 5 тыс. рублей
На ИП	1-5 тыс. или запрет на ведение деятельности в течение 3 месяцев
На ООО	30-50 тыс. или запрет вести деятельность в течение 3 месяцев

При повторном нарушении лицо будет дисквалифицировано в течение 1 – 3 лет.

Какими налогами облагается выплата при начислении ↑

С налогообложением заработной платы более все ясно. Разберемся, стоит ли удерживаться с компенсаций работников какие-либо платежи в государственные структуры.

Страховые взносы

Должностные лица Министерства финансов Российской Федерации считают, что с компенсации за отпуска, что не были использованы, не стоит платить страховые взносы, если она выплачивается при увольнении трудоустроенного физического лица.

Не начисляются и взносы на страховку от несчастного случая и профзаболевания. Если сотрудник компании и дальше работает, такие платежи осуществляются.

То есть, если выплата уменьшает базу налогообложения по налогу на прибыль (пункт 8 ст. 255 Налогового кодекса), то страховые взносы уплачиваются.

НДФЛ

С компенсации налог на доход физического лица должен перечисляться, так как такие выплаты не освобождаются от налогообложения (пункт 3 ст. 217 Налогового кодекса).

Дата получения прибыли работником при перечислении компенсационной выплаты – не последний день в месяце, как при перечислении заработка (пункт 2 ст. 223 НК). Таким днем считают момент, когда доход фактически выплачен (пункт 1 той же статьи).

Компенсации – это суммы, что не являются платой за выполнение трудовой обязанности. Это оплата отдыха, пусть даже и неотгуленного (ст. 106—107 Трудового кодекса).

В соответствии с мнением налогового органа, отражая в справе компенсацию за неиспользованные периоды отпусков, стоит вписать код дохода НДФЛ 4800.

Поэтому НДФЛ перечисляется в такой момент:

• при переводе средств на карточку работника;
• при получении средств в банковском учреждении для выплат компенсационных сумм в кассы фирм;
• на следующий день после выплаты компенсации (если есть другой источник перечисления компенсационных средств).

О таких сроках говорится в пункте 6 ст. 226 НК России. Компенсации за отпуска могут входить в состав затрат при определении размера налога на прибыль (ст. 255, пункт 8 НК).

Это же касается отпусков, которые работник не отгулял в течение нескольких лет. Правила отражения компенсаций при обложении налогом будут зависеть от того, какой метод учета затрат и прибыли используется предприятием.

При методе начисления расходы отражают в затратах того месяца, когда они начислены (статья 272, пункт 4 НК Российской Федерации).

Часто задаваемые вопросы ↑

В законе не всегда можно увидеть четкое разъяснение. И многим бухгалтерам приходится обращаться за помощью и советами к форумчанам. Какие же вопросы чаще всего интересуют людей?

Положена ли выплата за дополнительный отпуск

Если человек имеет ненормированный день на работе, он имеет право получать компенсацию в виде ежегодных дополнительных отпусков.

Длительность такого периода должна устанавливаться коллективными договорами, внутренними правилами, трудовыми контрактами.

Но такой дополнительный отпуск не может составлять меньше 3 дней.Дополнительные отпуска за ненормированный рабочий день могут заменяться компенсацией в денежном выражении (ст. 126 ТК).

Основание для этого – заявление работника. Обратите внимание, что отпуск предоставляется не при привлечении работника к исполнению определенных задач. Учитывается только режим.

Чтобы предоставить такой отпуск достаточно, чтобы о ненормированном дне было указано в локальной документации или соглашениях, составленных с сотрудниками.

То есть, если человек не привлекался к работе сверх нормы в течение расчетного периода, дополнительные отпуска он все равно вправе получать.

Обязательства по оплате переработанных часов у руководства компании не возникнет. Подробная информация по этому поводу содержится в Постановлении властей России от 11.12.2002 № 884.

Как документально оформляется ненормированный рабочий день? Стоит учесть, когда такой режим вводят – в момент приема сотрудника на работу или когда человек уже работает.

В первом случае работника должны ознакомить с правилами, прописанными во внутренней документации, где есть список должностей, которые имеют ненормированный рабочий день.

На этом же этапе человек узнает о полагающихся компенсациях. Только затем составляется договор, в котором прописывается условия о ненормированном дне (абзац 6 части 2 ст. 57 Трудового кодекса).

Во втором случае работник должен ознакомиться с изменениями в документации. Он должен расписаться под такими правилами (абзац 10 часть 2 ст. 22 ТК).

Кроме того, работодатель составляет с таким работником дополнительное соглашение, в котором зафиксированы все измененные сведения по поводу установления ненормированного рабочего дня.

Затем издается приказ, вносятся коррективы в личные карточки персонала, на основании которых будут определяться отпускные дни.

Такие нормы установлены ст. 72, 72.1 Трудового кодекса России, п. 4 Правил от 16.04.2003 № 225. Может перечисляться в 2020 г компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения.

Как уже упоминалось выше, часть того отпуска, что больше 28 дней, может быть заменена компенсацией, если работник предоставит заявление (ст. 126 ТК Российской Федерации).

Когда суммируются отпуска, предоставляемые каждый год, или переносится ежегодный отпуск на следующий период, компенсацией заменяется часть каждого отпускного периода свыше 28 дней.

Запрещается заменять отпуск компенсациями:

• работникам, что выполняются свои обязательства во вредных и опасных условиях;
• лицам, которым не исполнилось 18 лет;
• беременным работницам.

Работники и руководство должно в обязательном порядке пройти обучение по охране труда, о чем сказано в статье 225 ТК.

Нюансы при срочном трудовом договоре

В соответствии со ст. 122 ТК Российской Федерации, у работника возникает право на отпуск в первом году работы после окончания шестимесячного периода. Причем, такой стаж должен быть непрерывным.

Компенсационная сумма должна выплачиваться независимо от получения права на отпуск. Если сотрудник предприятии отработал меньше года, то расчеты будут проводиться с учетом количества отработанных месяцев.

Размер определяется в пропорциональном соотношении. Если лицо заключило срочный трудовой договор, и не брало отпуск, стоит опираться на правила ст. 127 ТК России.

А значит, работник работает по срочному договору, заключенному с работодателем, он также может получать денежную компенсацию за неиспользованное время отпуска.

При этом не имеет значения, работало лицо или пребывало на больничном. Право на компенсацию сохраняется. Рассчитывается полагающаяся сумма так же, как и в остальных случаях.

Единственный нюанс – если договор заключен на период меньше 2 месяцев, то компенсацию нужно будет рассчитать за 2 дня в месяц. Если сотрудник отработал больше 2 месяцев, то расчет осуществляется на общих основаниях.

Если после декретного отпуска

Отпуск по беременности и родам включается в стаж. А значит, женщина имеет право взять и ежегодный отпуск, что оплачивается.

Если работница решила подать заявление об уходе после декрета, компания должна компенсировать не только дни неиспользованного отпуска ранее.

При расчете стоит брать во внимание и период времянахождения женщины дома. Если беременность и роды протекали без осложнений, и женщине предоставлено 140 дней отдыха, дни отпуска составят 11,67.

Расчет размера компенсации осуществляется то тем же правилам, что используются в отношении лиц, которые увольняются.

Рассмотрим такие правила подробнее. 11,67 стоит прибавить к остальным дням отпуска, не только основного, но и дополнительного.

Далее умножают среднюю дневную зарплату на полученный показатель. Результат – это и есть сумма компенсации, которая полагается работнице.

При расчете компенсации не будет учитываться и период пребывания женщины дома по уходу за малолетним ребенком. То есть, такой период отнимают, так как он не входит в стаж, что дает право получать ежегодные отпуска.

Хоть время пребывания сотрудницы дома и будет засчитано в трудовой стаж, на компенсацию она не может рассчитывать.

При работе по совместительству

Как говорится в ст. 286 ТК РФ, внешние и внутренние совместители должны получать отпуск по месту, которое считается основным, и по месту, где лицо является совместителем.

Длительность такого отпуска не должна быть меньше 28 дней, что предусмотрены ст. 115 Трудового кодекса.

Совместителю полагается удлиненный отпуск, если он работает в опасных или вредных условиях. Он имеет право получать дополнительные дни отдыха, что оплачиваются компанией.

В законодательных документах не содержится положений, в соответствии с которыми требовалось бы разрешение от работодателя для совместительства работ.

Отпуск на всех местах работы должен предоставляться одновременно. Но расчеты осуществляются в отдельности по каждому месту работы.

Внешний совместитель отправляется в отпуск на основной работе в соответствии с графиками, утвержденными на предприятии.

Если в компании, где лицо работает по совместительству, не отработано полгода, и лицо заявит о наступлении отпускного периода у основного работодателя, руководство фирмы должно дать отпуск авансом.

Основание – документ, который гражданин возьмет у основного работодателя. Учет стажа по каждому месту работы осуществляется отдельно (ст. 121 Трудового кодекса Российской Федерации).

Часть неиспользованного отпуска может заменяться компенсацией, если совместитель подаст заявление. Нельзя заменить компенсацией основной отпуск, а также период отдыха, предоставляемый лицам, указанный в начале статьи.

Работник, что является совместителем, также имеет возможность получать денежную компенсацию при увольнении за все отпуска, что не были использованы.

Такие правила касаются не только внешних, но и внутренних совместителей (пункт 31 Правил). Величина компенсации рассчитывается на основании заработной платы по каждому мест работы.

Итак, чтобы выплатить компенсацию работнику предприятия, сначала стоит получить от него заявление.

При этом необходимо учитывать, в каких случаях выплачивается компенсационная выплата сотрудникам, а когда на ее получение не нужно рассчитывать вовсе.

Помните, что компенсация в определенных случаях не может заменять отпуск. Если такое правило будет нарушено, вы можете понести ответственность.